ما هو سجل الدوام؟

سجل الدوام هو وثيقة تُستخدم لتسجيل إجمالي الساعات التي يقضيها الموظفون في العمل يوميًّا أو أسبوعيًّا أو شهريًّا. وتساعد سجلات الدوام أصحاب العمل على مراقبة إنتاجية الموظفين، وإدارة المحاسبة و/أو إعداد الرواتب بكفاءة، والسيطرة على إدارة وقت الموظفين.

ما هي حاسبة سجل الدوام؟

حاسبة سجل الدوام هي أداة أو برنامج يعمل تلقائيًّا على حساب ساعات العمل للموظف. وهي بمثابة سجل دوام مبسط حيث يمكن حساب إجمالي ساعات العمل الرسمية وساعات العمل الإضافية بدقة، بما في ذلك أي خصومات لفترات الراحة.

لماذا يجب عليَّ استخدام حاسبة سجل الدوام؟

توفر حاسبات سجل الدوام لك الوقت والمال. نظرًا إلى أن جميع العمليات الحسابية تتم بالنيابة عنك، مما يقلل بشكل كبير من المهام الإدارية اليدوية. ويضمن النظام المؤتمت أيضًا حسابات ساعات العمل بدقة، لذا يمكنك التأكد من دفع رواتب وأجور الموظفين بشكل صحيح مقابل ساعات عملهم.

كيف يمكنني استخدام حاسبة سجل الدوام؟

بناءً على نوع حاسبة سجل الدوام المستخدمة، فقد تكون إما حاسبة سجل دوام أساسية أو حاسبة سجل دوام متقدمة مع ميزات إضافية. وفيما يلي بعض الخطوات البسيطة لاستخدام حاسبة سجل الدوام:

حاسبة سجل الدوام الأساسية:

• الخطوة رقم 1: اختر تنسيق الوقت

اختر بين تنسيق (12 ساعةً) أو (24 ساعةً) بناءً على سياسات منشأتك.

• الخطوة رقم 2: أدخل أوقات البداية والنهاية

أدخل وقت البداية ووقت النهاية، وإجمالي مدة الراحة لإضافة خصم فترة الراحة. ثم اختر إجمالي عدد أيام العمل، وانقر على احسب “Calculate“.

• الخطوة رقم 3: تحليل نتائجك

راجع الوقت الإجمالي المحسوب بتنسيق (ساعات: دقائق)، وبتنسيق (الأرقام العشرية)، و(بالدقائق). حيث يتضمن وقت العمل الفعلي خصم فترات الراحة.

• الخطوة رقم 4: حفظ أو مشاركة سجل الدوام الخاص بك

أنشئ رابطًا لحفظ بيانات سجل الدوام على متصفحك. شارك هذا الرابط مع مديرك أو عملائك، أو استخدمه لاحقًا إذا كنت بحاجة لإجراء تغييرات.

• الخطوة رقم 5: أعد ضبط الحسابات الخاصة بك، إذا لزم الأمر

إذا كنت بحاجة إلى البدء من جديد، انقر على زر إعادة تعيين الصفحة “Reset” لتحديث البيانات التي أدخلتها مسبقًا.

حاسبة سجلات الدوام المتقدمة:

• الخطوة رقم 1: أدخل بياناتك

أدخل اسمك، وحدد نطاق التاريخ الذي ترغب في تسجيل إجمالي ساعات العمل له.

• الخطوة رقم 2: أدخل أوقاتك للأسبوع

أدخل أوقات البداية والنهاية لكل يوم عمل. ثم أدخل أوقات بداية ونهاية استراحتك لإضافة خصم فترات الراحة.

• الخطوة رقم 3: اختر خيار التقريب إذا لزم الأمر

اختر خيار التقريب الذي يناسب سياسات دفع الرواتب والأجور في منشأتك من قسم الامتثال للنظم والقوانين.

• الخطوة رقم 4: تخصيص سجل الدوام الخاص بك

حدِّد يوم البداية، وحدد فترات الراحة لخصم فترات الراحة، وقرر ما إذا كنت ترغب في استخدام تنسيق 24 ساعةً لعرض أوقاتك.

