Όχι απαραίτητα. Η παρακολούθηση του χρόνου των εργαζομένων έχει νόημα για ορισμένες περιπτώσεις και επιχειρήσεις ενώ σε άλλες δεν είναι απαραίτητη.
Για παράδειγμα, εμείς οι ίδιοι παρακολουθούμε τον χρόνο και τις δραστηριότητες ορισμένων ομάδων με το Jibble, όπως αυτών που αμείβονται με την ώρα, ενώ για άλλες ομάδες δεν το κάνουμε. Στην πραγματικότητα, για το μεγαλύτερο μέρος του προσωπικού μας, το βασικό πράγμα που παρακολουθούμε είναι η απόδοση και τα αποτελέσματά τους.
Το σημαντικό είναι να εντοπίσετε το λόγο για τον οποίο πρέπει να παρακολουθείτε τον χρόνο και στη συνέχεια να βρείτε πώς να το κάνετε.
Γενικά, για το προσωπικό που πρέπει να βρίσκεται στον χώρο εργασίας, όπως σε εστιατόριο, νοσοκομείο, εργοτάξιο, κ.ά., έχει πολύ νόημα να παρακολουθείται η παρουσία, διότι αν οι εργαζόμενοι δεν είναι εκεί, δεν μπορούν να κάνουν τη δουλειά τους.
Ακολουθούν μερικοί από τους πιο συνηθισμένους τύπους συστημάτων παρακολούθησης χρόνου και παρουσίας:
- Xωρίς παρακολούθηση, μόνο με φυσική παρουσία.
- Αυτό λειτουργεί καλά για πολύ μικρές ομάδες.
- Μολύβι και χαρτί
- Και αυτό λειτουργεί καλά για μικρές ομάδες όπου πρέπει να καταγράφεται ο χρόνος. Φυσικά, είναι ευάλωτο σε κακή χρήση.
- Κάρτες χρονομέτρησης
- Συστηματοποιημένο αλλά ευάλωτο σε κακή χρήση, χρονοβόρο για να ληφθούν τα δεδομένα από τις κάρτες, οι κάρτες δεν έχουν back up και όλα αυτά είναι επιρρεπή σε λάθη. Και πάλι, αυτό θα μπορούσε να λειτουργήσει καλά για μικρές εταιρείες με καλή ορατότητα της ομάδας.
- Ηλεκτρονικά ρολόγια χρονομέτρησης
- Η εγκατάστασή τους είναι συνήθως ακριβή, γίνονται γρήγορα παρωχημένα, τα δεδομένα δεν είναι διαθέσιμα σε πραγματικό χρόνο και τα δεδομένα δεν έχουν αντίγραφα ασφαλείας.
- Ένα λογισμικό παρακολούθησης χρόνου και παρουσίας που βασίζεται στο cloud.
- Ναι, είναι αυτό που προσφέρουμε εμείς, αλλά πρόκειται για κάτι από το μέλλον επειδή αντιμετωπίζει όλα τα προβλήματα των άλλων συστημάτων και για αυτό έχει γίνει τόσο δημοφιλές.
Ναι, τα περισσότερα συστήματα παρακολούθησης χρόνου και παρουσίας δημιουργούν δελτία απασχόλησης, τα οποία διατίθενται σε διάφορες μορφές αρχείου.
Όχι. Εκτός από τη διαχείριση του χρόνου των εργαζομένων, τα συστήματα παρακολούθησης χρόνου και παρουσίας μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παρακολούθηση των απουσιών ή καταγραφή παρουσιών σε διάφορες εκδηλώσεις και δραστηριότητες. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο έχουμε σχεδιάσει το Jibble να λειτουργεί άψογα για την παρακολούθηση της παρουσίας των μαθητών και καθηγητών και της παρακολούθησης παρουσίας στην εκκλησία.
Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου είναι ένας γενικός όρος για λογισμικά που κάνουν ακριβώς αυτό που λέει το όνομά τους, δηλαδή να παρακολουθούν τον χρόνο εργασίας.
Το βασικό είναι ότι μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο για υπαλλήλους που εργάζονται σε γραφείο όσο και για υπαλλήλους που εργάζονται εκτός γραφείου.
Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου και παρουσίας είναι μια υποκατηγορία του πρώτου και όπως υποδηλώνει η λέξη ‘παρουσία’ προορίζεται για υπαλλήλους που εργάζονται εκτός γραφείου.
Το «Buddy Punching» συμβαίνει όταν ένας εργαζόμενος ζητά από κάποιον συνάδελφο να χτυπήσει κάρτα για λογαριασμό του. Δεν πρόκειται μόνο για απάτη, αλλά και για πρακτική που αποθαρρύνει το ηθικό των υπολοίπων, καθώς οι συνάδελφοί τους πληρώνονται χωρίς να εργάζονται.
Γι’ αυτό υπάρχει η βιομετρική παρακολούθηση, που σημαίνει ότι η παρακολούθηση γίνεται με βιολογικά δεδομένα, όπως δακτυλικά αποτυπώματα, αναγνώριση προσώπου ή φωνής (που δεν χρησιμοποιείται ακόμα). Αν το συνδυάσετε αυτό είτε με ένα σύστημα παρουσίας που βρίσκεται σε σταθερή τοποθεσία είτε με τη χρήση GPS σε κινητό ή tablet, τότε καταγράφετε τόσο το σωστό άτομο όσο και την ακριβή τοποθεσία τη δεδομένη χρονική στιγμή.
