Jeśli kiedykolwiek pracowałeś w środowisku korporacyjnym, wiesz, że w większości organizacji stosowana jest jakaś forma ewidencji czasu pracy i obecności.
Przez ostatnią dekadę pracowałem w organizacjach konsultingowych. Widziałem listy obecności, rejestrowanie przychodzenia i wychodzenia z pracy, kontrolę dostępu za pomocą kart lub systemów biometrycznych, karty pracy, ręczne wprowadzanie czasu pracy, fizyczne tablice, cyfrową ewidencję czasu pracy, systemy RFID, systemy GPS oraz kombinacje i odmiany tych metod.
To sporo systemów, prawda? Nowoczesne programy do rejestracji czasu pracy są w stanie monitorować i raportować działania pracowników w czasie rzeczywistym, generując przy tym dużą ilość danych.
W tym artykule zbadamy, w jaki sposób dane ewidencji czasu pracy mogą być wykorzystywane przez organizacje konsultingowe w celu uzyskania znaczącego wglądu w wydajność pracowników, pomocy w operacjach biznesowych i zapewnienia narzędzi umożliwiających efektywne zarządzanie projektami.
.
Spis treści:
- Czym są wskaźniki wydajności pracy?
- Jak ocenia się produktywność pracowników?
- Dlaczego organizacje powinny mierzyć produktywność pracowników?
- Jak ocenia się wykorzystanie czasu pracy pracowników?
- Dlaczego organizacje powinny mierzyć wykorzystanie czasu pracy?
- Czy istnieją jeszcze inne sposoby wykorzystania danych z ewidencji czasu?
- Czy wiesz, w jaki sposób klienci są rozliczani za usługi konsultingowe?
- W jaki sposób dane z ewidencji czasu są wykorzystywane do fakturowania klientów?
- Jak organizacje konsultingowe powinny wyceniać nową pracę?
- Czy systemy ewidencji czasu mogą pomóc w zarządzaniu projektami?
- Podsumowanie
Czym są wskaźniki wydajności pracy?
Wskaźniki wydajności pracy są miarami wydajności pracowników. W zależności od zakresu obowiązków ocenie mogą podlegać różne aspekty wydajności pracownika, takie jak:
- jakość pracy,
- liczba wytwarzanych produktów,
- szybkość wykonywania zadań,
- spójność wyników,
- zróżnicowanie wykonywanej pracy,
- poziom zaangażowania pracownika.
Z powyższego wynika, że ilościowe i oparte na czasie wskaźniki wydajności pracowników mogą być ewaluowane przy użyciu danych z systemów rejestracji czasu pracy. Inne wskaźniki, takie jak wyniki jakościowe, również mogą być oceniane na podstawie danych z systemu ewidencji czasu pracy, pod warunkiem że system ten zostanie prawidłowo skonfigurowany.
Dwa wskaźniki wydajności pracowników, które zostaną omówione w tym artykule, to produktywność i wykorzystanie czasu pracy pracowników.
Jak ocenia się produktywność pracowników?
Produktywność jest miarą tego, jak skutecznie pracownik przekształca wkład w pożądane wyniki. W kontekście pracy konsultingowej wkład odnosi się do czasu i wysiłku pracownika, a wynik odnosi się do produktu lub rezultatu (o wymaganej jakości). Posiadając dane ewidencji czasu pracy, można łatwo ocenić produktywność pracowników.
Na przykład, możemy ocenić produktywność kreślarzy A i B w następujący sposób:
Jeśli kreślarz A potrzebuje 28 godzin na wykonanie 10 rysunków, jego produktywność można obliczyć jako:
10 / 28 = 0,36 rysunku na godzinę
Jeśli kreślarz B potrzebuje 22 godzin na wykonanie 7 rysunków, jego produktywność można obliczyć jako:
7 / 22 = 0,32 rysunku na godzinę
Na podstawie powyższego wnioskujemy, że kreślarz A jest bardziej produktywny niż kreślarz B.
Przedstawiona powyżej metoda jest uproszczona i może być bardziej złożona w rzeczywistym scenariuszu. Na przykład, czasem musimy wziąć pod uwagę rodzaj rysunków, nad którymi pracuje każdy z talentów, aby upewnić się, że porównanie między nimi jest miarodajne.
