الإجازات المستحقة والأرصدة
إدارة الإجازات المستحقة والأرصدة بسهولة وسلاسة
بمجرد إنشاء سياسات الإجازات باستخدام برنامج جبِل لتتبع الإجازات، ستتمكن من عرض الإجازات المستحقة والأرصدة وأيام الإجازات لكل موظف. إذا لم تقم بذلك بعد، تحقق من إنشاء سياسات الإجازات.
أرصدة الإجازات متاحة فقط في الخطة المميزة والخطة المتقدمة.
في هذا المقال:
نظرة عامة على أرصدة الإجازات
يمكنك العثور على أرصدة إجازات موظفيك من خلال الانتقال إلى صفحة الإجازات “Time Off” والنقر على علامة التبويب أرصدة الإجازات “Leave Balances“. كمالك أو مسؤول، سترى قائمة بجميع الموظفين مع الأرصدة المستحقة والمستهلكة والأرصدة الخاصة بكل نوع من سياسات الإجازات. سيتمكن المديرون من رؤية قائمة الموظفين الذين يديرونهم، في حين أن الأعضاء سيتمكنون من رؤية أرصدة الإجازات الخاصة بهم فقط.
في النظرة العامة على أرصدة الإجازات، سترى عدة أعمدة:
- سياسة الإجازات “Leave policy“– اسم سياسة الإجازات المعينة.
- الرصيد المرحل “Carryover“– إجمالي عدد الأيام/الساعات المرحلة من الدورة السابقة استنادًا إلى قواعد الرصيد الموضوعة. تظهر معلومات الانتهاء عندما تنتهي أيام الإجازات المرحلة، ويظهر رمز عندما يتم تعيين انتهاء أيام الإجازات المرحلة في غضون شهر واحد.
- المستحقة “Entitled” – إجمالي عدد الأيام/الساعات المستحقة بناءً على سياسات الاستحقاق.
- التعديلات “Amendments“– إجمالي التعديلات اليدوية المطبقة على سياسة الإجازات خلال دورة الإجازات الحالية، بما في ذلك إضافات أو خصومات من أرصدة الإجازات. على سبيل المثال، إذا تم إجراء تعديلين، +4 و-2، سيعكس الإجمالي المعروض +2.
- المستهلكة “Taken“– إجمالي عدد الأيام/الساعات المستخدمة من الإجازات.
- الرصيد “Balance“– إجمالي عدد الأيام/الساعات التي لا تزال متاحة للاستخدام. يتم حساب الأرصدة استنادًا إلى الأيام المرحلة، والمستحقات، والتعديلات، والأيام/الساعات المستخدمة.
سيتم إدراج سياسات الإجازات المدفوعة وغير المدفوعة في نظرة عامة على أرصدة الإجازات. لا تتضمن سياسات الإجازات غير المدفوعة الأرصدة، سيتم عرض فقط إجمالي عدد الأيام أو الساعات المستهلكة من الإجازات غير المدفوعة.
إذا كنت بحاجة إلى إجراء تعديلات على أرصدة الإجازات لموظفيك، تحقق من دليلنا عن كيفية ضبط أرصدة الإجازات للموظفين.
أرصدة الإجازات السلبية
تسمح أرصدة الإجازات السلبية بتقديم طلبات الإجازة مُسبقًا. عندما يطلب المستخدم إجازة تتجاوز إجمالي الأيام/الساعات التي يحق له الحصول عليها، ستظهر الأرصدة السلبية.
بالنسبة للإجازات المستحقة والتي لم تستحق بعد، على سبيل المثال، خلال فترة الانتظار، سيتم إضافة أرصدة الإجازات بمجرد الوصول إلى التاريخ المحدد لاستحقاق هذه الإجازة.
مثال:
تم تعيين ليلى على سياسة الإجازات (السياسة أ) وإجازات مستحقة تبلغ 12 يومًا ليتم استحقاقها استنادًا إلى تاريخ انضمامها، مع فترة انتظار تبلغ 3 أشهر. انضمت ليلى إلى المنشأة في الأول من يناير. في هذا الوقت، كان رصيدها من الإجازات صفرًا لأنها لم تصل إلى حد فترة الانتظار. في الأول من فبراير، قدمت ليلى طلبًا للحصول على إجازة لمدة 3 أيام. خلال تقديمها للطلب، لاحظت أن رصيدها في الإجازات هو -3 أيام. في الأول من إبريل (بعد 3 أشهر من تاريخ الانضمام)، سيكون رصيدها في الإجازات 9 أيام (-3 أيام + 12 يومًا).
