Modèle de lettre de prise de poste

Une lettre de prise de poste est un document formel soumis par un nouvel employé juste avant son premier jour de travail. Elle confirme la date d’entrée en fonction, les informations de rattachement hiérarchique et l’adhésion aux politiques et responsabilités de l’entreprise.

Alors qu’une lettre d’acceptation de proposition d’embauche confirme qu’un candidat accepte une offre, une lettre de prise de poste va plus loin. Elle marque formellement le début de la relation de travail et devient un élément des dossiers RH.

Une lettre de prise de poste est importante puisqu’elle est une preuve officielle de la date de prise de poste d’un employé, de son responsable hiérarchique ainsi que de son engagement à accomplir ses fonctions conformément aux règles de l’entreprise.

Pour le service RH, ce document est également pratique. Il facilite la finalisation des étapes d’intégration, telles que la rémunération, les avantages sociaux et la mise à jour des systèmes internes. Une lettre de prise de poste signée évite toute confusion quant aux dates d’entrée en fonction et garantit une entente entre l’employeur et l’employé dès le premier jour.

Un modèle standard de lettre de prise de poste comprend généralement :

• Le nom complet et les coordonnées de l’employé
• L’intitulé du poste et le service
• La référence à l’offre initiale ou à la lettre de promesse d’embauche
• La date d’entrée en fonction et le lieu de travail
• La confirmation de la prise de fonction le premier jour
• La déclaration d’engagement envers les responsabilités et les règles de l’entreprise

Ce format permet de simplifier la lettre tout en garantissant que tous les détails essentiels sont documentés.

Elle est généralement envoyée juste avant le premier jour de travail, mais certaines entreprises la reçoivent quelques jours plus tôt, les RH peuvent ainsi finaliser les démarches liées à la rémunération et aux avantages sociaux.

Une lettre d’embauche est émise par l’employeur pour confirmer une offre. Une lettre de prise de poste est rédigée par l’employé pour confirmer les modalités liées à ses fonctions et à son arrivée.