Jenis laporan apa saja yang dapat diekspor?
Berbagai jenis laporan dapat diekspor untuk membantu Anda memahami pola kerja dan kehadiran tim
Dengan software time tracker Jibble, Anda bisa makin memahami waktu dan kehadiran karyawan di kantor. Fitur utamanya memungkinkan Anda mengekspor berbagai jenis laporan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan tepat, proses penggajian yang lebih sederhana, dan manajemen tenaga kerja yang jauh lebih baik.
Fungsi ekspor ini dapat diakses oleh pemilik, admin, dan manajer. Laporan timesheet dan waktu terlacak tersedia untuk semua jenis paket. Namun, laporan wawasan absensi hanya ada di paket Ultimate. Ada beberapa perbedaan dalam izin untuk mengekspor data. Manajer hanya bisa mengekspor laporan anggota tim dan grup yang mereka pimpin. Sebaliknya, pemilik dan admin dapat mengekspor data siapa saja.
Dalam artikel panduan ini, kami akan menjelaskan secara detail jenis-jenis laporan yang dapat diekspor di Jibble, sekaligus file tambahannya.
Artikel ini mencakup:
Laporan Timesheet
Laporan Timesheet mengungkapkan jam kerja anggota tim secara detail untuk periode waktu tertentu. Di dalamnya terdapat perincian jam reguler, penggajian (payroll), hingga lembur yang dikategorikan berdasarkan jenis, total keseluruhan jam, serta jumlah yang dapat ditagih. Laporan ini biasanya untuk menghitung penggajian, melacak lembur, dan memastikan penagihan klien lebih akurat.
Ringkasan timesheet tim jadi pilihan default saat mengekspor timesheet. Laporan ini menampilkan total jam kerja semua anggota tim dalam satu lembar. Anda dapat memfilter laporannya agar hanya menampilkan informasi relevan saja, seperti data grup, jadwal, atau anggota tim tertentu.
Selain ringkasan timesheet tim, Anda juga bisa menambahkan file opsional saat mengekspor, yakni:
-
Daftar timesheet (Timesheet mentah)
Daftar Timesheet biasanya mencakup informasi lengkap dalam timesheet pribadi karyawan. Untuk gambaran lebih detail tentang isinya, silakan lihat bagian daftar timesheet di akhir artikel ini.
-
Daftar entri waktu (Entri waktu mentah)
Daftar entri waktu biasanya menguraikan entri waktu setiap karyawan. Untuk gambaran lebih detail tentang isinya, silakan lihat bagian daftar entri waktu di akhir artikel ini.
-
Timesheet per anggota di tab individu
Hanya tersedia dalam format XLS, opsi ini merangkum timesheet tim dalam satu tab atau lembar. Lalu ada ringkasan timesheet individu dalam tab atau lembar terpisah. Format ini memastikan data jam kerja setiap anggota tersusun rapi dan mudah dibaca.
Data yang ditampilkan dalam timesheet individu mirip seperti yang ada di ringkasan timesheet tim, termasuk jam penggajian, reguler, lembur, dan cuti berbayar.
Catatan: Total jumlah yang dapat ditagih tidak ada di timesheet individu, baik untuk tampilan ringkasan maupun detail.
Laporan Waktu Terlacak
Laporan Waktu Terlacak menguraikan lama waktu yang dihabiskan untuk setiap aktivitas, proyek, dan klien, serta total jumlah yang dapat ditagih untuk pekerjaan tersebut. Laporan ini merangkum secara terstruktur bagaimana waktu dibagi dan dimanfaatkan, sehingga memudahkan Anda untuk menganalisis produktivitas, mengelola proyek, menghitung tagihan klien, dan mengalokasikan sumber daya.
Saat mengekspor laporan waktu terlacak, ringkasan tim jadi file default yang diunduh. File ini menguraikan jam kerja yang dilacak seluruh anggota tim dalam satu lembar. Anda dapat mengelompokkan data berdasarkan kategori dan subkategori tertentu saja. Dengan begitu, Anda akan memperoleh pemahaman yang lebih dalam mengenai keterkaitan antar komponen.