فهم حسابات الإجازات
مدد الإجازات
قد يؤثر إعداد سياسة الإجازات الخاصة بك على مدد الإجازات المُضافة، وذلك بشكل خاص من خلال الإعدادات مثل “استبعاد العطلات الرسمية” و “استبعاد أيام العمل الغير الرسمية”.
- استبعاد العطلات الرسمية
تفعيل خيار استبعاد العطلات الرسمية “Exclude public holidays” يسمح لك بتجاوز العطلات الرسمية المحددة استنادًا إلى التقاويم الخاصة بالعطلات عند حساب مدد الإجازة.
مثال:
لنفترض أن موظفًا يقدم طلبًا للحصول على إجازة لمدة ثلاثة أيام تمتد من يوم الاثنين إلى الأربعاء، ويتصادف أن يكون هناك عطلة رسمية يوم الأربعاء. باستخدام إعداد “استبعاد العطلات الرسمية”، سيقوم النظام بخصم إجمالي 2 يومًا فقط (الاثنين والثلاثاء) من رصيد الإجازات للموظف. لن يتم احتساب يوم الأربعاء كونه عطلة رسمية عند حساب مدة الإجازة.
- استبعاد أيام العطل
تفعيل إعداد استبعاد أيام العطل “Exclude non-working days” يسمح لك بتجاوز الأيام التي لا يوجد بها عمل استنادًا إلى جدول العمل المسند عند حساب مدد الإجازة.
مثال:
لنفترض أن موظفًا يقدم طلبًا للحصول على إجازة لمدة 7 أيام تبدأ من يوم الجمعة. باستخدام إعداد “استبعاد أيام العمل الغير الرسمية” وتحديد عطلة نهاية الأسبوع كأيام عطل أو أيام راحة في جدول العمل، سيقوم النظام بخصم 5 أيام فقط من رصيد الإجازات للموظف. يأخذ هذا الخصم في اعتباره أيام العمل، والتي تشمل الأحد والاثنين إلى الخميس. لن يتم احتساب عطلة نهاية الأسبوع، التي تتألف من الجمعة والسبت، عند حساب مدة الإجازة.
الساعات المحسوبة في الرواتب
عند إضافة وقت الإجازات كأيام مدفوعة الأجر، سيتم إضافة الساعات المحسوبة في الرواتب إلى سجلات الدوام والتقارير. يعتمد حساب الساعات المحسوبة في الرواتب على سجل دوام الموظف:
- الجدول اليومي الثابت:
سيتم حساب وقت الإجازات المُضاف الذي يُدرج في ساعات العمل المحددة (مثلاً: 9 صباحًا – 5 مساءً = 8 ساعات) ضمن الساعات المحسوبة في الراتب. لن يتم حساب أي وقت راحة يتم إضافته خارج أوقات العمل المحددة (مثل إجازة من 5 مساءً – 11 مساءً) لن يتم احتسابه ضمن ساعات الراتب.
- الجدول اليومي المرن:
سيتم إضافة وقت الإجازات المضاف الذي يدرج في ساعات العمل المحددة (مثلاً: 8 ساعات يوميًا) ضمن ساعات الرواتب حتى الوصول إلى الحد الأقصى المخصص للساعات اليومية.
- الجدول الأسبوعي المرن:
يُحسب وقت الإجازات المُضافة استنادًا إلى عدد ساعات العمل اليومية المحددة للأسبوع (مثلاً: 40 ساعة أسبوعيًا من الأحد إلى الخميس = 8 ساعات يوميًا). إذا لم يتم تحديد أيام العمل، يُفترض وجود إجمالي لأيام الأسبوع بواقع الحساب يتبع إجمالي الساعات الأسبوعية / 7 أيام. سيتم إضافة ساعات وقت الإجازات ضمن ساعات الرواتب حتى الوصول إلى الحد الأقصى المخصص للساعات اليومية.
ملاحظة: لا يتم حساب استراحات غير مدفوعة والخصومات التلقائية ضمن ساعات الإجازات في الرواتب.
الاستحقاقات والأرصدة
تعتمد حسابات الإجازات المستحقة والأرصدة إلى حد كبير على نوع إعداد الاستحقاق في سياسة الإجازات الخاصة بك.
