6 étapes simples pour calculer avec précision le nombre d'heures de travail

Written by Asim Qureshi
By Asim Qureshi, CEO Jibble

Bonjour, je suis Asim Qureshi, le CEO et co-fondateur de Jibble, un logiciel de gestion du temps et des présences basé sur le cloud. J’ai plusieurs années d’expérience dans le développement et la croissance de produits et d’équipes logicielles dans divers secteurs et marchés. Avant de fonder Jibble, j’ai occupé le poste de vice-président chez Morgan Stanley pendant six ans. Je suis passionné par l’idée d’aider les entreprises à améliorer leur productivité et leurs performances grâce à des pratiques intelligentes de gestion du temps et à la technologie. Avec notre solution, le calcul du temps de travail devient un jeu d’enfant, permettant ainsi une meilleure efficacité et productivité.

Cet article aborde :

1.Pourquoi est-il important de calculer précisément les heures de travail ?

2.6 Étapes simples pour calculer ses heures de travail :

  1. Fixez les heures de début et de fin.
  2. Convertissez l’heure au format 24 heures.
  3. Transformez les minutes en décimales.
  4. Soustrayez l’heure de début de l’heure de fin.
  5. Déduisez les pauses non rémunérées.
  6. Calculez le total des heures payées pour la période de paie.

3.Exemple de calcul d’heures de travail

4.Comment suivre les heures de travail de vos employés ?

5.Conclusion

1.Pourquoi est-il important de calculer précisément les heures de travail ?

Il est essentiel de calculer avec précision le nombre d’heures travaillées pour plusieurs raisons.

Tout d’abord, cela garantit que les employés sont justement rémunérés pour leur temps et leurs efforts. Personne ne souhaite être lésé ou surmené sans compensation adéquate.

Une gestion précise du temps permet également aux employeurs de suivre de manière exacte les coûts liés à la main-d’œuvre, leur donnant ainsi les moyens de gérer efficacement leurs budgets et de prendre des décisions éclairées en matière de répartition des effectifs. En identifiant des tendances en termes de productivité et des domaines à améliorer, les managers peuvent créer un environnement de travail plus efficace.

Et surtout, le suivi et le calcul précis du temps de travail sont cruciaux pour être en conformité avec les lois et les régulations sur le travail. Cela peut aider à prévenir d’éventuelles pénalités coûteuses, éviter les conflits liés aux salaires et faciliter grandement les audits.

2.6 Étapes faciles pour calculer rigoureusement les heures de travail

Calculer les heures de travail de vos employés n’a rien de compliqué, surtout si vous suivez les bonnes méthodes. Si c’est la première fois que vous vous lancez dans le calcul du temps de travail de manière manuelle, ces 6 étapes simples vous guideront vers des résultats précis et fiables.

  1. Notez les heures de début et de fin de la journée de travail.
    Il est essentiel de relever avec exactitude les heures de début et de fin de chaque période de travail. Cela inclut les heures de pointage à l’entrée et à la sortie. Veillez aussi à noter la date, surtout si la période de travail couvre plusieurs jours.
  2. Gardez le format 24 heures.
    Pour éviter toute ambiguïté, utilisez le format horaire de 24 heures, couramment employé en France.
  3. Convertissez les minutes en décimales.
    Pour faciliter les calculs, convertissez les minutes en décimales en les divisant par 60. Par exemple :

    • 15 minutes deviennent 0,25 heure
    • 30 minutes deviennent 0,5 heure
    • 45 minutes deviennent 0,75 heure
  4. Calculez la durée totale de la journée de travail.
    Soustrayez l’heure de début de l’heure de fin (toutes deux en format 24 heures). Vous obtiendrez ainsi la durée totale en heures et en minutes du travail effectué.Remarque : Si l’heure de fin est plus petite que l’heure de début, cela signifie que la journée de travail s’étend sur deux jours différents.
  5. Retranchez les périodes de pause non payées.
    Si des pauses sont prévues pendant la journée de travail, retranchez cette durée du total calculé à l’étape 4. Assurez-vous de suivre la législation du travail française ainsi que les politiques internes de votre entreprise concernant les temps de pause payés ou non.
  6. Additionnez le Total des Heures Payées pour l’Ensemble de la Période de Paie.
    Enfin, calculez la somme totale des heures travaillées pendant toute la période de paie. Cela inclut les journées ordinaires mais aussi les heures supplémentaires éventuelles. Vous obtiendrez alors une représentation précise du nombre d’heures travaillées par l’employé pour cette période de paie.

Note Importante Concernant les heures supplémentaires

La gestion rigoureuse des heures supplémentaires est impérative pour toute entreprise en France. Le cadre législatif, représenté par le Code du travail, définit qu’au-delà de 35 heures de travail par semaine, toute heure est considérée comme supplémentaire et doit être compensée à un taux majoré.

