L'utilisation efficace du suivi du temps dans une entreprise de conseil

Written by Muhammad Bulbulia

avril 16th 2024

Bonjour, je suis Muhammad, ingénieur en mécanique, consultant, chef de projet et universitaire. Jongler avec de multiples projets et responsabilités dans le cadre du travail, de l’université et des engagements familiaux est décourageant. J’ai découvert qu’une gestion efficace du temps est essentielle pour rester productif. Je suis convaincu que tout le monde est capable d’accomplir des choses incroyables et qu’une gestion intelligente du temps est essentielle pour obtenir des résultats phénoménaux.

Vue d’ensemble

Si vous avez déjà travaillé en entreprise, vous savez que la plupart des entreprises utilisent une forme ou une autre de suivi du temps et de la présence. J’ai travaillé dans des entreprises de conseil au cours des dix dernières années. J’ai vu des registres de présence, des horloges de travail, des contrôles d’accès par cartes ou systèmes biométriques, des cartes de travail, des entrées manuelles de feuilles de temps, des tableaux d’affichage pour les employés, des suivis numériques des temps, des systèmes RFID, des systèmes GPS, ainsi que des combinaisons et des variations de ces méthodes.

Cela fait beaucoup de systèmes, n’est-ce pas ? Les systèmes modernes de suivi du temps sont capables de surveiller et de faire des rapports en temps réel sur les activités des employés, générant ainsi une grande quantité de données de suivi du temps. Cet article explore la manière dont les données de suivi du temps peuvent être utilisées par les entreprises de conseil pour obtenir des informations significatives sur les performances des employés, contribuer aux opérations commerciales et fournir des logiciels permettant une gestion efficace des projets.

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Pen held in hand filling out paper time sheet

Cet article couvre:

 

Que sont les indicateurs de performance des employés?

Les indicateurs de performance des salariés sont des mesures de la performance des salariés. En fonction de la description de leur poste, divers aspects de la performance d’un employé peuvent être évalués, tels que

  • La qualité du travail d’un employé.
  • Le nombre de produits livrés par un employé.
  • La rapidité avec laquelle l’employé accomplit ses tâches.
  • La cohérence de la production d’un employé.
  • La « combinaison » des tâches effectuées par un employé.
  • Le niveau d’engagement du salarié.

À partir de ce qui précède, des mesures quantitatives et temporelles des performances des employés peuvent être élaborées et évaluées à l’aide des données des systèmes de suivi du temps des employés. D’autres mesures, telles que les performances qualitatives, peuvent également être évaluées à l’aide des données de suivi du temps, à condition de réfléchir à la mise en place correcte du système de suivi du temps.

Les deux mesures de la performance des employés qui seront abordées dans cet article sont la productivité des employés et l’utilisation des employés.

Comment la productivité des employés est-elle déterminée?

La productivité d’un employé est une mesure de l’efficacité avec laquelle il convertit un intrant en un extrant souhaité. Dans le contexte du travail de conseil, les données utilisées correspondent au temps et aux activités de l’employé, et les résultats obtenus correspondent à un projet ou à un produit livrable (dont la qualité est satisfaisante). Avec des données de suivi du temps des employés, il est facile d’évaluer la productivité des employés. Par exemple, nous pouvons évaluer la productivité des rédacteurs A et B de la manière suivante :

Si le dessinateur A prend 28 heures pour produire 10 dessins, sa productivité peut être calculée comme suit:

10 / 28 = 0,36 dessin par heure.

Si le dessinateur B prend 22 heures pour produire 7 dessins, sa productivité peut être calculée comme suit :

7 / 22 = 0,32 dessin par heure.

Sur la base de ce qui précède, nous concluons que le dessinateur A est plus productif que le dessinateur B.

La méthode décrite ci-dessus est simplifiée et peut s’avérer plus complexe dans un scénario réel. Par exemple, il peut être nécessaire de prendre en compte le type de dessins sur lesquels chaque ressource travaille pour s’assurer que la comparaison entre eux est valable.

