Veredicto final:

Los mejores software para equipos híbridos y remotos

Mi equipo y yo usamos Jibble todos los días para controlar el tiempo, gestionar proyectos y mantenernos sincronizados sin importar desde dónde trabajemos. Es rápido, preciso y, sinceramente, simplemente funciona.

Con el software de gestión de asistencia híbrida de Jibble, puedes fichar desde el escritorio, la web o el móvil, o incluso empezar a registrar el tiempo directamente desde Slack o MS Teams.

El sistema genera automáticamente hojas de horas detalladas que calculan con precisión las horas totales, los descansos y las horas extras. Cada entrada también se puede verificar con etiquetas GPS y reconocimiento facial para ayudar a evitar el robo de tiempo o el fichaje por un compañero.

Jibble también proporciona informes de asistencia detallados basados en registros de tiempo, lo que te ayuda a detectar discrepancias en las horas de trabajo, ver cómo los empleados dedican su tiempo a las tareas y realizar un seguimiento de las tendencias de absentismo o puntualidad.

Para los equipos globales, Jibble también facilita la facturación. Puedes establecer tarifas facturables en cualquier moneda, realizar un seguimiento de las horas de trabajo en diferentes zonas horarias e incluso exportar datos directamente a Excel, CSV o software de nómina como Xero, ADP y Sage.

El seguimiento de la actividad opcional de Jibble también puede ayudar a promover la responsabilidad al tiempo que se respeta la privacidad del usuario. Puedes habilitar capturas de pantalla periódicas para obtener una mejor visibilidad de cómo trabaja tu equipo.

Jibble está diseñado para que el control horario sea lo más sencillo e intuitivo posible. Y después de probar personalmente la mayoría de las soluciones de control horario del mercado, puedo decir sinceramente que nada se acerca a lo perfecto que se siente Jibble en el uso diario. ¿Y la guinda del pastel? Es 100% GRATIS para usuarios ilimitados.

Slack se ha convertido en la herramienta de comunicación de referencia para equipos remotos e híbridos de todo el mundo. A mi equipo y a mí personalmente nos encanta.

La plataforma combina comunicación, gestión de proyectos, integraciones de aplicaciones e inteligencia artificial en una herramienta sólida, lo que reduce la necesidad de cambiar de aplicación para diferentes tareas.

Los equipos pueden organizar las conversaciones en canales, manteniendo las discusiones centradas por proyecto, equipo o tema. Es muy fácil iniciar una reunión rápida (una llamada de audio o video) siempre que necesites hablar con un miembro del equipo sobre cualquier tema. La función de mensajería de Slack también permite a los usuarios enviar mensajes de audio o video, lo que hace que las comunicaciones sean más transparentes y fáciles.

Más allá de las comunicaciones, Slack también ofrece un conjunto de herramientas de gestión de tareas, como listas de tareas pendientes y lienzos para notas colaborativas, cada una con una variedad de plantillas prediseñadas para casos de uso comunes. Las tareas se pueden asignar a los compañeros de equipo, con plazos y notas, lo que mantiene a todos responsables y alineados.

Otra potente función de Slack es la automatización de flujos de trabajo. Ya se trate de un simple recordatorio o de una tarea recurrente más compleja, los flujos de trabajo pueden encargarse de ello. Incluso puedes automatizar tareas como actualizar Google Sheets o Salesforce, sin necesidad de saber nada de programación.

Slack también ofrece una IA integrada que puede traducir automáticamente notas, tomar notas de reuniones e incluso resumir mensajes de canales si tienes más de 50 seguidos después de un día libre. Esto resulta especialmente útil para que los gerentes estén siempre al tanto de las operaciones y comunicaciones del equipo.

Y lo que une todo esto son las numerosas integraciones de Slack con herramientas como Google Suite, Trello, Notion, Asana y muchas más, lo que resulta ideal para gestionar archivos, calendarios y actualizaciones de proyectos sin tener que salir de Slack.

Sin embargo, aunque las herramientas de comunicación y gestión de tareas de Slack son realmente impresionantes, la mayoría de las funciones avanzadas están restringidas a los planes de pago. La versión gratuita es bastante limitada.

Solo tienes acceso a canales, mensajes de audio y video, un historial de mensajes de 90 días y reuniones individuales, además de seguridad básica de datos. No hay funciones de IA ni automatizaciones avanzadas. Está bien para equipos pequeños o uso ocasional, pero el plan gratuito puede resultar restrictivo rápidamente si tus necesidades crecen.

Hay mucho que puede hacer con Notion: desde la gestión de proyectos y la documentación del conocimiento hasta la colaboración en equipo y la planificación de contenido. Pero lo que creo que lo hace útil para los equipos remotos e híbridos es su automatización del espacio de trabajo.

