Timesheet manual tidak lagi efektif dalam industri konstruksi saat ini. Timesheet manual rentan terhadap kesalahan, mudah dimanipulasi, dan sangat memakan waktu untuk diproses.
Jika sebelumnya Anda mengandalkan timesheet manual, mungkin sudah saatnya beralih ke alternatif yang jauh lebih baik – software pelacakan waktu konstruksi.
Panduan ini akan memandu Anda melalui segala hal yang perlu Anda ketahui tentang alat praktis ini, manfaatnya bagi Anda dan tim, serta cara menerapkan software pelacakan waktu dalam bisnis konstruksi dengan sukses.
Panduan ini mencakup:
- Mengapa Anda Membutuhkan Pelacakan Waktu dalam Konstruksi?
- Bagaimana Software Pelacakan Waktu Lebih Baik daripada Timesheet Manual?
- Bagaimana Cara Kerja Software Pelacakan Waktu Konstruksi?
- Langkah-langkah untuk Menerapkan Pelacakan Waktu dalam Konstruksi
- Kesimpulan
Foto oleh Clem Onojeghuo di Unsplash
Mengapa Anda Membutuhkan Pelacakan Waktu dalam Konstruksi?
Menurut Badan Pusat Statistik, upah rata-rata per jam untuk pekerja konstruksi pada tahun 2021-2023 adalah Rp19.027 Jika dikalikan dengan jumlah pekerja konstruksi yang Anda miliki, Anda akan melihat ratusan rupiah per jam dalam biaya tenaga kerja.
Untuk mengelola biaya tenaga kerja secara efektif, hal pertama yang perlu Anda pahami adalah waktu.
Anda perlu mengetahui bagaimana jam kerja dihabiskan dan untuk apa. Informasi ini mempermudah pemantauan kemajuan proyek, pengelolaan gaji, serta pencegahan kerugian akibat penundaan.
Memiliki catatan waktu yang detail juga dapat membantu Anda:
- Memastikan setiap pekerja dibayar secara akurat sesuai dengan jumlah waktu kerja mereka
- Menghindari perselisihan dan potensi masalah hukum terkait penggajian
- Mengidentifikasi hambatan dan inefisiensi dalam alur kerja Anda
- Memperkirakan kebutuhan tenaga kerja lebih akurat untuk penawaran proyek Anda berikutnya
Bagaimana Software Pelacakan Waktu Lebih Baik daripada Timesheet Manual?
Penggunaan software pelacakan waktu membawa perubahan signifikan dibandingkan dengan pencatatan waktu secara manual.
Dengan timesheet manual, Anda mengandalkan karyawan untuk mencatat jam kerja mereka secara akurat. Namun, mari kita hadapi kenyataannya—kesalahan bisa saja terjadi, dan bisa bertambah seiring waktu. Misalnya, seseorang lupa mencatat waktu mulai, atau sekadar memperkirakan jam kerja alih-alih mencatatnya secara tepat. Kesalahan kecil seperti ini dapat berdampak besar, mulai dari masalah penggajian, keterlambatan proyek, hingga perselisihan mengenai jam kerja.
Di sisi lain, software pelacakan waktu mengotomatiskan seluruh proses. Tidak perlu lagi mengejar timesheet atau dokumen yang berantakan!
Software pelacakan waktu juga mampu mencatat secara akurat kapan karyawan mulai dan selesai bekerja. Beberapa sistem bahkan memungkinkan pelacakan waktu hingga ke tingkat tugas atau proyek tertentu. Artinya, Anda mendapatkan gambaran yang jelas dan real-time mengenai bagaimana waktu setiap individu digunakan, sehingga dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih tepat terkait alokasi sumber daya dan manajemen proyek.
Bagaimana Cara Kerja Software Pelacakan Waktu Konstruksi?
Tidak seperti timesheet manual di mana Anda harus menuliskan jam dan kemudian menghitungnya secara manual, software pelacakan waktu konstruksi mengotomatiskan semuanya.
Pencatatan waktu menjadi jauh lebih sederhana—karyawan cukup mengetuk beberapa kali pada perangkat yang mereka miliki, baik itu ponsel pribadi maupun kios khusus yang disediakan di lokasi kerja.
Software tersebut kemudian mencatat waktu masuk dan keluar secara real-time, secara otomatis menghitung total jam kerja di antaranya, waktu istirahat yang diambil, dan juga lembur.
