Xero, işletmelerin mali durumlarını daha verimli bir şekilde yönetmelerine yardımcı olmak için tasarlanmış lider bir bulut tabanlı muhasebe yazılımıdır. Kullanıcı dostu arayüzü ve güçlü özellikleriyle Xero, defter tutma, faturalama ve gider takibini basitleştirirken finansal sağlığa ilişkin değerli bilgiler sağlar.
Bu makalede, Xero’nun potansiyelini en üst düzeye çıkarmak için bir dizi etkili strateji ve ipucunu inceleyeceğiz. İşletmeniz için ideal planı seçmekten entegrasyon araçlarının gücünden yararlanmaya kadar, sizi finansal süreçleri optimize edecek ve değerli zamanınızdan tasarruf ederken verimliliği artıracak bilgilerle donatmayı amaçlıyoruz.
Xero dünyasını keşfedelim ve muhasebe süreçlerinizi daha akıllı, daha düzenli ve sorunsuz hale getirerek tam potansiyelini nasıl ortaya çıkaracağımızı ortaya çıkaralım.
1. Doğru planı seçin
Doğru Xero planını seçmek, platformla olan deneyiminizi optimize etmek için çok önemlidir. Xero, küçük işletmelerden büyük işletmelere kadar farklı iş ihtiyaçlarına göre uyarlanmış birden fazla abonelik planı sunar. Her plan belirli özellikler ve fiyatlandırma ile birlikte gelir, bu nedenle karar vermeden önce iş gereksinimlerinizi değerlendirmeniz çok önemlidir.
Doğru planı değerlendirirken, hesaba erişecek kullanıcı sayısı, işlem hacmi, bordro veya çoklu para birimi desteği ihtiyacı ve işletmenizin büyüklüğü gibi faktörleri göz önünde bulundurmalısınız. Her planda sunulan özellikleri dikkatlice değerlendirin ve mevcut ihtiyaçlarınıza ve büyüme tahminlerinize en uygun olanı seçin.
Xero, iş ihtiyaçlarınıza bağlı olarak birkaç fiyatlandırma planı sunar.
- Başlangıç: Aylık 25 ABD doları karşılığında Başlangıç planı, banka işlemlerini mutabakat, fiyat teklifi veya fatura gönderme ve Hubdoc ile makbuzları yakalama gibi özellikler içerir.
- Standart: Aylık 40 ABD doları karşılığında Standart plan, toplu işlem mutabakatı gibi ek özellikler de dahil olmak üzere Başlangıç planının tüm özelliklerini içerir.
- Premium: Aylık 54 ABD doları karşılığında Premium plan, birden fazla para birimi kullanabilme gibi ek özellikler de dahil olmak üzere Standart planın tüm özelliklerini içerir.
2. Özelleştirilebilir kullanıcı rolleri oluşturun
Xero’dan en iyi şekilde yararlanmanın temel yollarından biri özelleştirilmiş kullanıcı rollerioluşturmaktır . Xero, kuruluşunuzdaki farklı kullanıcılara belirli erişim ve izinler vermenize olanak tanır. Bu özellik, her kullanıcının muhasebe sisteminde neleri görebileceğini ve yapabileceğini kontrol etmenizi sağlayarak güvenliği artırır ve iş akışlarını kolaylaştırır.
Özel kullanıcı rolleri oluşturarak, hassas finansal bilgilerin yalnızca yetkili personel tarafından erişilebilir olmasını sağlayabilirsiniz. Örneğin, finansal raporlara veya bordro verilerine erişimi muhasebeciler veya İK yöneticileri gibi belirli kişilerle kısıtlamak ve diğer ekip üyelerinin günlük faturalama ve gider takibini yapmasına izin vermek isteyebilirsiniz.
Özel kullanıcı rolleri oluşturma süreci basittir. Xero içinde, çeşitli modüllere ve işlevlere erişim izni veren veya kısıtlayan rol tabanlı izinler tanımlayabilirsiniz. Bir kullanıcının işlemleri görüntüleyip görüntüleyemeyeceğini, düzenleyip düzenleyemeyeceğini veya oluşturup oluşturamayacağını, kişileri yönetip yönetemeyeceğini, banka hesabı bilgilerine erişip erişemeyeceğini veya yönetim görevlerini yerine getirip getiremeyeceğini belirleyebilirsiniz.
