Wenn du schon mal in einem Unternehmen gearbeitet hast, weißt du bestimmt, dass die meisten Firmen irgendeine Methode zur Zeiterfassung nutzen. Ich arbeite seit zehn Jahren in Beratungsfirmen und habe schon alles gesehen: Anwesenheitslisten, Stempeluhren, Zugangskontrollen mit Karten oder biometrischen Systemen, Jobkarten, manuelle Zeiterfassung, physische Mitarbeitertafeln, digitale Zeiterfassung, RFID-Systeme, GPS-Systeme und Kombinationen und Varianten dieser Methoden.
Das sind eine Menge Systeme, oder? Moderne Zeiterfassungssysteme können die Aktivitäten der Mitarbeiter in Echtzeit überwachen und dokumentieren und dabei eine große Menge an Zeiterfassungsdaten generieren. In diesem Artikel geht es darum, wie Beratungsunternehmen Zeiterfassungsdaten nutzen können, um aussagekräftige Erkenntnisse über die Leistung ihrer Mitarbeiter zu gewinnen, den Geschäftsbetrieb zu unterstützen und Tools für ein effektives Projektmanagement bereitzustellen.
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In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:
- Was sind Leistungskennzahlen für Mitarbeiter?
- Wie wird die Produktivität von Mitarbeitern ermittelt?
- Warum sollten Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter ermitteln?
- Wie wird die Auslastung von Mitarbeitern ermittelt?
- Warum sollten Unternehmen die Auslastung ihrer Mitarbeiter messen?
- Gibt es noch andere Möglichkeiten, um Zeitdaten zu nutzen?
- Weißt du, wie Kunden für Beratungsleistungen bezahlt werden?
- Wie werden Zeitdaten für die Rechnungsstellung an Kunden verwendet?
- Wie sollten Beratungsunternehmen neue Aufträge berechnen?
- Können Zeiterfassungssysteme beim Projektmanagement helfen?
- Abschließende Gedanken
Was sind Leistungskennzahlen für Mitarbeiter?
Leistungskennzahlen für Mitarbeiter sind Messgrößen für die Leistung der Mitarbeiter. Je nach Jobbeschreibung können verschiedene Aspekte der Leistung eines Mitarbeiters bewertet werden, zum Beispiel die folgenden:
- Die Qualität der Arbeit eines Mitarbeiters.
- Die Anzahl der Ergebnisse, die ein Mitarbeiter liefert.
- Die Geschwindigkeit, mit der ein Mitarbeiter seine Aufgaben erledigt.
- Die Konsistenz der Arbeitsergebnisse eines Mitarbeiters.
- Die „Mischung“ der Aufgaben, die ein Mitarbeiter erledigt.
- Das Engagement eines Mitarbeiters.
Aus den oben genannten Punkten können quantitative und zeitbasierte Leistungskennzahlen für Mitarbeiter entwickelt und anhand von Daten aus Zeiterfassungssystemen bewertet werden. Andere Kennzahlen, wie z. B. die qualitative Leistung, können ebenfalls anhand von Zeiterfassungsdaten bewertet werden, vorausgesetzt, dass das Zeiterfassungssystem sorgfältig eingerichtet wurde.
Zwei Leistungskennzahlen für Mitarbeiter, die in diesem Artikel behandelt werden, sind die Mitarbeiterproduktivität und die Mitarbeiterauslastung.
Wie wird die Produktivität von Mitarbeitern ermittelt?
Die Mitarbeiterproduktivität ist ein Maß dafür, wie effizient ein Mitarbeiter Input in den gewünschten Output umwandelt. Im Rahmen der Beratungsarbeit bezieht sich Input auf die Zeit und den Aufwand der Mitarbeiter, während Output ein Produkt oder eine Leistung (in der erforderlichen Qualität) bezeichnet. Mit geeigneten Daten zur Zeiterfassung lässt sich die Mitarbeiterproduktivität leicht bewerten.
