Avaliação honesta:

Wrike

• Gerenciamento de projetos poderoso
• Ótimo para organizar tarefas e prioridades
• Um enorme arsenal de recursos
• Análises úteis e cheias de insights

O Wrike tem cinco planos, cada um feito para diferentes necessidades de negócios que vão desde equipes recém começando e que precisam de gerenciamento de tarefas inteligente até grupos enormes que precisam de ferramentas avançadas e análises completas. Quatro dos planos são pagos, e um é grátis, e conforme os preços sobem, os recursos são mais e melhores.

Além dos vários planos oferecidos, o Wrike também tem quatro pacotes de complementos com recursos premium que melhoram e complementam as capacidades de aumento de produtividade do software.

Vamos olhar mais de perto no que o Wrike tem a oferecer em seus planos.

Plano Free do Wrike

O plano Free do Wrike é o gratuito, e foi feito para ajudar equipes pequenas e emergentes a lidarem com suas necessidades de gerenciamento de tarefas de forma inteligente. Ele não tem limite no número de usuários e possui 2 GB de espaço de armazenamento total, gerenciamento de tarefas e subtarefas, hierarquia de pastas, agendas de trabalho em toda a conta, integração e notificações por e-mail e exibições de trabalho personalizadas, como exibição de tabela e Kanban. Ele também possui interação com assistentes de voz, respostas inteligentes e reações rápidas, além de processamento de documentos e reconhecimento de texto em dispositivos móveis, bem como pesquisa inteligente, IA generativa, tarefas recomendadas por IA e criação de subitens por IA. Além disso, também possui modelos de projeto de casos de uso, colaboradores, API RESTful aberta, plataformas de armazenamento em nuvem, segurança de nível corporativo e autenticação via G Suite.

Plano Team do Wrike

O plano Team do Wrike é focado em equipes em crescimento com necessidades de gerenciamento de equipe eficaz. Ele pode ser usado por de dois a 25 usuários que recebem 2 GB de espaço de armazenamento cada. Ele tem quase todos os recursos do plano Free, exceto hierarquia de pastas, tarefas recomendadas por IA e criação de subitens por IA. Ele também vem com cronogramas de trabalho pessoais, campos personalizados, fluxos de trabalho e status, calendários, gráficos de Gantt dinâmicos, painéis, exibição de análises, administração específica da equipe, formulários de solicitação, aplicativos e ferramentas de produtividade e 50 automações por usuário por mês.

Por US$ 9,80 por usuário por mês, o preço do Plano Team do Wrike é relativamente alto para uma primeira opção em comparação com outros softwares semelhantes no mercado, mas os recursos até que compensam isso.

Plano Business do Wrike

O plano Business do Wrike é o mais popular do software. É uma plataforma personalizável que oferece usabilidade para qualquer setor e simplifica o gerenciamento de trabalho para todas as equipes de uma organização. Ele pode ser usado por de cinco a 200 usuários, cada um com acesso a 5GB de armazenamento.

Possui todos os recursos dos planos anteriores, além de gerenciamento de portfólio de projetos, relatórios em tempo real, formulários de solicitação dinâmicos, administração em toda a empresa, modelos personalizados, blueprints e tipos de itens, além de aprovação de tarefas e projetos e fluxos de aprovação personalizados. Ele também possui uma visão de recursos, gráficos de carga de trabalho, alocação de esforço, atribuição de recursos, rastreamento de horas, aprovações de convidados e revisão e aprovação de arquivos. Além disso, possui uma extensão para Adobe Creative Cloud, integração de gerenciamento de ativos digitais (DAM), conector de conteúdo em nuvem, integração nativa do Salesforce, integrações NetSuite e QuickBooks via Wrike Integrate, extensão Adobe Creative Cloud e permissões de pasta e projeto.

É também a partir deste nível que o recurso de rastreamento de horas começa a ficar disponível. Este plano custa incríveis US$ 24,80 por usuário por mês, o que não é algo muito viável nem desejado pela maioria das empresas. Por esse preço, eu preferiria opções mais acessíveis (algumas por metade do preço) com melhores recursos de rastreamento de horas e menos recursos não essenciais que complicam o uso e a compreensão do software.

Plano Enterprise do Wrike

O plano Enterprise do Wrike foi projetado para equipes maiores com necessidades de segurança e escalabilidade de nível empresarial. Ele não tem limite de usuários, mas tem um mínimo de cinco usuários, cada um com uma alocação de 10 GB de espaço de armazenamento.

