27 buenas prácticas de control horario para aumentar tu productividad

Written by Asim Qureshi
Por Asim Qureshi, CEO Jibble

9 de abril de 2024

Hola, soy Asim Qureshi, CEO y cofundador de Jibble, un software de control de tiempo y asistencia basado en la nube. Cuento con muchos años de experiencia en la creación y ampliación de productos y equipos de software en diversos sectores y mercados y, antes de fundar Jibble, trabajé como vicepresidente en Morgan Stanley durante seis años. Me apasiona ayudar a las empresas a mejorar su productividad y rendimiento a través de prácticas inteligentes de gestión del tiempo.

En este artículo, me gustaría compartir contigo 27 de las mejores prácticas de gestión del tiempo que he aprendido a lo largo de los años. Estas ideas proceden directamente de mi propia experiencia y están diseñadas para hacer maravillas en diversos contextos. Así que vamos a descubrir juntos algunas de estas fantásticas estrategias.

Este artículo abarca:

Resumen: ¿Cuáles son las mejores formas de gestionar el tiempo?

¿Cómo puedo aprovechar al máximo mi tiempo personal?

Las mejores formas de empezar a controlar tu tiempo

¿Cuáles son los mejores métodos de control horario para un jefe de proyecto?

¿Cuáles son las mejores prácticas para la gestión del control horario en Recursos Humanos?

Si trabajo como autónomo o freelance, ¿cuáles son las mejores prácticas para el control del tiempo?

Conclusiones: Conseguir el éxito mediante una gestión eficaz del tiempo

Resumen: ¿Cuáles son las mejores formas de gestionar el tiempo?

Registrar el tiempo es un hábito útil que puede hacernos más productivos, eficientes y exitosos en diferentes situaciones. Pero es importante saber que cada situación requiere su propia forma de hacer las cosas. En este artículo, veremos las mejores formas de utilizar el software de control horario en cuatro situaciones diferentes: cuando es para nosotros mismos, cuando gestionamos proyectos, cuando RR.HH. está a cargo y cuando somos autónomos o contratistas.

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¿Cómo puedo aprovechar al máximo mi tiempo personal?

El tiempo es un recurso limitado, así que es importante emplearlo sabiamente. La forma en que empleamos nuestro tiempo influye en nuestro éxito y felicidad. Pero a veces es difícil gestionar bien nuestro tiempo, y acabamos sintiéndonos estresados y abrumados.

Ahí es donde una aplicación de control horario personal puede ayudar. Es una forma de controlar cómo empleamos nuestro tiempo a lo largo del día. Así podemos ver en qué se nos va el tiempo y encontrar formas de aprovecharlo mejor.

El control horario personal nos ayuda a…

  • ver qué cosas nos distraen y nos hacen perder el tiempo, para poder evitarlas.
  • fijar objetivos realistas e importantes para nosotros.
  • planificar mejor nuestro tiempo y evitar dejar las cosas para el último momento.
  • centrarnos en una cosa cada vez, lo que puede hacernos más productivos.
  • analizar cómo hemos empleado nuestro tiempo y hacer cambios si es necesario.

Al adoptar el control horario personal como herramienta, desbloqueamos el potencial para revolucionar nuestras habilidades de gestión del tiempo y lograr más éxito en nuestros objetivos.

Las mejores formas de empezar a controlar tu tiempo

Si quieres empezar a controlar tu tiempo, aquí tienes algunas buenas prácticas para cada paso:

Consejo 1: Establece objetivos y prioridades claros

Evita el error común de no fijarte objetivos claros y realistas. Sin objetivos es fácil perder el rumbo y la concentración. Utiliza los criterios SMART para establecer objetivos que sean Específicos, Medibles, Alcanzables, Pertinentes y Sujetos a un plazo.

Consejo 2: Planifica y programa tu tiempo

Utiliza un calendario en línea o una aplicación de reloj de fichar para anotar tus tareas y distribuir tu tiempo. Planifica tu día o tu semana con antelación, preferiblemente la noche anterior o por la mañana, para empezar con un plan claro y evitar sentirte abrumado.

