«Una cosa está clara: el futuro del trabajo es híbrido.» – Ben Hamer, PwC
En este punto, tendré que estar de acuerdo con PwC. Si bien algunas empresas importantes como Meta y Apple han comenzado a implementar el regreso a la oficina, el trabajo híbrido sigue siendo la nueva normalidad para alrededor de 92 millones de estadounidenses.
Pero si bien el trabajo híbrido se presenta como un gran punto intermedio entre el trabajo totalmente remoto y la tan odiada vuelta a la oficina, plantea la pregunta: ¿cómo se puede medir la productividad de los empleados cuando ni siquiera se ven regularmente? Ahí es donde el software de monitoreo de empleados se vuelve fundamental.
En este artículo, analizaremos en profundidad las mejores opciones de monitoreo de empleados del mercado, cuáles son sus características, cómo pueden ayudar con el monitoreo de empleados y qué dicen los usuarios reales. La mejor parte es que puede usar estas ingeniosas herramientas ¡totalmente GRATIS!
Los mejores softwares gratuitos de monitoreo de empleados en remoto
La lista definitiva
1. Jibble
Jibble está diseñado para brindarte una supervisión avanzada de los empleados y, al mismo tiempo, mantener un adecuado equilibrio respecto a la privacidad de los empleados. De esta manera, puedes obtener una imagen más clara del desempeño de tus empleados en función de datos reales y no de meras suposiciones.
El control de asistencia y tiempo se realiza de forma segura y sencilla a través de la aplicación. Los empleados pueden fichar fácilmente con un clic o con una selfie si el reconocimiento facial está habilitado. Aún mejor, los usuarios pueden usar Jibble en cualquier dispositivo que estén usando, ya sea un teléfono móvil, un ordenador de escritorio o un portátil. De esta manera, puedes controlar el tiempo en tu móvil cuando estés fuera de la oficina y luego volver a tu ordenador.
El panel de control actúa como un centro neurálgico que ofrece una vista panorámica de todas las actividades del equipo. No es necesario examinar una gran cantidad de datos. Desde el panel de control, podrás ver quién está dentro y fuera, en qué actividades se está trabajando y el total de horas registradas.
Además, Jibble te permite controlar la ubicación de los empleados gracias a su función de seguimiento por GPS. Esto es especialmente útil si tienes empleados que trabajan sobre el terreno o en diferentes lugares. Si necesitas una mayor precisión en la localización, prueba a establecer geocercas alrededor de las oficinas de la empresa para que los empleados sólo puedan fichar cuando se encuentren en los lugares designados. Esto proporciona una capa adicional de seguridad.
Además, Jibble lanzó su nueva función de monitoreo de empleados, el monitoreo de pantalla, después de varias solicitudes de los usuarios – sí, Jibble escucha-. Con la nueva función, los empleadores pueden monitorear la actividad de la pantalla a través de capturas tomadas en intervalos aleatorios de 10 minutos. Estas capturas de pantalla se cargan en la aplicación web en tiempo real para facilitar el acceso. Como protección contra la filtración de datos confidenciales, Jibble difumina automáticamente las capturas de pantalla que contienen información sensible.
A diferencia de los sistemas de supervisión de empleados que registran las pulsaciones de las teclas, Jibble emplea un enfoque menos intrusivo para supervisar la actividad de los empleados, centrándose en los ratios de actividad derivados del uso del ratón y el teclado. De este modo, las empresas pueden obtener información detallada sobre la productividad de sus equipos sin comprometer la privacidad de cada empleado.
Tanto si necesitas supervisar las horas de trabajo, la asistencia, los niveles de actividad o incluso la actividad en pantalla, Jibble es tu solución integral de supervisión de empleados. Es una solución que ha demostrado una y otra vez a sus usuarios, obteniendo calificaciones positivas en plataformas de revisión de buena reputación como Capterra (4,8/5) y la App Store (4,8/5).
Ah, ¿y he mencionado que Jibble es 100% GRATIS para usuarios ilimitados? Sin duda, es la guinda de una herramienta de supervisión de empleados ya de por sí estelar.
