Lass mich diesen Leitfaden zum Personalmanagement mit einem Zitat beginnen, sozusagen als Eisbrecher:
„Es ist klar, dass kein Unternehmen, egal ob klein oder groß, auf Dauer erfolgreich sein kann, wenn es keine motivierten Mitarbeiter hat, die an die Mission glauben und wissen, wie man sie erreicht.“ – Jack Welch, ehemaliger CEO und Vorsitzender von General Electric
Jack Welch hat echt recht. Ein Unternehmen ist seine Belegschaft, und wenn man sie nicht gut managt, ist das so, als würde man das Herzstück vernachlässigen, das das Unternehmen am Leben hält. Klar, Marketingstrategien, Produkte und Technologie sind wichtig, aber es sind die Menschen dahinter, die den echten Unterschied bewirken.
In diesem Artikel schauen wir uns an, was Personalmanagement eigentlich ist, wie es dein Unternehmen verändern kann, wenn es richtig gemacht wird, und welche Strategien Top-Unternehmen nutzen, um das volle Potenzial ihres Teams auszuschöpfen.
Was versteht man unter Personalmanagement?
Personalmanagement, oder auch Workforce Management (WFM), ist der Prozess, bei dem man plant, verfolgt und optimiert, wie die Mitarbeiter in einer Organisation arbeiten. Dazu gehören Aufgaben wie die Planung von Schichten, die Erfassung der Anwesenheitszeit, die Überwachung der Produktivität und die Sicherstellung, dass Arbeitsgesetze und Unternehmensrichtlinien eingehalten werden.
Das Ziel ist im Wesentlichen, sicherzustellen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, damit das Unternehmen reibungslos laufen und die Unternehmensziele erreichen kann.
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Warum ist Personalmanagement wichtig?
Personalmanagement ist wichtig, weil es Unternehmen dabei hilft, ihren Personalbedarf an die tatsächlichen Anforderungen anzupassen.
So kannst du unnötige Personalkosten durch Überbesetzung einsparen und Unterbesetzung vermeiden, die zu Umsatzverlusten und unzufriedenen Kunden führen kann.
Mit Personalmanagement kannst du deinem Team auch eine ausgewogenere Arbeitsbelastung bieten. Das bedeutet weniger Burnout und eine optimalere Nutzung ihrer Zeit und Fähigkeiten.
Egal, ob du ein Team von fünf oder fünfhundert Mitarbeitern hast, die Verwaltung von Arbeitsplänen, Arbeitszeiten, Anwesenheitszeiten und Aufgaben kann schnell unübersichtlich werden. Wenn dein Personal jedoch richtig verwaltet wird, laufen die Abläufe reibungslos, die Produktivität steigt und die Mitarbeiter fühlen sich geschätzt und unterstützt. Das ist ein Gewinn für jedes Unternehmen.
Die wichtigsten Elemente des Personalmanagements
Was genau beinhaltet Personalmanagement eigentlich?
Geht es nur darum, Arbeitspläne zu erstellen? Deinem Team Projekte zuzuweisen? Leute herumzukommandieren?
Nicht ganz.
Personalmanagement, oder WFM (Workforce Management), ist der Prozess der Planung, Verfolgung und Optimierung der Arbeitsweise von Menschen in einer Organisation.
Dabei geht es um eine Vielzahl von Dingen, darunter die Planung von Schichten, die Erfassung der Anwesenheitszeit, die Überwachung der Produktivität und die Sicherstellung, dass Arbeitsgesetze und Unternehmensrichtlinien eingehalten werden.
Schauen wir uns mal jeden dieser Punkte genauer an:
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Beim Thema Prognosen und Planung geht’s darum, vorauszuschauen und zu raten, wie viele Leute man zu einem bestimmten Zeitpunkt braucht. Wenn man weiß, wann viel los ist, wann es saisonale Spitzen gibt oder wann es ruhiger wird, können Unternehmen ihre Personalplanung so gestalten, dass sie den Bedarf decken, ohne zu viel für Arbeitskräfte auszugeben. |
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Eine gute Personaleinsatzplanung setzt diesen Plan um, indem sie die richtigen Leute für die richtigen Schichten einteilt. Sie bringt die Bedürfnisse des Unternehmens mit den Wünschen der Mitarbeiter in Einklang und hilft so, Kosten zu senken und gleichzeitig die Zufriedenheit und Motivation der Belegschaft zu erhalten. |
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Die Arbeits- und Anwesenheitszeiterfassung sorgt dafür, dass die Arbeitszeiten genau erfasst werden. Dank moderner Zeiterfassungslösungen können Unternehmen ganz einfach Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden verfolgen. Das macht die Lohnabrechnung genauer und sorgt für mehr Transparenz für Chefs und Mitarbeiter. |
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Das Abwesenheits- und Urlaubsmanagement trägt dazu bei, den Betrieb auch dann aufrechtzuerhalten, wenn Mitarbeiter Urlaub nehmen, krank sind oder sich eine Auszeit nehmen. Durch eine ordnungsgemäße Nachverfolgung können Führungskräfte sicherstellen, dass die Arbeitslast abgedeckt ist, und so Lücken in letzter Minute vermeiden. |
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Beim Performance-Management geht’s darum, zu verstehen, wie gut die Mitarbeiter arbeiten. Wenn du die Produktivität und die Ergebnisse im Auge behältst, haben Führungskräfte die Möglichkeit, die besten Mitarbeiter zu belohnen, bei Bedarf Schulungen anzubieten und sicherzustellen, dass alle effektiv mitarbeiten. |
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Compliance-Management ist echt wichtig, vor allem in Branchen mit strengen Arbeitsgesetzen. Damit wird sichergestellt, dass Dienstpläne, Arbeitszeiten und Löhne den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, was Unternehmen vor teuren Strafen schützt und den Mitarbeitern das Gefühl gibt, fair behandelt zu werden. |
Wie organisieren Top-Unternehmen ihre Belegschaft?