Consejo 3: Reduce al mínimo las distracciones y mantén la concentración

Desactiva las notificaciones, cierra las pestañas innecesarias o guarda el teléfono. Busca un lugar tranquilo para trabajar o utiliza auriculares para evitar el ruido. Establece límites con los demás y hazles saber cuándo estás disponible. También puedes probar la técnica Pomodoro, en la que trabajas durante 25 minutos y descansas 5 minutos.

Consejo 4: Utiliza técnicas de bloqueo del tiempo

Divide tu día en bloques de tiempo para distintas tareas. Puedes utilizar colores o símbolos para marcar los distintos bloques. Deja algo de tiempo extra entre bloques para transiciones o imprevistos. También es bueno disponer de algo de tiempo libre para la relajación o la creatividad.

Consejo 5: Revisa y reflexiona periódicamente sobre tu gestión el tiempo

Echa un vistazo a los datos de tu tiempo y analiza cómo has empleado tus valiosas horas. Anota tus reflexiones y emociones en un diario o cuaderno. Plantéate preguntas como: ¿he alcanzado mis objetivos?, ¿me he ceñido a mi plan?, ¿he perdido tiempo? Analiza qué aspectos funcionaron bien y cuáles no. Aprovecha esta valiosa información para ajustar tus objetivos, prioridades, planes y hábitos según sea necesario.

Consejo 6: Gestiona el tiempo de forma eficaz mediante un software de control horario

Utilizar un software de hojas de horas puede ser una herramienta muy útil para ayudarte a gestionar tu tiempo de forma eficaz. Con una buena aplicación, puedes controlar y analizar cómo empleas tu tiempo en diversas tareas y proyectos. Así, podrás identificar las áreas en las que puedes mejorar tus habilidades y tu rendimiento. Una aplicación de control del tiempo también te permite fijarte objetivos y retos, y hacer un seguimiento de tus progresos y logros. Además, te ayuda a mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal limitando tus horas de trabajo y programando tiempo libre para relajarte. Además, un software de fichaje facilita la comunicación con tus clientes y partes interesadas proporcionándoles actualizaciones e informes relacionados con el tiempo.

Consejo 7: Aprovecha los datos de control horario para motivarte y celebrar tus logros

El control horario también puede ser una fuente de motivación personal. Puedes utilizarlo para fijarte objetivos y retos, como completar una tarea más rápido que antes o aumentar tu rendimiento o calidad. También puedes utilizarlo para recompensarte por tus logros, por ejemplo, haciendo un descanso o regalándote algo agradable después de terminar un proyecto o alcanzar un hito. El control horario puede ayudarte a reconocer tus progresos y logros, y a aumentar tu confianza y satisfacción.

Consejo 8: Saca el máximo partido a tus herramientas

Explora las distintas características y funciones de tu aplicación de control horario. Algunas aplicaciones ofrecen categorización de proyectos, etiquetado de tareas, notas o análisis de productividad. Utiliza estas funciones para entender cómo empleas tu tiempo y encontrar formas de mejorar.

Recuerda, el control del tiempo personal no consiste en ser perfecto o estricto con tu tiempo. Se trata de ser consciente e intencionado con tu tiempo. Al controlar tu tiempo, puedes tomar decisiones más acertadas, ser más eficiente y encontrar más equilibrio y satisfacción en tu vida.

«O diriges el día o el día te dirige a ti». – Jim Rohn, empresario y orador motivacional estadounidense.

¿Cuáles son los mejores métodos de control horario para un jefe de proyecto?

Como jefe de proyecto, eres responsable de entregar los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y del alcance previstos. Tienes que planificar, ejecutar, supervisar y controlar múltiples aspectos de tus proyectos, como tareas, recursos, riesgos, calidad y expectativas de las partes interesadas. También tendrás que hacer frente a las incertidumbres, los cambios y los retos que puedan surgir en el camino.