• الخطوة رقم 5: أدخل الأجر الأساسي والعملة

أدخل أجر الساعة والعملة في حقل الأجر الأساسي. إذا لم تكن بحاجة إلى حساب الساعات المدفوعة، فقم بإلغاء تحديد المربع الخاص بحساب الأجر.

• الخطوة رقم 6: أدخل تفاصيل الساعات الإضافية

قرِّر متى يجب أن تبدأ ساعات العمل الإضافية، وأدخل أجر الساعات الإضافية الخاص بك. بمجرد إدخال جميع التفاصيل ذات الصلة، سترى حسابًا دقيقًا لإجمالي الأجور المدفوعة، وإجمالي الساعات، وإجمالي الكسور العشرية للساعات.

• الخطوة رقم 7: طباعة أو تصدير سجلات الدوام الخاصة بك

اطبع سجل الدوام الخاص بك، أو قم بتنزيله بتنسيق سي إس في (CSV). بالإضافة إلى ذلك، يمكنك حفظ سجل الدوام الخاص بك كملف بي دي أف (PDF).

ما هي خيارات حاسبة سجل الدوام الخاصة بك؟

• الطريقة التقليدية

لا تزال بعض الشركات تختار الطريقة التقليدية لتسجيل ساعات عمل الموظفين – باستخدام آلة حاسبة وأوراق في اليد. على الرغم من أن هذه الطريقة منخفضة التكلفة بالتأكيد، إلا أنها مرتفعة المخاطر. فالأخطاء الحسابية التي تترافق مع العمليات البشرية لا تكلفك الوقت الثمين فقط، بل إنها تكلف منشأتك كذلك مبلغًا كبيرًا من المال.

• جداول بيانات إكسل

جداول بيانات إكسل هي خطوة أعلى من الطريقة التقليدية. يمكنك إما إنشاء جدول البيانات الخاص بك وقضاء ساعات في معرفة الصيغ الصحيحة، أو يمكنك العثور على مجموعة متنوعة من القوالب سجلات الدوام على الإنترنت لجعل عملية الإعداد أسهل. على الرغم من أن هذه قد تبدو وكأنها طريقة سهلة لتتبع ساعات عمل الموظف، إلا أنه لا يوجد مجال كبير للتخصيص.

• حاسبات سجل الدوام على الإنترنت

حاسبات سجل الدوام على الإنترنت، بما في ذلك حاسبات بطاقات الدوام أو حاسبات وقت العمل، أو حاسبات العمل المرن سهلة الاستخدام، وتعد وسيلةً دقيقةً ومبسطةً لتتبع ساعات عمل الموظفين. على غرار جداول برنامج إكسل، يمكن للموظفين إدخال ساعات عملهم مع أي خصومات لفترات الراحة ويقوم النظام بحساب الإجماليات.

تقدم حاسبة سجل الدوام على الإنترنت عادةً ميزات إضافيةً لا تحصل عليها عادةً باستخدام جداول بيانات إكسل، مثل التخصيص، والصيغ المدمجة، وإمكانية تقريب الوقت.

• برنامج سجل الدوام شامل

يعد برنامج سجل الدوام المؤتمت، مثل تطبيق سجل الدوام المجاني 100% من جبِل هو أفضل أداة لإدارة جميع عمليات تسجيل وقت الموظفين. فهو لا يسمح للموظفين بتتبع الوقت عبر أجهزة متعددة فقط، بل يأتي أيضًا مزودًا بتقنية التعرف على الوجه وتتبع نظام تحديد المواقع الجغرافي (GPS) التي تضمن دقة سجلات الدوام والرواتب لجميع الموظفين.

فوائد تطبيقات سجل الدوام واضحة: تحسين الدقة، وتبسيط العمليات، فلن يكون هناك المزيد من تسجيل الأصدقاء الحضور بالنيابة عن بعضهم بعضًا، أو أساليب سرقة الوقت الأخرى، وبشكل عام زيادة إنتاجية القوى العاملة لديك. إذا كنت مهتمًّا، يمكنك تجربة النسخة التجريبية المجانية لدينا والتحقق بنفسك من مدى سهولة الحصول على سجلات دوام دقيقة وجاهزة لإعداد رواتب منشأتك.