Beispielsweise können wir die Produktivität der Zeichner A und B wie folgt bewerten:
Wenn Zeichner A 28 Stunden benötigt, um 10 Zeichnungen zu erstellen, kann seine Produktivität wie folgt berechnet werden:
10 / 28 = 0,36 Zeichnungen pro Stunde.
Wenn Zeichner B 22 Stunden benötigt, um 7 Zeichnungen zu erstellen, kann seine Produktivität wie folgt berechnet werden:
7 / 22 = 0,32 Zeichnungen pro Stunde.
Aufgrund der obigen Angaben kommen wir zu dem Schluss, dass Zeichner A produktiver ist als Zeichner B.
Die oben beschriebene Methode ist vereinfacht und kann in der Praxis komplexer sein. Beispielsweise müssen wir möglicherweise die Art der Zeichnungen berücksichtigen, an denen die einzelnen Mitarbeiter arbeiten, um sicherzustellen, dass der Vergleich zwischen ihnen aussagekräftig ist.
Für einen tieferen Einblick können Faktoren wie Nacharbeit und Zeit für Zeichnungsüberarbeitungen in die Berechnung einbezogen werden, sodass wir die Zeit vom ersten Entwurf bis zur Fertigstellung einer Zeichnung berücksichtigen und die Produktivität der Mitarbeiter entsprechend bewerten können.
Warum sollten Unternehmen die Produktivität von Mitarbeitern ermitteln?
Mit modernen Softwarelösungen zur Zeiterfassung können verschiedene Berechnungen zur Mitarbeiterproduktivität durchgeführt werden, da genaue Zeitdaten der Mitarbeiter zu bestimmten Tätigkeiten und Aufgaben erfasst werden, die dann an die spezifischen Prozesse und Arbeitsabläufe eines Unternehmens angepasst werden können. Das bedeutet:
- Die Produktivität der Mitarbeiter kann über verschiedene Aufgaben, Teams und Projekte hinweg bewertet werden. Sowohl hohe als auch niedrige Produktivitätsniveaus können identifiziert werden.
- Anhand von Messungen der Mitarbeiterproduktivität kann festgestellt werden, welche Mitarbeiter bei bestimmten Aufgaben am produktivsten sind.
- Bei engen Terminen können fähige Mitarbeiter mit bestimmten Aufgaben betraut werden.
- Unternehmen können herausfinden, welche Mitarbeiter bei bestimmten Aufgaben am wenigsten produktiv sind, und entsprechende Schulungen planen.
- Die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter können analysiert werden, bevor ihnen neue Aufgaben oder Projekte zugewiesen werden, die ihren Fähigkeiten entsprechen.
Eine weitere nützliche Leistungskennzahl für Beratungsunternehmen ist die Mitarbeiterauslastung.
Wie wird die Auslastung von Mitarbeitern ermittelt?
Die Mitarbeiterauslastung ist ein Maß dafür, wie viel Zeit ein Mitarbeiter mit abrechnungsfähigen Aufgaben verbringt. Diese wird oft als Prozentsatz angegeben und für einen bestimmten Zeitraum berechnet. Um die Mitarbeiterauslastung zu berechnen, musst du die Anzahl der in einem bestimmten Zeitraum geleisteten Arbeitsstunden und die Anzahl der in diesem Zeitraum für abrechnungsfähige Aufgaben aufgewendeten Stunden kennen.
Hier ein Beispiel, wie du die Mitarbeiterauslastung ermitteln kannst:
Wenn Mitarbeiter A in einer bestimmten Woche 45 Stunden arbeitet und davon 36 Stunden für abrechnungsfähige Arbeit aufwendet, beträgt die Auslastung von Mitarbeiter A für diese Woche 36 / 45 = 0,80. Angenommen, derselbe Mitarbeiter hat im Jahr insgesamt 2000 Stunden gearbeitet und davon 1700 Stunden für abrechenbare Arbeit aufgewendet, dann beträgt die Auslastungsrate des Mitarbeiters für das Jahr 1700/2000 = 0,85.