Beberapa alat pelacak waktu untuk industri konstruksi bahkan dilengkapi dengan teknologi pengenalan wajah / face recognition. Dengan fitur ini, pekerja cukup berjalan menuju kios, memindai wajah mereka, dan sistem akan secara otomatis mencatat waktu masuk. Selain meningkatkan kenyamanan, teknologi ini juga memperkuat aspek keamanan—memastikan bahwa hanya orang yang tepat yang benar-benar mengerjakan pekerjaan di lapangan.
Selain face recognition, software pelacakan waktu konstruksi juga dapat dilengkapi dengan fitur-fitur bermanfaat seperti:
- Pelacakan GPS – Pelacakan GPS sangat bagus untuk memantau pergerakan tim lapangan yang dinamis. Pelacakan ini memungkinkan manajer untuk memantau lokasi pekerja secara real-time, memastikan bahwa mereka berada di lokasi yang benar dan sesuai penugasan.
- Geofencing – Untuk pengendalian lokasi yang lebih efektif, fitur geofencing memungkinkan pencatatan waktu hanya dilakukan saat karyawan berada di lokasi kerja yang telah ditentukan. Dengan begitu, sistem memastikan bahwa waktu kerja hanya tercatat ketika karyawan hadir secara fisik di area kerja yang ditetapkan.
- Pelacakan Proyek dan Aktivitas – Dengan melacak waktu berdasarkan proyek dan aktivitas, software pelacakan waktu untuk konstruksi membantu Anda memahami secara tepat bagaimana waktu digunakan. Fitur ini memungkinkan Anda mengidentifikasi hambatan, serta melakukan penyesuaian dan optimalisasi yang diperlukan agar proyek tetap berjalan sesuai rencana.
- Integrasi dengan Penggajian – Beberapa software pelacakan waktu untuk konstruksi dapat dengan mudah diintegrasikan dengan sistem penggajian, memungkinkan transfer data waktu secara otomatis. Integrasi ini membantu mempercepat proses penggajian dan mengurangi risiko kesalahan perhitungan.
Semua fitur ini dapat menjadi alat yang ampuh untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi di lokasi konstruksi Anda.
Langkah-langkah untuk Menerapkan Pelacakan Waktu dalam Konstruksi
Beralih dari timesheet manual ke software pelacakan waktu konstruksi mungkin tampak rumit. Namun prosesnya dapat disederhanakan dengan langkah-langkah terstruktur. Berikut beberapa langkah penting untuk menerapkan software pelacakan waktu di dalam sektor konstruksi:
1. Jelaskan dengan jelas mengapa Anda memerlukan pelacakan waktu sejak awal
Sebelum Anda mulai bekerja, Anda memerlukan perencanaan dan komunikasi yang matang untuk menerapkan pelacakan waktu dalam tim konstruksi.
Mulailah dengan menjelaskan secara jelas mengapa pelacakan waktu itu penting. Sampaikan kepada tim Anda bahwa yang lebih penting bukan hanya memantau jam kerja mereka, tetapi juga memastikan proyek tetap berjalan sesuai rencana, mengelola anggaran dengan efektif, dan memastikan semua orang menerima pembayaran yang akurat untuk pekerjaan yang telah mereka lakukan.
Jelaskan bahwa tujuannya adalah untuk meningkatkan manajemen proyek dan efisiensi operasional, bukan untuk melakukan mikromanajemen (micromanage) . Jika semua orang memiliki tujuan yang sama, software pelacakan waktu tidak akan terasa seperti tugas tambahan atau gangguan, tetapi justru menjadi alat yang berguna yang dapat membantu tim mencapai tujuannya dengan lebih efektif. Keberhasilan proyek akan memberikan manfaat bagi seluruh anggota.
2. Pilih software pelacakan waktu yang tepat
Ada banyak alat pelacak waktu di luar sana, tetapi Anda memerlukan alat yang dibuat untuk kebutuhan konstruksi. Yang terpenting, alat tersebut harus sesuai dengan kebutuhan dan tujuan spesifik Anda.
