Vou começar esse guia sobre gestão de força de trabalho (WFM) com uma citação, para quebrar o gelo, por assim dizer:
“Dispensa dizer que nenhuma empresa, pequena ou grande, pode ter sucesso no longo prazo sem funcionários entusiasmados que acreditem na missão e saibam como alcançá-la.” – Jack Welch, ex-CEO e Presidente da General Electric
Jack Welch não está errado. Uma empresa é seu pessoal, e não o gerenciar bem é como negligenciar justamente o que faz a empresa funcionar. Claro, estratégias de marketing, produtos e tecnologia são importantes, mas são as pessoas por trás disso que realmente fazem diferença.
Neste artigo, vamos abordar o que a gestão de força de trabalho realmente é, como ela pode transformar sua empresa se feita corretamente e as estratégias que as principais empresas usam para atingir o real potencial do pessoal.
O Que é Gestão de Força de Trabalho?
Gestão de Força de Trabalho (WFM, do inglês Workforce Management) é o processo de planejar, monitorar e otimizar a forma que as pessoas trabalham em uma organização. Ela envolve aspectos como agendar turnos, controlar a presença, monitorar a produtividade e se certificar do cumprimento das leis trabalhistas e das políticas da empresa.
A meta é essencialmente garantir que as pessoas certas estejam no lugar certo na hora certa para que a empresa funcione bem e atinja suas metas.
Foto por Annie Spratt no Unsplash
Por Que a Gestão da Força de Trabalho (WFM) é Importante?
A gestão da força de trabalho é importante porque ajuda as empresas a ajustar o nível de pessoal ao que é necessário.
Isso permite que você reduza os custos trabalhistas desnecessários decorrentes de ter pessoal demais, ao mesmo tempo que evita a falta de pessoal, que pode levar a perdas em vendas e clientes insatisfeitos.
Com a gestão da força de trabalho, você também pode garantir que sua equipe tenha uma carga de trabalho mais equilibrada. Isso resulta em menos burnout e um melhor uso do tempo e habilidades do pessoal.
Independentemente de você ter uma equipe de 5 ou 500 pessoas, ficar no controle das escalas, das horas, da presença e das tarefas pode ficar complicado rapidamente. Mas, quando sua força de trabalho é gerenciada corretamente, as operações correm tranquilamente, a produtividade aumenta e os funcionários se sentem valorizados e apoiados. Todos saem ganhando.
Os Principais Componentes da Gestão de Força de Trabalho
Então, o que a gestão de força de trabalho realmente envolve?
Se trata apenas de criar escalas de trabalho? Atribuir projetos à equipe? Dar ordens pra todo mundo?
Não é bem assim.
A Gestão de Força de Trabalho, ou WFM, é o processo de planejar, rastrear e otimizar a forma que as pessoas trabalham em uma organização.
Ela lida com muitas coisas, incluindo agendar turnos, controlar a presença, monitorar a produtividade e garantir o cumprimento das leis trabalhistas e das políticas da empresa.
Vamos tentar olhar cada um desses aspectos:
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A previsão e o planejamento se tratam de olhar para o futuro e prever quantos funcionários serão necessários em determinado momento. Ao entender os períodos alta demanda, picos sazonais e períodos de baixa, as empresas podem planejar o nível de pessoal para suprir a demanda sem gastar demais com mão de obra. |
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O agendamento pega esse plano e o transforma em ação ao atribuir as pessoas certas aos turnos certos. Um bom agendamento equilibra as necessidades da empresa com as preferências dos colaboradores, ajudando a reduzir os custos enquanto mantém o pessoal feliz e motivado. |
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O controle de horas e de presença garante a precisão no registro das horas trabalhadas. Com soluções modernas para o controle de horas, as empresas podem facilmente monitorar os registros de entrada, pausas e horas extras. Isso aumenta a precisão da folha de pagamento e mantém tudo transparente, tanto para gerentes quanto para funcionários. |
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O gerenciamento de ausências e de férias ajuda a manter as operações tranquilas mesmo quando tiver algum feriado ou alguém sair de licença ou de férias. Ao acompanhar isso corretamente, os gerentes podem se certificar de ter cobertura para as cargas de trabalho, evitando lacunas de último minuto. |
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O gerenciamento de desempenho se foca em entender a eficiência do trabalho dos funcionários. Monitorar a produtividade e os resultados dá aos gerentes a chance de recompensar os funcionários com melhor desempenho, oferecer treinamento quando necessário e garantir que todos estejam contribuindo corretamente. |
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A gestão de conformidade é muito importante, sobretudo em setores com fortes leis trabalhistas. Ela garante que as escalas, horas de trabalho e remuneração sigam todos os requisitos legais, protegendo as empresas de penas caras e ajuda os funcionários a sentirem que são tratados com justiça. |
Como as Maiores Empresas Gerenciam Sua Força de Trabalho?
