Innestående ledighet och saldo
Hantera innestående ledighet och saldon för smidig ledighetsadministration
När du har upprättat ledighetspolicyer med Jibbles programvara för ledighetshantering kan du se hur mycket medlemmarna har tjänat in och deras ledighetssaldo. Om du inte redan har gjort det kan du läsa igenom att upprätta ledighetspolicyer.
Den här artikeln tar upp:
Översikt över ledighetssaldon
Du hittar personalens ledighetssaldon genom att gå till sidan Ledighet och klicka på fliken Ledighetssaldo. Som ägare eller administratör ser du en lista över alla medlemmar med respektive Berättigat, Uttaget och Saldo för varje typ av ledighetspolicy. Cheferna kan se en lista över de sina underordnade medlemmar medan medlemmarna bara kan se sina egna ledighetssaldon.
I översikten över ledighetssaldon ser du några kolumner:
- Ledighetspolicy – Namn på den tilldelade ledighetspolicyn
- Överfört – Sammanlagt antal överförda dagar/timmar från föregående cykel baserat på angivna saldoregler.
- Om någon överförd ledighet har använts visas en etikett bredvid totalen (t.ex. ”5 använda”).
- Om den överförda ledigheten har löpt ut visas en etikett bredvid totalen (t.ex. ”5 förfallna”). När du håller muspekaren över visas detaljer som förfallodatum.
- Intjänat – Sammanlagt antal dagar/timmar som har tjänats in enligt intjänandepolicyerna
- Justeringar – Ackumulerad summa av eventuella manuella justeringar i ledighetspolicyn under den aktuella ledighetscykeln, inklusive tillägg eller avdrag från ledighetssaldot. Om de två justeringarna +4 och -2 har gjorts kommer totalsumman att visa +2
- Uttaget – Sammanlagd använd ledighet i dagar/timmar
- Saldo – Ackumulerat antal tillgängliga dagar/timmar som ännu inte har använts. Saldon beräknas utifrån överförd ledighet, intjänat, justeringar och uttagna dagar/timmar
Både betalda och obetalda ledighetspolicyer visas i översikten över ledighetssaldot. Obetalda ledighetspolicyer har ingen kolumn för intjänat eller saldo, utan visar endast det sammanlagda antalet uttagna dagar eller timmar av obetald ledighet.
Om du behöver göra justeringar i dina medlemmars ledighetssaldon kan du läsa vår guide om hur du gör ändringar i personalens ledighetssaldon.
Negativa ledighetssaldon
Med negativa ledighetssaldon är det möjligt att ansöka om ledighet i förväg. När en användare ansöker om ledighet som överstiger det totala antalet dagar/timmar som personen har rätt till visas ledighetssaldot som negativt.
För ännu ej intjänad ledighet, t.ex. under en väntetid, läggs ledighetssaldot till när det angivna tröskeldatumet har nåtts.
Exempel:
Anna har tilldelats en ledighetspolicy (Policy A) med rätt till 12 dagars ledighet som tjänas in baserat på hennes anställningsdatum och en väntetid på 3 månader. Anna börjar på företaget den 1 januari. Vid den här tidpunkten är hennes ledighetssaldo 0 eftersom hon inte har uppnått väntetiden. Den 1 februari ansöker Ana om 3 dagars ledighet. När hon ansöker ser hon att ledighetssaldot visas som -3 dagar. När vi kommer till den 1 april (3 månader efter anställningsdatumet) kommer hennes ledighetssaldo att vara 9 dagar (-3 dagar + 12 dagar).
Förstå ledighetsberäkningar
Ledighetens längd
Längden på den tillagda ledigheten kan påverkas av hur din ledighetspolicy är konfigurerad, särskilt via inställningar som ”Gör undantag för helgdagar” och ”Gör undantag för vilodagar”.
- Undantag för helgdagar
Om du aktiverar alternativet ”Gör undantag för helgdagar” kan du göra undantag för utsedda helgdagar baserat på dina tilldelade helgdagskalendrar när längden på din ledighet ska beräknas.
Exempel:
Tänk dig att en anställd ansöker om tre dagars ledighet från måndag till onsdag när onsdagen råkar vara en helgdag. Om inställningen ”Gör undantag för helgdagar” är aktiverad kommer systemet bara att dra av 2 dagar (måndag och tisdag) från den anställdes ledighetssaldo. Onsdagen, som är en helgdag, räknas inte med när längden på ledigheten ska räknas ut.
- Gör undantag för vilodagar
Om du aktiverar inställningen ”Gör undantag för vilodagar” kan du göra undantag för angivna vilodagar baserat på ditt tilldelade arbetsschema när längden på ledigheten ska beräknas.