Possui todos os recursos dos planos anteriores, além de integração com Tableau, API de business intelligence, 1.000 ações de automação por usuário por mês, relatórios de auditoria de usuário, autenticação única SAML 2.0 (SSO), verificação em duas etapas, permissão de administrador controlada, acesso à rede (lista de IPs permitidos), configurações de política de senha, controles avançados de acesso de usuário e tipos de usuário personalizáveis.

Os preços para este plano estão disponíveis mediante solicitação, e os usuários interessados podem entrar em contato com o suporte do Wrike para isso.

Plano Pinnacle do Wrike

O plano Pinnacle do Wrike é o plano mais aprimorado do software, realmente o auge em termos de número de recursos. Destina-se a equipes com necessidades de trabalho complexas que demandam ferramentas e análises avançadas para uma compreensão precisa do progresso e do gerenciamento. Ele pode ser usado por a partir de cinco usuários, sem limite total, com uma atribuição de armazenamento de 15 GB cada.

Possui todos os recursos dos planos anteriores, além de análises avançadas e exibições de dados, funções de trabalho, orçamento, reservas de recursos, painel de utilização e desempenho da equipe, revisão avançada em HTML5 e Sharepoint, integração nativa do Power BI e espaços bloqueados.

Os preços para este plano estão disponíveis mediante solicitação, e os usuários interessados podem entrar em contato com o suporte do Wrike para isso.

Complementos do Wrike

Para melhorar ainda mais os recursos de aumento de produtividade e de gerenciamento de projetos do Wrike, eles oferecem quatro complementos com pacotes de recursos premium voltados a necessidades específicas de negócios.

O Wrike Marketing Insights promete turbinar os resultados de campanhas com abordagens baseadas em dados para alcançar o público certo e produzir os resultados desejados. Ele permite que as equipes de marketing conduzam análises de desempenho entre canais em um só lugar, importando ferramentas das principais soluções de marketing digital e transformando-as em insights simplificados, sem a necessidade de especialistas para interpretá-los. Ele também ajuda a melhorar o impacto e a lucratividade, fornecendo informações em tempo real para influenciar e otimizar as campanhas. Este complemento está disponível para titulares de contas nos planos Business, Enterprise e Pinnacle.

O Wrike Integrate permite que os usuários criem automações e integrações com mais de 400 aplicativos na nuvem ou locais. Ele ajuda as equipes a alcançar novos níveis de produtividade ao permitir que elas configurem integrações exatamente como necessário, conectem quaisquer aplicativos entre si e personalizem automações para garantir que os fluxos de trabalho sejam otimizados ao máximo sem a necessidade de escrever código. Este complemento pode ser utilizado por titulares de contas nos planos Business, Enterprise e Pinnacle.

O Wrike Sync permite que os usuários troquem de sistema sem dificuldades e a qualquer momento para um fluxo de trabalho mais simples e eficiente, sem a necessidade de codificação. Ele economiza tempo e recursos ao eliminar a necessidade de atualizar informações manualmente e alternar entre plataformas, sincronizando atualizações discretamente na frequência que os titulares de contas desejarem. Ele também promove a colaboração, permitindo que as equipes se conectem aos aplicativos que preferirem sem a trabalheira de alternar entre eles para obter atualizações. Este complemento está disponível para titulares de contas nos planos Business, Enterprise e Pinnacle.

O Wrike Lock oferece segurança de dados na nuvem sem iguais, permitindo que os titulares de contas possuam e gerenciem suas próprias chaves de criptografia personalizadas, os dando mais controle sobre seus ativos, mesmo que estejam hospedados na nuvem. Além de permitir que os usuários controlem o acesso, ele também oferece maior visibilidade, permitindo que aprovem, monitorem e rejeitem solicitações de acesso a dados e façam auditorias de acesso a dados por meio dos logs de uso das chaves de criptografia. Este complemento está apenas disponível para titulares de planos Enterprise e Pinnacle.

1. Rastreamento de horas

O recurso de rastreamento de horas do Wrike tem como objetivo agilizar o gerenciamento de recursos e o planejamento das equipes para que elas possam se concentrar no trabalho faturável. Ele promete mostrar o verdadeiro valor das equipes, melhorando a visibilidade da utilização do tempo. Também afirma ajudar a aumentar a receita, tornando os projetos mais eficientes para evitar possíveis atrasos.

Para começar a rastrear o tempo no Wrike, os usuários devem primeiro navegar até a tarefa, abri-la na exibição de tarefas e clicar no botão de play para iniciar o cronômetro. Isso o inicia na atividade selecionada, que registra o tempo gasto nela e adiciona uma entrada no fluxo de atividades indicando que o usuário começou a trabalhar na tarefa.

