Według prawa wszyscy pracodawcy muszą prowadzić ewidencję czasu pracy. Wymogi te są jednak dość podstawowe i nie obejmują wszystkich aspektów mierzenia czasu pracy. Jeśli nie masz problemu w zakresie produktywności, zarządzania zespołem i projektami, to być może nie potrzebujesz rozwiązania do monitorowania czasu pracy.
Pierwszym krokiem jest więc zidentyfikowanie problemów związanych z zarządzaniem pracownikami. Jeśli wskaźniki KPI są jasne i osiągane, śledzenie czasu pracy może nie być przydatne. Rzeczywistość jest jednak taka, że w większości branż i profesji znajomość wszystkich wskaźników KPI, a następnie ustalenie rozsądnych wartości KPI nie jest tak łatwe, jak mogłoby się wydawać.
Nie, aplikacja do rejestrowania czasu pracy nie jest konieczna, ale może znacznie ułatwić życie, a tym samym obniżyć koszty i zminimalizować liczbę błędów, szczególnie w przypadku większych organizacji, w których zarządzanie czasem pracy może szybko stać się koszmarem.
Tak. Co prawda darmowa opcja nie sprawdzi się wszystkim, ale jest absolutnie realnym rozwiązaniem. Na przykład w przypadku Jibble zdecydowana większość naszych użytkowników nie płaci ani złotówki i nadal korzysta z ważnych funkcji rejestrowania czasu, które mają duży wpływ na zarządzanie czasem i pracą.
Pierwsza z opcji to oprogramowanie, które po prostu rejestruje czas, podczas gdy drugi program sam tworzy karty czasu pracy. Jednak biorąc pod uwagę, że prawie wszystkie programy do mierzenia czasu wysyłają zapisy do kart czasu pracy, a prawie wszystkie programy do tworzenia kart czasu pracy pobierają dane ze zmierzonego czasu, w praktyce nie ma między nimi faktycznej różnicy.
Program do mierzenia czasu pracy to szerokie pojęcie obejmujące oprogramowanie, które rejestruje czas i może być używane zarówno w przypadku pracowników stacjonarnych, jak i terenowych. Ewidencja czasu pracy i obecności to szczególne wykorzystanie mierzenia czasu pracy, w którym bierze się pod uwagę obecność pracowników i przepracowany przez nich czas. Jest ono zwykle przeznaczone dla osób pracujących w terenie, czyli na przykład na placach budowy. Zwykle nie używa się oprogramowania do ewidencji czasu pracy i obecności dla pracowników biurowych.
Oto kilka pytań i odpowiedzi dotyczących ewidencji czasu pracy i obecności.
To, czy powinieneś nagrywać ekrany swoich pracowników, jest złożonym pytaniem, na które nie ma prostej odpowiedzi. Istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę, takich jak cel nagrywania, zasady i procedury firmy oraz przepisy obowiązujące w danym kraju.
Chociaż nagrywanie ekranu ma potencjalne korzyści, takie jak poprawa przejrzystości, zwiększenie odpowiedzialności i poprawa koncentracji, ważne jest, aby rozważyć, czy jest to zgodne z podstawowymi wartościami i celami firmy.
Jeśli zdecydujesz się na nagrywanie zawartości ekranu, zachęcamy do otwartej i szczerej komunikacji z zespołem. Wyjaśnij powody, podkreśl korzyści i, co najważniejsze, poproś członków zespołu o dobrowolną zgodę. Takie rozwiązanie pomoże stworzyć środowisko pracy oparte na zaufaniu i współpracy.
W Jibble wierzymy, że najlepszym sposobem na zwiększenie produktywności jest ustalanie priorytetów zadań i projektów, a nie monitorowanie każdego ruchu pracowników przez cały dzień. Zdajemy sobie jednak sprawę, że nagrywanie ekranu może być cennym narzędziem i oferujemy je jako opcjonalną funkcję spełniającą różne potrzeby.
Ogólnie rzecz biorąc, pracodawca nie może zmusić pracownika do korzystania z aplikacji na telefonie komórkowym, chyba że jest to wyraźnie określone w umowie. Jednak w większości przypadków pracodawca i pracownik muszą zbudować pewien poziom porozumienia, aby móc skutecznie ze sobą współpracować. Poproszenie pracownika o odbieranie telefonów z pracy na swoim prywatnym telefonie oraz używanie go do monitorowania godzin pracy jest zwykle uważane za rozsądną prośbę.
