Hak dan saldo cuti
Kelola hak dan saldo cuti agar jatah libur karyawan terpantau dengan baik
Setelah membuat kebijakan, Anda bisa lihat jumlah hak dan saldo cuti setiap karyawan di software pelacak cuti berbayar Jibble. Kalau belum ada, silakan pelajari cara membuat kebijakan cuti.
Saldo cuti hanya tersedia pada paket Premium dan Ultimate.
Artikel ini mencakup:
Ringkasan saldo cuti
Buka laman Cuti dan klik Saldo Cuti untuk melihat detail jatah cuti anggota tim. Sebagai pemilik atau admin, Anda akan temukan daftar lengkap anggota organisasi serta jumlah Jatah, Diambil, dan Sisa cuti mereka untuk setiap jenis kebijakan. Manajer akan melihat saldo cuti anggota tim. Sementara itu, anggota hanya bisa melihat saldo cuti pribadi. 
Ada beberapa kolom di laman ringkasan, yakni:
- Kebijakan cuti – Nama kebijakan
- Bawaan – Jumlah total hari/jam yang dibawa dari siklus sebelumnya sesuai aturan saldo yang ditetapkan.
- Jika cuti bawaan telah terpakai, tag akan muncul di samping total (misalnya, “5 terpakai”).
- Jika cuti bawaan telah hangus, tag akan muncul di samping total (misalnya, “5 hangus”). Arahkan kursor ke tag tersebut untuk lihat kapan tanggal hangusnya.
- Hak – Jumlah hak cuti dalam total hari/jam sesuai dengan kebijakan akrual
- Perubahan – Total penyesuaian manual yang diterapkan pada kebijakan selama siklus cuti berjalan. Angka ini mencakup semua penambahan maupun pengurangan saldo cuti. Misalnya, jika terdapat penyesuaian sebesar +4 dan -2, sistem akan menampilkan total akhir +2.
- Diambil – Jumlah total hari/jam cuti yang terpakai
- Sisa – Jumlah sisa hari atau jam cuti yang masih bisa diambil. Saldo ini dihitung berdasarkan hak tahunan, bawaan tahun lalu, penyesuaian saldo, serta jumlah cuti yang sudah terpakai.
Kebijakan berbayar dan tak berbayar akan tercantum pada laman ringkasan saldo cuti. Namun, hak dan saldo tidak akan tertera untuk kebijakan cuti tak berbayar. Hanya jumlah hari atau jam cuti terpakai yang akan ditampilkan.
Baca artikel panduan berikut jika Anda perlu menyesuaikan saldo cuti karyawan.
Saldo cuti negatif
Dengan saldo cuti negatif, karyawan bisa ambil cuti di awal. Jika pengajuan cuti melebihi jatah yang tersedia, saldo Anda akan otomatis muncul dengan angka minus.
Untuk jatah cuti yang terkumpul secara bertahap (akrual), saldo tidak langsung tersedia jika Anda masih dalam masa tunggu. Saldo cuti baru akan muncul setelah Anda melewati tanggal yang sudah ditentukan.
Contoh:
Menurut kebijakan yang diikuti (Kebijakan A), Ani akan mendapatkan hak cuti 12 hari sesuai tanggal bergabungnya dengan masa tunggu 3 bulan. Ia mulai bekerja pada 1 Januari. Saat ini, saldo cuti Ani 0 karena ia masih dalam masa tunggu. Pada 1 Februari, Ani mengajukan cuti selama 3 hari. Saat pengajuan, ia akan melihat saldo cutinya berubah menjadi -3 hari. Ketika memasuki tanggal 1 April (tepat 3 bulan sejak bergabung), saldo Ani akan berubah menjadi 9 hari (-3 hari + 12 hari).
Memahami perhitungan cuti
Durasi cuti
Durasi cuti Anda bergantung pada pengaturan kebijakan yang berlaku, terutama jika terdapat aturan untuk “Kecualikan hari libur nasional” dan “Kecualikan hari di luar jam kerja.”
- Kecualikan Hari Libur Nasional
Jika opsi “Kecualikan hari libur nasional” dicentang, tanggal merah yang ada di kalender organisasi tidak akan masuk perhitungan durasi cuti.
Contoh:
Seandainya ada karyawan mengajukan cuti tiga hari, dari Senin hingga Rabu. Kebetulan, hari Rabu tanggal merah. Karena opsi “Kecualikan hari libur nasional” dipilih, saldo cutinya hanya terpotong 2 hari (Senin dan Selasa). Hari Rabu tidak akan masuk perhitungan karena semua orang libur kerja.
- Kecualikan Hari di Luar Jam Kerja
Jika opsi ini dipilih, Anda bisa mengecualikan hari di luar jam kerja yang telah ditentukan dalam jadwal. Hari libur ini tidak akan masuk durasi cuti yang diambil.