Por eso el control horario es una habilidad y una herramienta esencial para los jefes de proyecto. El control horario es el proceso de medir y registrar el tiempo que tú y tu equipo dedicáis a las distintas actividades del proyecto. Al hacer un seguimiento de tu tiempo, podrás tener más visibilidad y control sobre tus proyectos, mejorar tu eficiencia y eficacia y conseguir resultados mejores.

El control horario para jefes de proyecto te ayuda a…

  • estimar la duración y los costes del proyecto de forma más precisa y realista,
  • asignar y gestionar los recursos de forma más eficiente y eficaz,
  • supervisar el progreso y el rendimiento del proyecto de forma más detallada y objetiva,
  • identificar y resolver problemas y riesgos de forma más rápida y proactiva,
  • comunicar a las partes interesadas actualizaciones e informes relacionados con el tiempo de forma más clara y segura.

Cómo empezar a registrar el tiempo como jefe de proyecto

Si quieres empezar a realizar un seguimiento del tiempo para la gestión de proyectos, aquí tienes algunas prácticas recomendadas para cada punto:

Consejo 9: Implementa flujos de trabajo eficaces de gestión de proyectos

Una buena práctica consiste en utilizar técnicas y metodologías de gestión de proyectos que se ajusten al trabajo en equipo. Esto puede incluir la creación de tablones de tareas, la creación de calendarios de proyectos y el uso de herramientas de colaboración para agilizar la comunicación y la asignación de tareas. Al integrar el software de control horario con los flujos de trabajo de gestión de proyectos, podrás supervisar y gestionar eficazmente el progreso, los plazos y las entregas del proyecto.

Consejo 10: Personaliza los ajustes de control horario para adaptarlos a las necesidades de tu proyecto

Explora las opciones de personalización de tu aplicación de control horario. Adapta los ajustes a los requisitos de tu proyecto, como la definición de etiquetas específicas del proyecto, la personalización de los campos de entrada de tiempo o la configuración de las tarifas de facturación. La personalización mejora la eficacia de la aplicación a la hora de capturar detalles específicos del proyecto.

Consejo 11: Establece recordatorios y notificaciones para las tareas relacionadas con el tiempo

Aprovecha las funciones de recordatorio y notificación de tu aplicación de control horario. Configura alertas para los próximos plazos, hitos importantes o envíos de entradas de tiempo. Estos recordatorios te mantienen a ti y a tu equipo al día y garantizan un control del tiempo puntual y preciso.

Consejo 12: Forma a tu equipo para utilizar el nuevo sistema de control horario

Elegir una aplicación de control horario fácil de usar supone un ahorro de tiempo fundamental para introducir nuevos métodos de control horario en tu equipo. Los sistemas de control horario que incluyen una amplia base de conocimientos suponen un gran ahorro de tiempo.

Consejo 13: Controla el progreso del proyecto y realiza los ajustes necesarios

Utiliza técnicas y metodologías de gestión de proyectos que se ajusten al estilo de trabajo de tu equipo. Esto puede incluir la creación de tablones de tareas, la creación de calendarios de proyectos y el uso de herramientas de colaboración para agilizar la comunicación y la asignación de tareas. Al integrar un software para fichar con los flujos de trabajo de gestión de proyectos, podrás supervisar y gestionar eficazmente el progreso, los plazos y las entregas de los proyectos.

Consejo 14: Colabora con tu equipo

Utiliza las funciones de colaboración que ofrece tu aplicación de control horario. Esto puede incluir funciones como la asignación de tareas, actualizaciones de estado de los miembros del equipo o comentarios sobre las entradas de tiempo. La colaboración dentro de la aplicación fomenta la transparencia, mejora la comunicación y promueve la coordinación eficiente de los proyectos.