Pour une meilleure compréhension, des facteurs tels que le temps de retravail et de révision des dessins peuvent être inclus dans le calcul, ce qui nous permet de prendre en compte le temps écoulé entre la première ébauche et l’édition d’un dessin, et d’évaluer la productivité de l’employé en conséquence.

Pourquoi les entreprises devraient-elles mesurer la productivité de leurs employés?

Les logiciels modernes de suivi du temps permettent d’effectuer un large éventail de calculs de la productivité des employés, car ils fournissent une entrée de données précises sur le temps des employés liées à des activités et des tâches spécifiques, qui peuvent être davantage adaptées aux processus et aux flux de travail spécifiques d’une entreprise. En d’autres termes, la productivité des employés peut être évaluée pour différentes tâches :

  • La productivité des employés peut être évaluée pour différentes tâches, équipes et projets. Les niveaux de productivité élevés et faibles peuvent être identifiés.
  • Les mesures de la productivité des employés peuvent être utilisées pour déterminer quels employés sont les plus productifs dans des tâches spécifiques.
  • Le travail spécifique à une tâche peut être confié à des employés compétents lorsqu’ils sont confrontés à un délai serré.
  • Les entreprises peuvent déterminer quels employés sont les moins productifs pour certaines tâches et planifier la formation en conséquence.
  • Les forces et les faiblesses des employés peuvent être analysées avant de leur confier de nouvelles tâches ou des projets adaptés à leurs capacités.

L’utilisation des employés est un autre indicateur de performance utile pour les entreprises de conseil.

Comment détermine-t-on l’utilisation des employés?

L’utilisation des employés est une mesure du temps qu’un employé consacre à un travail facturable. Elle est souvent exprimée en pourcentage et est calculée par rapport à une période donnée. Pour calculer le taux d’utilisation des salariés, vous devez connaître le nombre d’heures travaillées au cours d’une période donnée et le nombre d’heures consacrées à des tâches facturables au cours de la même période. Voici un exemple de la manière de déterminer le taux d’utilisation des salariés :

Si l’employé A travaille 45 heures au cours d’une semaine donnée et consacre 36 de ces heures à du travail facturable, le taux d’utilisation de l’employé A pour cette semaine est de 36 / 45 = 0,80. En supposant que le même employé ait travaillé 2000 heures au total au cours de l’année, et qu’il ait consacré 1700 heures à du travail facturable, le taux d’utilisation de l’employé pour l’année serait de 1700/2000 = 0,85.

Pourquoi les entreprises devraient-elles mesurer l’utilisation des employés?

Les entreprises de conseil fixent généralement des taux d’utilisation cibles pour leurs employés sur la base des heures facturables nécessaires pour maintenir la rentabilité, tout en tenant compte du temps consacré à des tâches non facturables. Les taux d’utilisation visés varient en fonction de l’industrie, de l’entreprise, de l’unité opérationnelle et du rôle du salarié ; par exemple, le personnel administratif, financier et de gestion peut consacrer une grande partie de son temps à des tâches qui ne sont pas facturables.

Connaître les taux d’utilisation des employés permet à une entreprise de fixer des tarifs rentables pour les services, de rémunérer les employés de manière équitable et de déterminer si les employés sont surchargés ou sous-employés. Les taux d’utilisation des employés peuvent être utilisés pour comparer les performances d’employés ayant des rôles similaires dans une entreprise, ou pour comparer les employés au sein d’équipes spécifiques ou affectés à des projets spécifiques.

D’autres mesures peuvent être dérivées du taux d’utilisation, notamment le taux d’utilisation de la capacité (qui correspond à l’utilisation d’un employé moyen), le taux d’utilisation idéal et le taux de facturation optimal. Ces mesures offrent un aperçu précieux des performances et de la rentabilité d’une entreprise.

Existe-t-il d’autres façons d’utiliser les données de suivi du temps?