Sebelum mengambil keputusan tersebut, berikut adalah beberapa hal penting yang perlu Anda pertimbangkan:
- Tujuan Pelacakan Waktu Anda – Sebelum terjun ke proses seleksi, identifikasi dengan jelas apa yang Anda butuhkan dari alat pelacak waktu. Apakah Anda ingin memantau absensi pekerja, mengelola anggaran proyek, atau menyederhanakan penggajian? Memahami prioritas Anda akan membantu Anda fokus pada alat yang memenuhi kebutuhan tersebut.
- Kemudahan Penggunaan – Alat yang Anda pilih harus mudah dipahami dan digunakan oleh tim Anda. Software yang rumit dan memerlukan pelatihan ekstensif yang dapat menurunkan penggunaan dan hanya akan menimbulkan frustrasi. Carilah interface yang mudah digunakan yang dapat dipahami oleh tim Anda dengan cepat.
- Integrasi dengan Sistem yang Ada – Pastikan software pelacakan waktu dapat terintegrasi dengan lancar dengan sistem Anda saat ini, seperti software penggajian, alat manajemen proyek, atau platform akuntansi. Ini akan menghemat banyak waktu dan mengurangi risiko kesalahan saat mentransfer data antarsistem.
- Skalabilitas – Seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda, kebutuhan akan pelacakan waktu pun dapat berubah. Pilihlah alat yang dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan bisnis, serta menawarkan fleksibilitas dalam menambahkan pengguna atau fitur baru sesuai kebutuhan. Akan lebih ideal jika alat tersebut mampu mengakomodasi jumlah pengguna tanpa batas—terutama jika Anda mengelola tim yang terus berkembang.
- Pertimbangan Biaya – Terakhir, pertimbangkan anggaran Anda. Beberapa alat menawarkan uji coba atau demo gratis yang dapat membantu Anda menilai kecocokan software sebelum membuat komitmen finansial. Bahkan, terdapat aplikasi timesheet khusus untuk konstruksi yang sepenuhnya gratis—solusi ideal jika Anda ingin menekan biaya seminimal mungkin.
Pelajari lebih lanjut tentang 10 fitur yang harus dimiliki software pelacakan waktu konstruksi.
Foto berasal dari Pixabay
3. Buatlah rencana implementasi yang matang
Seperti halnya proyek konstruksi lainnya, implementasi software pelacakan waktu memerlukan rencana yang matang untuk memastikan keberhasilan.
Mulailah dengan menetapkan garis waktu yang jelas kapan Anda akan mengimplementasikan software tersebut.
Pilih tanggal peluncuran yang memberi Anda cukup waktu untuk menguji software dan melatih karyawan. Persiapan ini penting untuk menghindari masalah di menit-menit terakhir yang bisa mengganggu proses peluncuran. Jika Anda menggunakan pelacak waktu proyek yang intuitif dan mudah digunakan, proses ini tidak akan memakan waktu terlalu lama.
Langkah selanjutnya adalah menetapkan pihak yang bertanggung jawab atas proses implementasi. Anda dapat menunjuk seorang pengawas atau membentuk tim kecil yang ditugaskan untuk mengawasi keseluruhan proses. Tim ini akan memiliki peran krusial dalam mengoordinasikan berbagai tugas, mengelola konfigurasi software serta menangani kendala atau permasalahan yang mungkin timbul selama pelaksanaan.
Komunikasi memegang peranan penting dalam proses ini. Pastikan untuk menginformasikan kepada seluruh karyawan mengenai rencana implementasi dan tanggal peluncuran dengan waktu yang cukup. Dengan pemberitahuan yang jelas dan tepat waktu, tim Anda akan lebih siap dalam menyambut hari peluncuran.
4. Pertimbangkan untuk meluncurkan software terlebih dahulu
Peluncuran terbatas dilakukan dengan menguji software pada sekelompok kecil pengguna sebelum diluncurkan secara menyeluruh. Pendekatan ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi berbagai masalah yang mungkin muncul serta melakukan penyesuaian yang diperlukan dalam lingkungan yang lebih terkendali dan mudah dikelola.
Anda dapat memilih tim kecil atau departemen tertentu untuk menguji coba software. Pendekatan terfokus ini membantu Anda mengumpulkan pengetahuan tentang seberapa baik software terintegrasi dengan proses yang ada dan apakah software tersebut memenuhi kebutuhan tim Anda.
Selama fase ini, dorong peserta untuk memberikan masukan tentang pengalaman dan kesulitan yang mereka hadapi. Masukan mereka sangat penting untuk mengidentifikasi area yang mungkin memerlukan perbaikan.