Tak, jeśli prowadzi do mikrozarządzania. Nie, jeśli korzyści takie postępowania zostaną dobrze zakomunikowane. Komunikacja ta oznacza przekazanie pracownikom, w jaki sposób liczenie godzin pracy jest pożyteczne zarówno dla nich, jak i pracodawcy.
Jeśli nagrywasz ekrany swoich pracowników, nawet ich o tym nie informując, to tak, szpiegowanie jest słowem, które przychodzi do głowy. Jednak oprogramowanie do liczenia godzin pracy rzadko jest używane w ten sposób, a prawidłowo prowadzone mierzenie czasu nie powinno mieć w sobie choćby elementu szpiegostwa.
Nie ma zbyt wielu darmowych aplikacji do ewidencji czasu pracy, ale każda z nich zarabia na opłatach za opcjonalne subskrypcje.
Komunikacja jest naprawdę ważna, podobnie jak ustalanie jasnych oczekiwań. W przypadku pracowników wynagradzanych godzinowo należy wyjaśnić, że monitorowanie czasu pracy ma na celu zarówno ochronę ich interesów, jak i interesów firmy. Mierzenie czasu oznacza w praktyce, że pracownicy są uczciwie wynagradzani, a pracodawcy ponoszą uczciwe koszty. W przypadku pracowników otrzymujących stałe wynagrodzenie należy wyjaśnić potrzebę kultywowania odpowiedzialności. Menedżerowie, którzy nie wiedzą, nad czym pracują ich podwładni, zwykle nie zachodzą zbyt wysoko.
Ogólnie rzecz biorąc, nie ma sensu monitorować obecności pracowników biurowych, tj. ile godzin siedzieli przy biurku, ponieważ niewiele to daje. Często jednak warto kontrolować, na co ich godziny pracy są przeznaczane, tj. na jakie czynności, projekty lub klientów. Bez takiej podstawowej wiedzy skuteczne zarządzanie większością pracowników biurowych jest prawie niemożliwe.
Większość z nich rzeczywiście próbuje rozwiązać ten sam problem, czyli monitorować czas pracowników. Jednak każda z nich ma swój własny cel, różne integracje, mocne strony, cenę i, co być może najważniejsze, każda z nich cechuje się inną jakością wykonania. Aplikacja do liczenia godzin pracy, która utrudnia pracownikom faktyczne rejestrowanie czasu, ostatecznie spowoduje znacznie więcej problemów niż korzyści.
Oto 5 kluczowych kwestii, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze aplikacji do mierzenia czasu:
- Skorzystaj z doświadczeń innych użytkowników i przejrzyj recenzje.
- Jeśli brany pod uwagę program integruje się z aplikacjami, z których już korzystasz, zaoszczędzisz wiele czasu na synchronizacji pracowników i danych.
- Kiedy masz trudności z uzyskaniem bezpłatnej wersji próbnej lub w ogóle nie jest ona oferowana, powinieneś czuć się zaalarmowany. Jeśli dane oprogramowanie jest naprawdę dobre, jego twórcy nie będą mieli nic przeciwko, abyś je wypróbował.
- Kilkukrotnie skontaktuj się z obsługą klienta, aby ją przetestować. Kiedy pojawią się problemy, świetna obsługa klienta uratuje Ci życie, więc nie lekceważ tego aspektu.
- Wybierz aplikację, która nie zajmuje się niczym poza monitorowaniem czasu pracy. Wąska specjalizacja oznacza, że taka aplikacja wykona znacznie lepszą pracę niż ogólne rozwiązania kadrowo-płacowe.
Mierzenie czasu pracy pracowników nie jest nielegalne w żadnej jurysdykcji na świecie. Tak naprawdę w wielu, a może nawet w większości krajów rozwiniętych, mierzenie czasu pracy stało się wymagane przez prawo w celu ochrony przed przepracowaniem i zapewnienia należnego wynagrodzenia za przepracowane godziny. Brak świadomości skutkuje jednak tym, że takie przepisy rzadko bywają przestrzegane.