Aby uzyskać głębszy wgląd, w obliczeniach można uwzględnić takie czynniki, jak czas przeróbek i rewizji rysunku, co pozwoli nam wziąć pod uwagę czas potrzebny od pierwszego szkicu do ostatecznego rysunku i odpowiednio ocenić produktywność pracowników.
Dlaczego organizacje powinny mierzyć produktywność pracowników?
Nowoczesny program do ewidencji czasu pracy umożliwia wykonywanie szerokiego zakresu obliczeń produktywności pracowników, ponieważ zapewnia dokładne pomiary czasu pracy powiązane z określonymi działaniami i zadaniami, które mogą być dodatkowo dostosowane do konkretnych procesów i przepływów pracy w organizacji. Oznacza to, że:
- Produktywność pracowników może być oceniana w odniesieniu do różnych zadań, zespołów i projektów. Można zidentyfikować zarówno wysoki, jak i niski poziom produktywności.
- Mierniki produktywności pracowników mogą być wykorzystywane do oceny, którzy pracownicy są najbardziej produktywni w określonych zadaniach.
- W obliczu napiętych terminów, praca związana z konkretnym zadaniem może zostać przydzielona bardziej wydajnym pracownikom.
- Organizacje mogą określić, którzy pracownicy są najmniej produktywni w określonych zadaniach i odpowiednio zaplanować szkolenia.
- Mocne i słabe strony pracowników mogą zostać przeanalizowane przed przydzieleniem im nowej pracy lub projektów, które będą odpowiadać ich możliwościom.
Innym przydatnym wskaźnikiem wydajności dla organizacji konsultingowych jest wykorzystanie czasu pracy pracowników.
Jak ocenia się wykorzystanie czasu pracy pracowników?
Wykorzystanie czasu pracy jest miarą ilości czasu spędzanego przez pracownika na pracy podlegającej rozliczeniu. Wskaźnik ten jest często wyrażany w procentach i obliczany w odniesieniu do danego okresu.
Aby obliczyć wskaźnik wykorzystania czasu pracy, należy znać liczbę godzin przepracowanych w danym okresie oraz liczbę godzin spędzonych na pracy podlegającej rozliczeniu w tym samym okresie. Poniżej znajduje się przykład, jak określić wykorzystanie czasu pracy pracownika:
Jeśli pracownik A pracuje 45 godzin w danym tygodniu i spędza 36 z tych godzin na pracy podlegającej rozliczeniu, wskaźnik wykorzystania czasu pracownika A w tym tygodniu wyniesie 36/45 = 0,80.
Zakładając, że ten sam pracownik przepracował łącznie 2000 godzin w ciągu roku i spędził 1700 godzin na pracy podlegającej rozliczeniu, wskaźnik w ciągu roku wyniósłby 1700/2000 = 0,85.
Dlaczego organizacje powinny mierzyć wykorzystanie czasu pracy?
Organizacje konsultingowe zazwyczaj ustalają docelowe wskaźniki wykorzystania czasu dla swoich pracowników na podstawie liczby godziny rozliczeniowych wymaganych do utrzymania rentowności, przy jednoczesnym uwzględnieniu czasu spędzonego na pracy niepodlegającej rozliczeniu.
Docelowe wskaźniki wykorzystania będą się różnić w zależności od branży, organizacji, jednostki biznesowej i roli pracownika; na przykład personel administracyjny, finansowy i zarządzający może spędzać dużą część czasu na pracy, która nie podlega rozliczeniu.
Znajomość wskaźników wykorzystania pracowników umożliwia organizacji ustalenie opłacalnych stawek za usługi, sprawiedliwe wynagradzanie pracowników i określenie, czy pracownicy są przepracowani.
Wskaźniki wykorzystania czasu pracy mogą być używane do porównywania wydajności pracowników o podobnych rolach w organizacji lub do porównywania pracowników w ramach określonych zespołów lub przypisanych do określonych projektów.
Dodatkowe metryki mogą być wyprowadzone ze wskaźnika wykorzystania i obejmują wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych (który jest wykorzystaniem dla przeciętnego pracownika), idealny wskaźnik wykorzystania i optymalny wskaźnik rozliczeń. Takie wskaźniki oferują cenny wgląd w wydajność i rentowność organizacji.
