Neexistuje obecná potřeba zaznamenávat pracovní dobu tvých zaměstnanců a v mnoha případech může být sledování času dokonce zbytečné. Sledování času je jedním z několika možných řešení. Pokud v tomto ohledu nemáš problém, pak možná nepotřebuješ řešení pro sledování času.
Prvním krokem je tedy identifikovat problémy, které máš s řízením svých zaměstnanců. Pokud jsou KPI jasné a plněné, pak pro tebe sledování času nemusí být k ničemu užitečné. Realita je však taková, že ve většině profesí není znalost všech KPI, které pokrývají všechny aspekty pracovního úkolu, a následné stanovení rozumných KPI tak snadné, jak si mnozí myslí.
Ne, není vůbec nutné používat software pro evidenci docházky, ale jeho použití by mohlo život značně usnadnit, a tím ušetřit náklady a minimalizovat chyby, zejména pro větší organizace, kde se řízení času může stát noční můrou.
Ano. Souhlasím, bezplatná možnost nebude fungovat pro každého, ale jsou to absolutně životaschopná řešení. Například u Jibble většina našich uživatelů nikdy nezaplatí ani cent a přesto využívá důležité funkce pro evidenci času, které znamenají velký rozdíl v řízení času a práce.
První naznačuje, že software sleduje čas, zatímco druhý naznačuje vytváření výkazů práce, ale vzhledem k tomu, že téměř všechny softwary pro sledování času výstupují data o sledování času do výkazů práce a téměř všechny softwary pro výkazy práce získávají svá data ze sledovaného času, v praxi mezi nimi není žádný rozdíl.
Software pro sledování času je široký pojem pro software, který sleduje čas, a mohl by být použit jak pro zaměstnance pracující u stolu, tak pro ty na pracovišti. Evidence docházky je podmnožinou sledování času, a vzhledem ke slovu ‚docházka‘ to naznačuje, že je určena pro zaměstnance na pracovišti – normálně bys nepoužíval software pro evidenci docházky pro zaměstnance pracující u stolu.
Zde jsou některé otázky a odpovědi o evidenci docházky.
Zda bys měl nebo neměl zaznamenávat obrazovky notebooků svých zaměstnanců je složitá otázka bez jednoduché odpovědi. Je několik faktorů, které bys měl zvážit, jako je účel záznamu, firemní zásady a postupy a legislativa ve tvé zemi.
Zatímco záznam obrazovky má potenciální výhody, jako je zvýšení transparentnosti, zvýšení odpovědnosti a zlepšení soustředění, je důležité zvážit, zda to odpovídá základním hodnotám a cílům tvé společnosti.
Pokud se rozhodneš zaznamenávat obsah obrazovky, doporučujeme ti vést otevřenou a upřímnou komunikaci se svým týmem. Vysvětli důvody proč, zdůrazni výhody a především požádej o dobrovolný souhlas členů svého týmu. To pomůže vytvořit důvěryhodné a spolupracující pracovní prostředí.
V Jibble věříme, že nejlepší způsob, jak zvýšit produktivitu, je prioritizace úkolů a projektů, spíše než sledování zaměstnanců po celý den. Uznáváme však, že záznam obrazovky může být cenným nástrojem a nabízíme ho jako volitelnou funkci pro uspokojení různých potřeb.
Obecně řečeno, ne, zaměstnavatel nemůže nutit zaměstnance používat aplikaci na zaměstnancově mobilu, pokud to není výslovně uvedeno ve smlouvě. Nicméně ve většině případů zaměstnavatel a zaměstnanec potřebují mít určitou úroveň vzájemné vstřícnosti, aby měli dobrý pracovní vztah, a zaměstnanec odpovídající na svůj mobil nebo používající ho ke sledování času, pokud je o to požádán, by se normálně považovalo za rozumné.
Ano, pokud se stane mikrosledováním času, ne pokud jsou jeho výhody dobře komunikovány, a tato komunikace znamená sdělení zaměstnancům, jak pomáhá jak zaměstnanci, tak zaměstnavateli.
Pokud zaznamenáváš obrazovku svých zaměstnanců, aniž bys jim to řekl, ano, to se hodně podobá špehování. Ale software pro sledování času se zřídka používá tímto způsobem a správně prováděné sledování času by nemělo mít ani náznak špehování.
Není mnoho bezplatných aplikací pro výkazy práce, ale každá aplikace pro výkazy práce vydělává účtováním za volitelná vylepšení.
Komunikace je opravdu důležitá, stejně jako stanovení očekávání. Zaměstnancům placeným hodinově bys měl vysvětlit, že sledování času slouží stejně tak k jejich ochraně jako k ochraně společnosti. Sledování času znamená, že zaměstnanci jsou spravedlivě placeni a zaměstnavatelé spravedlivě platí. Zaměstnancům s pevnými platy bys měl vysvětlit potřebu odpovědnosti. Manažeři, kteří nevědí, na čem jejich zaměstnanci pracují, se obvykle nedostanou příliš daleko.
