Jak wynika z raportu „Cyberportret polskiego biznesu” przygotowanego przez ESET i DAGM, aż 66% pracowników w Polsce używa służbowych sprzętów do celów prywatnych. Stanowi to nie tylko zagrożenie dla cyberbezpieczeństwa, ale także wydajności pracowników, którzy spędzają cenne godziny pracy na załatwianiu spraw osobistych.
Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm wprowadza cyfrowy monitoring komputerów i innych urządzeń. Obejmuje to rejestrowanie naciśnięć klawiszy, rejestrowanie czasu ze zrzutami ekranu oraz monitorowanie czasu spędzanego w różnych aplikacjach i witrynach internetowych.
Niektórzy menedżerowie poszli nawet o krok dalej, przeglądając pocztę elektroniczną pracowników w celu oceny ich produktywności. W dzisiejszych czasach firmy mogą korzystać z szeregu narzędzi, od mobilnych aplikacji, oprogramowania do monitorowania stron, urządzeń GPS i oczywiście niezawodnych rejestratorów czasu pracy na komputer.
Wiele firm wybiera aplikacje do rejestracji czasu pracy na komputer, ponieważ oferują one znacznie wyższy poziom monitorowania pracowników niż, powiedzmy, aplikacje mobilne lub internetowe narzędzia do mierzenia czasu pracy. Działają również natywnie na komputerach, dzięki czemu są szybsze i niezawodne.
I choć technologia ta ma swoje zalety, ponieważ pozwala wiedzieć, co robią pracownicy i na co spędzają swoją cenne godziny, to w którym momencie nadzór staje się przesadą? Czy rejestrowanie czasu pracy na komputerze jest w ogóle legalne?
Cóż, niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem zastanawiającym się nad swoimi prawami, czy pracodawcą, który chce mieć pewność, że nie przekracza granic, ten artykuł posłuży jako kompleksowy przewodnik.
Spis treści
- Czy rejestrowanie czasu pracy na komputerze jest naprawdę konieczne?
- Co w świetle prawa może monitorować komputerowy rejestrator czasu pracy?
- Kiedy komputerowe monitorowanie czasu pracy staje się nielegalne?
- Najważniejsze przepisy dotyczące monitoringu w miejscu pracy
- Jak odpowiedzialnie korzystać z programów do rejestracji czasu pracy
- Podsumowanie
Zdj.: Freepik
Czy rejestrowanie czasu pracy na komputerze jest naprawdę konieczne?
Jest to prawdopodobnie jedno z pierwszych pytań, jakie zadają sobie pracownicy, gdy ich firma wdraża komputerowe rejestratory czasu pracy. Choć niektórzy mogą pomyśleć, że to zupełnie niepotrzebne, a wręcz uciążliwe, to rejestrowanie czasu oferuje wiele korzyści zarówno firmom, jak i pracownikom, stając się nieodzownym aspektem profesjonalnego środowiska pracy.
Z punktu widzenia pracownika ewidencja czasu pracy oferuje jasny i dokładny zapis godzin pracy, zapewniając, że każda minuta jest rozliczana i odpowiednio wynagradzana. Wiedza o tym, gdzie trafiają godziny pracy, oferuje pracownikom bardziej uporządkowany sposób zarządzania czasem, prowadząc do lepszej organizacji i produktywności.
Jeśli chodzi o pracodawców, komputerowe rejestratory czasu zapewniają kompleksowe monitorowanie pracowników, pozwalając na jasne zrozumienie produktywności zespołu. Menedżerowie widzą, z których aplikacji lub stron internetowych pracownicy korzystają najczęściej i mogą zidentyfikować opóźnione projekty.
Co więcej, dokładna ewidencja czasu pracy usprawnia proces płacowy, zmniejszając liczbę błędów administracyjnych i zapewniając, że pracownicy otrzymują sprawiedliwe wynagrodzenie.
Tak więc odpowiedź na pytanie, czy rejestrowanie czasu pracy jest konieczne, jest oczywiście twierdząca. Wraz z coraz większą liczbą pracowników w pełni zdalnych lub pracujących hybrydowo, zapotrzebowanie na narzędzia do rejestracji i monitorowania czasu pracy staje się jeszcze bardziej znaczące.
Więcej informacji na temat tego typu narzędzi znajdziesz w naszym kompleksowym przewodniku po rejestrowaniu czasu pracy na komputerze.