Funciones clave de monitoreo de empleados
- Control horario con capturas de pantalla
- Seguimiento de asistencia
- Seguimiento GPS y geovallas
- Monitoreo de pantalla
- Potente reconocimiento facial
- Hojas de horas automatizadas
- Cifrado y seguridad
- Informes y análisis detallados
Lo que les gusta a los usuarios
- 100% gratis
- Seguimiento preciso del tiempo gracias al reconocimiento facial y al seguimiento GPS
- Excelente atención al cliente
- Software rico en funciones
- Interfaz de usuario sencilla y fácil
- Informes detallados y precisos
- Control horario con capturas de pantalla
Lo que no les gusta a los usuarios
- El Director General lleva unas gafas blancas muy locas
2. ActivTrak
ActivTrak es un práctico software gratuito de monitoreo de empleados que se centra en analizar y aumentar la productividad de los trabajadores.
La aplicación ofrece una vista detallada de las métricas laborales esenciales a través de sus paneles de control de productividad. Hay un panel de control de resumen ejecutivo que ofrece información sobre el equilibrio de la carga de trabajo y los problemas de personal. También hay un panel de control de uso y adopción de tecnología que mapea el uso de las aplicaciones, lo que les da a los empleadores una idea de qué aplicaciones usan más los empleados y durante cuánto tiempo.
Los usuarios pueden designar sitios web, aplicaciones y actividades como productivas o improductivas, lo que permite a ActivTrak medir el tiempo dedicado a cada una de ellas. Luego, utiliza estas designaciones para evaluar la productividad individual y del equipo.
Además de supervisar el uso del sitio y de la aplicación, ActivTrak también controla los movimientos del ratón y la actividad del teclado para ofrecer una visión general precisa del comportamiento de los empleados. Sin embargo, la aplicación no registra las pulsaciones del teclado para no comprometer información confidencial.
Con las últimas versiones de ActivTrak, puede acceder a análisis detallados sobre el comportamiento productivo e improductivo, la concentración y la eficiencia de los empleados, el uso de herramientas y aplicaciones y los equilibrios de carga de trabajo. Los análisis en paralelo ayudan a identificar a los individuos y equipos de alto rendimiento, lo que permite a los gerentes brindar orientación o asistencia cuando sea necesario. El software también te permite utilizar el comportamiento pasado para establecer objetivos futuros de uso y rendimiento.
Ahora bien, si bien ActivTrak ofrece una versión gratuita, tendrás que suscribirte a su plan Essentials, cuyo precio inicial es de 10 USD por usuario al mes, y pagar 2 USD adicionales por usuario al mes para acceder a las funciones de monitoreo de pantalla. Pero si solo necesitas un monitoreo básico de la actividad y el sitio, entonces el plan gratuito funcionará perfectamente.
Funciones clave de monitoreo de empleados
- Monitoreo de aplicaciones y sitios
- Paneles de control de productividad
- Filtrado de contenido web
- Alertas y reportes
- Ofrece información sobre tu fuerza laboral
Lo que les gusta a los usuarios
- Interfaz de usuario rápida e intuitiva
- Realiza un seguimiento de la productividad a nivel de proyecto
- Integraciones de nómina
- Paneles de control completos
Lo que no les gusta a los usuarios
- Los widgets del panel no se pueden personalizar
- El historial de datos solo se almacena durante un tiempo limitado
- El proceso de instalación y configuración inicial es demasiado largo
3. Hubstaff
Hubstaff, reconocido principalmente como una herramienta de control horario, también ofrece sólidas funciones de monitoreo de empleados para ayudar a los empleadores a obtener una comprensión integral del desempeño de su equipo.
El seguimiento del tiempo, que es el principal atractivo de Hubstaff, permite a los usuarios controlar el tiempo en dispositivos móviles y computadoras de escritorio. Con solo presionar el botón de inicio, la aplicación registra las horas, minutos y segundos de trabajo de los empleados. Según los permisos, el tiempo se puede registrar de forma continua o ingresar manualmente en la aplicación. El software compila estas entradas en planillas de horas automáticas, lo que agiliza los procesos de facturación y nómina.