“Se você está construindo uma empresa, precisa reunir pessoas incríveis. Quero dizer: uma empresa nada mais é do que um grupo de pessoas que se juntaram para criar um produto ou serviço.” – Elon Musk
As maiores empresas entendem que seu pessoal é seu maior bem, então elas levam a gestão de força de trabalho a sério. Em vez de simplesmente preencher turnos, elas se focam em criar sistemas que equilibrem a eficiência e o bem-estar dos funcionários. Veja como você pode fazer como elas:
1. Use planejamento da força de trabalho impulsionado por dados
Sem os dados certos, você está basicamente gerenciando sua força de trabalho sem ver nada.
As maiores empresas aproveitam de dados para tomar decisões de pessoal inteligentes. Veja as tendências de venda e a demanda de clientes de sua empresa para identificar dias corridos e horários de pico. Também confira a disponibilidade da equipe, quem pode trabalhar de manhã, de tarde, em finais de semana ou em feriados.
Dessa forma, você pode criar uma escala que atenda à demanda e que funcione para todos.
Algo muito útil é organizar todas essas informações de forma visual, como em um calendário ou uma ferramenta de agendamento.
Investir tempo para realizar planejamento impulsionado por dados traz bons resultados. Isso garante que cada turno tenha o nível certo de pessoal, evita excesso de pessoal que aumenta custos e protege contra falta de pessoal, que pode levar a funcionários estressados e clientes insatisfeitos.
2. Considere modelos de trabalho flexíveis
Empresas como a Microsoft, a Apple e a Google adotaram modelos de trabalho flexíveis.
Pode não ser ideal para todos, mas oferecer aos trabalhadores a opção de trabalhar remotamente dá mais controle sobre a forma que gerenciam seu tempo e sua energia. Isso não só melhora o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, mas também ajuda os funcionários a se manterem mais produtivos e interessados.
Oferecer um modelo de trabalho flexível demonstra que a empresa confia em seu pessoal, o que constrói lealdade e reduz a rotatividade. Também abre a porta para mais possíveis talentos, já que a localização não é mais uma barreira a contratar os melhores candidatos.
Em muitos casos, oferecer opções de trabalho flexível reduz os custos trabalhistas e apoia a sustentabilidade ao reduzir as comutas.
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3. Aproveite de ferramentas de gestão da força de trabalho
A tecnologia tem um grande papel na gestão moderna da força de trabalho. E, se você ainda não usa dela, você está perdendo muito potencial.
Por exemplo, aplicativos de controle de horas como o Jibble automaticamente registram quando os funcionários começam e param de trabalhar, eliminando as folhas de ponto manuais. Isso não só poupa muitas horas de trabalho administrativo, mas também garante maior precisão na folha de pagamento.
Também há ferramentas que podem monitorar licenças e desempenho, que permitem que os gerentes tomem melhores decisões mais rápido. Elas simplificam a conformidade com as leis trabalhistas e oferecem insights que ajudam a otimizar a produtividade por toda a organização.
Além do monitoramento, sistemas de gestão de força de trabalho podem prever as necessidades de pessoal, automatizar o agendamento e até identificar tendências de carga de trabalho antes que se tornem problemas.
Todas essas ferramentas oferecem a vantagem de uma gestão mais estratégica da força de trabalho, então realmente sugiro que experimente elas.
Pronto Para Aprimorar a Gestão da Força de Trabalho?
No fim, a gestão de força de trabalho se trata de alinhar o pessoal e os processos para que as empresas tenham sucesso. Quando feita corretamente, ela não apenas reduz os custos ou evita o caos nas escalas, mas cria uma equipe mais saudável e motivada, capaz de entregar maiores resultados.
Ao adotar o planejamento impulsionado por dados, modelos de trabalho flexíveis e as ferramentas certas, qualquer organização pode atingir o maior potencial de sua força de trabalho e construir uma fundação para crescimento sustentável. Espero que essas dicas funcionem tão bem para você quanto funcionaram para mim e minha equipe. Boa sorte!
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