Mengelola jadwal kerja

Mengatur dan mengelola jadwal kerja untuk tim Anda guna memastikan absensi dan penghitungan gaji yang akurat

Ditulis oleh Syasha

Terakhir diubah pada

19 November 2022

Jadwal Kerja adalah tulang punggung jam penggajian dalam perangkat lunak timesheet. Setelah Anda mengatur jadwal dan kalender liburan, timesheet dilengkapi dengan perhitungan waktu istirahat, potongan, dan lembur untuk mempersiapkan penggajian.

Perhatikan bahwa lembar waktu Anda akan dihitung ulang berdasarkan perubahan baru yang dibuat pada jadwal kerja Anda. Ketahui cara kerja lembar waktu di Jibble.

Fitur jadwal kerja hanya dapat digunakan oleh pemilik & admin tim .

Mengubah pengaturan jadwal kerja

Buka Jadwal Kerja.
Pilih jadwal dari panel kiri.
Klik ikon pensil untuk membuat perubahan.
Pilih preferensi Anda.
Klik tombol Simpan.

❗️Penting: Mengubah pengaturan jadwal kerja Anda akan menghitung ulang semua lembar waktu Anda untuk menyelaraskan dengan perubahan yang diperbarui.

Membuat beberapa jadwal kerja

Anda dapat membuat lebih dari satu jadwal kerja untuk organisasi Anda, terutama bermanfaat untuk tim yang lebih besar yang tersebar di berbagai wilayah atau negara.

Setelah membuat jadwal ini, Anda harus menentukan jadwal default. Jadwal awal yang dibuat secara otomatis mengasumsikan peran default ini. Akibatnya, setiap anggota baru yang ditambahkan akan secara otomatis ditugaskan ke jadwal kerja default ini.

Prinsip ini juga berlaku untuk kalender hari libur default.

Pengaturan jadwal kerja

Ada tiga jenis pengaturan jadwal kerja yang dapat dipilih:

Jenis jadwal	Tetap	Fleksibel	Fleksibel mingguan
Deskripsi	Hari & waktu sudah pasti dan ketepatan waktu sangat diutamakan.	Hari sudah pasti, tetapi waktu fleksibel selama durasi sesuai.	Waktu fleksibel per hari selama durasi total dalam seminggu sesuai.
Contoh	Senin – Jumat dari jam 9:00 pagi sampai jam 5:00 sore	Senin – Jumat, 8 jam per hari	Senin – Jumat, 40 jam per minggu

Catatan: Hari yang tidak dipilih sebagai hari kerja akan dipertimbangkan saat menghitung Lembur Hari Istirahat.

Jam penggajian

❗️ Penting: Pengaturan ini hanya berlaku untuk pengaturan jadwal kerja Tetap.

Anda dapat mengaktifkan pengaturan ini jika Anda ingin menyertakan waktu yang dilacak sebelum waktu mulai yang dijadwalkan. Ini berarti bahwa setiap waktu yang direkam sebelum waktu mulai yang ditetapkan akan dihitung sebagai jam penggajian.

Jika Anda ingin mengecualikan waktu yang dilacak sebelum waktu mulai yang dijadwalkan, Anda dapat menonaktifkan pengaturan ini. Secara default, kotak centang ini akan diaktifkan.

Contoh:

Jadwal kerja tetap dibuat dari jam 9:00 pagi – 5 sore.
Jika seorang karyawan bekerja dari jam 9:00 pagi – 5:00 sore dan tidak mengambil waktu istirahat, itu akan menambah total 8 jam kerja.
Jika kotak centang diaktifkan dan Jack masuk pada pukul 8:30 pagi, waktu yang dilacak sebelum waktu mulai yang dijadwalkan adalah 30 menit (dari pukul 8:30 pagi – 9 pagi). Setelah itu, total jam penggajian Jack akan dihitung sebagai 8 jam 30 menit.
Jika kotak centang dinonaktifkan, total jam penggajiannya akan dihitung sebagai 8 jam, tidak termasuk waktu yang dilacak sebelum jam 9 pagi.

Membagi lembar waktu

❗️ Penting: Kami hanya menyarankan untuk mengubah pengaturan ini jika tim Anda bekerja hingga tengah malam dengan shift malam.

Secara default, hari didefinisikan sebagai siklus 24 jam dari pukul 00:00 hingga 23:59. Hal ini akan mempengaruhi:

Bagaimana lembar waktu ditampilkan
Perhitungan jam lembur, jika aturan dikonfigurasi

Contoh:

Split timesheets at: 9:00 am

Lembar waktu harian akan ditampilkan mulai dari pukul 09:00 (hari ini) hingga pukul 08:59 (hari berikutnya)
Entri waktu dari pukul 12:00 hingga 09:00 akan dicatat pada hari sebelumnya (tanggal-1), bukan pada tanggal kalender

Untuk informasi lebih lanjut, lihat artikel kami tentang menyesuaikan hari kerja akhir Anda untuk membagi lembar waktu.

Istirahat khusus

Secara default, anggota dapat melacak waktu istirahat dengan bebas. Namun, Anda dapat membuat waktu istirahat khusus untuk melakukan kontrol yang lebih besar atas durasi dan waktunya.

Ketika membuat jeda, Anda akan diminta untuk mengonfigurasi:

Durasi	Menentukan durasi setiap jeda
Slot waktu	Menentukan waktu tertentu kapan istirahat harus diambil

Istirahat Berbayar & Tidak Berbayar

Dalam praktiknya, waktu istirahat umumnya tidak dibayar. Namun, jika Anda lebih suka menetapkannya sebagai waktu istirahat berbayar, Anda memiliki opsi untuk melakukannya. Ketika memilih waktu istirahat berbayar, waktu yang dilacak selama istirahat akan diperhitungkan ke dalam jam penggajian.