Warum sollten Unternehmen die Auslastung ihrer Mitarbeiter messen?
Beratungsunternehmen legen in der Regel Zielauslastungsraten für ihre Mitarbeiter fest, die auf den zur Aufrechterhaltung der Rentabilität erforderlichen abrechnungsfähigen Stunden basieren und dabei die für nicht abrechnungsfähige Arbeiten aufgewendete Zeit berücksichtigen.
Die Zielauslastungsraten variieren je nach Branche, Unternehmen, Geschäftsbereich und Funktion der Mitarbeiter. So verbringen beispielsweise Verwaltungs-, Finanz- und Managementmitarbeiter einen Großteil ihrer Zeit mit nicht abrechnungsfähigen Arbeiten.
Wenn ein Unternehmen die Auslastungsraten seiner Mitarbeiter kennt, kann es profitable Preise für seine Dienstleistungen festlegen, seine Mitarbeiter fair entlohnen und feststellen, ob Mitarbeiter über- oder unterlastet sind.
Die Auslastungsraten der Mitarbeiter können verwendet werden, um die Leistung von Mitarbeitern mit ähnlichen Aufgaben innerhalb eines Unternehmens zu vergleichen oder um Mitarbeiter innerhalb bestimmter Teams oder für bestimmte Projekte zu vergleichen.
Aus der Auslastungsrate lassen sich zusätzliche Kennzahlen ableiten, darunter die Kapazitätsauslastung (die Auslastung eines durchschnittlichen Mitarbeiters), die ideale Auslastungsrate und der optimale Verrechnungssatz. Solche Kennzahlen bieten wertvolle Einblicke in die Leistung und Rentabilität eines Unternehmens.
Gibt es noch andere Möglichkeiten, um Zeitdaten zu nutzen?
Ja, die gibt’s auf jeden Fall! Softwarelösungen zur Zeiterfassung können dir nützliche Infos liefern, zum Beispiel:
- Details zur Anwesenheit und Pünktlichkeit von Mitarbeitern oder Teams.
- Infos zu Fehlzeiten.
- Anzahl der regulären Arbeitsstunden und Überstunden.
Diese Daten lassen sich leicht ermitteln und können auf Mitarbeiter-, Team-, Projekt-, Abteilungs- oder Unternehmensebene analysiert und gefiltert werden. Anhand einer grafischen Darstellung dieser Daten lassen sich Trends leicht erkennen.
So kann die Geschäftsleitung beispielsweise feststellen, dass ein bestimmter Mitarbeiter oder ein bestimmtes Team regelmäßig viele Überstunden macht oder regelmäßig hohe Fehlzeiten aufweist.
Bei der Bewertung der Leistungskennzahlen von Mitarbeitern ist es wichtig, eine Basislinie festzulegen, um einen Vergleich mit einem festgelegten Referenzwert zu ermöglichen. Die Basislinie dient als Referenzwert oder Leistungsbenchmark und kann ein Branchenstandard oder unternehmens- oder geschäftsfeldspezifisch sein.
Mit den vielen Daten aus Zeiterfassungssystemen können Unternehmen eine Datenbank mit Mitarbeiter- und Projektkennzahlen aufbauen. Wenn die Datenbank wächst, hat das Unternehmen Zugriff auf historische, aktuelle und Echtzeitdaten, die mit bestimmten Aufgaben, Kunden oder Arbeitsarten verknüpft sind. Diese Daten können für viele Aufgaben genutzt werden, zum Beispiel:
- Daten können verwendet werden, um schnell die Projektkosten zu ermitteln.
- Die Zeit für die Erledigung von Aufgaben kann geschätzt werden.
- Die Ressourcenzuweisung kann auf der Grundlage von Projektbudgets und Terminen optimiert werden.
- Eine Datenbank mit Leistungskennzahlen der Mitarbeiter könnte sich bei der Entwicklung von organisationsspezifischen Basiskennzahlen als nützlich erweisen.