Ορισμένα συστήματα χρησιμοποιούν παρακολούθηση με κάρτα RFID ή παρακολούθηση με κάρτα NFC, αλλά φυσικά, τα συστήματα που χρησιμοποιούν κάρτες είναι ευάλωτα στο buddy punching. Αυτό μπορεί να λειτουργήσει καλά σε μια περιοχή υψηλής ορατότητας, όπως χώρους με CCTV. Άλλα λογισμικά χρησιμοποιούν κινητά τηλέφωνα αντί για κάρτες και ενώ τα κινητά μπορούν να δοθούν σε συναδέλφους, πολλοί θα διστάσουν να το κάνουν, καθώς αυτό σημαίνει ότι δεν μπορούν να χρησιμοποιήσουν το τηλέφωνό τους. Το Jibble υποστηρίζει αυτό το χαρακτηριστικό με “κλείδωμα συσκευής”, που σημαίνει ότι μόνο το προσωπικό τους τηλέφωνο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να δηλώσουν την παρουσία τους.
Ο εργοδότης δεν μπορεί να αναγκάσει έναν υπάλληλο να χρησιμοποιήσει μια εφαρμογή στο προσωπικό του κινητό, εκτός αν αυτό αναφέρεται ρητά στη σύμβαση εργασίας
Στην πράξη όμως ο εργοδότης και ο εργαζόμενος θα πρέπει να έχουν κάποιο επίπεδο συνεννόησης για να διατηρήσουν μια καλή εργασιακή σχέση. Έτσι ένας εργαζόμενος που απαντά σε κλήσεις από το κινητό του ή το χρησιμοποιεί για την παρακολούθηση του χρόνου, αν του ζητηθεί, θεωρείται εύλογο και λογικό.
Δεν υπάρχουν πολλές δωρεάν εφαρμογές, αλλά αυτές που υπάρχουν, κερδίζουν χρήματα χρεώνοντας για προαιρετικές αναβαθμίσεις.
Η επικοινωνία είναι πολύ σημαντική, καθώς και ο καθορισμός των προσδοκιών. Η παρακολούθηση της παρουσίας δεν αφορά μόνο στην τήρηση αρχείων, αλλά διασφαλίζει επίσης ότι οι εργαζόμενοι πληρώνονται δίκαια για το χρόνο τους. Και αυτό είναι το βασικό μήνυμα που πρέπει να τους μεταφέρετε.
Οι περισσότερες προσπαθούν πράγματι να λύσουν το ίδιο πρόβλημα, δηλαδή να παρακολουθούν τον χρόνο και τη παρουσία. Ωστόσο, η κάθε μια έχει τα δικά του πλεονεκτήματα, τις δικές της τιμές, τις δικές του μεθόδους χρονομέτρησης και, ίσως το σημαντικότερο, η κάθε μία λειτουργεί σε διαφορετικό επίπεδο στην πράξη. Ένα λογισμικό παρακολούθησης χρόνου και παρουσίας που δυσκολεύει τους υπαλλήλους πραγματικά, τελικά θα προκαλέσει πολύ περισσότερα προβλήματα από όσα έχει σκοπό να λύσει.
Επίσης, αξίζει να θυμάστε ότι όταν επιλέγετε μία εφαρμογή παρακολούθησης παρουσίας ότι δεν αγοράζετε απλά το προϊόν αλλά επενδύετε σε αυτό, καθώς το προϊόν θα αλλάξει με την πάροδο του χρόνου και είναι δύσκολο να αλλάξετε εφαρμογή. Επομένως, αξίζει να διασφαλίσετε ότι η εφαρμογή που επιλέξατε βελτιώνεται συνεχώς και ότι η υποστήριξη πελατών είναι αποτελεσματική.
Η παρακολούθηση της παρουσίας των εργαζομένων είναι απολύτως νόμιμη σε κάθε χώρα στον κόσμο, καθώς οι εργοδότες ουσιαστικά χρειάζεται να γνωρίζουν πού βρίσκεται το προσωπικό τους.
Στην πραγματικότητα, σε πολλές ανεπτυγμένες χώρες, η παρακολούθηση του χρόνου εργασίας έχει γίνει υποχρεωτική από το νόμο σε διάφορες μορφές, για να προστατευθούν οι εργαζόμενοι από την υπερεργασία και να διασφαλιστεί ότι θα πληρωθούν οι υπερωρίες. Η έλλειψη ενημέρωσης σημαίνει ότι οι νόμοι αυτοί σπάνια εφαρμόζονται.
Ναι, επειδή η παρακολούθηση των αδειών και η παρακολούθηση χρόνου και παρουσίας είναι αλληλοεξαρτώμενες.
Εδώ είναι μερικές ακόμα ερωτήσεις για την παρακολούθηση χρόνου που ίσως διστάζατε να κάνετε!
Μπορείτε επίσης να επισκεφθείτε το site του Jibble για να εξερευνήσετε και να μάθετε περισσότερα σχετικά με την παρακολούθηση του χρόνου με το Jibble. Εκεί, θα βρείτε αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τα χαρακτηριστικά μας, τα οφέλη μας και τον τρόπο με τον οποίο η λύση μας για την παρακολούθηση του χρόνου μπορεί να βελτιώσει τη ροή εργασίας σας.