Oui, il y en a bien d’autres ! Le logiciel de suivi du temps peut fournir des informations utiles telles que :

  • Des détails sur les présences et la ponctualité de l’employé ou de l’équipe.
  • Informations sur l’absentéisme.
  • Le nombre d’heures normales et d’heures supplémentaires travaillées.

Ces informations sont faciles à déterminer et peuvent être analysées et filtrées au niveau de l’employé, de l’équipe, du projet, du département ou de l’organisation. Une représentation graphique de ces données permet de dégager facilement des tendances. Par exemple, la direction peut découvrir qu’un employé ou une équipe en particulier fait systématiquement beaucoup d’heures supplémentaires ou affiche régulièrement des taux d’absentéisme élevés.

Lors de l’évaluation des indicateurs de performance des employés, il est important d’établir une mesure de référence pour permettre une comparaison avec un point de référence déterminé. La base sert de point de référence ou d’étalon de performance ; il peut s’agir d’une norme industrielle ou d’une norme propre à l’entreprise ou à l’unité opérationnelle.

Grâce à la grande quantité de données disponibles dans les systèmes de suivi du temps des employés, les entreprises peuvent concevoir une base de données d’indicateurs relatifs aux employés et aux projets. Au fur et à mesure que la base de données s’étoffe, l’entreprise a accès à des données historiques, actuelles et en temps réel liées à des tâches, des clients ou des types de travail spécifiques. Ces données peuvent être utilisées pour faciliter l’exécution de nombreuses tâches, par exemple :

  • Les données peuvent être utilisées pour déterminer rapidement le coût d’un projet.
  • Les délais d’exécution des tâches peuvent être ponctuels.
  • L’affectation des ressources peut être optimisée en fonction des budgets et des délais des projets.
  • Une base de données des indicateurs de performance des employés pourrait s’avérer utile pour développer des indicateurs de base spécifiques à une entreprise.

Vous pensez peut-être que nous sommes en train de conclure, MAIS, attendez! Nous n’avons pas encore terminé. Il existe d’autres façons d’utiliser les données de suivi du temps.

Savez-vous comment les clients sont facturés pour le travail de consultation?

Pour les entreprises de conseil, les accords de rémunération avec les clients sont généralement basés sur des honoraires fixes ou sur le temps et le matériel (ou un système hybride comprenant des éléments des deux – ignorons ce cas pour l’instant). Dans le cas d’un contrat à honoraires fixes :

  • L’effort (c’est-à-dire le coût) pour réaliser le travail est estimé. Cela comprend les coûts directs, indirects et généraux.
  • Une marge bénéficiaire est ajoutée au coût estimé pour réaliser le travail.
  • Le montant total des honoraires, comprenant tous les coûts et la marge bénéficiaire appropriée, est communiqué au client.
  • Il est également possible d’utiliser un modèle de tarification basé sur la valeur pour parvenir à une proposition d’honoraires (ce modèle prend en compte la valeur du travail plutôt que l’élément de coût).

Dans le cas d’un contrat à honoraires fixes, le client paie les honoraires fixés, quel que soit l’effort réel nécessaire à la réalisation du travail. Si vous pouvez effectuer le travail plus rapidement ou à moindre coût, vous réalisez un bénéfice plus important.

Dans le cas d’un contrat basé sur le temps, les règles suivantes s’appliquent :

  • Le devis est basé sur un taux horaire ou journalier.
  • Le client est facturé pour le nombre exact d’heures travaillées.
  • Les dépenses matérielles peuvent également être incluses, en fonction de la nature du travail à effectuer et des détails de l’accord.
  • Une liste de tarifs est généralement proposée, car les tarifs varient en fonction du type et du niveau des ressources.
  • Les tarifs proposés au client tiennent déjà compte du coût de l’exécution du travail et d’une marge bénéficiaire appropriée.

Revenons à nos moutons…

Comment les données de suivi du temps sont-elles utilisées pour la facturation des clients?

Pour les contrats basés sur le temps, le logiciel de suivi du temps peut aider directement à générer des factures précises et à facturer les clients en fonction du temps réel passé sur les projets.