Du denkst vielleicht, dass wir nun zum Ende kommen, ABER warte noch! Wir sind noch nicht fertig. Es gibt noch weitere Möglichkeiten, wie Zeiterfassungsdaten genutzt werden können.
Weißt du, wie Kunden für Beratungsleistungen bezahlt werden?
Bei Beratungsfirmen sind die Honorarvereinbarungen mit Kunden normalerweise entweder Festpreise oder basieren auf Zeit und Material (oder ein Mix aus beidem – aber das lassen wir jetzt mal beiseite).
Bei einem Festpreisvertrag gilt Folgendes:
- Der Aufwand (also die Kosten) für die Arbeit wird geschätzt. Das umfasst direkte, indirekte und Gemeinkosten.
- Zu den geschätzten Kosten für die Arbeit kommt eine Gewinnmarge hinzu.
- Der Gesamtpreis inklusive aller Kosten und einer angemessenen Gewinnmarge wird dem Kunden angeboten.
- Alternativ kann ein wertorientiertes Preismodell verwendet werden, um ein Honorar vorzuschlagen (dies berücksichtigt den Wert der Arbeit und nicht die Kostenelemente).
Bei einem Festpreisvertrag zahlt der Kunde das vereinbarte Honorar unabhängig vom tatsächlichen Aufwand für die Erbringung der Leistung. Wenn du die Arbeit schneller oder günstiger erledigen kannst, erzielst du einen höheren Gewinn.
Bei einem zeitbasierten Vertrag gilt Folgendes:
- Das angebotene Honorar basiert auf einem Stunden- oder Tagessatz.
- Dem Kunden wird die genau geleistete Arbeitszeit in Rechnung gestellt.
- Je nach Art der auszuführenden Arbeit und den Einzelheiten der Vereinbarung können auch Materialkosten enthalten sein.
- In der Regel wird eine Liste mit Angebotspreisen vorgelegt, da die Preise je nach Art und Umfang der Ressourcen variieren können.
- Die dem Kunden angebotenen Preise enthalten bereits die Kosten für die Ausführung der Arbeit und eine angemessene Gewinnmarge.
Also, zurück zum Thema…
Wie werden Zeitdaten für die Rechnungsstellung an Kunden verwendet?
Bei zeitbasierten Verträgen kann eine Zeiterfassungssoftware direkt dabei helfen, genaue Kundenrechnungen zu erstellen und Kunden entsprechend der tatsächlich für Projekte aufgewendeten Zeit abzurechnen.
Die Software kann dazu verwendet werden, detaillierte Aufschlüsselungen darüber zu liefern, für welche Aufgaben und Aktivitäten genau Zeit aufgewendet wurde, von welcher Ressource und zu welchem Tarif. So lassen sich Streitigkeiten bezüglich der Rechnungsstellung vermeiden und sicherstellen, dass das Unternehmen pünktlich und korrekt bezahlt wird. Es ist wichtig, dass das Zeiterfassungssystem in das Lohnabrechnungssystem integriert ist, um eine nahtlose Kundenabrechnung zu ermöglichen.
Bei Festpreisverträgen erhält ein Unternehmen einen festen Betrag, unabhängig davon, wie viel Zeit für die Fertigstellung eines Projekts benötigt wird. Die Daten aus der Zeiterfassung werden in diesem Fall nicht direkt für die Rechnungsstellung verwendet, sondern dienen vielmehr dazu, die Projektkosten zu verfolgen, die finanzielle Gesundheit und Rentabilität eines Projekts zu bewerten und zu verwalten.
Teilzahlungen können an Projektmeilensteine geknüpft werden. Zeiterfassungssysteme können verwendet werden, um die Fertigstellung von Aufgaben zu verfolgen und Meilensteine für die Rechnungsstellung an Kunden auszulösen.
Die Daten aus der Zeiterfassung können auch für die Preisgestaltung neuer Aufträge genutzt werden.