Más allá del monitoreo del tiempo, Hubstaff presenta una serie de potentes funciones de control de empleados, como el registro de pulsaciones de teclas, el control de URL y aplicaciones, el seguimiento por GPS y las capturas de pantalla de la actividad. La aplicación de escritorio, una vez descargada en los dispositivos de los usuarios, no solo realiza un seguimiento del tiempo, sino que también captura capturas de pantalla aleatorias o personalizadas, lo que proporciona a los empleadores una representación visual de la actividad de los empleados.
Los empleadores también podrán acceder a datos sobre sitios web y aplicaciones visitados o abiertos por los empleados, junto con la duración de las sesiones. Esto les permite identificar los detalles específicos de las actividades en línea de su equipo e identificar posibles áreas de mejora u optimización.
El módulo Informes permite realizar consultas personalizadas sobre el uso de la aplicación en relación con el tiempo y la actividad. También se integra perfectamente con herramientas de gestión de proyectos y tareas como Asana y Trello para mejorar el seguimiento de la productividad. Si bien otros informes pueden ser más básicos, las funciones de monitoreo integral de Hubstaff lo convierten en una herramienta versátil para administrar tanto el tiempo como las actividades de los empleados.
Funciones clave de monitoreo de empleados
- Seguimiento de URL y aplicaciones
- Seguimiento por GPS
- Capturas de pantalla de la actividad
- Análisis de la fuerza laboral
- Seguimiento del tiempo
Lo que les gusta a los usuarios
- Fácil de usar
- Seguimiento preciso del tiempo
- Gestión fluida de proyectos
Lo que no les gusta a los usuarios
- Informes básicos
- Difícil de configurar
- Opciones de personalización limitadas
4. Desktime
La principal ventaja de DeskTime es su función de control horario. Los usuarios pueden controlar el tiempo sin esfuerzo tanto en plataformas móviles como de escritorio con solo presionar el botón de inicio, registrando las horas, minutos y segundos de trabajo. El seguimiento del tiempo puede ser continuo o ingresarse manualmente, y DeskTime compila estos datos en planillas de horas automáticas, agilizando los procesos de facturación y nómina.
Además del seguimiento del tiempo, DeskTime ofrece funciones de control de empleados muy útiles, como el registro de pulsaciones de teclas, el seguimiento de URL y aplicaciones, el seguimiento por GPS y las capturas de pantalla de la actividad. Aunque los gráficos interactivos y las métricas de productividad de DeskTime pueden no ser tan completos como los de algunos competidores, su sencilla interfaz de usuario facilita el seguimiento de la eficiencia. El software incluso clasifica a los empleados dentro de su empresa o equipo en función de su productividad.
La barra de productividad representa visualmente las horas de trabajo del día y las clasifica como productivas, inactivas o improductivas. DeskTime también realiza un seguimiento continuo de la productividad a través del uso de aplicaciones y URL, así como de capturas de pantalla, lo que garantiza que los empleados se mantengan concentrados. Los intervalos de captura de pantalla se pueden configurar en 5, 10, 15 o 30 minutos, con una opción para desenfocar las capturas de pantalla para mayor privacidad.
A pesar de estas sólidas funciones de monitoreo, DeskTime reconoce la importancia de la privacidad. La opción de tiempo privado permite a los empleados pausar todas las actividades de seguimiento, lo que garantiza que los hábitos personales de consumo de Internet permanezcan privados. Esta función reconoce la necesidad de descansos breves durante la jornada laboral y promueve un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal sin comprometer la privacidad.
Funciones clave de monitoreo de empleados
- Capturas de pantalla automáticas
- Seguimiento de URL y aplicaciones
- Tiempo privado
- Cálculo de productividad
- Seguimiento de proyectos
- Seguimiento del título del documento
- Monitoreo del tiempo
Lo que les gusta a los usuarios
- Rastreador de tiempo automático
- Informes detallados
- Práctico sistema de cálculo de costes y facturación
- Integración fluida con múltiples aplicaciones
- Opción de tiempo privado para un tiempo de inactividad muy necesario
Lo que no les gusta a los usuarios
- Informes limitados
- Sin representante en vivo las 24 horas, los 7 días de la semana
- Fallos aleatorios de la aplicación
- Inexactitudes en los registros de tiempo
5. Traqq
Otro software gratuito de monitoreo de empleados que vale la pena probar es Traqq.
