Was ist der Unterschied zwischen Stundenzettel- und Projektgenehmigungen?

Erfahre, worin sich die Genehmigung von Mitarbeiter-Stundenzetteln und die Genehmigung von Projektstunden unterscheiden

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Jibble hat zwei Genehmigungsprozesse, die für unterschiedliche Zwecke entwickelt wurden. Stundenzettel-Genehmigungen ermöglichen dir, die Stunden einer Person für einen Abrechnungszeitraum zu prüfen und freizugeben – ideal für die Lohnabrechnung. Projektgenehmigungen ermöglichen dir, die auf ein Projekt erfassten Stunden für einen bestimmten Datumsbereich zu prüfen und zu genehmigen – nützlich für die Kundenabrechnung und Projektkalkulation.

Du kannst jeden Workflow einzeln nutzen oder beide zusammen – je nachdem, wie dein Unternehmen die Zeiterfassung organisiert.

Dieser Artikel behandelt:

So unterscheiden sich Stundenzettel- und Projektgenehmigungen

Stundenzettel-Genehmigungen sind personenbasiert und werden hauptsächlich für die Lohnabrechnung verwendet. Du genehmigst die Stunden einer Person für einen Abrechnungszeitraum, einschließlich der entsprechenden Lohn- und Gehaltsberechnungen. Nach der Genehmigung werden die Zeiteinträge gesperrt und können nicht mehr bearbeitet werden, es sei denn, der Abrechnungszeitraum wird wieder geöffnet.

Projektgenehmigungen sind projektbasiert und dafür gedacht, Projektstunden zu prüfen. Du genehmigst die für ein Projekt erfassten Stunden innerhalb eines ausgewählten Zeitraums. So kannst du genehmigte Stunden einfacher für die Kundenabrechnung und die Projektkostenrechnung verwenden. Anders als bei Stundenzettel-Genehmigungen bleiben genehmigte Projektstunden bearbeitbar. Wenn danach Änderungen vorgenommen werden, markiert Jibble das betroffene Datum als Geändert, damit du die Änderungen erneut prüfen kannst.

Stundenzettel-Genehmigungen Projektgenehmigungen
Was du genehmigst Die Arbeitsstunden einer Person für einen Abrechnungszeitraum Die für ein Projekt erfassten Stunden innerhalb eines Zeitraums
Wofür es verwendet wird Lohnabrechnung Kundenabrechnung und Projektkalkulation
Zeitraum Dein Lohnabrechnungszyklus: wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich Beliebiger Datumsbereich
Berücksichtigte Stunden Lohnabrechnungsstunden, einschließlich Überstunden, bezahlter Freizeit und Abzügen Die für das Projekt erfassten Stunden
Nach der Genehmigung Zeiteinträge werden gesperrt Zeiteinträge bleiben bearbeitbar, und Änderungen werden gekennzeichnet
Wer kann genehmigen Eigentümer, Admins und Führungskräfte für die ihnen zugeordneten Teammitglieder Eigentümer, Admins und Projektleiter für ihre betreuten Projekte
Wo du es findest Stundenzettel Aktivitäten & Projekte

Weitere Informationen findest du in unseren Anleitungen zum Genehmigen von Stundenzetteln und zum Genehmigen von Projektstunden.

Wann du welchen Genehmigungsprozess nutzt

Wähle den Genehmigungsprozess, der am besten zu dem passt, was du prüfen möchtest und warum du die Genehmigung erteilst.

Nutze Stundenzettel-Genehmigungen für die Lohnabrechnung

Stundenzettel-Genehmigungen eignen sich, wenn du die Arbeitsstunden jeder Person vor der Lohnabrechnung genehmigen musst. Nutze Stundenzettel-Genehmigungen, wenn:

  • du die Lohnabrechnung in einem festen Zyklus durchführst und die Arbeitsstunden aller Personen vorher genehmigt werden müssen.
  • du sicherstellen möchtest, dass genehmigte Stunden unverändert bleiben und die Zeiteinträge gesperrt sind, bis der Abrechnungszeitraum erneut geöffnet wird.
  • Führungskräfte die Arbeitsstunden der ihnen zugeordneten Teammitglieder genehmigen müssen.
  • Überstunden, bezahlte Freizeit und Pausenabzüge in die genehmigte Gesamtstundenzahl einfließen sollen.

Nutze Projektgenehmigungen für Abrechnung und Projektkalkulation

Projektgenehmigungen sind hilfreich, wenn du die auf ein Projekt erfassten Stunden unabhängig von deinem Lohnabrechnungszyklus prüfen und genehmigen musst. Nutze Projektgenehmigungen, wenn:

  • du Kunden projektbasiert abrechnest und Stunden vor der Rechnungsstellung genehmigen musst.
  • dein Prüfzyklus nicht zu deinem Lohnabrechnungszyklus passt, z. B. wenn du ein Projekt wöchentlich oder am Ende einer Projektphase prüfst.
  • du nachvollziehen möchtest, wenn sich Stunden nach der Genehmigung ändern, ohne dein Team daran zu hindern, Zeiteinträge zu korrigieren.
  • du möchtest, dass abrechenbare Stundensätze so gespeichert werden, wie sie zum Zeitpunkt der Genehmigung waren, damit spätere Änderungen der Stundensätze keinen Einfluss auf bereits für die Abrechnung genehmigte Stunden haben.

So kannst du beide Genehmigungsprozesse kombinieren

Du kannst beide Genehmigungsprozesse gleichzeitig verwenden. Beide greifen auf dieselben Zeiteinträge zu, erfassen aber jeweils eigene Werte. Die Genehmigung eines Prozesses genehmigt oder verändert den anderen nicht.

Zum Beispiel könnte ein Team, das an einem Projekt arbeitet:

  1. Jeden Freitag die Projektstunden für die Kundenabrechnung prüfen und genehmigen.
  2. Am Monatsende die vollständige Gehaltsabrechnung jedes Mitarbeiters für den jeweiligen Abrechnungszeitraum genehmigen.

Ein Mitarbeiter könnte in einer Woche beispielsweise 40 Stunden auf seinem Stundenzettel haben. Davon wurden 30 Stunden für Projekt Alpha und 10 Stunden für andere Tätigkeiten erfasst. Du könntest die 30 Projektstunden am Ende der Woche für die Kundenabrechnung genehmigen und später die gesamten 40 Stunden des Mitarbeiters als Teil seines Abrechnungszeitraums für die Lohnabrechnung freigeben.

So kannst du Projektabrechnung und Lohnabrechnung getrennt verwalten, auch wenn beide Genehmigungsprozesse auf denselben Zeiteinträgen basieren.

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