Wie sollten Beratungsunternehmen neue Aufträge berechnen?
Beratungsfirmen müssen Preise für ihre Dienstleistungen festlegen, entweder indem sie direkt ein Angebot für ein Projekt machen oder mit anderen um neue Aufträge konkurrieren. Zeitbasierte Verträge sind bei der Preisgestaltung für neue Aufträge ziemlich risikoarm, da die Kosten und Gewinnspannen schon in den angebotenen Preisen für das Projekt enthalten sind.
Festpreisverträge sind riskanter, weil die Gewinnspannen je nach Aufwand (Zeit und Ressourcen) für ein Projekt variieren. Leider weiß man bei der Preisgestaltung nicht, wie viel Aufwand ein Projekt genau erfordert. Mit Hilfe von Daten zur Zeiterfassung kann man bei Festpreisaufträgen so vorgehen:
Wie berechnest du einen Festpreisauftrag anhand von Daten aus deinem System zur Zeiterfassung?
- Entwickle einen Arbeitsumfang für das Projekt, basierend auf dem Kundenbriefing oder den Scoping-Meetings.
- Je nach Komplexität des Projekts kannst du den Arbeitsumfang in Projektphasen, Aktivitäten, Aufgaben und Ergebnisse aufteilen.
- Du kannst historische Daten zur Zeiterfassung verwenden, um den Zeitaufwand für die Erledigung von Aufgaben und die Erbringung von Leistungen zu schätzen und so eine fundierte Einschätzung des Arbeitsaufwands für einen Auftrag zu erhalten.
- Du kannst die Zahlen zur Mitarbeiterauslastung sowie die Produktivitätskennzahlen nutzen, um sicherzustellen, dass die Kosten auf der geschätzten Leistung der vorgeschlagenen Ressourcen oder Teams basieren.
- Kosten wie Gemeinkosten und Betriebskosten sollten in die Analyse einbezogen werden.
- Nachdem die Projektkosten festgelegt sind, kannst du eine angemessene Gewinnmarge hinzufügen. Unternehmen haben in der Regel je nach Kunde und Art der ausgeführten Arbeit festgelegte Gewinnmargen für ihre Arbeit.
Hier ist ein Beispiel, wie du einen Auftrag mit festem Preis berechnen kannst
Ein Kunde hat eine Anfrage für Bauingenieurleistungen zum Entwurf einer neuen Lagerhalle geschickt.
Das ist ein Projekt, das dein Unternehmen oft macht. Um dem Kunden ein Angebot zu machen, kannst du die Zeiterfassung für ähnliche Projekte für denselben Kunden oder für Bauingenieurleistungen und Lagerplanung anschauen.
Wenn genügend Daten verfügbar sind (d. h. dein Unternehmen hat eine Projektdatenbank aufgebaut), können wir Projekte anhand bestimmter Parameter priorisieren, z. B. Lagergröße, Lagertyp, Lagerstandort oder geotechnische Bedingungen.
Die historischen Daten zur Zeiterfassung können verwendet werden, um eine Schätzung für die Zeit bis zur Fertigstellung des neuen Projekts zu erstellen, eine Aufschlüsselung der Aktivitäten, Aufgaben und Meilensteine für das Projekt vorzunehmen sowie geeignete Ressourcen und Teams für jede Aufgabe vorzuschlagen. Diese Infos können verwendet werden, um die Projektkosten zu schätzen, und fließen schließlich in das Angebot an den Kunden ein.
Es können Tools entwickelt werden, um die oben beschriebenen Prozesse zu optimieren und zu automatisieren.
Der letzte Anwendungsfall, den wir uns heute ansehen werden, ist die Verwendung von Zeiterfassungsdaten für das Projektmanagement.
Können Zeiterfassungssysteme beim Projektmanagement helfen?
