En France, Selon une étude réalisée par Vanson Bourne pour VMware environ 63 % des entreprises françaises de plus de 500 salariés ont mis en place des outils de surveillance. Cela inclut l’enregistrement des frappes clavier, le suivi du temps avec des captures d’écran, l’activation de webcams ou de microphones, et le suivi du temps passé sur différentes applis et sites web. Certains responsables sont même allés plus loin en enregistrant les appels téléphoniques, les courriels ou les messages du personnel pour évaluer les performances de leurs employés. Pour suivre toutes ces données, les entreprises peuvent utiliser une gamme d’outils, allant des applications mobiles de productivité aux logiciels de surveillance du web, en passant par les traceurs GPS et, bien sûr, les fidèles logiciels de suivi du temps sur ordinateur.
De nombreuses entreprises optent pour les applications pour ordinateur, car elles offrent un niveau de suivi des employés beaucoup plus élevé que, par exemple, les applications de suivi du temps sur mobile ou sur le web. Elles fonctionnent également sur ordinateur, ce qui les rend plus rapides et plus fiables.
Bien qu’il y ait des avantages certains à utiliser cette technologie pour savoir ce que font vos employés et où vont ces précieuses heures, jusqu’à quel point le suivi et la surveillance sont-ils excessifs? Le suivi du temps sur ordinateur est-il même légal? Que vous soyez un employé s’interrogeant sur ses droits ou un employeur cherchant à s’assurer qu’il ne dépasse pas les limites légales, cet article vous servira de guide complet.
- Cet article couvre…
- Le suivi du temps de travail est-il vraiment nécessaire?
- Quels sont les éléments que le logiciel de suivi du temps peut suivre légalement?
- Quand le suivi du temps de travail devient-il illégal ?
- Principales lois françaises en matière de surveillance du lieu de travail
- Comment utiliser les logiciels de suivi du temps de travail de manière responsable ?
- Réflexions finales
Le suivi du temps sur ordinateur est-il vraiment nécessaire?
C’est probablement l’une des premières questions que les employés soulèvent lorsqu’un outil de suivi du temps de travail est introduit dans leur flux de travail. Certains peuvent penser qu’il est inutile, voire intrusif. Mais le suivi du temps, en particulier sur ordinateur, offre plusieurs avantages qui peuvent bénéficier à la fois aux entreprises et à leurs employés, ce qui en fait un aspect indispensable du paysage professionnel d’aujourd’hui.
Du côté des employés, le suivi du temps peut offrir un enregistrement clair et précis des heures de travail, garantissant que chaque minute est comptabilisée et rémunérée en conséquence. Le fait de savoir où vont les heures de travail peut également permettre aux employés de gérer leur temps de manière plus structurée, ce qui peut entraîner une amélioration de la gestion du temps et de la productivité.
D’un autre côté, les employeurs tirent plusieurs avantages de l’utilisation d’outils de suivi du temps de travail sur ordinateur. Ces outils offrent un suivi plus complet des employés, ce qui permet aux employeurs d’avoir une compréhension claire de la productivité de leur équipe. Ils peuvent voir quelles applications ou quels sites web les employés utilisent le plus et identifier les projets qui prennent du retard, ce qui les aide à résoudre les problèmes et à allouer les ressources de manière plus efficace. De plus, un suivi précis du temps simplifie le processus de paie, réduisant les erreurs administratives et garantissant que les employés sont payés équitablement.
Voilà pour la question : Le suivi du temps est-il nécessaire ? La réponse est évidente : oui. De plus en plus d’employés travaillent à distance ou adoptent un mode de travail hybride, ce qui rend d’autant plus nécessaire l’utilisation d’outils de suivi et de contrôle du temps de travail.
Qu’est-ce qu’un logiciel de suivi du temps de travail peut suivre légalement?
