Hak cuti dan saldo
Kelola hak dan saldo cuti untuk manajemen cuti yang lancar
Sekali kebijakan cuti telah dibuat menggunakan perangkat lunak pelacakan PTO Jibble, Anda akan dapat melihat jumlah total hak dan saldo cuti untuk setiap anggota tim. Jika Anda belum melakukannya, lihat membuat kebijakan cuti.
Saldo cuti hanya berlaku pada paket Premium dan Ultimate.
Artikel ini mencakup:
Ikhtisar saldo cuti
Anda dapat menemukan saldo cuti untuk tim Anda dengan masuk ke halaman Cuti dan mengklik tab Saldo Cuti. Sebagai pemilik atau admin, Anda akan melihat daftar semua anggota tim dengan jumlah Hak, Jumlah yang Diambil, dan Saldo masing-masing untuk setiap jenis kebijakan cuti. Manajer dapat melihat daftar anggota tim yang mereka kelola, sedangkan anggota hanya dapat melihat saldo cuti mereka sendiri. 
Pada ikhtisar saldo cuti, Anda akan melihat beberapa kolom:
- Kebijakan cuti – Nama kebijakan cuti yang ditetapkan
- Carryover – Jumlah total hari/jam yang diteruskan dari siklus sebelumnya berdasarkan aturan saldo yang ditetapkan.
- Jika ada sisa cuti yang telah digunakan, sebuah label akan muncul di sebelah total (misalnya, “5 digunakan”).
- Jika cuti carryover telah habis masa berlakunya, sebuah label akan muncul di samping total (misalnya, “5 habis”). Setelah mengarahkan kursor, detail seperti tanggal kedaluwarsa akan ditampilkan.
- Berhak – Jumlah total hari/jam berhak yang diperoleh berdasarkan kebijakan akrual
- Amandemen – Total kumulatif penyesuaian manual yang diterapkan pada kebijakan cuti selama siklus cuti saat ini, termasuk penambahan atau pengurangan saldo cuti. Misalnya, jika dua penyesuaian telah dilakukan, +4 dan -2, total yang ditampilkan akan mencerminkan +2
- Diambil – Jumlah total hari/jam cuti yang digunakan
- Saldo – Jumlah kumulatif hari/jam yang tersedia namun belum digunakan. Saldo dihitung berdasarkan cuti yang dibawa ke depan, hak, penyesuaian, dan hari/jam yang digunakan
Kebijakan cuti berbayar dan cuti yang belum dibayar akan dicantumkan pada ikhtisar saldo cuti. Kebijakan cuti yang belum dibayar tidak mencakup jumlah hak dan saldo, hanya jumlah total hari atau jam cuti yang belum dibayar yang akan ditampilkan.
Jika Anda perlu melakukan penyesuaian pada saldo cuti anggota Anda, lihat panduan kami tentang cara menyesuaikan saldo cuti untuk karyawan.
Saldo cuti negatif
Saldo cuti negatif memungkinkan cuti untuk diajukan terlebih dahulu. Ketika pengguna meminta cuti yang melebihi total hari/jam yang menjadi haknya, saldo cuti akan ditampilkan dalam angka negatif.
Untuk cuti yang masih harus diambil yang belum diambil, misalnya dalam masa tunggu, saldo cuti akan ditambahkan setelah tanggal ambang batas yang ditetapkan tercapai.
Contoh:
Ana memiliki kebijakan cuti (Kebijakan A) dengan hak 12 hari yang dapat diperoleh berdasarkan tanggal bergabungnya, dengan masa tunggu selama 3 bulan. Ana bergabung dengan organisasi pada tanggal 1 Januari. Pada saat itu, saldo cuti yang dimilikinya adalah 0 karena ia belum mencapai ambang batas masa tunggu. Pada tanggal 1 Februari, Ana mengajukan cuti selama 3 hari. Saat pengajuan, ia melihat bahwa saldo cuti yang dimilikinya adalah -3 hari. Pada tanggal 1 April (3 bulan setelah tanggal bergabung), saldo cuti Ana akan menjadi 9 hari (-3 hari + 12 hari).
Memahami perhitungan cuti
Durasi cuti
Durasi waktu cuti tambahan dapat dipengaruhi oleh konfigurasi kebijakan cuti Anda, khususnya melalui pengaturan seperti “Kecualikan hari libur nasional” dan “Kecualikan hari yang bukan hari kerja.”