Traqq simplifica el seguimiento del tiempo mediante el registro de horas facturables a través de temporizadores de un solo toque para tareas y proyectos. La plataforma ofrece planillas de horas en línea, una alternativa más eficiente a los sistemas tradicionales de entrada manual o en papel, que no solo registran el tiempo, sino también la productividad y el rendimiento.
Además de realizar el seguimiento del tiempo, Traqq también está equipado con herramientas integrales de monitoreo de empleados. Permite a los usuarios realizar un seguimiento del uso de sitios web y aplicaciones sin tener que acceder a páginas o contenidos específicos, observar la actividad del mouse y el teclado (sin registrar las pulsaciones de teclas) y revisar de forma segura las capturas de pantalla y grabaciones borrosas. Este enfoque permite a los gerentes identificar problemas y brindar orientación para mejorar, manteniendo al mismo tiempo los límites éticos.
Traqq toma capturas de pantalla aleatorias en intervalos de 10 minutos y las adjunta a las entradas de tiempo correspondientes. Los usuarios pueden eliminar capturas de pantalla específicas si es necesario, pero esta acción también elimina el tiempo de trabajo asociado.
Para realizar análisis e informes detallados, la aplicación web de Traqq ofrece resúmenes semanales que desglosan las métricas relacionadas con el tiempo en archivos PDF o CSV. Ya sea que los ejecutivos necesiten una descripción general de alto nivel o detalles granulares, Traqq brinda información sobre cómo los equipos emplean su tiempo.
Sin embargo, Traqq actualmente no cuenta con una aplicación móvil, lo que limita su uso a trabajos de escritorio y requiere entradas de tiempo manuales para el trabajo fuera del escritorio.
Funciones clave de monitoreo de empleados
- Seguimiento del tiempo
- Gestión de equipos
- Informes de rendimiento detallados
- Seguimiento de aplicaciones y URL
- Niveles de actividad
- Grabación de vídeo de escritorio
- Capturas de pantalla del escritorio
Lo que les gusta a los usuarios
- Fácil de usar
- Seguimiento del tiempo en línea y fuera de línea
- Gestión del tiempo simplificada y priorización de tareas
Lo que no les gusta a los usuarios
- No tiene aplicación móvil
- No tiene modo sigiloso
- No dispone de seguimiento GPS
¿Qué es un software de monitorización de empleados?
En los últimos años, se ha hablado mucho del software de supervisión de empleados. De hecho, según un estudio realizado por ExpressVPN, casi el 80 % de los empleadores utilizan software de supervisión para controlar el rendimiento y las actividades en línea de los empleados. Entonces, ¿qué es exactamente esta herramienta mágica que se ha convertido en una norma en el lugar de trabajo moderno?
El software de monitoreo de empleados es una herramienta diseñada para ayudar a los empleadores a realizar un seguimiento de las actividades de sus empleados en el lugar de trabajo. Permite a las empresas monitorear varios aspectos del trabajo de sus empleados, como el tiempo dedicado a las tareas, los sitios web visitados y el uso de aplicaciones. El software a menudo incluye funciones como seguimiento del tiempo, monitoreo de sitios web y aplicaciones y, en algunos casos, grabación de pantalla.
El objetivo principal del software de monitoreo de empleados es mejorar la productividad, garantizar la rendición de cuentas y optimizar los flujos de trabajo. Proporciona a los empleadores información sobre cómo los empleados emplean sus horas de trabajo, lo que permite una mejor gestión de los recursos y una toma de decisiones informada.
¿Es legal la monitorización de empleados en Estados Unidos?
Sí, la vigilancia de los empleados es legal en los Estados Unidos, pero existen normas y reglamentos importantes que las empresas deben cumplir. Los empleadores pueden vigilar legalmente a sus empleados, pero deben cumplir las leyes federales y estatales que rigen la privacidad y la recopilación de datos de los empleados.