Co w świetle prawa może monitorować komputerowy rejestrator czasu pracy?
Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest w Polsce nie tylko legalne, ale w większości przypadków również wymagane. Zgodnie z Kodeksem Pracy pracodawcy muszą prowadzić dokładną ewidencję czasu pracy do celów sprawiedliwego rozliczania przepracowanych godzin. Sposób prowadzenia i gromadzenia tej ewidencji czasu pracy zależy jednak od pracodawcy.
Jeśli korzystasz z oprogramowania do ewidencji czasu pracy, prawdopodobnie wiesz, że może ono rejestrować o wiele więcej niż tylko czas. Niektóre programy monitorują również następujące parametry:
- liczba kliknięć myszą na godzinę,
- aktywność klawiatury,
- co jest wyświetlane na ekranie komputera,
- jak długo komputer pozostaje bezczynny oraz
- jakie aplikacje i strony internetowe są używane i jak długo.
Należy pamiętać, że monitorowanie aktywności pracowników jest zasadniczo dozwolone tylko w godzinach pracy i na urządzeniach służbowych. Urządzenia, które zostały objęte monitoringiem, muszą zostać oznaczone w widoczny i czytelny sposób.
Ponadto pracodawca ma prawny obowiązek poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu z co najmniej dwutygodniowym wyprzedzeniem. Zawiadomienie powinno zostać przekazane na piśmie, prostym i zrozumiałym językiem, oraz informować o celach, zakresie i sposobie monitoringu.
Co więcej, istnieją pewne formy monitoringu, które wykraczają poza przyjęte normy i nie są dozwolone przez polskie prawo. Należą do nich między innymi nagrywanie dźwięków, głosu oraz rozmów.
Biorąc pod uwagę zmieniający się krajobraz przepisów regulujących ewidencję czasu pracy i monitorowanie pracowników, zalecamy sprawdzenie aktualnych przepisów prawa pracy obowiązujących w Twojej jurysdykcji, a nawet skonsultowanie się z prawnikiem.
Kiedy komputerowe monitorowanie czasu pracy staje się nielegalne?
Chociaż rejestrowanie czasu pracy na komputerach stacjonarnych w celu gromadzenia pewnych informacji za pośrednictwem aplikacji lub integracji jest ogólnie legalne, istnieją pewne przypadki, w których monitorowanie może przekroczyć granicę.
Rejestrowanie czasu pracy na komputerze staje się nielegalne, gdy narusza prawo jednostki do prywatności lub łamie ustalone przepisy prawa pracy. Podczas gdy pracodawcy mają prawo do monitorowania aktywności pracowników w godzinach pracy, nadmierne lub inwazyjne środki mogą naruszać dobra osobiste lub prawo do prywatności.
Na przykład, przechwytywanie poufnych informacji dotyczących komunikacji osobistej lub monitorowanie pracowników w czasie prywatnym bez ich zgody może stanowić niezgodny z prawem nadzór. Ponadto monitoring musi zawsze służyć konkretnemu celowi, np. kontroli efektywności lub poprawie bezpieczeństwa.
Najważniejsze przepisy dotyczące monitoringu w miejscu pracy
Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady monitorowania pracowników w Polsce jest Kodeks pracy. Dodatkowo należy wziąć pod uwagę postanowienia Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, czyli w skrócie RODO, oraz Prawa telekomunikacyjnego.
Jako że monitoring komputerów jest dość nową technologią, przepisy nie wyszczególniają go jako odrębnego rodzaju monitoringu.
Kodeks pracy
Kodeks pracy, czyli ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r., Dz.U. 2023 poz. 1465, pozwala pracodawcy na stosowanie monitoringu, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Monitoring może obejmować zarówno obraz z kamer, jak i kontrolę poczty elektronicznej czy aktywności w systemach informatycznych, o ile jest to uzasadnione wyżej wymienionymi celami. Jednocześnie monitoring nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu z wyprzedzeniem co najmniej dwóch tygodni, a w przypadku nowych pracowników w momencie przyjmowania ich do pracy.
Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
Monitorowanie pracowników wiąże się z przetwarzaniem ich danych osobowych, dlatego zastosowanie mają także przepisy tak zwanego RODO. Zgodnie z RODO, każde przetwarzanie danych – a więc także monitoring – musi być zgodne z zasadami minimalizacji danych, celowości, przejrzystości oraz ograniczenia czasowego.