O cronômetro continuará rodando até que o usuário clique em pausar, parar ou comece a rastrear seu tempo em outra tarefa – mesmo se as janelas do navegador forem fechadas ou o computador for desligado. Portanto, os usuários devem ser sempre proativos para garantir que ele tenha sido desativado para evitar a criação de discrepâncias nas planilhas de horas.

Quando o rastreamento de horas for parado, os usuários podem adicionar uma entrada de tempo com as horas registradas da sessão clicando no cronômetro localizado na parte superior do espaço de trabalho e adicionando todos os dados necessários, como categoria de registro de tempo e comentários na janela pop-up. Por exemplo: “Redação do Briefing Conceitual” para a categoria com um comentário de “95% concluído, terminarei na segunda-feira” para indicar um progresso significativo. Depois disso, eles podem clicar em adicionar entrada e pronto, adicionaram uma entrada de tempo usando o rastreador com sucesso.

O trabalho realizado sem o rastreamento em tempo real ainda pode ser adicionado aos registros ao incluir entradas de tempo à mão. Os usuários devem navegar novamente para a tarefa relevante, abri-la na exibição de tarefas e clicar em “0:00” à direita do botão de começar o cronômetro. Uma janela pop-up aparecerá onde os usuários podem inserir o tempo que gastaram na tarefa, selecionar a data da entrada, adicionar uma categoria e um comentário e clicar em Adicionar entrada.

Para visualizar todas as entradas de tempo de um projeto específico, os usuários podem abrir a exibição do histórico de tempo, onde podem ver detalhes específicos para cada entrada, como o título da tarefa, o nome do usuário que fez a entrada de tempo, a data em que foi feita, a quantidade de tempo gasto na tarefa, o projeto, a pasta e a categoria a que pertence, comentários e tipo de faturamento. Esses mesmos dados são usados para preencher as planilhas de horas.

Dito tudo isso, fica claro que o rastreamento de horas não é o forte do Wrike. É básico, na melhor das hipóteses, e não é bem-finalizado o suficiente para ser considerado completo. Os procedimentos complicados de iniciar, pausar, parar e registrar são desnecessariamente complexos. Ele permite várias artimanhas de roubo de tempo devido à sua falta de recursos de responsabilização e monitoramento, e a incapacidade do cronômetro de parar após um período de inatividade pode custar muito dinheiro às empresas.

E o pior de tudo: o fato de estar disponível apenas para os planos mais caros é a prova de que o Wrike realmente não se preocupa tanto com o rastreamento de horas quanto com outras coisas.

2. Relatórios e painéis cheios de insights

Nas minhas outras análises, eu sempre afirmei que os relatórios servem como base para uma boa tomada de decisão.

Os relatórios do Wrike combinam informações coletadas do gerenciamento de tarefas e do acompanhamento de tempo para criar e fornecer insights que supostamente ajudam a mostrar aos usuários onde estão nos projetos atuais, além de ajudar a planejar caminhos melhores e mais lucrativos para ações futuras usando dados históricos.

O Wrike tem mais de 80 modelos de relatório que abordam praticamente todas as áreas para as quais empresas precisam de relatórios. Eles estão subdivididos em sete categorias: marketing, gerenciamento de projetos, criativos, agile, operações, TI e engenharia, e serviços profissionais. Isso inclui rastreamento de presença, metas de negócios, operações de negócios, gerenciamento de processos de negócios, rastreamento de comissões, gerenciamento de contratos, rastreamento de tarefas diárias, agendamento de funcionários, integração, desligamento e rastreamento de férias, faturamento, avaliação de risco de TI, campanha de marketing e gerenciamento de operações, rastreamento de orçamento mensal, desempenho e agendamento de projetos, análises trimestrais de negócios, roteiros de tecnologia, monitoramento de plano de trabalho e muito mais.

Esses relatórios podem ser exibidos em gráficos de colunas dedicados ou gráficos de tabela, dependendo das necessidades da análise, ou em painéis altamente visuais que podem ser personalizados com widgets contendo dados relevantes sobre fatores específicos a cada projeto (como horas faturáveis, progresso do projeto e comparações de andamento vs. orçamento) que precisam ser monitorados de perto. Os painéis personalizados permitem que os usuários acessem os dados que precisam em um só lugar e fiquem informados sobre números importantes relevantes para o sucesso de seus projetos rapidamente.