Para evitar problemas legales relacionados con el seguimiento del tiempo, los empleadores a menudo deben informar a los empleados si se está realizando un seguimiento y proporcionar una razón comercial válida para hacerlo. Además, algunos estados tienen leyes específicas que describen los requisitos para el seguimiento de los empleados. Es fundamental que los empleadores consulten con un asesor legal para asegurarse de que cumplen con las leyes aplicables para garantizar un entorno de trabajo justo y legal.
Consejos rápidos para implementar con éxito un software de monitoreo de empleados
Implementar un software de monitoreo de empleados en su lugar de trabajo puede ser complicado. Pero si se hace de manera estratégica, puede contribuir a mejorar la productividad y obtener mejores conocimientos organizacionales. A continuación, se ofrecen algunos consejos rápidos para garantizar una implementación fluida y eficaz:
- Comunicación clara: Antes de implementar un software de monitoreo, comunícate abiertamente con tus empleados. Explícales claramente el propósito, los beneficios y los aspectos específicos que se van a monitorear. Ya sea para mejorar la productividad, garantizar el cumplimiento o abordar problemas de seguridad, tener un propósito claro guiará el proceso de implementación.
- Elegir las funciones adecuadas: Selecciona un software con funciones que se ajusten a las necesidades de tu organización. Ya sea que se trate de un control horario, control del uso de Internet o grabación de pantalla, adapte las funciones para que se ajusten a sus objetivos sin invadir innecesariamente la privacidad de los empleados.
- Establecer políticas transparentes: Establece políticas y directrices de supervisión claras. Define qué es un comportamiento aceptable y cuál no. Asegúrese de que sus empleados conozcan estas políticas para fomentar una cultura de transparencia y confianza.
- Resolver las inquietudes sobre privacidad de manera oportuna: Aborda de manera proactiva las inquietudes sobre privacidad mediante la implementación de medidas de protección. Describe claramente qué datos se recopilarán, cómo se almacenarán y quién tendrá acceso a ellos. Asegura a los empleados que el monitoreo está destinado únicamente a fines comerciales.
- Fomentar la retroalimentación: Fomenta un ciclo de retroalimentación abierto. Anima a los empleados a compartir sus opiniones sobre el sistema de supervisión, abordar cualquier inquietud o sugerir mejoras. Este enfoque colaborativo crea un lugar de trabajo más positivo e inclusivo.
The definitive list:
- Screen monitoring
- Attendance tracking
- GPS tracking and geofencing
- Powerful facial recognition
- Automated timesheets
- Encryption and security
- Time tracking with screenshots
- Detailed reporting and analytics
- 100% free
- Feature-rich software
- Excellent customer support
- Simple and easy user interface
- Time tracking with screenshots
- Detailed and accurate reporting
- Accurate time-tracking due to facial recognition and GPS tracking
- The CEO wears crazy white glasses
Jibble is designed to give you advanced employee monitoring while maintaining the right balance of employee privacy. This way, you can get a clearer picture of your employees’ performance based on actual data, not mere guesses.
Attendance and time tracking are made secure and straightforward through the app. Employees can easily clock in with a tap or a quick selfie if facial recognition is enabled. What’s more convenient is that users can use Jibble on any device they’re on – be it mobile, desktop, or laptop. This way, you can track time on your mobile when you’re out of the office and then switch back to your desktop when you get back.
The dashboard acts as a central hub, offering a bird’s eye view of all team activities. No need to sift through extensive data. Right from the dashboard, you’ll get to see who’s in, who’s out, project activities, and total tracked hours.
Aside from time and attendance, Jibble also lets you keep tabs on employee location while with its GPS tracking feature. This is especially useful if you have employees working in the field or at different work sites. And if you need enhanced location accuracy, try setting up geofences around company work sites and offices so employees can only clock in when they’re within the designated locations. This provides an extra layer of security and accountability.
On top of all of these, Jibble also released its newest employee monitoring feature, screen monitoring – after several user requests (yes, Jibble listens!). With the new feature, employers will get to monitor screen activity through screenshots taken at random 10-minute intervals. These screenshots are uploaded on the web app in real time for easy access. As a safeguard against sensitive data leakage, Jibble automatically blurs screenshots containing sensitive information.