Saat Anda memantau penggunaan selama peluncuran, perhatikan seberapa sering aplikasi digunakan dan fitur mana yang paling populer. Data ini dapat mengidentifikasi kendala teknis atau kebutuhan pelatihan tambahan.
Berdasarkan masukan dan data penggunaan, buat penyesuaian yang diperlukan. Ini dapat mencakup pemberian pelatihan tambahan atau modifikasi fitur tertentu agar lebih sesuai dengan kebutuhan tim Anda.
5. Sempurnakan pendekatan Anda dan luncurkan softwarenya
Sekarang, waktunya untuk menyempurnakan pelatihan Anda dan mempersiapkan peluncuran yang lebih luas ke seluruh tim Anda.
Mulailah dengan menilai masukan yang dikumpulkan selama peluncuran terbatas. Gunakan informasi ini untuk meningkatkan sesi pelatihan Anda, memastikan bahwa karyawan memiliki pemahaman menyeluruh tentang cara menggunakan software pelacakan waktu.
Menyesuaikan pelatihan untuk mengatasi tantangan atau pertanyaan yang muncul selama fase uji coba akan memberdayakan tim Anda serta membangun kepercayaan diri mereka dalam menggunakan alat baru secara efektif.
Selama sesi pelatihan, terus tekankan manfaat dari penggunaan software pelacakan waktu. Pastikan karyawan memahami bagaimana alat ini dapat menyederhanakan proses pemberian gaji, meningkatkan produktivitas, dan mempermudah pekerjaan mereka. Ketika mereka menyadari manfaat yang ditawarkan, mereka akan lebih terbuka terhadap perubahan dan cenderung menggunakan software tersebut secara aktif.
Berikan pertanyaan dan diskusi terbuka selama pelatihan. Ini akan membantu Anda memahami setiap masalah dan memastikan semua orang merasa nyaman dengan sistem baru tersebut.
6. Berikan dukungan berkelanjutan
Setelah software pelacakan waktu aktif dan berjalan, penting untuk menyediakan dukungan berkelanjutan guna memastikannya berfungsi dengan baik dan masalah apa pun segera diatasi. Bekerja sama dengan penyedia software menawarkan akses berkelanjutan terhadap dukungan dan sesi pelatihan. Banyak penyedia menawarkan sumber daya seperti panduan pengguna, tutorial video, atau layanan bantuan untuk membantu tim Anda dalam menggunakan software dan menyelesaikan masalah dengan mudah.
Ajak tim Anda untuk secara rutin memberikan masukan terkait penggunaan software. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi area mana saja yang memerlukan perbaikan atau sesi pelatihan tambahan. Menjaga komunikasi yang terbuka juga memungkinkan Anda untuk mengatasi masalah dengan cepat dan membuat perubahan yang diperlukan.
Anda juga perlu memperhatikan seberapa sering software digunakan dan apakah software tersebut memenuhi ekspektasi Anda. Periksa apakah tim menggunakan semua fitur aplikasi secara efektif dan apakah aplikasi tersebut memberikan manfaat yang Anda harapkan. Jika tim Anda memerlukan bantuan lebih lanjut atau jika ada fitur baru yang ditambahkan, tawarkan sesi pelatihan terbaru untuk memastikan semua orang menggunakan software tersebut secara maksimal.
Kesimpulan
Teknologi memberikan efisiensi. Penggunaan teknologi memungkinkan Anda untuk tetap unggul dan kompetitif di pasar—dan hal ini berlaku di semua industri, termasuk konstruksi.
Dengan software pelacakan waktu, efisiensi dalam mencatat jam kerja dapat ditingkatkan ke level berikutnya. Proses pencatatan menjadi otomatis, kesalahan dapat diminimalkan, dan waktu yang berharga dapat dihemat.
Tidak hanya menyederhanakan proses penggajian, software ini juga membantu Anda memantau kemajuan proyek secara real-time, memungkinkan alokasi sumber daya yang lebih optimal dan perkiraan proyek yang lebih akurat.
Dengan menerapkan pelacakan waktu dalam industri konstruksi dan berinvestasi pada teknologi yang tepat, Anda bukan hanya meningkatkan efisiensi alur kerja—tetapi juga mempersiapkan bisnis untuk meraih kesuksesan jangka panjang.
