قائمة الإعداد لتتبع الوقت
دليل تفصيلي بسيط لإعداد مؤسستك لتتبع الوقت بدقة
مرحبًا بك في برنامج تتبع الوقت من جِبل! يصبح البدء بنظام جديد أسهل عندما تكون لديك خطة واضحة. ستوجهك القائمة التفصيلية هذه عبر كل ما تحتاج إلى معرفته وضبطه داخل مساحة العمل الخاصة بك حتى يتمكن فريقك من تتبع الوقت بسلاسة منذ اليوم الأول.
1. إعداد مؤسستك
انتقل إلى علامة التبويب المؤسسة واضبط الإعدادات الافتراضية لشركتك:
إعداد تفاصيل المؤسسة – حدد يوم البداية والمنطقة الزمنية الأساسية والمنطقة الزمنية لسجل الدوام وعملة التقارير.
2. ضبط سياسات تتبع الوقت
انتقل إلى سياسات تتبع الوقت لضبط هذه الإعدادات:
ضبط قيود الأجهزة – بالنسبة للفرق التي تعمل من المكتب أو عن بعد، نوصي بتمكين متصفح الويب وتطبيق الكمبيوتر.
تفعيل وضع عدم الاتصال بالإنترنت إذا لزم الأمر – السماح بتسجيل الحضور دون اتصال بالإنترنت لتتبع الوقت دون انقطاع.
ضبط قواعد تتبع الوقت الخاصة بك – فيما يلي بعض الإعدادات المخصصة التي نوصي بها:
تفعيل لقطات الشاشة – ضبط التقاط الشاشة عندما يتتبع الموظفون الوقت.
إعداد قيود جدول العمل – تقييد تسجيل الحضور/الانصراف ضمن الإطار الزمني لجدول عملك.
تفعيل التذكيرات – إرسال تذكيرات تسجيل الحضور/الانصراف قبل وبعد الأوقات المُجدوَلة.
إعداد تسجيل الانصراف التلقائي – ضبط تسجيل الانصراف التلقائي لمنع عدم الدقة في سجلات الدوام.
3. إنشاء جداول العمل وفترات الدفع
انتقل إلى علامة التبويب جداول العمل لضبط هذه الإعدادات:
تعيين جداول العمل – حدد أوقات البداية والانتهاء أو الساعات المرنة.
تحديد سياسات الاستراحة – إنشاء أنواع الاستراحات وإعداد قواعد للاستراحات.
ضبط قواعد العمل الإضافي – إعداد سياسات العمل الإضافي التي تتوافق مع اللوائح المحلية.
ثم، انتقل إلى علامة التبويب تتبع الوقت > الموافقات لضبط الإعداد أدناه:
إعداد فترات الدفع – حدِّد جدول الرواتب الخاص بك لضمان كشوف رواتب دقيقة.
4. إعداد تقويمات العطلات وسياسات الإجازات
انتقل إلى علامة التبويب الإجازات والعطلات لضبط هذه الإعدادات:
إضافة تقويم لمؤسستك – استيراد التقويمات لمزامنة العطلات الرسمية في سجلات الدوام.
إنشاء سياسات الإجازات – وضع سياسات الإجازات لطلبات الإجازة.
5. إضافة الأنشطة والمشاريع
انتقل إلى علامة التبويب الأنشطة والمشاريع لإضافة ما يلي:
إضافة الأنشطة – إعداد الأنشطة ليتمكن الأعضاء من تتبع الوقت المقضيّ في إنجازها.
إضافة المشاريع – السماح للأعضاء بتتبع ساعاتهم المقضية على المشاريع التي يعملون عليها.
إضافة العملاء وربطهم بالمشاريع – أضف عملاءك وقم بتعيينهم بسهولة لمشاريعهم.
6. إعداد فريقك
انتقل إلى علامة التبويب الأشخاص لإعداد فريقك وضبط هذه الإعدادات:
دعوة أعضاء الفريق – إرسال دعوات إلى جميع الموظفين الذين سيتتبعون الوقت.
تعيين الأدوار والأذونات – حدِّد المسؤولين والمديرين والأعضاء.
ضبط معدلات الفوترة بالساعة – أدخل معدلات الأجور بالساعة التي ستنطبق على كل عضو.
إنشاء المجموعات – صنف أعضاءك في مجموعات بناءً على الأقسام أو مواقع العمل.
7. اجعل فريقك يتتبع الوقت
مع ضبط كل شيء وإعداد الجميع، يمكن لموظفيك الآن تتبع الوقت من أي منصات مُصرَّح بها.
فيما يلي بعض الموارد الإضافية لجعل فريقك يبدأ بأساسيات استخدام جِبل كعضو: