Comment tirer le meilleur parti de Xero

Xero est un logiciel de comptabilité en nuage de premier plan conçu pour aider les entreprises à gérer leurs finances plus efficacement. Grâce à son interface conviviale et à ses fonctionnalités puissantes, Xero simplifie la tenue de livres, la facturation et le suivi des dépenses tout en fournissant des informations précieuses sur la santé financière.

Dans cet article, nous allons examiner une série de stratégies et de conseils efficaces pour maximiser le potentiel de Xero. Du choix du plan idéal pour votre entreprise à l’exploitation de la puissance des outils d’intégration, nous visons à vous fournir les connaissances nécessaires pour optimiser les processus financiers et améliorer l’efficacité tout en gagnant un temps précieux.

Explorons le monde de Xero et découvrons comment libérer son plein potentiel, en rendant vos processus comptables plus intelligents, plus organisés et sans tracas.

1. Choisir le bon plan

Choisir le bon plan Xero est essentiel pour optimiser votre expérience avec la plateforme. Xero propose plusieurs plans d’abonnement adaptés aux différents besoins des entreprises, des petites entreprises aux grandes entreprises. Chaque plan est assorti de fonctionnalités et de prix spécifiques, il est donc essentiel d’évaluer les besoins de votre entreprise avant de prendre une décision.

Lorsque vous choisissez le bon plan, vous devez tenir compte de facteurs tels que le nombre d’utilisateurs qui accéderont au compte, le volume de transactions, le besoin d’une assistance pour la paie ou les devises multiples, et la taille de votre entreprise. Évaluez attentivement les fonctionnalités offertes dans chaque plan et choisissez celui qui correspond le mieux à vos besoins actuels et à vos projections de croissance.

Xero propose quelques plans tarifaires qui dépendent des besoins de votre entreprise.

• Starter : Pour 29 $/mois, le plan Starter comprend des fonctionnalités telles que le rapprochement des transactions bancaires, l’envoi de devis ou de factures et la capture de reçus avec Hubdoc.
• Standard : Pour 50 $/mois, le plan Standard comprend toutes les fonctionnalités du plan Starter, ainsi que des fonctionnalités supplémentaires telles que le rapprochement des transactions en bloc.
• Premium : Pour 75 $/mois, le plan Premium comprend toutes les fonctionnalités du plan Standard, ainsi que des fonctionnalités supplémentaires telles que la possibilité d’utiliser plusieurs devises.

2. Créer des rôles d’utilisateur personnalisables

L’une des principales façons de tirer le meilleur parti de Xero est de créer des rôles d’utilisateur personnalisés. Xero vous permet d’accorder des accès et des autorisations spécifiques à différents utilisateurs au sein de votre organisation. Cette fonctionnalité vous permet de contrôler ce que chaque utilisateur peut voir et faire dans le système comptable, améliorant ainsi la sécurité et rationalisant les flux de travail.

En créant des rôles d’utilisateur personnalisés, vous pouvez vous assurer que les informations financières sensibles ne sont accessibles qu’au personnel autorisé. Par exemple, vous pouvez restreindre l’accès aux rapports financiers ou aux données de paie à des personnes spécifiques comme les comptables ou les responsables des ressources humaines, tout en permettant à d’autres membres de l’équipe de gérer la facturation et le suivi des dépenses au quotidien.

Le processus de configuration des rôles d’utilisateur personnalisés est simple. Dans Xero, vous pouvez définir des autorisations basées sur les rôles, en accordant ou en restreignant l’accès à divers modules et fonctions. Vous pouvez spécifier si un utilisateur peut afficher, modifier ou créer des transactions, gérer des contacts, accéder aux informations de compte bancaire ou effectuer des tâches administratives.

3. Utiliser leurs outils d’intégration

L’intégration de Xero avec d’autres logiciels et outils peut compléter et améliorer ses capacités. Xero permet une intégration transparente avec un large éventail d’applications, créant ainsi un flux de travail unifié et efficace pour votre entreprise. En tirant parti de ces intégrations, vous pouvez rationaliser les processus, gagner du temps, réduire les erreurs manuelles et obtenir des informations précieuses pour prendre des décisions plus éclairées.

Par exemple, vous pouvez intégrer un logiciel de suivi du temps à Xero pour automatiser l’enregistrement des heures des employés et le traitement de la paie. Cette intégration garantit des calculs de paie précis et rapides, éliminant la saisie manuelle des données et réduisant la charge administrative. Elle facilite également la facturation des projets ou des clients en fonction des heures suivies.

Xero est une plateforme puissante de comptabilité et de gestion financière, mais son véritable potentiel se libère lorsqu’elle fonctionne de manière transparente avec d’autres applications pour créer un écosystème unifié.

4. Numériser vos reçus

L’utilisation de la fonction de numérisation des reçus de l’application mobile de Xero est un moyen puissant de tirer le meilleur parti de l’efficacité et de la commodité de la plateforme. Avec une simple photo, l’application extrait automatiquement les détails pertinents du reçu et les reporte dans Xero. Cette fonctionnalité élimine le besoin de saisie manuelle des données, réduisant ainsi les risques d’erreurs et vous faisant gagner un temps précieux.

En saisissant les dépenses en temps réel au fur et à mesure qu’elles se produisent, vous pouvez garder le contrôle de vos enregistrements financiers et garantir l’exactitude des rapports de dépenses. Plus de reçus perdus ou de saisie de données retardée ; avec l’application mobile de Xero, vous pouvez gérer sans effort les demandes de remboursement de dépenses en déplacement, même lorsque vous êtes loin de votre bureau.

De plus, la fonction de numérisation des reçus de l’application mobile de Xero améliore l’efficacité globale du flux de travail. Vous pouvez facilement télécharger les reçus immédiatement après avoir engagé une dépense, ce qui permet aux équipes financières de traiter plus rapidement les remboursements et les demandes de remboursement de dépenses. Cela accélère l’ensemble du processus de gestion des dépenses, augmentant ainsi la productivité et libérant du temps pour des tâches financières plus stratégiques.

5. Utiliser les raccourcis avec leur icône « + »

L’icône « plus » (+) de Xero est un outil polyvalent offrant de multiples fonctionnalités au sein de la plateforme. L’icône est idéalement située dans le coin supérieur droit de l’interface Xero, offrant un accès rapide à diverses tâches essentielles.

Tout d’abord, cette icône vous permet de créer facilement de nouvelles transactions. Qu’il s’agisse de générer des factures, des notes de frais ou des bons de commande, l’icône « plus » sert de solution unique pour lancer rapidement ces transactions. Cela rationalise l’ensemble du processus, réduisant le temps passé à naviguer dans les différentes sections de Xero et vous permettant de vous concentrer sur d’autres aspects essentiels de votre entreprise.

Faire fonctionner Xero pour votre entreprise

En conclusion, tirer le meilleur parti de Xero implique de choisir le bon plan, de contrôler l’utilisation et d’intégrer des outils supplémentaires pour optimiser les processus financiers et stimuler la productivité de l’entreprise.

À mesure que Xero continue d’évoluer, vous devez rester informé de ses dernières fonctionnalités et mises à jour qui amélioreront vos capacités de gestion financière. En adoptant ces stratégies et en adoptant une approche proactive, vous pouvez libérer tout le potentiel de Xero, permettant ainsi à votre entreprise de remporter un plus grand succès. Grâce à son efficacité, sa précision et ses informations précieuses, Xero devient un atout puissant pour gérer et développer efficacement votre entreprise.