Czy istnieją jeszcze inne sposoby wykorzystania danych z ewidencji czasu?
Tak! Program do ewidencji czasu pracy może dostarczyć przydatnych informacji, takich jak:
- Szczegóły dotyczące obecności i punktualności pracownika lub zespołu.
- Informacje o absencji.
- Liczba przepracowanych godzin regularnych i nadgodzin.
Są one łatwe do określenia i mogą być analizowane i filtrowane na poziomie pracownika, zespołu, projektu, działu lub organizacji. Ponadto na podstawie graficznej reprezentacji danych można z łatwością dostrzec trendy. Na przykład kierownictwo może odkryć, że konkretny pracownik lub zespół konsekwentnie rejestruje wiele nadgodzin lub wykazuje wysokie wskaźniki absencji.
Podczas oceny wskaźników wydajności pracowników należy pamiętać, że ważne jest ustalenie poziomu bazowego, aby umożliwić porównanie z ustalonym punktem odniesienia. Poziom bazowy może być standardem branżowym, specyficznym dla firmy lub jednostki biznesowej.
Dzięki dużej ilości danych dostępnych z systemów rejestrowania czasu pracy pracowników, organizacje mogą zbudować bazę wskaźników związanych z pracownikami i projektami. W miarę rozwoju bazy danych organizacja będzie miała dostęp do danych historycznych, bieżących i w czasie rzeczywistym powiązanych z określonymi zadaniami, klientami lub rodzajem pracy.
Dane te mogą być wykorzystywane do pomocy w wielu zadaniach, na przykład:
- Do szybkiego określenia kosztów projektu.
- W celu oszacowania czasu realizacji zadań.
- Do optymalizacji alokacji zasobów na podstawie terminów i budżetu projektu.
- W celu opracowania poziomów bazowych specyficznych dla organizacji.
Być może myślisz, że to już koniec, ALE poczekaj! Dopiero się rozkręcamy, ponieważ istnieją jeszcze inne sposoby wykorzystania danych ewidencji czasu.
Czy wiesz, w jaki sposób klienci są rozliczani za usługi konsultingowe?
W przypadku organizacji konsultingowych, umowy z klientami są zazwyczaj oparte na ustalonej kwocie lub rozliczeniu za czas i materiały (lub systemie hybrydowym zawierającym elementy obu – na razie pomińmy taki przypadek). W przypadku umowy na ustaloną kwotę:
- Szacowany jest wysiłek (tj. koszt) wykonania pracy. Obejmuje to koszty bezpośrednie, pośrednie i ogólne.
- Do szacowanego kosztu ukończenia pracy dodawana jest marża.
- Całkowita opłata obejmująca wszystkie koszty i odpowiednią marżę jest podawana klientowi.
- Alternatywnie, można zastosować model wyceny oparty na wartości (uwzględnia on wartość pracy, a nie koszt jej wykonania).
W przypadku umowy na ustaloną kwotę klient płaci uzgodnioną sumę niezależnie od rzeczywistego wysiłku wymaganego do ukończenia pracy. Jeśli możesz wykonać pracę szybciej lub taniej, osiągasz większy zysk.
W przypadku umowy opartej na czasie obowiązują następujące zasady:
- Kwota jest oparta na stawce godzinowej lub dziennej.
- Klient jest rozliczany za dokładną ilość przepracowanego czasu.
- W zależności od charakteru wykonywanej pracy i szczegółów umowy, wliczone mogą być również koszty materiałów.
- Zazwyczaj proponowana jest lista stawek, ponieważ różnią się one w zależności od rodzaju i poziomu wykorzystania zasobów.
- Stawki podane klientowi zawierają już koszt wykonania pracy i odpowiednią marżę zysku.
Wracając do sedna…
W jaki sposób dane z ewidencji czasu są wykorzystywane do fakturowania klientów?
W przypadku umów rozliczanych godzinowo, program do ewidencji czasu pracy może bezpośrednio pomóc w generowaniu dokładnych faktur dla klientów i rozliczaniu ich zgodnie z rzeczywistym czasem spędzonym na projektach.