Exempel:
Säg att en anställd ansöker om 7 dagars ledighet med början på en fredag. Om inställningen ”Gör undantag för vilodagar” är aktiverad och helgerna markerade som vilodagar i arbetsschemat kommer systemet bara att dra av 5 dagar från den anställdes ledighetssaldo. Avdraget avser arbetsdagarna, vilket inkluderar fredagen och därefter måndag till torsdag. Helgen, som består av lördag och söndag, tas inte med när ledighetens längd räknas ut.
Lönetimmar
När ledighet läggs till med betald ersättning läggs lönetimmar till i tidrapporter och rapporter. Beräkningen av lönetimmarna baseras på medlemmens tilldelade arbetsschema:
- Fast dagligt schema:
Tillagd ledighet som inom de angivna arbetstiderna (t.ex. 9.00–17.00 = 8 timmar) räknas med i lönetimmarna. Ledighet som ligger utanför den angivna arbetstiden (t.ex. semesterledighet 17.00–23.00) räknas inte med i lönetimmarna.
- Flexibelt dagligt schema:
Tillagd ledighet inom de angivna arbetstimmarna (t.ex. 8 timmar per dag) läggs till som lönetimmar tills det maximala antalet tilldelade dagliga timmar har uppnåtts.
- Flexibelt veckoschema:
Tillagd ledighet beräknas efter den angivna dagliga arbetstiden för veckan (t.ex. 40 timmar per vecka från måndag till fredag = 8 timmar per dag). Om arbetsdagarna inte har angetts antas det vara 7 arbetsdagar per vecka och då följer beräkningen veckans arbetstid/7 dagar. Ledighetstimmarna läggs till som lönetimmar tills det maximala antalet tilldelade dagliga timmar har uppnåtts.
Obs! Obetalda raster och automatiska avdrag räknas inte med i lönetimmarna vid ledighet.
Intjänad ledighet och saldon
Beräkningar av utestående ledighet och ledighetssaldon beror till stor del på inställningen för intjänande i din ledighetspolicy.
När du skapar en ledighetspolicy för betald ledighet finns det tre alternativ i fältet Intjänandeupplägg:
Inget
När Intjänandeupplägget är inställt på Inget tjänar du in ledigheten direkt som en årlig klumpsumma utan någon proportionering, oavsett anställningsdatum. Den intjänade ledigheten beräknas årligen från 1 januari innevarande år till 31 december innevarande år och uppdateras den 1 januari året därpå. Läs mer om inget intjänandeupplägg.
Årligt
När Intjänandeupplägget är inställt på Årligt kommer ledigheten att tjänas in årligen som en klumpsumma på det angivna datumet och proportioneras. Det finns två alternativ för att avgöra när en anställds årliga intjänande börjar:
- Anpassat
När Anpassat är valt tilldelas ledigheten årligen baserat på det angivna datumet och uppdateras på det angivna datumet året därpå. Observera att proportionering kan användas om en medlem börjar arbeta på företaget mitt i ledighetscykeln.
Exempel 1:
Anta att ett företag väljer startdatumet 1 mars som för den årliga intjänandeperioden för alla anställda. Om en anställd har rätt till 20 dagars semester får personen alla 20 dagar den 1 mars. När den 1 mars året därpå beviljas en ny tilldelning på 20 dagar.
Det totala antalet uttagna ledighetsdagar kommer bara att avse datum inom den aktuella ledighetscykeln.
Exempel 2:
Tänk dig att en anställd har en ledighetscykel som börjar den 1 juli 2025. Det innebär att ledighetscykeln sträcker sig från 1 juli till 30 juni 2026 och att den intjänade ledigheten återställs varje år den 1 juli. Nu antar vi att det är den 1 september 2025 och att den anställda har tagit ut sammanlagt 5 ledighetsdagar från 15 mars 2025 till 20 mars 2025. Dessa 5 dagar togs ut utanför den aktuella ledighetscykeln, som började den 1 juli 2025.
När du tittar på kolumnen ”Uttaget” i det här fallet kommer den att visa 0 dagar eftersom dessa datum ligger utanför den aktuella cykeln. Ledighetscykeln börjar i praktiken den 1 juli 2025 och fram till det datumet kommer ingen uttagen ledighet att tas med med i beräkningarna för den aktuella cykeln.
- Anställningsdatum
När Anställningsdatum är valt tilldelas ledigheten årligen baserat på anställningsdatumet, vilket du hittar i personens profil. Tilldelningen av ledighet kommer att uppdateras på anställningsdatumet året därpå.