Le logiciel peut être utilisé pour fournir une ventilation détaillée des tâches et activités auxquelles le temps a été consacré, par quelle ressource et à quel taux, ce qui permet d’éviter tout litige concernant la facturation et de garantir que l’entreprise est payée ponctuellement et avec précision. Il est important que le système de suivi du temps soit intégré au système de paie, ce qui permet une facturation en toute transparence aux clients.

Dans le cas des contrats à honoraires fixes, l’entreprise reçoit un montant fixe, quel que soit le temps de réalisation du projet. Dans ce cas, les données de suivi du temps ne sont pas utilisées directement pour la facturation, mais servent plutôt à suivre les coûts du projet, à évaluer et à gérer la santé financière et la rentabilité d’un projet. Les paiements partiels d’honoraires peuvent être liés à des étapes du projet. Les systèmes de suivi du temps peuvent être utilisés pour suivre l’achèvement des tâches et déclencher des jalons pour la facturation au client.

Les données de suivi du temps peuvent également être utilisées pour fixer le prix d’un nouveau travail.

Comment les entreprises de conseil doivent-elles fixer le prix des nouveaux projets?

Les entreprises de conseil sont tenues de fixer des prix pour les services qu’elles proposent à leurs clients, soit en établissant directement un devis pour un projet, soit en faisant une offre à des concurrents pour de nouveaux travaux. Les contrats basés sur le temps représentent un faible risque lorsqu’il s’agit de fixer le prix d’un nouveau travail, étant donné que les coûts et les marges bénéficiaires sont déjà incorporés dans les taux proposés pour le projet. Les contrats à honoraires fixes présentent un risque plus élevé, car les marges bénéficiaires varient en fonction de l’effort (temps et ressources) nécessaire pour mener à bien un projet. Malheureusement, l’effort nécessaire à la réalisation d’un projet n’est pas connu au moment de l’établissement du prix. Avec l’aide des données de suivi du temps, l’approche suivante peut être utilisée pour fixer le prix d’un travail à forfait.

Comment fixer le prix d’un travail à forfait à l’aide des données de suivi du temps?

  • Élaborer un cahier des charges pour le projet, sur la base du cahier des charges du client ou des réunions de cadrage.
  • En fonction de la complexité du projet, décomposer le cahier des charges en phases, activités, tâches et produits livrables.
  • Les données historiques de suivi du temps peuvent être utilisées pour estimer le temps nécessaire à la réalisation des tâches et des produits livrables, fournissant ainsi une estimation avisée de l’effort nécessaire à l’achèvement d’un travail.
  • Des mesures d’utilisation et de productivité des employés peuvent être utilisées pour s’assurer que le calcul des coûts est basé sur la production estimée des ressources ou des équipes proposées.
  • Les coûts tels que les frais généraux et les coûts opérationnels doivent être inclus dans l’analyse.
  • Une fois le coût du projet établi, une marge bénéficiaire appropriée peut être ajoutée. Les entreprises ont généralement des marges bénéficiaires fixes pour leur travail, en fonction du client et du type de travail effectué.

Voici un exemple de la manière de fixer le prix d’un travail à honoraires fixes

Un client a demandé des services d’ingénierie structurelle pour la conception d’un nouvel entrepôt.

Il s’agit d’un projet courant réalisé par votre entreprise. Pour établir un devis pour ce projet, vous pouvez analyser les données historiques de suivi du temps pour les projets réalisés pour le même client, ainsi que pour les projets liés aux services d’ingénierie structurelle et à la conception d’un entrepôt.

Si les données disponibles sont suffisantes (c’est-à-dire si votre entreprise a développé une base de données de projets), nous pouvons classer les projets par ordre de priorité en fonction de certains paramètres, par exemple la taille de l’entrepôt, le type d’entrepôt, l’emplacement de l’entrepôt ou les conditions géotechniques.

Les données historiques de suivi du temps peuvent être utilisées pour fournir une estimation du temps nécessaire à la réalisation du nouveau projet, fournir une ventilation des activités, des tâches et des jalons du projet, ainsi que proposer des ressources et des équipes adaptées à chaque tâche. Ces informations peuvent être utilisées pour estimer les coûts du projet et, en fin de compte, serviront de base à l’offre faite au client.