Oprogramowanie można wykorzystać do generowania szczegółowych zestawień zadań i czynności, na które został poświęcony czas, przez które osoby i w jakim tempie. Unikniesz w ten sposób wszelkich sporów dotyczących fakturowania i zapewnisz, że organizacja otrzymuje terminowe i dokładne płatności. Ważne jest, aby program był zintegrowany z systemem płacowym, umożliwiając płynne fakturowanie.
W przypadku umów na ustaloną kwotę organizacja otrzymuje stałą kwotę niezależnie od czasu potrzebnego na ukończenie projektu. Dane dotyczące czasu pracy nie są w tym przypadku wykorzystywane bezpośrednio do fakturowania, ale raczej do monitorowania kosztów projektu, oceny i zarządzania finansami oraz rentownością projektu.
Kontrakt może także zawierać częściowe płatności powiązane z określonymi etapami projektu. Systemy ewidencji czasu znajdują w tym przypadku zastosowanie do monitorowania ukończenia zadań i jasnego osiągania kolejnych etapów, dając podstawę do wystawienia faktury.
Dane z ewidencji czasu mogą być również wykorzystywane do wyceny nowych prac.
Jak organizacje konsultingowe powinny wyceniać nową pracę?
Organizacje konsultingowe muszą ustalać ceny za swoje usługi albo bezpośrednio wyceniając projekt, albo licytując się z konkurencją. Umowy oparte na czasie stanowią niskie ryzyko przy wycenie nowych prac, ponieważ koszty i zysk są już uwzględnione w stawkach podanych dla projektu.
Umowy ze stałą opłatą wiążą się z większym ryzykiem, ponieważ zysk różni się w zależności od wysiłku (czasu i zasobów) wymaganego do ukończenia projektu. Niestety, wysiłek wymagany do ukończenia projektu nie jest znany w momencie wyceny zadania. Korzystając z danych ewidencji czasu, można zastosować następujące podejście do wyceny zlecenia na ustaloną kwotę.
Jak wycenić pracę za stałą opłatą, korzystając z danych rejestrowania czasu pracy?
- Opracuj zakres prac dla projektu, na podstawie briefu klienta lub spotkania wprowadzającego.
- W zależności od złożoności projektu, podziel zakres prac na fazy, działania, zadania i rezultaty.
- Historyczne dane dotyczące rejestrowania czasu mogą być wykorzystane do oszacowania ilości czasu wymaganego do wykonania zadań i rezultatów, zapewniając świadome oszacowanie wysiłku wymaganego do ukończenia pracy.
- Możesz wykorzystać wskaźniki wykorzystania czasu i produktywności, aby zapewnić, że kalkulacja kosztów opiera się na szacunkowej wydajności proponowanych talentów lub zespołów.
- W analizie powinny zostać uwzględnione koszty, takie jak koszty ogólne i operacyjne.
- Po ustaleniu kosztu projektu można dodać odpowiedni procent zysku. Organizacje zazwyczaj mają ustalone procenty zysku dla swojej działalności, w zależności od klienta i rodzaju wykonywanej pracy.
Oto przykład, jak wycenić zlecenie na ustaloną kwotę
Klient wysłał zapytanie o usługi inżynierii budowlanej w celu zaprojektowania nowego obiektu magazynowego.
Jest to typowy projekt realizowany przez Twoją organizację. Aby wycenić ten projekt dla klienta, możesz przeanalizować historyczne dane ewidencji czasu dla projektów wykonanych dla tego samego klienta, a także projektów związanych z usługami inżynierii budowlanej i projektowaniem magazynu.
Jeśli dostępne są wystarczające dane (tj. organizacja opracowała bazę danych projektów), możemy ustalić priorytety projektów na podstawie określonych parametrów, na przykład wielkości, rodzaju i lokalizacji magazynu oraz warunków geotechnicznych.
Dane historyczne przydadzą się do oszacowania czasu ukończenia nowego projektu, podziału działań, zadań i kamieni milowych, a także wyboru talentów i zespołów odpowiednich dla każdego zadania. Informacje te mogą zostać wykorzystane do oszacowania kosztów projektu i ostatecznie wpłyną na ofertę przedstawioną klientowi.
W celu usprawnienia i automatyzacji procesów opisanych powyżej mogą zostać wykorzystane odpowiednie narzędzia.
Ostatnim przypadkiem wykorzystanie danych rejestrowania czasu, któremu się dzisiaj przyjrzymy, jest zarządzanie projektami.