Obecně nemá moc smysl sledovat docházku tvých zaměstnanců pracujících u stolu, tj. sledovat, kolik hodin strávili u svého stolu, protože to moc nepřináší. Nicméně, často stojí za to sledovat, kam jakékoli hodiny jdou, tj. aktivity, projekty a/nebo klienty. Bez takové základní odpovědnosti je téměř nemožné efektivně řídit většinu zaměstnanců pracujících u stolu.
Většina se skutečně snaží řešit stejný problém, tj. sledovat čas zaměstnanců. Každé má však své vlastní zaměření, různé softwarové integrace, silné stránky, cenu a možná nejdůležitější je, že každé má různou úroveň provedení – aplikace pro sledování času, která zaměstnancům ztěžuje skutečné sledování času, nakonec způsobí mnohem více problémů, než řeší.
Zde jsou 3 klíčové věci, které hledat v řešení pro sledování času:
- Využij zkušeností stávajících uživatelů, takže se podívej na recenze.
- Pokud se integruje s aplikacemi, které už používáš, ušetří ti to spoustu času při synchronizaci zaměstnanců a dat.
- Pokud je obtížné získat bezplatnou zkušební verzi, ve skutečnosti pokud ti není bezplatná zkušební verze nabízena, mělo by to vyvolat poplašné zvonky. Pokud je to skvělý software, budou chtít, abys ho vyzkoušel.
- Několikrát kontaktujte zákaznickou podporu a otestujte ji. Když budete mít potíže, skvělá zákaznická podpora vám zachrání život, nepodceňujte ji.
- Vyberte si aplikaci, která nedělá nic jiného než sledování času, její zaměření znamená, že pravděpodobně odvede mnohem lepší práci než obecná HR řešení.
Sledování času zaměstnanců není nelegální v žádné jurisdikci na světě. Ve skutečnosti v mnoha, možná dokonce ve většině rozvinutých zemí se sledování času stalo nějakým způsobem zákonem vyžadovaným, aby chránilo zaměstnance před přepracováním a zajistilo, že jim bude zaplaceno jakékoli náležité přesčasy, ale nedostatek povědomí znamená, že takové zákony jsou zřídka vymáhány.
Může být, ale nemusí. Pokud sleduješ docházku, je to nutné k zajištění toho, že zaměstnanci chodí včas nebo k správnému výpočtu výplaty. Pokud sleduješ čas zaměstnanců pracujících u stolu, zaznamenávání obrazovek se blíží mikromanagementu. Zaznamenávání širokých aktivit je jen o tom být si vědom, kde jsou nasazeny tvé lidské zdroje, a je to typicky nezbytné pro management.
Od roku 2022 Tesla používá Jibble ke sledování času zaměstnanců.
Mikromanagement zaměstnanců do té míry, že jsou zaznamenávány jejich obrazovky, není zastaralý, protože je to relativně nedávná inovace, ale koncept přesného znalosti každého detailu toho, co tvoji zaměstnanci dělají, je skutečně zastaralý. To už dnes nefunguje. Nicméně, používání aplikace pro evidenci docházky nebo sledovače času k širokému porozumění tomu, kam jdou hodiny tvých zaměstnanců, je nezbytnou součástí efektivního managementu.
Zaměstnavatelé by měli přesvědčit své zaměstnance o důležitosti používání sledovače pracovní doby. Není to proto, abys mohl mikromanagovat nebo špehovat, ale je to pro zajištění, že je distribuována adekvátní pracovní zátěž a pro identifikaci a prevenci případů vážného vyhoření. Například manažeři by mohli zaznamenat, že jejich zaměstnanec má potíže s dokončením úkolů nebo tráví více času, ale s malým nebo žádným pokrokem, pak by s ním mohli chtít promluvit nebo mu nabídnout nějaký čas na zotavení.
Sledování času je skutečně velký byznys. Odhadujeme, že současná hodnota všech firem vyrábějících software pro sledování času je v oblasti 100 miliard dolarů, bylo by to pro Google Alphabet absolutně výhodné, kdyby mohl získat 1/3 z toho.
Sledování času není součástí zaměření společnosti Google, nezapadalo by dobře do její současné nabídky produktů a sledování času je ve skutečnosti velmi široký prostor, který nejlépe obsluhují specializovaní hráči zaměřující se na různé segmenty. Google nemůže dělat všechno, a proto by pro něj bylo velmi obtížné získat onen 1/3 podíl na trhu nebo se k němu dokonce přiblížit, a má to, co by považoval za zajímavější věci, na které se má zaměřit.
PTO je zkratka pro Paid Time Off (placené volno), většina světa mimo USA to nazývá „dovolená“. A tak software pro sledování PTO je totéž co software pro sledování dovolené.
Ano, existuje, a jmenuje se Jibble. Jibble je 100% ZDARMA pro velkou většinu firem, které jej používají, nikdy neplatí ani cent, nikdy nemusí zadávat žádné údaje o kreditní kartě a mohou jej kdykoli zrušit.
Ne nutně, pro malé týmy s velmi základními potřebami je kalkulačka pracovní doby možná vše, co potřebujete.
Sledovali byste si vlastní hodiny a pomocí kalkulačky byste si spočítali celkový počet hodin pro výpočet mezd. Není ani nutné vytvářet si účet.
Můžete si vytisknout šablony výkazů práce, kam by se zaznamenával čas.