El uso que hace Notion de la IA es digno de elogio. Me impresionó especialmente cómo podía transformar mis ideas desordenadas en listas de tareas pulidas o planes de proyectos completos en cuestión de segundos, incluso etiquetando lo que creaba para que pudiera distinguir los elementos generados por la IA de los míos propios.

Luego está el agente de Notion, que conoce tu espacio de trabajo, reprograma automáticamente los plazos cuando cambian las fechas límite y redacta actualizaciones para el equipo.

Con sus bases de datos, plantillas y paneles Kanban personalizables, Notion puede dar a los equipos híbridos y remotos la estructura que necesitan para sus flujos de trabajo.

Pero Notion puede resultar un poco intimidante para los usuarios principiantes, incluyéndome a mí mismo. Hay tantas cosas que se pueden hacer que es difícil saber por dónde empezar. Además, muchos usuarios han notado que puede volverse notablemente más lento y menos receptivo cuando se trabaja con bases de datos más grandes.

Existen numerosas herramientas de gestión de proyectos, pero Asana destaca fácilmente, especialmente para equipos remotos e híbridos. Está diseñada para mantener a todos alineados, independientemente del lugar desde el que trabajen.

Me gusta mucho lo flexible que es Asana. El diseño es limpio, intuitivo e ideal para rastrear proyectos complejos sin perderse en el desorden.

Cada proyecto se puede dividir en tareas más pequeñas y asignarlas a los miembros del equipo con plazos de entrega, y puedes elegir ver todo en diferentes formatos, como tableros Kanban, diagramas de Gantt, listas, líneas de tiempo o calendarios, según lo que mejor se adapte a tus flujos de trabajo.

La vista «Inicio» personalizable de Asana también es una ventaja para los equipos remotos e híbridos; puedes personalizar la aplicación para adaptarla a tus necesidades reorganizando secciones, añadiendo widgets e incluso eligiendo tu propio fondo, de modo que puedas ver todo lo que te importa en tu propio espacio personalizado.

La bandeja de entrada de Asana ayuda a los equipos a mantenerse enfocados filtrando lo que importa, pausando las distracciones y dando seguimiento a las actualizaciones sin salir de su espacio de trabajo. Sus integraciones con aplicaciones de comunicación populares como Slack y Zoom también son muy útiles para que la comunicación del equipo se mantenga sincronizada.

En general, Asana cuenta con las funciones clave para la gestión de proyectos, es lo suficientemente sencillo como para que cualquiera pueda aprender a utilizarlo, pero su función de generación de informes es un poco limitada. Los usuarios deben extraer la información para los informes manualmente, en lugar de que el software lo haga por ellos.

Cuando trabajas a distancia o de forma híbrida y tienes que hacer malabarismos entre varios dispositivos, ubicaciones y conexiones a Internet, no puedes llamar al equipo de TI para que te venga a ayudar a tu escritorio.

Ahí es donde TeamViewer resulta muy útil.

Después de utilizarlo en una combinación de ordenadores de oficina, ordenadores portátiles domésticos y dispositivos móviles, lo que más destaca es lo fluido y seguro que se siente TeamViewer.

Acceder a otro ordenador con TeamViewer es sencillo, incluso sin necesidad de instalar ningún software en el sistema del otro extremo.

Una vez configurado, TeamViewer te permite (o a tu equipo de soporte) ver tu pantalla, controlar tu dispositivo y solucionar problemas en tiempo real. Funciona en ordenadores, tabletas y teléfonos, tanto si utilizas Windows, Mac, Android o iOS.

El software también puede acceder y mantener dispositivos desatendidos, como terminales POS, quioscos o pantallas remotas. Si un dispositivo tiene un problema, TeamViewer puede enviar alertas de inmediato para que el departamento de TI pueda intervenir antes de que el tiempo de inactividad se convierta en un inconveniente.

El panel de control central de TeamViewer hace que la gestión de dispositivos sea muy sencilla. Ofrece una vista en tiempo real de todos los sistemas, envía alertas cuando algo requiere atención y marca el software obsoleto antes de que cause problemas.

La automatización es otra característica destacada. Los tickets de soporte, los registros de conexión y los resúmenes generados por IA agilizan el trabajo del departamento de TI y facilitan la documentación. Con el tiempo, esta información ayuda a los equipos a detectar problemas recurrentes y solucionarlos más rápidamente.

La seguridad está integrada en cada capa, con cifrado, autenticación de dos factores y protección con tecnología Malwarebytes. Para los equipos híbridos y remotos, esa tranquilidad es importante, especialmente cuando los usuarios inician sesión desde casa o desde redes públicas.

Aunque la interfaz parece un poco anticuada y las conexiones pueden sufrir retrasos ocasionales, TeamViewer ayuda a los equipos distribuidos a mantenerse conectados y productivos sin añadir trabajo adicional al departamento de TI. Es el tipo de herramienta que mantiene todo funcionando silenciosamente en segundo plano.