Pemotongan otomatis

Pemotongan otomatis biasanya digunakan ketika durasi istirahat konsisten untuk semua karyawan, sehingga tidak perlu pelacakan manual oleh anggota.

Ketika pengurangan otomatis terjadi, total jam yang dilacak akan dikurangi.

Saat membuat deduksi, Anda harus mendefinisikannya:

Durasi	Jumlah waktu tertentu untuk dikurangi dari satu hari
Ambang batas	Durasi kerja harian minimum yang diperlukan agar pemotongan dapat diterapkan.

Aturan Lembur

Jika organisasi Anda memberikan kompensasi untuk tenaga kerja lembur, Anda dapat menjelajahi lima aturan lembur yang berbeda yang tersedia di Jibble. Selain itu, jika persyaratan hukum mewajibkan penetapan tarif lembur untuk upah lembur, Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang pengaturan tarif lembur.

Lembur Harian & Lembur Ganda Harian

Ini adalah jenis jam lembur yang paling umum. Anda dapat mengonfigurasinya menggunakan ambang batas waktu atau jam yang disetel ulang setiap hari.

Lembur ganda harian tergantung pada lembur harian dan hanya dapat diaktifkan jika lembur harian diaktifkan:

Lembur harian adalah waktu reguler tambahan yang dilacak di luar ambang batas awal tetapi di bawah ambang batas ganda harian kedua
Lembur ganda harian adalah waktu reguler tambahan yang dilacak setelah ambang batas kedua

Jika ambang batas untuk lembur ganda harian ditetapkan ke ambang batas sebelum lembur harian, misalnya lembur harian ganda dimulai setelah 6 jam sementara lembur harian dimulai setelah 8 jam, ambang batas lembur harian ganda akan menimpa lembur harian.

Jenis ambang batas	Waktu	Jam
Direkomendasikan untuk	Jadwal tetap	Jadwal yang fleksibel
Bagaimana cara kerjanya	Di luar waktu yang ditentukan, waktu yang dilacak akan dikategorikan sebagai lembur	Di luar jumlah jam yang ditentukan, waktu yang dilacak akan dikategorikan sebagai lembur

Lembur Mingguan

Setelah sejumlah jam tertentu dicatat dalam seminggu, setiap jam reguler tambahan akan diklasifikasikan sebagai lembur mingguan. Saat ini, lembur mingguan tidak dapat diaktifkan bersamaan dengan Lembur Harian, Lembur Ganda Harian, Lembur Hari Istirahat, dan Lembur Hari Libur Nasional.

Secara default, satu minggu dianggap dari Senin hingga Minggu. Anda dapat mengubah hari mulai dalam seminggu di Pengaturan Organisasi.

Lembur Hari Istirahat

Jika diaktifkan, setiap waktu yang dilacak pada hari yang bukan hari kerja dianggap sebagai lembur hari istirahat.

Hari istirahat secara otomatis dikonfigurasikan jika jatuh pada hari yang tidak dipilih sebagai hari kerja dalam pengaturan jadwal kerja.

Lembur Hari Libur Nasional

Jika diaktifkan, setiap waktu yang dilacak pada hari libur nasional dianggap sebagai lembur hari libur nasional. Pastikan Anda memiliki kalender hari libur yang diatur di bawah Pengaturan Hari Libur untuk menggunakan aturan ini.

Menugaskan anggota ke jadwal

Setelah membuat jadwal pertama Anda, jadwal tersebut akan diterapkan secara otomatis ke semua anggota.

Jika ada beberapa jadwal, anggota dapat ditugaskan kembali ke jadwal yang berbeda melalui tab Orang. Anda akan memiliki opsi untuk menugaskan anggota atau grup, baik secara individual maupun secara massal. Penting untuk dicatat bahwa setiap anggota hanya dapat menjadi bagian dari satu jadwal.

Dalam situasi di mana sebuah kelompok ditugaskan untuk satu jadwal dan seorang anggota dalam kelompok tersebut ditugaskan untuk jadwal lain, jadwal yang ditugaskan secara individual akan diprioritaskan. Hirarki penugasan adalah sebagai berikut:

Tugas individu > Tugas kelompok > Tugas default

Perhitungan timesheet untuk setiap anggota akan disesuaikan dengan pengaturan jadwal kerja yang ditugaskan kepada mereka. Untuk informasi lebih lanjut, lihat panduan kami tentang memahami penugasan anggota.

Menetapkan lokasi ke jadwal

Secara default, lokasi dapat digunakan di semua jadwal, sehingga anggota dapat melacak waktu di lokasi mana pun, terlepas dari jadwal yang ditetapkan.

Untuk menerapkan otorisasi lokasi bagi anggota berdasarkan jadwal yang ditugaskan, Anda dapat menetapkan lokasi tertentu ke jadwal kerja.

Klik untuk membuka bidang penetapan lokasi.
Pop-up dengan dua tab akan muncul:
- Dipilih: Menampilkan lokasi yang saat ini ditetapkan.
- Semua lokasi: Menampilkan semua lokasi aktif dalam organisasi.
Pilih lokasi dari Semua lokasi. Lokasi yang dipilih kemudian akan muncul di tab Selected.
Anda dapat membatalkan pemilihan lokasi dari tab Selected jika diperlukan.
Klik Selesai untuk menyimpan perubahan.

Untuk informasi lebih lanjut, lihat panduan kami tentang mengelola lokasi dan pagar geografis.