Des logiciels peuvent être développés pour simplifier et automatiser les processus décrits ci-dessus.

Le dernier cas d’utilisation que nous allons examiner aujourd’hui est l’utilisation des données de suivi du temps pour la gestion de projets.

Les systèmes de suivi du temps peuvent-ils aider à gérer les projets?

Sans aucun doute. En associant un logiciel de suivi du temps des employés en temps réel à des outils de gestion de projet, les gestionnaires de projet disposent d’informations ponctuelles sur l’état d’avancement d’un projet. Ils peuvent ainsi suivre la réalisation du projet et ajuster l’affectation des ressources et les budgets si nécessaire.

Si un projet prend du retard, les systèmes de suivi du temps intégrés aux outils de gestion de projet permettent au chef de projet de facilement :

  • Enquêter sur les taux de productivité et d’utilisation des employés.
  • Déterminer la cause des retards du projet, en comparant le calendrier du projet aux données de suivi du temps et aux résultats du travail.
  • Décider d’affecter des ressources supplémentaires à la phase actuelle ou future d’un projet, ou d’ajuster les calendriers et les étapes du projet en conséquence.
  • Prévoir l’impact des décisions de gestion de projet avant de décider de leur mise en œuvre.

Voici un exemple d’utilisation du suivi du temps dans le cadre de la gestion de projet

Un logiciel de suivi du temps des employés peut également être utilisé pour évaluer la situation financière d’un projet, comme le montre le scénario ci-dessous.

Prenons l’exemple du projet de conception d’un entrepôt dont il a été question précédemment. Un contrat d’honoraires fixes de 100 000 dollars a été conclu avec le client pour ce projet. Le projet devait durer cinq mois, à raison de 16 000 dollars par mois pour l’entreprise. Si tout se déroule comme prévu (ce qui n’arrive jamais!), le coût total du projet pour cinq mois est de 5 x 16 000€ = 80 000€; et l’entreprise réalise un bénéfice de 100 000 – 80 000€ = 20 000€ pour le projet.

Trois mois après le début du projet, les coûts du projet sont évalués à l’aide des données de suivi du temps des employés (pour simplifier, nous supposerons que seuls les coûts des employés sont applicables au projet, sans tenir compte des autres coûts opérationnels et des frais généraux). Les données de suivi du temps révèlent que des coûts salariaux de 20 000€, 25 000€ et 25 000€ ont été encourus au cours des trois premiers mois du projet. Le total s’élève à 70 000 euros et représente 70% du budget du projet qui a été épuisé en trois mois. Il s’agit là d’un signal d’alarme qui justifie un examen plus approfondi de la situation financière du projet.

Si la tendance se poursuit avec des coûts similaires au cours des deux prochains mois, le projet représentera une perte pour l’entreprise. En revanche, il se peut que le projet soit sur le point d’être achevé dans les prochaines semaines et qu’il génère ainsi un bénéfice.

Et voilà, nous avons utilisé les données de suivi du temps pour gérer un projet comme un champion.

Réflexions finales

En tant que consultant, une gestion efficace du temps est un logiciel essentiel pour optimiser la productivité, atteindre les objectifs et garder une longueur d’avance sur les concurrents. Les systèmes de suivi du temps des employés offrent une valeur ajoutée et des informations ponctuelles de différentes manières au sein d’une entreprise de conseil.

Les entreprises devraient exploiter la puissance des logiciels de suivi du temps des employés ; s’assurer que leur système de suivi du temps possède les fonctionnalités requises et qu’il est facilement intégrable à d’autres logiciels tels que les ERP et les logiciels de gestion de projet. Cela permettra de mieux comprendre les performances des employés, des projets et de l’organisation, et permettra aux gestionnaires et aux directeurs d’identifier les domaines à améliorer dans le cadre des projets et des activités de l’entreprise.