Conformément à l’article 1222-4 du Code du travail, l’employeur doit donc informer les employés de l’existence de dispositifs de contrôle mis en place. L’article L. 1121-1 du Code du travail précise également que la surveillance de l’employeur doit être non seulement en adéquation avec le but recherché, mais aussi proportionné par rapport à celui-ci.
Si vous utilisez un logiciel de suivi des temps de travail sur ordinateur, vous savez probablement qu’il peut suivre plus que le temps de travail; certains outils peuvent également suivre :
- le nombre de clics de souris par heure
- l’activité du clavier
- ce qui est affiché sur l’écran de l’ordinateur
- la durée d’inactivité de l’ordinateur
- les applications et les sites web utilisés, leur durée d’utilisation, etc.
En outre, la surveillance numérique des employés doit se conformer aux normes relatives à la sauvegarde des données. Il est impératif pour l’employeur de se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), de suivre les recommandations de la CNIL, et de faire preuve d’une vigilance accrue à l’égard de la protection des données personnelles des employés, particulièrement en situation de travail à distance, ainsi que des données qu’ils emploient dans un cadre professionnel.
Quand le suivi du temps de travail sur ordinateur devient-il illégal ?
Bien qu’il soit généralement légal pour les applications de suivi du temps de travail de recueillir certaines informations à partir des ordinateurs des employés, que ce soit par le biais de l’application ou d’intégrations externes, il y a des cas où le suivi du temps de travail peut dépasser les bornes.
L’infraction consistant à attenter volontairement à l’intimité de la vie privée d’une personne, par le biais de l’enregistrement ou de la transmission sans consentement de paroles privées ou confidentielles, ou par la capture de l’image d’un individu dans un lieu privé sans son accord, est passible d’une peine d’un an d’emprisonnement et d’une amende de 45 000€. Les éléments de preuve acquis via une surveillance illégale, notamment celles qui violent le principe de proportionnalité, les règlements sur les données personnelles, ou qui portent atteinte à la vie privée des employés, sont considérés comme non valides.
Un licenciement disciplinaire fondé sur des faits prouvés de manière illégale est considéré comme dénué de cause réelle et sérieuse. En plus des indemnités que peut percevoir un employé licencié injustement, ce dernier peut également réclamer des dommages-intérêts pour le préjudice subi, notamment en raison de la violation de sa vie privée.
Il est également important de noter que l’utilisation des données de suivi du temps pour discriminer les employés sur la base de caractéristiques protégées, telles que la race, le sexe ou la religion, constitue une violation flagrante des lois anti-discrimination. Les données relatives au temps ne doivent pas non plus être utilisées à des fins de harcèlement ou de représailles à l’encontre d’employés qui s’engagent dans des activités protégées, telles que la dénonciation ou l’organisation syndicale. Ce droit est protégé par le National Labor Relations Act (NLRA).
Principales lois françaises sur le suivi et la surveillance du lieu de travail
En ce qui concerne les lois françaises clés sur le suivi et la surveillance au travail, deux cadres juridiques principaux sont particulièrement important : le règlement général sur la protection des données (RGPD) et les lignes directrices/recommandations de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), l’autorité française chargée de la protection des données.
Le Règlement général sur la protection des données
Le RGPD est un règlement complet sur la protection des données qui s’applique à tous les États membres de l’UE, y compris la France. Il établit des lignes directrices strictes en matière de sécurité des données et de responsabilité :
- Sécurité des données: Les données personnelles doivent être traitées en toute sécurité afin de les protéger contre tout traitement non autorisé ou illégal et contre toute perte accidentelle. Cela inclut la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
- Responsabilité: Les entreprises (responsables du traitement des données) sont responsables du respect des principes du GDPR et doivent être en mesure de démontrer cette conformité. Cela implique de respecter les droits étendus accordés par le GDPR aux individus concernant leurs données personnelles, y compris les droits d’accès, de rectification, de suppression ou de transfert de leurs données, entre autres.