Istnieje takie ryzyko, ale można się przed nim obronić. Jeśli monitorujesz obecność, aby upewnić się, że pracownicy przychodzą na czas lub aby prawidłowo wypłacić wynagrodzenie, jest to koniecznym krokiem. Jeśli zaś monitorujesz czas pracowników biurowych, nagrywając ich ekrany, to już graniczy z mikrozarządzaniem. Rejestrowanie czasu ma na celu zwiększenie świadomości, jak rozlokowane są zasoby ludzkie, i jest zazwyczaj niezbędne do skutecznego zarządzania.
Od 2022 roku Tesla używa Jibble do monitorowania czasu pracy swoich pracowników.
Mikrozarządzanie pracownikami za pomocą nagrywania ekranów jest stosunkowo nowym wynalazkiem, ale koncepcja, w której przełożeni chcą poznać każdy ruch każdego pracownika, rzeczywiście należy do przeszłości. W dzisiejszych czasach nikt już się na to nie godzi. Jednak korzystanie z aplikacji do monitorowania obecności pracowników lub rejestrowanie czasu pracy w celu szerszego zrozumienia, na co wykorzystywane są godziny pracy, jest wciąż istotną częścią skutecznego zarządzania.
Pracodawcy powinni przekonać swoich pracowników, jak ważne jest korzystanie z aplikacji do liczenia godzin pracy. Nie chodzi tu bowiem o mikrozarządzanie lub szpiegowanie, ale o zapewnienie odpowiedniego rozłożenia pracy oraz identyfikację i zapobieganie poważnym przypadkom wypalenia zawodowego. Dzięki takiemu systemowi menedżerowie łatwo zauważą, że któryś z pracowników ma trudności z wykonywaniem zadań lub spędza na nie więcej czasu, ale nie robi żadnych postępów. W takiej sytuacji mogą zaprosić go na rozmowę lub zaoferować mu trochę wolnego czasu na regenerację.
Mierzenie czasu to rzeczywiście wielki biznes. Szacujemy, że obecna wartość wszystkich firm zajmujących się oprogramowaniem do monitorowania czasu wynosi około 100 miliardów dolarów i byłoby to absolutnie opłacalne dla Google Alphabet, gdyby mógł przejąć 1/3 tej kwoty.
Tak się jednak składa, że mierzenie czasu nie wchodzi w zakres zainteresowań Google, ponieważ nie pasowałoby dobrze do ich obecnej oferty produktowej. Ponadto monitorowanie czasu jest w rzeczywistości bardzo szeroką przestrzenią, z którą najlepiej radzą sobie bardziej niszowi gracze ukierunkowani na różne segmenty tego rynku. Google nie jest w stanie zrobić wszystkiego, więc ostatecznie bardzo trudno byłoby mu przejąć 1/3 udziału w rynku lub nawet zbliżyć się do tej kwoty. Jednocześnie, ponieważ ich zainteresowania leżą gdzieś indziej, wolą skupiać się na nich.
Program do planowania urlopów to narzędzie pozwalające na przyjmowanie elektronicznych wniosków urlopowych, zatwierdzanie i odrzucanie wniosków oraz monitorowanie pozostałych i przysługujących dni wolnych. W większych firmach program do zarządzania urlopami jest wręcz nieodzownym elementem systemu zarządzania personelem.
Tak, istnieje i nazywa się Jibble. Jibble jest w 100% DARMOWY dla zdecydowanej większości firm, które korzystają z bezpłatnej wersji i nie płacą za to ani złotówki. Nie muszą nawet wprowadzać danych karty kredytowej i mogą zrezygnować z użytkowania w dowolnym momencie.
Niekoniecznie, ponieważ w przypadku małych zespołów o bardzo podstawowych potrzebach kalkulator czasu pracy jest prawdopodobnie w zupełności wystarczający.
Możesz samodzielnie rejestrować godziny pracy i skorzystać z kalkulatora, aby obliczyć całkowitą liczbę godzin pracy. Nie musisz nawet zakładać konta.
Wydrukuj też szablony kart czasu pracy, aby wygodnie zapisywać czas pracy.