- Tidak termasuk Hari Libur Nasional
Mengaktifkan opsi “Kecualikan hari libur nasional” memungkinkan Anda mengecualikan hari libur nasional yang ditetapkan berdasarkan kalender hari libur yang ditetapkan saat menghitung durasi cuti.
Contoh:
Mari kita pertimbangkan seorang karyawan yang meminta cuti selama tiga hari dari Senin hingga Rabu, dan kebetulan ada hari libur nasional pada hari Rabu. Dengan pengaturan “Kecualikan hari libur nasional” diaktifkan, sistem hanya akan mengurangi total 2 hari (Senin dan Selasa) dari saldo cuti karyawan. Hari Rabu, yang merupakan hari libur nasional, tidak akan dipertimbangkan saat menghitung durasi cuti.
- Kecualikan Hari Non-Kerja
Mengaktifkan pengaturan “Kecualikan hari non-kerja” memungkinkan Anda mengecualikan hari non-kerja yang ditentukan berdasarkan jadwal kerja yang ditetapkan saat menghitung durasi cuti.
Contoh:
Katakanlah seorang karyawan meminta cuti 7 hari mulai dari hari Jumat. Dengan pengaturan “Kecualikan hari non-kerja” diaktifkan dan akhir pekan ditandai sebagai hari non-kerja atau hari istirahat dalam jadwal kerja, sistem hanya akan mengurangi 5 hari dari saldo cuti karyawan. Pengurangan ini memperhitungkan hari kerja, yang meliputi hari Jumat dan hari Senin hingga Kamis berikutnya. Akhir pekan, yang terdiri dari Sabtu dan Minggu, tidak akan diperhitungkan dalam perhitungan durasi cuti.
Jam penggajian
Ketika waktu istirahat ditambahkan dengan kompensasi berbayar, jam penggajian akan ditambahkan ke lembar waktu dan laporan. Perhitungan jam penggajian didasarkan pada jadwal kerja yang ditugaskan kepada anggota tim:
- Jadwal harian tetap:
Penambahan waktu cuti yang termasuk dalam jam kerja yang ditentukan (misal: 9:00 – 17:00 = 8 jam) akan diperhitungkan terhadap jam penggajian. Waktu libur yang ditambahkan di luar waktu kerja yang ditentukan (mis. Cuti liburan dari pukul 17.00 – 23.00) tidak akan diperhitungkan dalam jam penggajian.
- Jadwal harian yang fleksibel:
Waktu libur tambahan yang termasuk dalam jam kerja yang ditentukan (mis. 8 jam setiap hari) akan ditambahkan ke dalam jam penggajian sampai jam harian maksimum yang dialokasikan tercapai.
- Jadwal mingguan yang fleksibel:
Penambahan waktu libur dihitung berdasarkan jumlah jam kerja harian yang ditentukan untuk minggu tersebut (misal: 40 jam mingguan dari Senin hingga Jumat = 8 jam setiap hari). Jika hari kerja belum ditentukan, diasumsikan total 7 hari dalam seminggu di mana perhitungannya mengikuti total jam kerja mingguan / 7 hari. Jam istirahat akan ditambahkan ke jam penggajian sampai jam harian maksimum yang dialokasikan tercapai.
Catatan: Istirahat yang tidak dibayar dan pemotongan otomatis tidak dihitung sebagai jam kerja di luar jam penggajian.
Hak dan saldo
Perhitungan hak cuti dan saldo sangat bergantung pada jenis pengaturan akrual kebijakan cuti Anda.
Selama pembuatan kebijakan cuti berbayar, terdapat tiga opsi di bawah bidang Jadwal Akrual:
Tidak ada
Ketika Jadwal Akrual diatur ke Tidak Ada, cuti langsung diperoleh sebagai jumlah sekaligus tahunan tanpa prorata, terlepas dari tanggal bergabungnya pengguna. Hak cuti akan dihitung setiap tahun dari tanggal 1 Januari tahun berjalan hingga 31 Desember tahun berjalan dan diperbarui pada tanggal 1 Januari tahun berikutnya. Pelajari lebih lanjut tentang jadwal akrual tidak ada.