Lignes directrices et recommandations Commission nationale de l’informatique et des liberté
La CNIL propose des lignes directrices et des recommandations détaillées pour aider les entreprises à se conformer au GDPR et aux autres lois sur la protection des données. Il s’agit notamment de :
- Clarification et exemples: La CNIL fournit des lignes directrices qui complètent les lignes directrices au niveau européen par le Conseil européen de la protection des données (EDPB), offrant des clarifications et des exemples pratiques pour naviguer dans le nouveau cadre juridique introduit par le GDPR.
- Guides pratiques: Les recommandations de la CNIL servent de guides pratiques, en informant sur les règles applicables et sur la manière d’interpréter les textes relatifs à la protection des données.
En outre, le rôle de la CNIL dans l’application des lois sur la protection des données consiste à enquêter sur les cas de non-conformité et à les sanctionner. Elle publie régulièrement des conseils et des outils pour la conformité au GDPR et la protection des données, y compris des méthodologies pour la conformité, des recommandations pour les délégués à la protection des données (DPD), des conseils sur les enregistrements de journaux, et des outils pour mener des évaluations de l’impact sur la vie privée (PIA).
Comment utiliser les logiciels de suivi du temps de manière responsable?
Les logiciels de suivi du temps sont sans aucun doute des outils performants qui peuvent dynamiser la productivité et vous aider à gérer votre travail plus efficacement. Toutefois, comme tout outil, ils doivent être utilisés de manière responsable afin d’atteindre l’objectif fixé sans porter atteinte à la vie privée ni devenir contre-productifs.
Lorsque vous utilisez un logiciel de suivi du temps sur ordinateur pour surveiller les heures de travail et les activités des employés, gardez à l’esprit un mot : consentement. Une grande partie du cadre légal concernant la surveillance du lieu de travail tourne autour du consentement. C’est pourquoi les experts juridiques conseillent aux entreprises d’informer de manière transparente leurs employés du processus de surveillance et d’obtenir une confirmation écrite de leur consentement. Cette pratique est non seulement conforme aux normes juridiques, mais elle favorise également une culture de confiance et de transparence sur le lieu de travail.
Outre l’obtention du consentement, une autre approche efficace consiste à utiliser les fonctions de confidentialité intégrées qu’offrent de nombreux outils de suivi du temps de travail sur ordinateur. Certains d’entre eux peuvent permettre aux employés de désigner des moments ou des activités spécifiques comme étant privés, garantissant ainsi la confidentialité de certaines informations. Ils peuvent également vous permettre de brouiller les captures d’écran ou d’avertir les utilisateurs lorsqu’elles sont effectuées.
Il est essentiel de se rappeler qu’une utilisation responsable des logiciels de suivi du temps sur ordinateur ne se limite pas au respect des normes légales; il s’agit également de favoriser une culture de travail qui respecte les droits, la vie privée et le bien-être des employés.
Réflexions finales
Il est désormais clair que les logiciels de suivi du temps sur ordinateur permettent de collecter une quantité importante de données ponctuelles sur les heures de travail et l’activité des employés et que, dans la plupart des cas, cela reste dans les limites de la loi. Toutefois, comme nous l’avons déjà mentionné, il est essentiel d’utiliser ces outils de manière responsable. Si la loi autorise une surveillance étendue, elle accorde également une grande importance au consentement, à la transparence et au respect du droit à la vie privée des salariés.
La transparence de vos pratiques en matière de suivi du temps et de contrôle peut faire toute la différence si vous décidez d’introduire des logiciels de suivi du temps dans votre flux de travail et celui de votre équipe. Comprenez les exigences légales en matière de suivi et de contrôle du temps qui existent dans votre pays. Et en règle générale, demandez toujours le consentement de l’employé. Toutes ces mesures vous permettront d’utiliser les logiciels de suivi du temps sur ordinateur pour améliorer l’efficacité du lieu de travail tout en vous assurant de rester du bon côté de la loi.