3. Entegrasyon araçlarını kullanın
Xero’yu diğer yazılım ve araçlarla entegre etmek, yeteneklerini tamamlayabilir ve geliştirebilir. Xero, çok çeşitli uygulamalarla sorunsuz entegrasyona izin vererek işletmeniz için birleşik ve verimli bir iş akışı oluşturur. Bu entegrasyonlardan yararlanarak süreçleri kolaylaştırabilir, zamandan tasarruf edebilir, manuel hataları azaltabilir ve daha bilinçli kararlar almak için değerli bilgiler edinebilirsiniz.
Örneğin, çalışan saatlerinin kaydını ve bordro işlemlerini otomatikleştirmek için zaman takip yazılımını Xero ile entegre edebilirsiniz. Bu entegrasyon, manuel veri girişini ortadan kaldırarak ve idari yükü azaltarak doğru ve zamanında bordro hesaplamaları sağlar. Ayrıca, takip edilen saatlere dayalı olarak projeler veya müşteriler için kolay faturalandırmayı da kolaylaştırır.
Xero güçlü bir muhasebe ve finansal yönetim platformudur, ancak birleşik bir ekosistem oluşturmak için diğer uygulamalarla sorunsuz bir şekilde çalıştığında gerçek potansiyeli ortaya çıkar.
4. Makbuzlarınızı taramak
Xero’nun mobil uygulamasının makbuz tarama özelliğini kullanmak, platformun verimliliğinden ve rahatlığından en iyi şekilde yararlanmanın güçlü bir yoludur. Sadece basit bir fotoğrafla, uygulama otomatik olarak makbuzdan ilgili ayrıntıları çıkarır ve bunları Xero’ya doldurur. Bu özellik, manuel veri girişi ihtiyacını ortadan kaldırarak hata olasılığını azaltır ve size değerli zaman kazandırır.
Giderleri oluştukları anda gerçek zamanlı olarak yakalayarak, finansal kayıtlarınızın başında kalabilir ve gider raporlamasında doğruluğu sağlayabilirsiniz. Artık kaybolan makbuzlar veya geciken veri girişi yok; Xero’nun mobil uygulaması ile masanızdan uzakta olsanız bile hareket halindeyken gider taleplerini zahmetsizce yönetebilirsiniz.
Dahası, Xero’nun mobil uygulamasının makbuz tarama özelliği genel iş akışı verimliliğini artırır. Bir harcama yaptıktan hemen sonra makbuzları rahatça yükleyebilir, finans ekiplerinin geri ödemeleri ve harcama taleplerini daha hızlı işlemesine olanak tanıyabilirsiniz. Bu, tüm gider yönetimi sürecini hızlandırarak üretkenliği artırır ve daha stratejik finansal görevler için zaman kazandırır.
5. Kısayolları “+” simgesiyle kullanma
Xero’nun “artı” (+) simgesi, platform içinde birden fazla işlev sunan çok yönlü bir araçtır. Simge, Xero arayüzünün sağ üst köşesinde elverişli bir şekilde bulunur ve çeşitli temel görevlere hızlı erişim sağlar.
Her şeyden önce, bu simge kolaylıkla yeni işlemler oluşturmanızı sağlar. Fatura, fatura, harcama veya satın alma siparişi oluşturma olsun, “artı” simgesi bu işlemleri hızlı bir şekilde başlatmak için tek duraklı bir çözüm görevi görür. Bu, tüm süreci kolaylaştırarak Xero’nun farklı bölümlerinde gezinmek için harcanan zamanı azaltır ve işinizin diğer kritik yönlerine odaklanmanızı sağlar.
Son Düşünceler
Sonuç olarak, Xero’dan en iyi şekilde yararlanmak için doğru planı seçmek, kullanımı kontrol etmek ve finansal süreçleri optimize etmek ve iş verimliliğini artırmak için ek araçları entegre etmek gerekir.
Xero gelişmeye devam ettikçe, finansal yönetim becerilerinizi geliştirecek en son özellikleri ve güncellemeleri hakkında bilgi sahibi olmalısınız. Bu stratejileri benimseyerek ve proaktif bir yaklaşım benimseyerek, Xero’nun tüm potansiyelini ortaya çıkarabilir ve işletmenizi daha büyük başarılar elde etmek için güçlendirebilirsiniz. Verimlilik, hassasiyet ve değerli içgörüler ile Xero, işletmenizi etkin bir şekilde yönetmek ve büyütmek için güçlü bir varlık haline gelir.