Tahunan
Ketika Jadwal Akrual diatur ke Tahunan, cuti tahunan diperoleh secara sekaligus pada tanggal yang ditetapkan dan akan diprorata. Ada dua opsi untuk menentukan kapan akrual tahunan karyawan dimulai:
- Kustom
Ketika Custom dipilih, cuti diberikan secara tahunan berdasarkan tanggal custom dan disegarkan kembali pada tanggal khusus yang ditetapkan pada tahun berikutnya. Perhatikan bahwa prorata dapat terjadi jika anggota bergabung dengan organisasi di tengah-tengah siklus cuti.
Contoh 1:
Misalkan sebuah perusahaan memilih tanggal mulai khusus 1 Maret sebagai awal periode akrual tahunan untuk semua karyawan. Jika seorang karyawan berhak atas Cuti Tahunan selama 20 hari, mereka akan menerima 20 hari penuh pada tanggal 1 Maret. Ketika tanggal 1 Maret tahun berikutnya tiba, hak tersebut akan diperbarui ke alokasi baru 20 hari.
Jumlah total cuti yang diambil hanya akan mencerminkan tanggal yang diambil dalam siklus cuti saat ini.
Contoh 2:
Pertimbangkan seorang karyawan yang siklus cuti dimulai pada tanggal khusus 1 Juli. Ini berarti bahwa siklus cuti tersebut dimulai dari tanggal 1 Juli tahun berjalan hingga 30 Juni tahun berikutnya dan hak cuti mereka akan diulang setiap tahun pada tanggal 1 Juli. Sekarang, anggaplah hari ini adalah tanggal 1 September dan karyawan tersebut telah mengambil total 5 hari cuti dari tanggal 15 Maret 2023 hingga 20 Maret 2023. 5 hari ini digunakan di luar siklus cuti saat ini, yang dimulai pada tanggal 1 Juli 2023.
Ketika Anda memeriksa kolom “Diambil” dalam konteks ini, kolom tersebut akan menunjukkan 0 hari karena tanggal-tanggal spesifik ini berada di luar siklus saat ini. Siklus cuti secara efektif dimulai pada 1 Juli 2023, dan hingga saat itu, cuti apa pun yang diambil tidak akan diperhitungkan dalam perhitungan untuk siklus saat ini.
- Tanggal Bergabung
Ketika Tanggal Bergabung dipilih, cuti diberikan setiap tahun berdasarkan tanggal bergabung karyawan, yang dapat ditemukan di profil karyawan. Ini Hak akan diperbarui pada tanggal bergabungnya karyawan pada tahun berikutnya.
Contoh 1:
Karyawan A bergabung dengan organisasi Jibble Anda pada tanggal 15 Maret. Ia berhak atas Cuti Tahunan selama 20 hari, dan akan menerima 20 hari penuh pada tanggal 15 Maret. Ketika tanggal 15 Maret tahun berikutnya tiba, haknya akan diperbarui ke alokasi 20 hari yang baru.
Jumlah total cuti yang diambil hanya akan mencerminkan tanggal yang diambil dalam siklus cuti saat ini.
Contoh 2:
Mari kita pertimbangkan Karyawan B, yang menjadi bagian dari organisasi Jibble Anda pada tanggal 25 Juli. Haknya adalah 20 hari Cuti Tahunan, dengan siklus cuti dimulai sejak tanggal bergabungnya, 25 Juli tahun berjalan, dan berlanjut hingga 24 Juli tahun berikutnya. Pada tahun 2023, ia telah mengambil total 12 hari cuti. Salah satunya dimulai dari tanggal 28 Mei 2023 hingga 31 Mei 2023 (4 hari), dan yang lainnya dimulai dari tanggal 1 September 2023 hingga 8 September 2023 (8 hari).
Maju cepat ke tanggal 19 September 2023, ketika melihat kolom “Diambil”, akan menampilkan 8 hari. Ini karena 4 hari yang diambil pada bulan Mei berada di luar siklus saat ini, yang dimulai pada tanggal 25 Juli 2023.
Pelajari lebih lanjut tentang jadwal akrual tahunan.