Pour calculer avec précision les heures supplémentaires, commencez par identifier les heures excédant le seuil standard de 35 heures par semaine. Appliquez ensuite le taux majoré en vigueur, qui peut être de 25% pour les 8 premières heures supplémentaires, et aller jusqu’à 50% au-delà de 44 heures, conformément aux accords de l’entreprise ou aux dispositions légales. Enfin, assurez-vous d’intégrer toute durée de travail additionnelle lors du calcul de la rémunération finale pour la période de paie concernée.

3.Exemple de calcul d’heures de travail

Prenons l’exemple d’un salarié qui commence à travailler à 9h00 et termine à 17h30. Voici comment se déroulerait le calcul du temps de travail :

1. Fixez les heures de début et de fin

Heure de début : 9h00, heure de fin : 17h30

2. Convertissez les minutes en décimales

Heure de début : 09.00 heure de fin : 17.50

3. Soustrayez l’heure de début de l’heure de fin

17,50 – 09:00 = 8,50 heures

4. Soustrayez la durée de la pause non rémunérée

Si le salarié a pris une pause non rémunérée de 30 minutes (0,50 heure), soustrayez-la :
8,50 – 0,50 = 8,00 heures

5. Calculez la totalité des heures payées

Répétez ce processus pour chaque jour ouvré de la période de paie, puis additionnez toutes les heures payées pour obtenir le total des heures travaillées.

4.Comment suivre les heures de travail de vos employés ?

Avant de pouvoir calculer les heures de travail, il vous faut un système efficace et fiable pour suivre avec précision les heures de travail des employés. Voici plusieurs méthodes et outils pour vous aider :

Fiches de présence manuscrites

Les fiches de présence traditionnelles ont été utilisées pendant des décennies pour enregistrer le calcul du temps de travail des employés. Chaque employé reçoit une fiche sur laquelle il note manuellement ses heures d’arrivée et de départ. Les superviseurs ou le personnel des ressources humaines vérifient et comptabilisent ensuite les heures à la fin de chaque période de paie.

Avantages :

  • Simple et économique pour les petites entreprises avec un nombre limité d’employés.
  • Aucune configuration technologique ou formation requise.

Inconvénients :

  • Risque d’erreurs dues à l’enregistrement et aux calculs manuels.
  • Difficulté à suivre la présence en temps réel.
  • Processus long et sujet à des retards.

Logiciels de suivi du temps

Les logiciels de suivi du temps offrent une solution efficace et précise pour enregistrer et calculer le temps de travail. Ces outils peuvent être installés sur des ordinateurs ou accessibles via des applications web et mobiles. Le grand avantage de ces logiciels est qu’ils peuvent automatiquement calculer le salaire des employés en fonction du taux horaire que vous avez défini. Des logiciels comme Jibble incluent également des fonctionnalités de reporting et de facturation.

Avantages :

  • L’automatisation réduit les erreurs et économise du temps dans le traitement des salaires.
  • Suivi en temps réel.
  • Génération de rapports détaillés pour une meilleure visibilité.

Inconvénients :

  • Configuration initiale et formation nécessaires.

Pointeuse mécanique

Les pointeuses mécaniques sont utilisées depuis plusieurs années sur le lieu de travail. Les employés utilisent une carte à poinçonner pour enregistrer leurs heures d’arrivée et de départ.

Avantages :

  • Fiable et durable.
  • Fournit un enregistrement physique pouvant servir de sauvegarde.

Inconvénients :

  • Sujet à des erreurs manuelles.

Pointeuse électronique

Les pointeuses électroniques sont les versions modernes des pointeuses mécaniques. Les employés utilisent des cartes ou badges électroniques.

Avantages :

  • Plus précises et efficaces.
  • Peut inclure des fonctionnalités supplémentaires comme l’authentification biométrique.

Inconvénients :

  • Coûts de configuration initiaux et maintenance nécessaire.

La méthode de suivi du temps choisie dépendra de la taille de l’entreprise, des contraintes budgétaires et du niveau d’automatisation souhaité.

5.Conclusion

Un suivi précis et un calcul rigoureux du temps de travail sont essentiels pour les employeurs comme pour les employés. Avec ces 6 étapes faciles, vous disposez désormais d’une méthode fiable pour garantir équité et précision dans le calcul du temps de travail.

N’oubliez pas, la précision dans la gestion du temps améliore l’efficacité et renforce la confiance et la transparence entre employeurs et employés. Alors, prenez en main vos enregistrements horaires avec ces étapes simples et profitez d’un environnement de travail plus organisé et productif.