أثناء إنشاء سياسة الإجازات المدفوعة، هناك خياران تحت حقل جدول الاستحقاق:
لا شيء “None“
عندما يتم إعداد جدول الاستحقاق كـ لا شيء “None“، يتم الحصول على الإجازات فورًا كمجموع سنوي دفعة واحدة دون تقسيم. سيتم احتساب استحقاقات الإجازات سنويًا من الأول من يناير في العام الحالي إلى الحادي والثلاثين من ديسمبر في العام الحالي، وتتجدد في الأول من يناير من العام التالي.
سنوي “Annual“
عندما يتم إعداد جدول الاستحقاق كـ “Annual“، يتم الحصول على الإجازات سنويًا كمجموع دفعة واحدة في التاريخ المحدد وسيتم تقسيمها. هناك خياران لتحديد متى تبدأ الاستحقاقات السنوية للموظف:
- مخصص “Custom”
عند اختيار مخصص “Custom“، يُعطى وقت الإجازات سنويًا استنادًا إلى تاريخ مخصص ويتم تحديثه في التاريخ المخصص للعام التالي.
مثال:
لنفترض أن الشركة اختارت تاريخ بداية مخصص يوم 1 مارس كبداية لفترة الاستحقاقات السنوية لجميع الموظفين. إذا كان الموظف مستحقًا لـ 20 يومًا من الإجازة السنوية، سيتلقى الـ 20 يومًا كاملة في الأول من مارس. عند وصول الأول من مارس للعام التالي، يتم تحديث المستحقات إلى توزيع جديد لـ 20 يومًا.
سيعكس إجمالي أيام الإجازات المأخوذة تاريخًا محددًا داخل الدورة الحالية.
مثال:
لنفترض أن هناك موظفًا يبدأ دورة الإجازات في تاريخ مخصص يوم 1 يوليو. هذا يعني أن دورة الإجازات تمتد من 1 يوليو في العام الحالي إلى 30 يونيو في العام التالي، وسيتم إعادة تحديد مستحقاته سنويًا في الأول من يوليو. الآن، لنفترض أن اليوم هو الأول من سبتمبر وقد استخدم هذا الموظف مجموع 5 أيام من 15 مارس 2023 إلى 20 مارس 2023. تم استخدام هذه الأيام خارج الدورة الحالية التي بدأت في 1 يوليو 2023.
عندما تفحص عمود مستهلكة “Taken“ في هذا السياق، سيشير إلى (صفر) أيام حيث أن هذه التواريخ الخاصة تقع خارج الدورة الحالية. تبدأ دورة الإجازات بشكل فعلي في 1 يوليو 2023، وحتى ذلك الحين، لا تتأثر أيام الإجازات المستهلكة بحسابات الدورة الحالية.
- تاريخ الانضمام
عند اختيار تاريخ الانضمام “Joined Date“، يتم منح رصيد الإجازات سنويًا استنادًا إلى تاريخ انضمام الموظف الموجود في ملف الموظف الشخصي. ستتجدد هذه الاستحقاقات في تاريخ انضمام الموظف في العام التالي.
مثال:
انضم الموظف (أ) إلى منشأتك في 15 مارس. له حق في 20 يومًا من الإجازة السنوية، وسيتلقى الـ 20 يومًا كاملة في 15 مارس. عند وصول 15 مارس للعام التالي، يتم تحديث المستحقات إلى توزيع جديد لـ 20 يومًا.
سيعكس إجمالي أيام الإجازات المستهلكة فقط التواريخ التي تم استهلاكها خلال دورة الإجازة الحالية.
مثال: لنأخذ مثالاً على الموظف (ب)، الذي أصبح جزءًا من منشأتك في 25 يوليو. تبلغ مستحقاته 20 يومًا من الإجازة السنوية، مع بداية دورة الإجازات من تاريخ انضمامه، 25 يوليو في العام الحالي، وتستمر حتى 24 يوليو في العام التالي. في عام 2024، قام بأخذ ما مجموعه 12 يومًا من الإجازة. يمتد أحدها من 28 مايو 2024 إلى 31 مايو 2024 (4 أيام)، والآخر يمتد من 1 سبتمبر 2024 إلى 8 سبتمبر 2024 (8 أيام).
في 19 سبتمبر 2024، عند رؤية عمود المستهلك “Taken“، سيعرض 8 أيام. هذا لأن الـ 4 أيام المأخوذة في مايو تقع خارج الدورة الحالية، التي تبدأ في 25 يوليو 2024.