Exempel 1:
Anställd A började arbeta på din Jibble-organisation den 15 mars. Han har rätt till 20 dagars semester och får alla 20 dagar den 15 mars. När den 15 mars året därpå infaller beviljas en ny tilldelning på 20 dagar.
Det sammanlagda antalet uttagna ledighetsdagar kommer bara att avse datum inom den aktuella ledighetscykeln.
Exempel 2:
Tänk dig att Anställd B började på din Jibble-organisation den 25 juli. Han har rätt till 20 dagars semester och ledighetscykeln börjar på hans anställningsdatum, den 25 juli innevarande år, och fortsätter fram till den 24 juli året därpå. Under 2025 har han tagit totalt 12 ledighetsdagar. En av dessa sträcker sig från 28 maj 2025 till 31 maj 2025 (4 dagar) och den andra från 1 september 2025 till 8 september 2025 (8 dagar).
Spola fram till den 19 september 2025 när du tittar på kolumnen ”Uttaget” så kommer den att visa 8 dagar. Det beror på att de 4 dagarna i maj ligger utanför den aktuella cykeln, som börjar den 25 juli 2025.
Läs mer om årliga intjänandeupplägg.
Månatligt
När Intjänandeupplägget är inställt på Månatligt kommer ledigheten att tjänas in varje månad på det angivna datumet under en årlig cykel. Det finns två alternativ för att avgöra när en anställds månatliga intjänande börjar:
- Anpassat
När alternativet Anpassat är valt kan du välja att bevilja ledighet utifrån ett specifikt datumintervall varje månad. Du har två alternativ för det anpassade datumet:
- I början: De anställda får hela sin månatliga kvot direkt på det valda anpassade datumet (t.ex. den 1:a varje månad). Denna kvot läggs till på samma angivna datum under de följande månaderna tills den årliga cykeln avslutas.
- I slutet: De anställda tjänar in sin månatliga kvot under månadens gång och har den tillgänglig en dag före följande månads intjänandedatum. Denna kvot läggs därefter till på samma angivna datum under de följande månaderna tills den årliga cykeln avslutas.
Observera att proportionering kan användas om en medlem börjar arbeta på företaget mitt i den månatliga intjänandecykeln.
Exempel 1:
Säg att ett företag väljer startdatumet dag 1 och ”I början” som sina anställdas månatliga intjänandeperiod. Om en anställd har rätt till 2 semesterdagar varje månad får personen sina första 2 dagar den 1 mars. Därefter läggs ytterligare 2 semesterdagar till den 1 april.
Exempel 2:
Säg att ett företag väljer startdatumet dag 15 och ”I slutet” som den månatliga intjänandeperioden för alla anställda. Det är nu den 1 februari. Om en anställd har rätt till 2 semesterdagar varje månad får personen sina första 2 dagar i slutet av den månatliga cykeln, vilket är en månad efter den 15 februari, den 14 mars. Den 14 april får personen ytterligare 2 semesterdagar.
- Anställningsdatum
När Anställningsdatum är valt beviljas ledigheten månadsvis baserat på den anställdes anställningsdatum, vilket finns i personens profil. Dessa kvoter uppdateras på den anställdes anställningsdatum följande månad. Du kan också välja att bevilja ledighet utifrån ett specifikt datumintervall varje månad. Du har två alternativ:
- I början: De anställda får hela sin månatliga kvot direkt på sitt anställningsdatum (t.ex. 1 januari). Denna kvot läggs till på samma anställningsdatum under de de följande månaderna tills den årliga cykeln avslutas.
- I slutet: De anställda tjänar in sin månatliga kvot under månadens gång och får den en dag före följande månads intjänandedatum. Denna kvot läggs till på samma datum under de följande månaderna tills den årliga cykeln avslutas.
Exempel 1:
Säg att Alan börjar arbeta på företaget den 1 mars. Han tilldelas en månatlig intjänandepolicy med början på hans anställningsdatum och ”I början” av den månatliga intjänandeperioden. Om Alan har rätt till 2 semesterdagar varje månad får han sina första 2 dagar den 1 mars. Därefter får han ytterligare 2 semesterdagar den 1 april.
Exempel 2:
Säg att Alan börjar arbeta på företaget den 1 mars. Han tilldelas en månatlig intjänandepolicy med början på hans anställningsdatum och ”I slutet” av den månatliga intjänandeperioden. Om han har rätt till 2 semesterdagar varje månad får han sina första 2 dagar i slutet av hans första månad, dvs. en månad efter den 1 mars, den 31 mars. Månaden därpå, den 30 april, får han ytterligare 2 semesterdagar.
Läs mer om månatliga intjänandeupplägg.