Kelola jadwal kerja

Buat dan kelola jadwal kerja agar timesheet dan perhitungan gaji tim selalu akurat

Jadwal Kerja adalah komponen utama untuk menghitung jam penggajian di software time tracking. Dengan adanya jadwal dan kalender hari libur, sistem akan otomatis menampilkan total waktu istirahat, pemotongan, dan lembur dalam timesheet untuk keperluan penggajian.

Timesheet Anda akan dihitung ulang untuk menyesuaikan perubahan yang dibuat pada jadwal kerja. Silakan pelajari juga cara kerja timesheet di Jibble.

Hanya pemilik tim & admin yang dapat mengatur jadwal kerja.

Mengubah pengaturan jadwal kerja

Buka Jadwal Kerja.
Pilih jadwal dari panel kiri.
Klik ikon pensil untuk mengedit.
Tentukan preferensi Anda.
Klik tombol Simpan.

Penting ❗️: Jika jadwal kerja diubah, timesheet Anda akan dihitung ulang agar selaras dengan yang terbaru.

Membuat banyak jadwal kerja

Anda dapat membuat lebih dari satu jadwal kerja untuk organisasi. Fitur ini sangat berguna jika tim Anda besar dan tersebar di berbagai wilayah atau negara.

Harus ada satu jadwal default yang ditetapkan. Jadwal yang pertama kali dibuat akan otomatis menjadi yang utama. Artinya, semua anggota baru langsung mengikuti jadwal default ini.

Prinsip ini juga berlaku untuk kalender hari libur default.

Susunan jadwal kerja

Ada tiga jenis susunan jadwal kerja yang bisa Anda pilih:

Jenis jadwal	Tetap	Fleksibel	Fleksibel mingguan
Deskripsi	Hari & waktu tetap dan ketepatan waktu ditekankan.	Hari tetap, tetapi jam kerja fleksibel selama total durasinya sesuai ketentuan.	Jam kerja fleksibel per hari selama total durasi mingguan terpenuhi.
Contoh	Senin – Jumat dari pukul 09.00 hingga 17.00	Senin – Jumat, 8 jam sehari	Senin – Jumat, 40 jam seminggu

Catatan: Untuk perhitungan Lembur di Hari Istirahat, hari-hari yang tidak dipilih dalam susunan jadwal secara otomatis dianggap sebagai waktu libur Anda.

Jam penggajian

Penting ❗️: Pengaturan ini hanya berlaku untuk jadwal kerja Tetap.

Aktifkan pengaturan ini jika Anda ingin mengizinkan karyawan clock in lebih awal dari jadwal. Dengan begitu, seluruh waktu yang tercatat sebelum jam masuk kerja akan tetap dihitung dalam penggajian.

Pengaturan ini diaktifkan secara default. Anda cukup hapus kotak centang untuk melarang pelacakan waktu sebelum jam masuk kerja.

Contoh:

Jadwal kerja tetap berjalan selama pukul 09.00 – 17.00.
Jika karyawan bekerja pukul 09.00 – 17.00 tanpa istirahat, totalnya jadi 8 jam penggajian.
Jika opsi ini diaktifkan dan Jaka masuk kerja pukul 08.30, waktu yang terlacak 30 menit sebelumnya (08.30 – 09.00) akan tetap dihitung. Dengan begitu, total jam kerja Jaka menjadi 8 jam 30 menit.
Jika opsi ini dinonaktifkan, totalnya menjadi 8 jam penggajian. Ini tidak termasuk waktu yang terlacak sebelum pukul 09.00.

Memisahkan timesheet

Penting ❗️:Kami hanya menyarankan pengaturan ini jika tim Anda bekerja shift malam melewati tengah malam.

Secara default, hari kerja ditetapkan sebagai siklus 24 jam, yang berlangsung mulai dari pukul 00.00 hingga 23.59. Pengaturan ini akan memengaruhi:

Tampilan timesheet
Perhitungan jam lembur, jika diaktifkan

Contoh:

Pisahkan timesheet pada: 09.00

Timesheet harian akan ditampilkan mulai pukul 09.00 (hari ini) hingga pukul 08.59 (hari berikutnya)
Entri waktu mulai pukul 00.00 hingga 09.00 akan tercatat pada hari sebelumnya (tanggal-1), bukan tanggal kalender saat ini

Pelajari selengkapnya tentang menyesuaikan akhir hari kerja untuk pemisahan timesheet.

Kustomisasi istirahat

Secara default, anggota bebas melacak waktu istirahat mereka. Namun, agar lebih terkontrol, Anda dapat mengustomisasi jenis istirahatnya.

Untuk membuat istirahat, Anda harus:

Durasi	Menentukan lamanya waktu setiap jenis istirahat
Slot waktu	Menentukan kapan istirahat bisa diambil

Istirahat Berbayar & Tidak Berbayar

Umumnya, jenis istirahat tidak berbayar. Meski begitu, Anda bisa menetapkan jenis istirahat berbayar. Saat memilih jenis ini, waktu istirahat yang terlacak akan masuk perhitungan jam penggajian.