A coisa boa dos relatórios e painéis do Wrike é que eles são atualizados automaticamente com dados de progresso em tempo real sempre que são abertos ou atualizados, o que economiza o tempo dos usuários na criação manual dos relatórios e reduz o risco de erro humano. O Wrike faz todo o trabalho pesado para a empresa. A coisa não tão boa assim é que eles podem acabar por ficar muito complicados devido ao grande número de partes móveis envolvidas em sua criação.

Às vezes, quanto mais sofisticado e complicado um recurso fica, menos agradável ele fica de usar, pode até se tornar um fardo por si só. Existe uma linha tênue entre a riqueza útil de funcionalidade e personalização, e a sobrecarga de informações confusas criadas apenas em nome da abundância. Infelizmente, o Wrike se enquadra na última categoria.

3. Várias exibições, quadros Kanban e gráficos de Gantt

Se tem uma coisa na qual o Wrike se destaca, é em fornecer visibilidade de projetos e fluxos de trabalho com diversas exibições, quadros e gráficos. Esses recursos visuais apresentam dados de praticamente qualquer forma que as empresas precisarem para monitoramento e análise otimizados. Quando as empresas têm acesso às informações necessárias, apresentadas de maneiras que possam processar melhor, elas podem aprimorar a forma como trabalham e aumentar muito os níveis de produtividade, seguindo o caminho apontado pelos dados.

O Wrike conta com exibições de lista, tabela e arquivo para ajudar os usuários a ver os dados que precisam de maneira organizada, assim como gráficos de Gantt para mostrar o progresso e as dependências, e quadros Kanban para mapear o fluxo de trabalho.

A exibição de lista no Wrike dá visibilidade ao conteúdo de qualquer espaço, projeto ou pasta. É útil para agendar, reagendar e editar tarefas em massa em qualquer uma dessas coleções. Poder abrir painéis de informações de pastas ou projetos também é útil para fornecer insights aos usuários e garantir que seus esforços estejam alinhados com os objetivos. Adicionar tarefas a projetos e pastas usando a exibição de lista pode ser feito com um simples arrastar e soltar.

Já a exibição de tabela do Wrike apresenta os dados em formato de planilha e permite que os usuários visualizem dados cruciais sobre conjuntos de tarefas em colunas e linhas detalhadas rapidamente. Ela pode ser usada para adicionar campos personalizados a qualquer tarefa, pasta, projeto ou espaço para ajudar a organizar e compartimentar melhor os dados de acordo com preferências ou necessidades. Os atributos do projeto também podem ser editados diretamente nessa exibição, e a densidade da tabela pode ser ajustada para determinar quantos dados são exibidos na tela.

Usar a exibição de arquivos do Wrike é muito útil quando os usuários precisam visualizar todos os arquivos de qualquer pasta, projeto ou espaço específico, ou quando precisam localizar qualquer ativo ou recurso necessário para os projetos atuais. Também ajuda a reunir todos os ativos criados e utilizados para qualquer projeto em particular, compartilhando-os com clientes específicos. Com a exibição de arquivos, além de abrir, localizar e compartilhar arquivos, os usuários também podem baixar e excluir arquivos, ver o status de aprovação e visualizar todos os comentários de revisão deixados por colaboradores em qualquer arquivo.

A exibição do gráfico de Gantt é muito útil para estabelecer relações de dependência na linha do tempo de um projeto. Ela permite que os usuários visualizem onde estão no projeto e o que precisa ser feito para manter tudo nos trilhos e garantir a entrega pontual do trabalho.

Os quadros Kanban ajudam a mapear o fluxo de trabalho, rastreando o status das tarefas e exibindo quais precisam ser realizadas por ordem de prioridade. Ele também mostra há quanto tempo uma tarefa está em um status específico, para que os usuários possam identificar áreas onde o progresso está atrasado. Com os quadros Kanban do Wrike, os usuários também podem adicionar novas tarefas e alterar o status de progresso de qualquer tarefa simplesmente arrastando-as de uma coluna e soltando-as em outra.

4. Gerenciamento de projetos poderoso

Como mencionei anteriormente, o Wrike é anunciado, acima de tudo, como um software de gerenciamento de projetos. Como tal, é nessa funcionalidade que ele concentra seu poder de fogo.

O Wrike promete aos usuários uma carga de trabalho simplificada e melhores prazos de entrega com seu conjunto de recursos de gerenciamento de projetos. Ele também oferece comunicação e colaboração aprimoradas entre equipes, permitindo que visualizem detalhes, compartilhem feedback, participem de decisões e estejam atualizados sobre os desenvolvimentos, tudo em um só lugar.