Auf jeden Fall. Durch die Kombination von Softwarelösungen zur Zeiterfassung in Echtzeit mit Projektmanagement-Tools haben Führungskräfte immer einen aktuellen Überblick über den Status eines Projekts. So können sie die Projektabwicklung im Auge behalten und bei Bedarf die Ressourcenzuweisung und Budgets anpassen.
Wenn ein Projekt hinter dem Zeitplan zurückliegt, kann der Projektmanager dank der in Projektmanagement-Tools integrierten Zeiterfassungssysteme ganz einfach Folgendes tun:
- Überprüfung der Produktivität und der Auslastung der Mitarbeiter
- Ermittlung der Ursachen für Projektverzögerungen durch Vergleich des Arbeitsplans mit den Daten der Zeiterfassung und den Arbeitsergebnissen.
- Entscheidung, ob zusätzliche Ressourcen für die aktuelle oder zukünftige(n) Phase(n) eines Projekts zugewiesen oder die Projektzeitpläne und Meilensteine entsprechend angepasst werden sollen.
- Prognose der Auswirkungen von Projektmanagement-Entscheidungen, bevor über deren Umsetzung entschieden wird.
Hier ist ein Beispiel, wie die Zeiterfassung im Bereich des Projektmanagements eingesetzt werden kann
Mit einer Software zur Zeiterfassung kann auch die finanzielle Lage eines Projekts eingeschätzt werden, wie im folgenden Beispiel gezeigt.
Denken wir an das Lagerplanungsprojekt, das wir schon besprochen haben. Mit dem Kunden wurde ein Festpreisvertrag über 100.000 Dollar für das Projekt vereinbart. Das Projekt sollte fünf Monate dauern und das Unternehmen monatlich 16.000 Dollar kosten. Wenn alles nach Plan läuft (was irgendwie nie der Fall ist!), betragen die Gesamtprojektkosten für fünf Monate 5 x 16.000 € = 80.000 €; und das Unternehmen erzielt einen Gewinn von 100.000 € – 80.000 € = 20.000 € für das Projekt.
Nach drei Monaten werden die Projektkosten anhand von Zeiterfassungsdaten bewertet (der Einfachheit halber gehen wir davon aus, dass nur Mitarbeiterkosten für das Projekt anfallen und andere Betriebskosten und Gemeinkosten vernachlässigt werden). Die Zeiterfassungsdaten zeigen, dass in den ersten drei Monaten des Projekts Mitarbeiterkosten in Höhe von 20.000 €, 25.000 € und 25.000 € angefallen sind. Das sind insgesamt 70.000 €, was 70 % des Projektbudgets entspricht, das in drei Monaten aufgebraucht ist. Das ist ein Warnsignal und erfordert eine genauere Untersuchung der finanziellen Situation des Projekts.
Wenn sich der Trend mit ähnlichen Kosten in den nächsten zwei Monaten fortsetzt, wird das Projekt einen Verlust für das Unternehmen bedeuten. Es könnte aber auch sein, dass das Projekt in den nächsten Wochen planmäßig abgeschlossen wird und dabei einen Gewinn erzielt.
Und schon haben wir es geschafft: Wir haben Zeitdaten genutzt, um ein Projekt wie ein Profi zu managen.
Abschließende Gedanken
Als Berater ist gutes Zeitmanagement echt wichtig, um die Produktivität zu steigern, Ziele zu erreichen und der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Systeme zur Zeiterfassung für Mitarbeiter bringen in einer Beratungsfirma echt viel und bieten jede Menge Einblicke.
Unternehmen sollten die Vorteile von Zeiterfassungssoftware für Mitarbeiter nutzen und sicherstellen, dass ihr Zeiterfassungssystem über die erforderlichen Funktionen verfügt und sich problemlos in andere Tools wie ERP- und Projektmanagement-Softwarelösungen integrieren lässt. Dies führt zu tieferen Einblicken in die Leistung von Mitarbeitern, Projekten und Unternehmen und ermöglicht es Managern und Führungskräften, Verbesserungspotenziale in Projekten und Geschäftsabläufen zu identifizieren.
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