Consejo 15: Comunica a las partes interesadas las actualizaciones relacionadas con el tiempo

Utiliza un plan de comunicación o un análisis de las partes interesadas para determinar quién necesita saber qué, cuándo, cómo y por qué sobre tu proyecto. También puedes utilizar una herramienta de comunicación o una plataforma que te permita compartir con las partes interesadas las actualizaciones e informes relacionados con el tiempo de forma oportuna y adecuada. Otra práctica consiste en solicitar opiniones y aportaciones de las partes interesadas e incorporarlas al plan del proyecto cuando sea necesario. De este modo, mantendrás a los interesados informados y comprometidos durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Consejo 16: Evalúa los resultados del proyecto y las lecciones aprendidas con el sistema de control horario

Una evaluación de proyecto o un análisis posterior puede utilizar los datos de control horario para valorar los resultados y las repercusiones de tu proyecto. Es decir, puede identificar los puntos fuertes y débiles de tu proceso de gestión de proyectos, como qué requirió más tiempo del que esperabas, qué requirió menos y qué puede mejorarse. Así, podrás aprender de tu experiencia y aplicar las lecciones aprendidas a futuros proyectos.

El control horario para jefes de proyecto no consiste en microgestionar o controlar cada minuto del proyecto. Se trata de ser más consciente e intencionado con tu tiempo. Si controlas tu tiempo, podrás gestionar tus proyectos de forma más eficaz y eficiente, ofrecer un mayor valor a las partes interesadas y lograr un mayor éxito en tu carrera profesional.

Human Resources Manager doesn't have to worry about chasing everyone down for their timesheets anymore since her company uses a time tracking app.

¿Cuáles son las mejores prácticas para la gestión del control horario en Recursos Humanos?

Como profesional de RR.HH., eres responsable de gestionar el tiempo y la asistencia de tus empleados. Tienes que asegurarte de que tus empleados trabajan de forma eficiente y eficaz, de que se les paga de forma precisa y justa, y de que cumplen las leyes y normativas laborales. También tienes que lidiar con varios retos y problemas que pueden surgir en el control horario, como errores, disputas, fraudes o abusos.

Por ello, la administración del control horario es una habilidad y función crítica para los profesionales de RR.HH. La administración del control horario por parte de RR.HH. es el proceso de supervisar y controlar cómo los empleados registran su tiempo y asistencia. Al administrar el control horario a través de RR.HH., puedes mejorar la productividad y el rendimiento de tus empleados, reducir tus costes y riesgos laborales, y mejorar el compromiso y la satisfacción de tus empleados.

Usar un software de control horario beneficia a la administración del control horario en Recursos Humanos ayudándote a…

  • controlar y medir las horas de trabajo de tus empleados, las horas extraordinarias, los descansos, los permisos, las ausencias, etc.
  • calcular y procesar las nóminas de tus empleados, impuestos, prestaciones, deducciones, etc.
  • aplicar tus políticas y directrices de control horario y garantizar el cumplimiento de las leyes y normativas laborales.
  • agilizar tus procesos y herramientas de control horario y reducir errores e ineficiencias.
  • auditar y analizar tus datos de control horario y generar informes y perspectivas.

Cómo administrar mejor el control horario en RR.HH.

Si quieres optimizar el control horario en RR.HH., aquí tienes algunas buenas prácticas:

Consejo 17: Establece políticas y directrices de control horario

Crea una política de control horario clara y completa que defina la finalidad, el alcance, los métodos, las responsabilidades, las expectativas y las consecuencias del control horario. Por último, comunica tus políticas y directrices de control horario a tus empleados y directivos y obtén su reconocimiento y consenso.

Consejo 18: Facilita el control horario a los empleados

Implementa una aplicación de control horario que permita a los empleados introducir y gestionar sus propias entradas de tiempo. Permitir a los empleados controlar su propio tiempo aumenta la responsabilidad y reduce la carga administrativa de RR.HH.. Elegir una aplicación de control horario fácil de usar es fundamental para ahorrar tiempo. También deberías integrar tu sistema de control horario con otros sistemas que utilices para nóminas, contabilidad, gestión de proyectos, etc. Esto eliminará o minimizará cualquier tarea o paso manual o redundante en tus procesos de control horario. Además, ahorrará tiempo y reducirá el riesgo de errores, garantizando un procesamiento preciso y eficiente de los datos de tiempo de los empleados.