É possível adicionar detalhes, descrições e arquivos como anexos em qualquer tarefa com o recurso de gerenciamento de tarefas do Wrike para que os membros da equipe saibam tudo sobre o que precisa ser feito para atingir os objetivos. Com o gerenciamento de subtarefas, as tarefas podem ser divididas e distribuídas entre os membros da equipe para torná-las mais gerenciáveis e menos propensas a causar burnout.

A hierarquia de pastas do Wrike permite que os usuários configurem a estrutura ilimitada de pastas em um sistema que funcione com seu fluxo de trabalho específico. E falando em fluxos de trabalho, os campos personalizados, fluxos de trabalho e status ajudam os usuários a rastrear tudo relacionado ao seu trabalho e permitem que personalizem as etapas do fluxo de trabalho de acordo com as práticas únicas e estabelecidas de suas equipes.

Junto a tudo isso, o Wrike também permite que os usuários desenvolvam agendas de trabalho para a conta toda, detalhando as semanas de trabalho das equipes e permitindo que usuários individuais vejam quando devem trabalhar. Agendas de trabalho pessoais também podem ser criadas para acomodar qualquer situação individual e marcar férias, folgas ou dias de trabalho adicionais para qualquer membro da equipe.

(Em dezembro de 2023)

• Capterra: 4.3/5
• G2: 4.2/5
• Software Advice: 4.3/5
• TrustRadius: 8.3/10
• Google Play Store: 4.4/5
• App Store: 3/5

Ao avaliar um software de gerenciamento de projetos como o Wrike, é fácil se perder na enorme quantidade de funções que a ferramenta promete entregar. E o Wrike promete muito.

Embora o Wrike seja uma ideia brilhante que tenta resolver e abordar quase todos os problemas conhecidos que surgem ao gerenciar projetos e melhorar a lucratividade, é justamente essa ambição exagerada que fica no caminho. O Wrike é um faz tudo que não se destaca em nada. Na intenção bem-intencionada, mas equivocada, de encher o software de muitos recursos, os desenvolvedores não perceberam que os recursos precisam acima de tudo funcionar bem. É tudo sobre qualidade, e não quantidade.

Um exemplo prático: o recurso de rastreamento de horas. É muito básico em funcionalidade e muito complicado de usar. A forma como é configurado também o torna vulnerável a funcionários desleais e sem dignidade que praticam roubos de tempo, o que custará às empresas muito dinheiro se não for resolvido. O jeito que ele funciona também precisa ser melhorado, já que não para nem mesmo durante longos períodos de inatividade, a menos que seja interrompido manualmente ou que os usuários comecem a monitorar o tempo em outra tarefa. O fato de não estar disponível em todos os planos também diz muito sobre o quão pouco o Wrike valoriza o rastreamento de horas.

Ter muitos recursos também não torna um software automaticamente incrível. No caso do Wrike, a complicação causada por sua insistência em recursos supérfluos torna o software mais difícil de usar e navegar, especialmente quando projetos e tarefas começam a se acumular. Quando uma solução faz seus usuários se sentirem perdidos ao navegar pelo labirinto de seus recursos, ela deixa de ser uma “solução” e se torna um fardo.

No quesito relatórios, aprecio o fato de o Wrike disponibilizar inúmeras opções analíticas e, por mais que isso seja bom, eu gostaria que ele pudesse apresentar os dados de forma mais direta para que as coisas não fossem tão complicadas quanto são. Relatórios que exigem ajustes complicados para refletir os insights necessários apenas aumentam os desafios enfrentados diariamente pelas empresas e tiram tempo precioso de coisas mais importantes.

O preço é outra coisa que me desagradou. Embora o Wrike tenha um verdadeiro batalhão de recursos, US$ 9,80 por usuário por mês é caro para um plano inicial, e US$ 24,80 por usuário por mês para um plano intermediário é uma loucura de deixar os olhos arregalados. A menos que ele funcione de forma impecável em todos os aspectos – o que não acontece – eu não recomendaria gastar tanto em um software de gerenciamento de projetos quando opções menos caras estão disponíveis… opções simplificadas, fáceis de usar e que têm recursos focados no que é realmente importante.

Dito isso, gosto das várias exibições, quadros e gráficos que o Wrike oferece. Acho que essa variedade de opções é realmente útil, permitindo que as empresas entendam bem o seu progresso e contribuindo muito para garantir que os projetos sejam entregues no prazo.

Se você acha que os recursos oferecidos pelo Wrike vão ser bons para seu negócio e justificam o preço alto, vá em frente e comece a usar. Mas quando ele começar a te confundir e criar problemas posteriormente, como aqueles que discutimos e encontramos em outras avaliações de usuários, não diga que não te avisamos.