Czy systemy ewidencji czasu mogą pomóc w zarządzaniu projektami?
Bez wątpienia. Połączenie programu do ewidencji czasu pracy pracowników w czasie rzeczywistym z narzędziami do zarządzania projektami zapewnia kierownikom projektów aktualny wgląd w status projektu. Umożliwia monitorowanie realizacji projektu oraz dostosowywanie alokacji zasobów i budżetów w razie potrzeby.
Jeśli projekt jest opóźniony w stosunku do harmonogramu, systemy rejestrowania czasu pracy zintegrowane z narzędziami do zarządzania projektami pozwalają kierownikowi projektu na łatwe:
- Zbadanie wskaźników produktywności i wykorzystania czasu pracowników.
- Ustalenie przyczyny opóźnień projektu poprzez porównanie harmonogramu projektu z danymi ewidencji czasu i wynikami pracy.
- Podjęcie decyzji o przydzieleniu dodatkowych zasobów do bieżącego lub przyszłych etapów projektu lub o odpowiednim dostosowaniu harmonogramów i kamieni milowych projektu.
- Prognozowanie wpływu decyzji dotyczących zarządzania projektami przed podjęciem decyzji o ich wdrożeniu.
Oto przykład zastosowania rejestrowania czasu pracy w zarządzaniu projektami
Program do ewidencji czasu pracy pracowników może być również wykorzystywany do oceny sytuacji finansowej projektu, zgodnie z poniższym scenariuszem.
Przywołajmy omawiany już wcześniej projekt magazynu. Firma podpisała umowę z klientem na ustaloną kwotę 100 000 USD. Projekt został zaplanowany na pięć miesięcy, a jego miesięczny koszt dla spółki wyniósł 16 000 USD.
Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem (co jakoś nigdy się nie zdarza!), całkowite koszty projektu za pięć miesięcy wyniosą 5 x 16 000 USD = 80 000 USD; a firma osiągnie zysk w wysokości 100 000 USD – 80 000 USD = 20 000 USD za projekt.
Trzy miesiące po rozpoczęciu projektu, koszty projektu zostały oceniane przy użyciu danych ewidencji czasu (dla uproszczenia założymy, że tylko koszty pracowników mają zastosowanie do projektu, pomijając inne koszty operacyjne i koszty ogólne).
Dane z ewidencji czasu ujawniają, że w ciągu pierwszych trzech miesięcy projektu poniesiono koszty pracownicze w wysokości 20 000 USD; 25 000 USD i 25 000 USD. Łącznie daje to kwotę 70 000 USD i stanowi 70% budżetu projektu, który został wyczerpany w ciągu trzech miesięcy. Taki wynik stanowi znak ostrzegawczy i uzasadnia dalszą ocenę statusu finansowego projektu.
Jeśli trend się utrzyma i w ciągu najbliższych dwóch miesięcy koszty pozostaną na tym poziomie, projekt będzie stanowił stratę dla firmy. Alternatywnie, może się okazać, że projekt jest na dobrej drodze do ukończenia w ciągu najbliższych kilku tygodni, generując przy tym zysk.
I proszę, użyliśmy danych z ewidencji czasu, aby pomóc w poprowadzeniu projektu na medal.
Podsumowanie
Dla konsultantów efektywne zarządzanie czasem jest kluczowym narzędziem do optymalizacji produktywności, osiągania celów i wyprzedzania konkurencji. Systemy rejestrowania czasu pracy stanowią sporą wartość i oferują wgląd w działalność firmy konsultingowej.
Organizacje powinny wykorzystać moc oprogramowania do ewidencji czasu pracy i upewnić się, że ich system rejestracji czasu pracy posiada wymaganą funkcjonalność i łatwo integruje się z innymi narzędziami, takimi jak ERP i oprogramowanie do zarządzania projektami.
Dzięki temu mogą osiągnąć głębszy wgląd w wydajność pracowników, projektów i organizacji, a menedżerowie i dyrektorzy z łatwością zidentyfikują obszary wymagające poprawy w ramach projektów i operacji biznesowych.
Zapoznaj się z poniższymi artykułami, jeśli pragniesz pogłębić swoją wiedzę:
Jak wprowadzić rejestrowanie czasu w swoim zespole