Pracownik musi zostać poinformowany, kto jest administratorem danych, jakie są cele i podstawy prawne przetwarzania, jak długo dane będą przechowywane oraz jakie ma prawa (np. prawo dostępu do danych, prawo sprzeciwu czy żądania ich usunięcia).
Prawo telekomunikacyjne
W przypadku monitorowania poczty elektronicznej oraz korzystania z internetu w miejscu pracy należy również uwzględnić przepisy ustawy nazywanej Prawem telekomunikacyjnym (Dz.U. 2022 poz. 1648 z późn. zm.).
Ustawa chroni tajemnicę komunikacji, co oznacza, że pracodawca nie może bez uzasadnienia przeglądać prywatnych wiadomości pracownika – nawet jeśli są one wysyłane z komputera służbowego. W praktyce oznacza to konieczność jasnego określenia zasad korzystania ze służbowej poczty e-mail i poinformowania pracowników, że taka kontrola jest prowadzona.
Jak odpowiedzialnie korzystać z programów do rejestracji czasu pracy
Komputerowe rejestratory czasu pracy to niewątpliwie potężne narzędzia, które mogą zwiększyć produktywność i pomóc w bardziej efektywnym zarządzaniu pracą. Jednakże, jak każde narzędzie, powinny być one używane w sposób odpowiedzialny, aby zapewnić, że służą one zamierzonemu celowi bez naruszania prywatności lub przynoszenia efektów przeciwnych do zamierzonych.
Używając stacjonarnego monitora czasu pracy do monitorowania godzin pracy i aktywności pracowników, należy pamiętać o jednym słowie: jawność. Znaczna część ram prawnych dotyczących nadzoru w miejscu pracy obraca się wokół poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu.
Oprócz obowiązku informacji, należy pochylić się także nad prywatnością gromadzonych danych. Skutecznym podejściem jest wykorzystanie wbudowanych funkcji prywatności oferowanych przez wiele aplikacji do ewidencji czasu pracy.
Niektóre z nich pozwalają pracownikom wyznaczyć określone przedziały czasowe lub działania jako prywatne, zapewniając, że pewne informacje pozostaną poufne. Mogą również pozwalać na zamazywanie zrzutów ekranu lub powiadamianie użytkowników o ich wykonaniu.
Ważne jest, aby pamiętać, że odpowiedzialne korzystanie z rejestratorów czasu pracy to nie tylko przestrzeganie norm prawnych, ale także wspieranie kultury pracy, która szanuje prawa, prywatność i dobre samopoczucie pracowników.
Podsumowanie
Komputerowe systemy ewidencji czasu pracy mogą gromadzić znaczną ilość cennych danych na temat godzin pracy i aktywności pracowników, a w większości przypadków korzystanie z nich mieści się w granicach prawa.
Jednakże, jak wspomniano wcześniej, odpowiedzialne korzystanie z tych narzędzi ma kluczowe znaczenie. Chociaż prawo zezwala na szeroko zakrojone monitorowanie, kładzie również nacisk na jawność, przejrzystość i poszanowanie prawa do prywatności.
Przejrzystość w zakresie rejestracji czasu pracy i praktyk monitorowania może mieć ogromne znaczenie, jeśli zdecydujesz się wprowadzić komputerowy rejestrator czasu pracy w swoim zespole. Zapoznaj się z wymogami prawnymi dotyczącymi ewidencji i monitorowania czasu pracy, które obowiązują w Twojej jurysdykcji.
Dobrą zasadą jest, aby zawsze pytać pracowników o zgodę. Pozwoli Ci to w pełni wykorzystać nowoczesne technologie w celu poprawy wydajności w miejscu pracy, zapewniając jednocześnie, że pozostaniesz po właściwej stronie prawa.
Ważne ostrzeżenie
Niniejsza treść ma charakter wyłącznie informacyjny. Chociaż dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić dokładność prezentowanych informacji, nie możemy zagwarantować, że są one wolne od błędów lub pominięć. Użytkownikom zaleca się niezależną weryfikację wszelkich krytycznych informacji i niepoleganie wyłącznie na dostarczonych treściach.
Powiązane artykuły:
Jak (etycznie) monitorować pracowników zdalnych
Najważniejsze funkcje programu do ewidencji czasu pracy
Automatyczne rejestrowanie czasu pracy za pomocą wirtualnych ogrodzeń