Consejo 19: Garantiza el cumplimiento de la legislación y la normativa laboral

Mantente al día de las últimas leyes y normativas laborales que afectan a tus prácticas de control horario, como el salario mínimo, el pago de horas extras, los descansos, las bajas por enfermedad, etc. La seguridad de los datos también está muy regulada, por lo que elegir una aplicación de control horario que ofrezca almacenamiento cifrado en la nube protege la información confidencial de clientes y proyectos.

Consejo 20: Facilita la gestión del tiempo

Elige una aplicación de control horario que ofrezca múltiples formas de iniciar sesión, como una aplicación móvil o un quiosco. La accesibilidad móvil permite a los empleados realizar el seguimiento de su tiempo mientras se desplazan, especialmente en el caso de trabajadores remotos o empleados que se alejan con frecuencia de sus escritorios. Algunas aplicaciones de control horario incluso tienen reconocimiento facial para que la persona pueda fichar simplemente acercándose a un quiosco.

Consejo 21: Revisa y analiza periódicamente los datos de control horario

También deberías revisar periódicamente tus registros de control horario y asegurarte de que son precisos y completos. Revisa métricas clave como la asistencia, las horas extras y la asignación a proyectos para identificar tendencias, solucionar discrepancias y optimizar la asignación de recursos. Estos datos pueden ayudarte a mejorar la productividad y el rendimiento de tus empleados, optimizar tus costes laborales y tu presupuesto, identificar tendencias y patrones, etc.

La administración del control horario por parte de RR.HH. no consiste en microgestionar o controlar cada minuto del trabajo de tus empleados. Se trata de ser más consciente e intencionado con el tiempo de tus empleados. Mediante la administración del control horario por parte de RR.HH., podrás gestionar mejor el tiempo de tus empleados, ofrecer un mayor valor a tu organización y lograr un mayor éxito en tu carrera profesional.

Si trabajo por cuenta propia o como autónomo, ¿cuáles son las mejores prácticas para el control horario?

Como autónomo o contratista, ser tu propio jefe conlleva multitud de ventajas. Disfrutas de libertad y flexibilidad para elegir proyectos, clientes, tarifas y establecer tu propio horario. Sin embargo, junto con esta independencia, viene la tarea crucial de gestionar tu tiempo con habilidad. Entregar un trabajo de alta calidad dentro de los plazos y presupuestos se convierte en tu responsabilidad, incluso cuando haces malabarismos con múltiples proyectos y clientes.

Por eso el control horario es una habilidad y una herramienta esencial para autónomos y contratistas. El control horario es el proceso de medir y registrar el tiempo que se dedica a las distintas actividades de un proyecto. Al hacer un seguimiento de tu tiempo, puedes mejorar tu productividad y rendimiento, aumentar tus ingresos y rentabilidad, y mejorar tu reputación y credibilidad.

Para autónomos y contratistas, las aplicaciones de control horario les ayudan a…

  • calcular la duración y los costes del proyecto de forma más precisa y realista,
  • facturar a sus clientes de forma más precisa y transparente,
  • realizar el seguimiento del tiempo en varios proyectos y clientes de forma más sencilla y eficaz,
  • comunicar a sus clientes las actualizaciones y cambios relacionados con el tiempo de forma más clara y segura,
  • revisar y analizar el uso del tiempo y el rendimiento de forma más detallada y objetiva.

Consejos y buenas prácticas para autónomos y contratistas

Si quieres empezar a registrar el tiempo trabajado como autónomo o contratante, aquí tienes algunas buenas prácticas para cada punto:

Consejo 22: Establece expectativas y resultados claros con los clientes 

Debate y acuerda con tu cliente el alcance, el calendario, el presupuesto y la calidad del proyecto antes de empezar a trabajar. Además, deberías crear un contrato o una propuesta que describa los detalles del proyecto, los plazos de entrega, los hitos, las condiciones de pago, etc. Decidir qué herramienta de control horario se utilizará y cómo se comunicará el uso del tiempo suele formar parte de este proceso al configurar los proyectos y los clientes en el software.