„Wenn du ein Unternehmen aufbaust, musst du tolle Leute zusammenbringen. Ich meine, ein Unternehmen ist einfach eine Gruppe von Leuten, die sich zusammengetan haben, um ein Produkt oder eine Dienstleistung zu entwickeln.“ – Elon Musk
Top-Unternehmen wissen, dass ihre Leute ihr größtes Kapital sind, deshalb nehmen sie das Personalmanagement echt ernst. Anstatt nur Schichten zu besetzen, konzentrieren sie sich darauf, Systeme zu entwickeln, die Effizienz und das Wohlbefinden der Mitarbeiter in Einklang bringen. Und so kannst du es ihnen gleichtun:
1. Nutze datengestützte Personalplanung
Ohne die richtigen Daten verwaltest du deine Belegschaft quasi blind.
Top-Unternehmen verlassen sich auf Daten, um kluge Personalentscheidungen zu treffen. Schau dir die Umsatztrends und die Kundennachfrage deines Unternehmens an, um geschäftige Tage und Spitzenzeiten zu erkennen. Überprüfe auch die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter, wer morgens, abends, am Wochenende oder an Feiertagen arbeiten kann.
So kannst du einen Arbeitsplan erstellen, der der Nachfrage entspricht und für alle funktioniert.
Es ist hilfreich, all diese Infos visuell darzustellen, z. B. in einem Kalender oder einem Planungstool.
Die Zeit, die du in die datengestützte Planung investierst, zahlt sich aus. So stellst du sicher, dass jeder Arbeitsplan ausreichend besetzt ist, vermeidest eine Überbesetzung, die die Kosten in die Höhe treibt, und vermeidest eine Unterbesetzung, die zu gestressten Mitarbeitern und unzufriedenen Kunden führen kann.
2. Ziehe flexible Arbeitsmodelle in Betracht
Firmen wie Microsoft, Apple und Google haben flexible Arbeitsmodelle eingeführt.
Das ist vielleicht nicht für jeden das Richtige, aber wenn man den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, Remote-Arbeit zu leisten, können sie ihre Zeit und Energie besser einteilen. Das verbessert nicht nur die Work-Life-Balance, sondern hilft den Mitarbeitern auch, produktiver und engagierter zu bleiben.
Flexible Arbeitsmodelle zeigen, dass ein Unternehmen seinen Mitarbeitern vertraut, was wiederum die Loyalität stärkt und die Fluktuation verringert. Außerdem eröffnet es den Zugang zu einem größeren Talentpool, da der Standort kein Hindernis mehr für die Einstellung der besten Kandidaten darstellt. In vielen Fällen senken flexible Arbeitsmodelle die Gemeinkosten und fördern die Nachhaltigkeit, indem sie den Pendelverkehr reduzieren.
Lies den folgenden Artikel: Unsere Unternehmensentwicklung von Büros zu 100 % Remote-Arbeit.
3. Nutze Tools für das Personalmanagement
Technologie ist super wichtig für modernes Personalmanagement. Und wenn du sie noch nicht nutzt, verpasst du echt viel Potenzial.
Zum Beispiel zeichnen Zeiterfassung-Apps wie Jibble automatisch auf, wann Mitarbeiter mit der Arbeit beginnen und sie beenden, sodass manuelle Stundenzettel wegfallen. Das spart nicht nur jede Menge Verwaltungsarbeit, sondern sorgt auch für genaue Gehaltsabrechnungen.
Es gibt auch Tools, die Urlaubstage und Leistungen erfassen, sodass Führungskräfte schneller bessere Entscheidungen treffen können. Sie vereinfachen die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und liefern Erkenntnisse, die zur Optimierung der Produktivität im gesamten Unternehmen beitragen.
Über die Erfassung hinaus können Personalmanagementsysteme den Personalbedarf prognostizieren, den Arbeitsplan automatisieren und sogar Trends bei der Arbeitsbelastung erkennen, bevor sie zu Problemen werden.
All diese Tools bieten dir den Vorteil eines strategischeren Personalmanagements, daher empfehle ich dir dringend, sie auszuprobieren.
Bist du bereit, dein Personalmanagement auf ein neues Level zu bringen?
Im Kern geht es beim Personalmanagement darum, Leute und Prozesse so aufeinander abzustimmen, dass Unternehmen erfolgreich sein können. Wenn das gut gemacht wird, senkt es nicht nur die Kosten oder verhindert Chaos beim Arbeitsplan, sondern schafft auch ein gesünderes, motivierteres Team, das in der Lage ist, echte Ergebnisse zu liefern.
Durch eine datengestützte Planung, flexible Arbeitsmodelle und die richtigen Tools kann jedes Unternehmen das volle Potenzial seiner Belegschaft ausschöpfen und eine Grundlage für nachhaltiges Wachstum schaffen. Ich hoffe, diese Tipps helfen dir genauso wie mir und meinem Team. Viel Erfolg!
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