And unlike employee monitoring systems that log keystrokes, Jibble employs a more non-intrusive approach to monitor employee activity, focusing on activity rates derived from mouse and keyboard usage. This way, companies can get detailed insights into team productivity without compromising the privacy of individual employees.
So whether you need to monitor work hours, attendance, activity levels, or even screen activity, Jibble is your all-in-one employee monitoring solution. It’s a solution that has proved itself time and time again to its user base, garnering positive ratings on reputable review platforms like Capterra (4.8/5) and the App Store (4.8/5).
Oh, and have I mentioned that Jibble is 100% FREE for unlimited users? That’s definitely the cherry on top of an already stellar employee monitoring tool.
- Workforce insights
- Alerts and reporting
- Web content filtering
- Productivity dashboards
- Application and site monitoring
- Payroll integrations
- Comprehensive dashboards
- Quick and intuitive user interface
- Tracks productivity on the project level
- Dashboard widgets can’t be customized
- Data history is only stored for a limited time
- Initial installation and configuration process is too long
ActivTrak is a handy free employee monitoring software that focuses on analyzing and boosting worker productivity.
The app provides a detailed view of essential work metrics through its productivity dashboards. There’s an Executive Summary dashboard that offers insights into workload balance and staffing issues. There’s also a Technology Usage and Adoption dashboard that maps application usage, giving employers an idea of which apps employees use the most and for how long.
Users can designate websites, applications, and activities as productive or unproductive, allowing ActivTrak to measure the time spent on each. It then uses these designations to assess individual and team productivity.
Aside from monitoring site and app usage, ActivTrak also keeps tabs on mouse movements and keyboard activity to provide an accurate overview of employee behavior. The app doesn’t log keystrokes, though, so as not to compromise sensitive information.
With ActivTrak’s latest versions, you can access detailed analytics on productive versus unproductive behavior, employee focus and efficiency, tool and application use, and workload balances. Side-by-side analyses help identify high-performing individuals and teams, enabling managers to provide guidance or assistance where needed. The software also allows you to use past behavior to set future usage and performance goals.
- Automated time tracking
- Idle time detection
- Project and task management
- Payroll and invoicing
- Clean and user-friendly interface
- Real-time dashboards for reviewing productivity and attendance
- Free plan available for up to 10 users
- Helpful customer support
- Advanced reporting limited to paid plans
- Some integrations missing compared to larger competitors
- Limited screenshot monitoring on free plan
Apploye struck me as one of the easier monitoring tools to adopt. For teams mainly looking for accurate timesheets and a simple view of productivity, it gets the job done with accurate time tracking. The dashboards are straightforward, making timesheets and attendance easy to follow, and project tracking adds just enough structure for small teams to organize their tasks and activities.
I also found Apploye’s interface to be cleaner than some of the heavier tools in this space, which can help remote teams actually pick up the tool and use it consistently.
Apploye also offers screenshot monitoring as well as app and website logs to give managers a clear sense of what’s happening without feeling overbearing.
The free plan is a decent way to test the basics, and if you need more, the paid tiers add depth with better reporting, unlimited history, and integrations. That balance of simplicity upfront and room to grow makes Apploye stand out as a practical choice on this list.
- Idle time reminder
- Team chat feature
- Billable rates features
- Unlimited users and projects
- 80+ integrations
- Responsive customer service
- Easy and simple user interface
- No hidden fees in free or paid versions
- Laggy processing
- Buggy Android app
- Internet connectivity issues
- Inaccurate user data reports
- Device synchronization problems
Next on my list of employee monitoring software is Clockify.
Clockify is an intuitive, versatile platform for businesses and freelancers that need clear visibility into hours, attendance, and project work. Its well-structured team management tools make it especially useful for companies, since they allow managers to track multiple projects in parallel and keep productivity on pace.
The free version of Clockify includes a broad set of features, so it remains reliable even without paid add-ons. With unlimited user access, it scales smoothly from small teams to large organizations.
Clockify also offers four paid tiers—Basic, Standard, Pro, and Enterprise—that unlock additional controls and functionality.
Overall, Clockify stands out as an affordable and comprehensive employee monitoring option for most businesses, particularly those focused on time and attendance oversight tied to real project work.