Consejo 23: Gestiona tu vida laboral y tu bienestar con un sistema de control horario

Utiliza el control horario para gestionar el equilibrio entre tu vida laboral y personal y tu bienestar. También deberías utilizar el control horario para limitar el número de horas que trabajas y evitar el exceso de trabajo o el agotamiento. El control horario puede utilizarse para programar algo de tiempo libre para la relajación o la creatividad, y recompensarse por los logros.

Consejo 24: Ofrece una facturación precisa y con menos errores

Una aplicación de control horario fiable y fácil de usar te permitirá controlar tu tiempo en tiempo real o manualmente. También deberías utilizar una aplicación que se integre con otras aplicaciones que utilices para facturación, contabilidad, etc. El software de control del tiempo adecuado genera informes y facturas basados en tus entradas de tiempo, y te permite personalizarlos según tus preferencias y necesidades.

Consejo 25: Genera confianza y credibilidad con los clientes mediante el control horario

El software de control horario puede generar confianza y credibilidad entre tus clientes. Con un sistema de control horario podrás mostrar a tus clientes cómo has empleado tu tiempo, qué has conseguido y qué valor has aportado. Esto demostrará tu profesionalidad y fiabilidad, y superará las expectativas de tus clientes.

Consejo 26: Control horario de varios proyectos y clientes 

La posibilidad de crear diferentes proyectos y clientes, y asignarles diferentes tarifas, divisas, impuestos, etc. dentro del sistema de control horario resulta muy útil. También deberías utilizar una aplicación que te permita cambiar entre proyectos y clientes de forma fácil y rápida. Busca un sistema de control horario que te muestre una visión general del uso de tu tiempo y de tus ingresos para todos tus proyectos y clientes.

Consejo 27: Comunica a los clientes las actualizaciones y cambios relacionados con el tiempo

Si acostumbras a tus clientes a ver tus informes de seguimiento del tiempo, cuando sea necesario realizar un cambio o adaptar algo, podrán ver cómo se desarrolla en tus informes. Es una herramienta más de confianza en tu relación con tus interlocutores o clientes.

El control horario para autónomos y contratistas no consiste en ser perfecto o rígido con tu tiempo. Se trata de ser más consciente e intencionado con tu tiempo. Al hacer un seguimiento del mismo, podrás gestionarlo mejor, ofrecer un mayor valor a tus clientes y lograr un mayor éxito en tu carrera.

Conclusiones: Lograr el éxito mediante una gestión eficaz del tiempo

En conclusión, hemos explorado 27 buenas prácticas de gestión del tiempo que pueden mejorar significativamente la productividad y la eficiencia. Estas prácticas son aplicables en diversos contextos y permiten a las personas y a las organizaciones optimizar su gestión del tiempo y obtener mejores resultados.

El seguimiento personal del tiempo permite a las personas establecer objetivos claros, planificar su tiempo de forma eficaz, minimizar las distracciones y reflexionar sobre el uso del tiempo. Al supervisar y analizar cómo se emplea el tiempo en diferentes tareas y proyectos, los trabajadores pueden identificar áreas de mejora, realizar un seguimiento de sus progresos y celebrar sus logros. Además, gracias a las aplicaciones y programas de control horario, es posible gestionar el equilibrio entre la vida laboral y personal, comunicarse eficazmente con los clientes y las partes interesadas y aprovechar el tiempo al máximo.

Las empresas y organizaciones pueden aprovechar el poder del control horario mediante una serie de buenas prácticas. Tanto si se trata de gestión de proyectos como de recursos humanos, el control horario desempeña un papel crucial. Mediante la implementación de flujos de trabajo de gestión de proyectos eficientes, la personalización de la configuración del control horario, la garantía del cumplimiento de la legislación laboral y el análisis periódico de los datos de control horario, las empresas pueden realizar un seguimiento del progreso, mejorar la productividad e impulsar el éxito. El control horario no es solo una herramienta, sino una mentalidad que puede transformar la forma en la que las personas y las organizaciones trabajan y prosperan en el mundo moderno.