Bulanan
Ketika Jadwal Akrual diatur ke Bulanan, cuti diperoleh setiap bulan pada tanggal yang ditetapkan selama siklus tahunan. Terdapat dua opsi untuk menentukan kapan akrual bulanan karyawan dimulai:
- Kustom
Ketika Custom dipilih, Anda dapat memilih untuk memberikan cuti berdasarkan rentang tanggal tertentu setiap bulannya. Anda memiliki dua opsi untuk tanggal khusus:
- Di Awal: Karyawan menerima seluruh hak bulanan mereka segera pada tanggal khusus yang dipilih (misalnya, hari pertama setiap bulan). Hak ini akan ditambahkan pada tanggal khusus yang sama untuk setiap bulan berikutnya hingga siklus tahunan berakhir.
- Di Akhir: Karyawan mengumpulkan hak bulanan mereka sepanjang bulan dan tersedia satu hari sebelum tanggal akrual bulan berikutnya. Hak ini akan ditambahkan pada tanggal khusus yang sama untuk setiap bulan berikutnya hingga siklus tahunan berakhir.
Harap diperhatikan bahwa prorata dapat terjadi jika seorang anggota bergabung dengan organisasi di tengah-tengah siklus akrual bulanan.
Contoh 1:
Katakanlah sebuah perusahaan memilih tanggal mulai khusus Hari 1 “Pada Awal” dari periode akrual bulanan untuk semua karyawan. Jika seorang karyawan berhak atas Cuti Tahunan selama 2 hari setiap bulannya, maka mereka akan menerima 2 hari pertama pada tanggal 1 Maret. Kemudian, pada tanggal 1 April, mereka akan menerima Cuti Tahunan selama 2 hari.
Contoh 2:
Katakanlah sebuah perusahaan memilih tanggal mulai kustom Hari ke-15 “Pada Akhir” dari periode akrual bulanan untuk semua karyawan. Sekarang tanggal 1 Februari. Jika seorang karyawan berhak atas 2 hari Cuti Tahunan setiap bulannya, mereka akan menerima 2 hari pertama mereka di akhir siklus bulanan, yaitu satu bulan setelah tanggal 15 Februari, yaitu pada tanggal 14 Maret. Kemudian, pada tanggal 14 April, mereka akan menerima 2 hari Cuti Tahunan lagi.
- Tanggal Bergabung
Ketika Tanggal Bergabung dipilih, cuti diberikan setiap bulan berdasarkan tanggal bergabung karyawan, yang dapat ditemukan di profil karyawan. Hak ini akan diperbarui pada tanggal bergabung karyawan pada bulan berikutnya. Anda juga dapat memilih untuk memberikan cuti berdasarkan rentang tanggal tertentu setiap bulannya. Anda memiliki dua pilihan:
- Di Awal: Karyawan menerima seluruh hak bulanan mereka langsung pada tanggal bergabung (misalnya, 1 Januari). Hak ini akan ditambahkan pada tanggal bergabung yang sama untuk setiap bulan berikutnya hingga siklus tahunan berakhir.
- Di Akhir: Karyawan mengumpulkan hak bulanan mereka sepanjang bulan dan tersedia satu hari sebelum tanggal akrual bulan berikutnya. Hak ini akan ditambahkan pada tanggal yang sama untuk setiap bulan berikutnya hingga siklus tahunan berakhir.
Contoh 1:
Katakanlah Alan bergabung dengan organisasi pada tanggal 1 Maret. Dia dimasukkan ke dalam kebijakan akrual bulanan yang dimulai pada tanggal bergabungnya “Pada Awal” periode akrual bulanan. Jika Alan berhak atas Cuti Tahunan selama 2 hari setiap bulannya, maka ia akan menerima 2 hari pertamanya pada tanggal 1 Maret. Kemudian, pada tanggal 1 April, ia akan menerima Cuti Tahunan selama 2 hari lagi.
Contoh 2:
Katakanlah Alan bergabung dengan organisasi pada tanggal 1 Maret. Dia dimasukkan ke dalam kebijakan akrual bulanan yang dimulai pada tanggal bergabungnya “Pada Akhir” periode akrual bulanan. Jika ia berhak atas 2 hari Cuti Tahunan setiap bulannya, ia akan menerima 2 hari pertamanya pada akhir tanggal bergabungnya, yaitu satu bulan setelah tanggal 1 Maret, pada tanggal 31 Maret. Pada bulan berikutnya, pada tanggal 30 April, ia akan menerima Cuti Tahunan selama 2 hari.
Pelajari lebih lanjut tentang jadwal akrual bulanan.
