Contoh Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)

Surat PHK berfungsi sebagai pemberitahuan resmi bahwa karyawan telah diberhentikan dari pekerjaannya.

Lewat surat ini, perusahaan menyampaikan hari terakhir karyawan, alasan pemutusan hubungan kerja (jika ada), hak-hak yang akan diterima, serta instruksi tambahan lainnya. Dengan dikeluarkannya surat PHK, dokumentasi hukum jadi lebih jelas. Surat ini memastikan seluruh prosesnya berjalan transparan, profesional, dan saling menghargai.

Ada banyak alasan mengapa surat PHK sangat penting, di antaranya:

• Perlindungan Hukum: Menjadi bukti tertulis atas keputusan perusahaan guna menghindari risiko konflik ke depannya.
• Profesionalisme: Menunjukkan etika perusahaan dalam menjalankan prosedur HR yang adil dan transparan.
• Kejelasan bagi Karyawan: Membantu karyawan memahami hak dan kewajibannya, seperti pemberian gaji terakhir (pesangon/sisa cuti) dan pengembalian aset kantor.
• Arsip Internal: Menjadi arsip penting untuk keperluan administrasi, terutama jika ada pemberian surat peringatan atau hasil evaluasi kinerja sebelumnya.

Umumnya, surat PHK karyawan yang disusun dengan baik mencakup:

• Nama lengkap dan jabatan karyawan
• Tanggal efektif berhenti kerja
• Alasan pemberhentian (seperti performa buruk, efisiensi, atau akhir kontrak)
• Detail gaji terakhir dan hak kompensasi (seperti sisa cuti)
• Informasi pengembalian aset perusahaan
• Status kelanjutan atau penghentian tunjangan/asuransi
• Instruksi proses exit
• Kontak resmi perusahaan yang bisa dihubungi

Meski penyebabnya bisa bervariasi, kurang disiplin menjadi alasan umum karyawan dipecat. 

Biasanya, perusahaan tidak langsung mengambil tindakan drastis. Pihak manajemen akan menerbitkan surat teguran resmi terlebih dahulu agar karyawan dapat memperbaiki diri. Misalnya, perusahaan akan mengeluarkan surat peringatan mangkir kerja jika terdapat masalah absensi. Attau, karyawan akan menerima surat peringatan performa buruk apabila kinerja mereka belum mencapai target.

Namun, jika karyawan tak kunjung menunjukkan perubahan, dokumen tersebut akan dijadikan berkas pendukung yang sah dalam proses pemutusan hubungan kerja.