- Activity levels
- Time tracking
- Team management
- Desktop screenshots
- App and URL tracking
- Desktop video recording
- Detailed performance reports
- User-friendly
- Online and offline time tracking
- Simplified time management and task prioritization
- No GPS tracking
- Does not have a mobile app
- Does not have a stealth mode
Another free employee monitoring software worth checking out is Traqq.
Traqq simplifies time tracking by recording billable hours through one-touch timers for tasks and projects. The platform offers online timesheets, a more efficient alternative to traditional paper-based or manual entry systems, which not only track time but also record productivity and performance.
Beyond time tracking, Traqq is also equipped with comprehensive employee monitoring tools. It enables users to track website and app usage without delving into specific pages or content, observe mouse and keyboard activity (without recording keystrokes), and safely review blurred screenshots and recordings. This approach allows managers to pinpoint issues and provide coaching for improvement while maintaining ethical boundaries.
Traqq captures random screenshots within 10-minute windows, attaching them to corresponding time entries. Users can delete specific screenshots if needed, but this action also removes the associated work time.
For detailed analysis and reporting, Traqq’s web app offers weekly summaries that break down time-related metrics into PDF or CSV files. Whether executives need a high-level overview or granular details, Traqq provides insights into how teams spend their time.
Traqq currently doesn’t have a mobile app, though, limiting its use to desk jobs and requiring manual time entries for off-desk work.
What is an Employee Monitoring Software?
There’s been a lot of buzz around employee monitoring software in the past few years. In fact, according to a study conducted by ExpressVPN, nearly 80% of employers utilize monitoring software to keep tabs on employee performance and online activities. So, what exactly is this magical tool that’s become a norm in the modern workplace?
Employee Monitoring Software is a tool designed to help employers keep track of their employees’ activities in the workplace. It enables businesses to monitor various aspects of their employees’ work, such as time spent on tasks, websites visited, and application usage. The software often includes features like time tracking, website and app monitoring, and, in some cases, screen recording.
The main goal of employee Monitoring Software is to enhance productivity, ensure accountability, and streamline workflows. It provides employers with insights into how employees spend their work hours, allowing for better resource management and informed decision-making.
Is Employee Monitoring Even Legal in the US?
Yes, employee monitoring is legal in the United States, but there are important rules and regulations that companies must follow. Employers can legally monitor their employees, but they need to adhere to federal and state laws that govern employee privacy and data collection.
To avoid legal issues related to time tracking, employers must often inform employees if monitoring is happening and provide a valid business reason for doing so. Additionally, some states have specific laws outlining the requirements for employee monitoring. It’s crucial for employers to consult with legal counsel to make sure they are in compliance with the applicable laws to ensure a fair and lawful work environment.
Learn more about what you can and can’t monitor in the workplace with our comprehensive guide to employee monitoring in the US.
Quick Tips for Successfully Implementing Employee Monitoring Software
Implementing employee monitoring software in your workplace can be tricky. But when done strategically, it can contribute to improved productivity and better organizational insights. Here are some quick tips to ensure a smooth and effective implementation:
- Clear Communication: Before introducing monitoring software, communicate openly with your employees. Clearly explain the purpose, benefits, and the specific aspects that will be monitored. Whether it’s enhancing productivity, ensuring compliance, or addressing security concerns, having a clear purpose will guide the implementation process.
- Choose Appropriate Features: Select software with features that align with your organizational needs. Whether it’s time tracking, internet usage monitoring, or screen recording, tailor the features to match your goals without unnecessarily invading employee privacy.
- Set Transparent Policies: Establish clear monitoring policies and guidelines. Define what is acceptable and unacceptable behavior. Ensure that your employees are aware of these policies to foster a culture of transparency and trust.
- Address Privacy Concerns Promptly: Proactively address privacy concerns by implementing safeguards. Clearly outline what data will be collected, how it will be stored, and who will have access. Assure employees that the monitoring is intended for business-related purposes only.
- Encourage Feedback: Foster an open feedback loop. Encourage employees to share their thoughts on the monitoring system, addressing any concerns or suggesting improvements. This collaborative approach creates a more positive and inclusive workplace.