Contoh:
Seandainya ada karyawan mengajukan cuti 7 hari mulai Jumat. Karena opsi “Kecualikan hari di luar jam kerja” dipilih, saldo cutinya hanya terpotong 5 hari sebab akhir pekan termasuk hari istirahat. Pemotongan hanya berlaku untuk hari kerja, yaitu Jumat, Senin hingga Kamis berikutnya. Sabtu dan Minggu adalah akhir pekan. Jadi, kedua hari tersebut dikecualikan dari durasi cuti.
Jam penggajian
Untuk jenis cuti berbayar, jam penggajian akan ditambahkan ke timesheet dan laporan. Jam ini dihitung sesuai jadwal kerja anggota tim:
- Jadwal harian tetap:
Cuti yang diambil saat jam kerja (misalnya, 9.00 – 17.00 = 8 jam) akan dihitung dalam penggajian. Sebaliknya, pengajuan cuti di luar jam kerja (misalnya, Cuti liburan dari 17.00 – 23.00) tidak akan dimasukkan ke dalam perhitungan jam penggajian.
- Jadwal harian fleksibel:
Cuti yang diambil saat jam kerja (misalnya, 8 jam setiap hari) akan dihitung dalam penggajian hingga batas maksimum harian tercapai.
- Jadwal mingguan fleksibel:
Cuti dihitung sesuai jumlah jam kerja harian yang ditentukan untuk minggu tersebut (misalnya, 40 jam seminggu dari Senin hingga Jumat = 8 jam per hari). Jika tidak ada hari kerja spesifik, sistem mengasumsikan total 7 hari kerja per minggu. Perhitungannya akan mengikuti total jam mingguan / 7 hari. Jam cuti akan dihitung dalam penggajian hingga batas maksimum harian tercapai.
Catatan: Istirahat tak berbayar dan pemotongan otomatis tidak masuk perhitungan jam penggajian cuti.
Hak dan saldo cuti
Perhitungan hak dan saldo cuti Anda sangat bergantung pada jenis pengaturan akrual kebijakan.
Selama membuat kebijakan cuti berbayar, ada tiga opsi Jadwal Akrual yang bisa dipilih:
Tidak Ada
Jika opsi ini dipilih, hak cuti tahunan akan langsung diberikan sekaligus tanpa prorata. Pemberian cuti tidak mementingkan kapan pengguna mulai bekerja. Hak cuti tersebut berlaku mulai 1 Januari hingga 31 Desember pada tahun berjalan. Kemudian jatahnya diperbarui kembali di tahun berikutnya. Pelajari selengkapnya tentang jadwal akrual tidak ada.
Tahunan
Jika opsi ini dipilih, hak cuti akan diberikan sekaligus setiap tahun pada tanggal yang ditetapkan. Jatahnya akan diprorata. Ada dua opsi untuk menentukan kapan Jadwal Akrual Tahunan karyawan dimulai:
- Kustom
Jika pakai Kustom, cuti tahunan diberikan pada tanggal yang ditentukan. Jatah akan diperbarui pada tanggal yang sama begitu memasuki tahun berikutnya. Perhitungan prorata mungkin akan berlaku bagi karyawan yang baru bergabung setelah siklus cuti berjalan.
Contoh 1:
Ambil contoh perusahaan menetapkan 1 Maret sebagai awal periode akrual cuti. Jadi, karyawan yang berhak atas 20 hari Cuti Tahunan akan menerimanya penuh di tanggal tersebut. Jatahnya akan diperbarui setiap 1 Maret di tahun berikutnya.
Total cuti yang terpakai hanya akan mencerminkan tanggal yang diambil dalam siklus cuti berjalan.
Contoh 2:
Ambil contoh karyawan yang siklus cutinya dimulai pada 1 Juli. Artinya, siklus cuti berlangsung mulai tanggal kustom tersebut hingga 30 Juni tahun berikutnya. Hak cuti mereka kemudian akan diperbarui setiap 1 Juli. Katakanlah hari ini 1 September dan karyawan tersebut sudah mengambil 5 hari cuti pada 15-20 Maret 2023. Cuti 5 hari ini diambil sebelum periode baru dimulai pada 1 Juli 2023. Jadi, saldo dari periode saat ini tidak akan terpotong.
Dalam konteks ini, kolom “Diambil” akan menunjukkan 0 hari karena tanggal-tanggal tersebut berada di luar siklus berjalan. Siklus cuti secara efektif dimulai pada 1 Juli 2023. Sampai waktunya tiba, jatah cuti yang terpakai tidak masuk perhitungan siklus saat ini.
- Tanggal Bergabung
Jika pakai Tanggal Bergabung, pemberian cuti tahunan tergantung pada kapan karyawan mulai bekerja. Tanggal tersebut ada di profil pribadi mereka. Begitu masuk tahun berikutnya, jatah cuti mereka akan diperbarui pada tanggal yang sama.
Contoh 1:
Karyawan A merupakan anggota baru organisasi Anda di Jibble. Di hari pertama kerjanya, ia menerima hak cuti tahunan sebanyak 20 hari. Jatah cuti tersebut akan diperbarui dengan jumlah yang sama pada 15 Maret di tahun berikutnya.