Penting ❗️: Pengaturan ini berlaku untuk semua jenis istirahat kustom dalam suatu jadwal kerja. Anda harus pilih antara istirahat berbayar dan tidak berbayar untuk setiap jadwal kerja.

Pemotongan otomatis

Pemotongan otomatis umumnya digunakan ketika durasi istirahat konsisten untuk semua karyawan. Jadi, mereka tak perlu melacak sendiri.

Total jam kerja akan dipotong ketika aturan ini diaktifkan.

Untuk mengaktifkannya, Anda harus tentukan:

Durasi	Durasi spesifik yang akan dipotong dalam satu hari
Ambang batas	Total jam kerja harian agar pemotongan dapat diterapkan.

Aturan Lembur

Di Jibble, terdapat lima jenis lembur yang bisa disesuaikan. Aturan ini memudahkan Anda mengelola pembayaran upah lembur karyawan. Jika ada kewajiban hukum soal upah lembur, Anda dapat mempelajari cara menetapkannya.

Lembur Harian & Lembur Ganda Harian

Ini dua jenis lembur yang paling umum. Anda dapat menentukan ambang batas waktu atau jam kerja yang akan diperbarui secara otomatis setiap hari.

Pengaturan lembur ganda mengikuti jenis harian. Lembur ini baru bisa diaktifkan jika yang pertama sudah berlaku:

Lembur harian adalah waktu kerja tambahan yang melewati jam reguler, tetapi masih di bawah ambang batas ganda
Lembur ganda harian adalah waktu kerja tambahan yang melewati ambang batas kedua

Jika ambang batas lembur ganda ditetapkan lebih awal daripada harian (misalnya, lembur ganda dimulai pada jam ke-6, sementara harian pada jam ke-8), maka ketentuan jenis ini akan diutamakan.

Jenis ambang batas	Waktu	Jam
Direkomendasikan untuk	Jadwal tetap	Jadwal fleksibel
Cara kerjanya	Waktu yang terlacak melebihi jam reguler akan dianggap lembur	Waktu yang terlacak melebihi jam reguler akan dianggap lembur

Lembur Mingguan

Setelah jam kerja mingguan ditetapkan, waktu yang melebihi batas reguler akan otomatis dihitung sebagai lembur mingguan. Jenis ini tidak dapat diaktifkan bersamaan dengan Lembur Harian, Lembur Ganda Harian, Lembur di Hari Istirahat, dan Lembur di Hari Libur Nasional.

Satu minggu secara otomatis dihitung dari Senin hingga Minggu. Pada Pengaturan Organisasi, Anda dapat mengubah hari awal minggu.

Lembur di Hari Istirahat

Jika diaktifkan, waktu yang terlacak di luar hari kerja akan dianggap sebagai lembur di hari istirahat.

Aturan ini berlaku untuk hari-hari yang tidak dipilih dalam jadwal kerja.

Lembur di Hari Libur Nasional

Jika diaktifkan, waktu yang terlacak pada hari libur nasional akan masuk perhitungan jenis lembur ini. Pastikan Anda sudah punya kalender hari libur nasional di Pengaturan Hari Libur.

Menetapkan jadwal anggota

Semua anggota akan otomatis mengikuti jadwal kerja yang Anda buat pertama kali.

Jika ada banyak, Anda dapat menetapkan jadwal yang berbeda untuk mereka lewat tab Anggota. Ini bisa dilakukan terpisah atau sekaligus untuk anggota atau grup. Akan tetapi, setiap anggota hanya bisa mengikuti satu jadwal kerja.

Karyawan yang memiliki jadwal kerjanya sendiri tidak akan mengikuti pengaturan grupnya. Urutan prioritas penetapan jadwalnya yaitu sebagai berikut:

Penetapan individual > Penetapan grup > Penetapan default

Timesheet anggota akan dihitung sesuai aturan jadwal kerja yang berlaku bagi mereka. Baca artikel berikut ini agar Anda lebih memahami penetapan anggota.

Menetapkan lokasi jadwal

Secara default, lokasi berlaku di semua jadwal. Jadi, anggota bisa melacak waktu di lokasi mana pun, terlepas dari jadwal yang mereka ikuti.

Anda juga bisa menetapkan lokasi spesifik ke jadwal kerja agar anggotanya mengikuti pengaturan tersebut.

Klik untuk membuka kolom penetapan lokasi.
Dari kotak pop-up, ada dua tab yang muncul:
- Dipilih: Menampilkan lokasi yang telah ditetapkan.
- Semua lokasi: Menampilkan semua lokasi aktif dalam organisasi.
Pilih dari Semua lokasi. Lokasi tersebut kemudian akan muncul di tab Dipilih.
Anda bisa membatalkan pilihannya dari tab Dipilih, jika perlu.
Klik Selesai untuk menyimpan perubahan.

Pelajari selengkapnya tentang mengelola lokasi dan geofence.