Total cuti yang terpakai hanya akan mencerminkan tanggal yang diambil dalam siklus cuti berjalan.
Contoh 2:
Ambil contoh Karyawan B yang bergabung dengan organisasi Anda di Jibble pada 25 Juli. Hak Cuti Tahunannya 20 hari, dengan siklus dimulai dari tanggal bergabung. Maka, siklus cuti akan berlangsung hingga 24 Juli tahun berikutnya. Pada tahun 2023, dia telah mengambil total 12 hari cuti. Salah satunya berlangsung pada 28-31 Mei 2023 (4 hari), dan lainnya pada 1-8 September 2023 (8 hari).
Kalau sekarang tanggal 19 September 2023, kolom “Diambil” akan menampilkan 8 hari. Ini karena 4 hari yang diambil pada bulan Mei berada di luar siklus saat ini, yaitu 25 Juli 2023.
Pelajari selengkapnya tentang jadwal akrual tahunan.
Bulanan
Jika opsi ini dipilih, hak cuti bulanan diberikan setiap tanggal yang ditetapkan selama siklus tahunan. Ada dua opsi untuk menentukan kapan Jadwal Akrual Bulanan karyawan dimulai:
- Kustom
Jika pakai Kustom, Anda bisa memilih untuk berikan hak cuti pada rentang tanggal tertentu setiap bulannya. Berikut dua opsi yang tersedia untuk Kustom:
- Pada Awal: Karyawan menerima seluruh jatah cuti bulanan mereka pada tanggal yang telah ditentukan (misalnya, setiap tanggal 1). Jatah ini akan ditambahkan pada tanggal yang sama di bulan berikutnya hingga siklus tahunan berakhir.
- Pada Akhir: Karyawan mengumpulkan jatah cuti mereka secara bertahap setiap bulan. Jatah tersebut baru dapat digunakan satu hari sebelum tanggal akrual bulan berikutnya. Saldo cuti akan terus bertambah pada tanggal yang sama setiap bulan hingga siklus tahunan berakhir.
Perhitungan prorata mungkin berlaku bagi karyawan yang bergabung di tengah siklus akrual bulanan.
Contoh 1:
Misalnya, perusahaan menetapkan penambahan cuti setiap Tanggal 1 “Pada Awal” bulan. Jika karyawan berhak atas 2 hari Cuti Tahunan per bulan, mereka akan langsung menerimanya pada 1 Maret. Selanjutnya, jatah 2 hari berikutnya akan otomatis ditambahkan pada 1 April.
Contoh 2:
Misalnya, perusahaan menetapkan penambahan cuti setiap Tanggal 15 “Pada Akhir” bulan. Sekarang tanggal 1 Februari. Jika karyawan berhak atas 2 hari Cuti Tahunan per bulan, mereka baru akan menerima dua jatah pertamanya setelah siklus satu bulan selesai, yaitu pada 14 Maret (satu bulan sejak 15 Februari). Kemudian, pada 14 April, mereka akan menerima 2 jatah Cuti Tahunan lagi.
- Tanggal Bergabung
Jika pakai Tanggal Bergabung, pemberian cuti bulanan tergantung pada kapan karyawan mulai bekerja. Tanggal tersebut ada di profil pribadi mereka. Jatah ini diberikan setiap bulan pada tanggal mereka bergabung. Atau, Anda bisa juga memilih rentang tanggal tertentu setiap bulan. Berikut dua opsi yang tersedia:
- Pada Awal: Karyawan menerima seluruh jatah cuti bulanan mereka pada tanggal bergabung (misalnya, 1 Januari). Jatah ini akan ditambahkan pada tanggal yang sama di bulan berikutnya hingga siklus tahunan berakhir.
- Pada Akhir: Karyawan mengumpulkan jatah cuti mereka secara bertahap setiap bulan. Jatah tersebut baru dapat digunakan satu hari sebelum tanggal akrual bulan berikutnya. Saldo cuti akan terus bertambah pada tanggal yang sama setiap bulan hingga siklus tahunan berakhir.
Contoh 1:
Katakanlah Andi mulai bekerja pada 1 Maret. Dia mengikuti kebijakan akrual bulanan berdasarkan tanggal bergabung “Pada Awal” periode. Jika Andi berhak atas 2 hari Cuti Tahunan per bulan, ia akan menerima dua jatah pertamanya saat itu juga. Kemudian, pada tanggal 1 April, dia akan menerima 2 jatah Cuti Tahunan lagi.
Contoh 2:
Katakanlah Andi mulai bekerja pada 1 Maret. Dia mengikuti kebijakan akrual bulanan berdasarkan tanggal bergabung “Pada Akhir” periode. Jika Andi berhak atas 2 hari Cuti Tahunan per bulan, ia akan menerima dua jatah pertamanya pada tanggal terakhir di bulan ia bergabung, yaitu 31 Maret. Kemudian pada 30 April, dia akan menerima 2 jatah Cuti Tahunan lagi.
Pelajari selengkapnya tentang jadwal akrual bulanan.