Sebagai contoh, jika ingin melihat jenis-jenis aktivitas yang dipilah berdasarkan anggota, Anda bisa pilih kategori aktivitas dan subkategori anggota.
Selain itu, Anda bisa menerapkan filter agar laporan hanya menampilkan informasi yang dibutuhkan, seperti data grup, aktivitas, atau klien tertentu. Saat mengekspor laporan waktu terlacak, Anda bisa menyertakan file tambahan seperti:
-
Daftar entri waktu (Entri waktu mentah)
Daftar entri waktu biasanya menguraikan entri waktu setiap karyawan. Untuk gambaran lebih detail tentang isinya, silakan lihat bagian daftar entri waktu di akhir artikel ini.
Laporan Wawasan Absensi
Laporan Wawasan Absensi menyajikan analisis mendalam terkait pola kehadiran karyawan. Fungsinya untuk membantu manajer HRD dan supervisor memantau tingkat kehadiran di tempat kerja. Datanya meliputi perbandingan antara total hari kerja yang ditetapkan dan aktualnya, riwayat absen, frekuensi telat clock in dan clock out lebih awal, pelanggaran aturan jam istirahat, serta total waktu yang hilang akibat faktor-faktor tersebut.
Saat mengekspor laporan wawasan absensi, ringkasan absensi tim jadi file default yang diunduh. File ini mencakup total jam kerja dan data terkait kehadiran seluruh anggota tim dalam satu lembar. Jika jenis jadwal kerjanya berbagai macam, ringkasan absensi akan dikategorikan berdasarkan jadwal tetap dan fleksibel.
Anda juga bisa menerapkan filter agar laporan hanya menampilkan data spesifik, seperti pola kehadiran suatu grup, jenis jadwal tertentu, atau anggota tim terpilih. Saat mengekspor laporan wawasan absensi, Anda bisa menyertakan file opsional seperti:
-
Ringkasan absensi per anggota di tab individu
Jika memilih opsi ini, Anda akan menerima ringkasan absensi tim dalam satu tab atau lembar, sekaligus laporan individu dalam tab atau lembar terpisah.
Datanya mirip seperti ringkasan absensi tim, termasuk riwayat absen, telat clock in, clock out lebih awal, durasi istirahat melewati batas aturan, dan akumulasi waktu yang hilang.
Catatan: Perbandingan antara total hari kerja yang ditetapkan dan jumlah aktualnya tidak akan ditampilkan dalam ringkasan absensi individu.
-
Daftar timesheet (Timesheet mentah)
Daftar Timesheet biasanya mencakup informasi lengkap dalam timesheet pribadi karyawan. Untuk gambaran lebih detail tentang isinya, silakan lihat bagian daftar timesheet di akhir artikel ini.
-
Daftar entri waktu (Entri waktu mentah)
Daftar entri waktu biasanya menguraikan entri waktu setiap karyawan. Untuk gambaran lebih detail tentang isinya, silakan lihat bagian daftar entri waktu di akhir artikel ini
File opsional untuk laporan
Tergantung pada jenis laporannya, Anda bisa menyertakan file opsional atau tambahan saat mengekspor laporan. File-file ini dapat memberikan konteks atau detail lebih lanjut agar isi laporannya makin lengkap. Ada dua jenis file opsional yang dapat dipilih:
-
Daftar timesheet (Timesheet mentah)
Daftar Timesheet biasanya mencakup informasi lengkap dalam timesheet pribadi karyawan. Berikut detail umum yang disertakan:
- Tanggal & Hari: Hari dan tanggal waktu yang terlacak.
- Nama Lengkap & Kode Anggota: Nama dan kode karyawan dari entri waktu yang terlacak.
- Grup: Grup yang diikuti karyawan.
- Manajer: Nama manajer karyawan.
- Jam Terlacak: Total jam yang terlacak, termasuk jam istirahat.
- Jam Kerja: Total jam yang terlacak di luar jam istirahat.
- Jam Istirahat: Total durasi istirahat yang diambil karyawan, dikategorikan berdasarkan istirahat berbayar dan tidak berbayar.
- Pemotongan: Total pemotongan jam otomatis yang dihitung berdasarkan ambang batas yang ditetapkan.
- Jam Penggajian: Total jam kerja yang terlacak, termasuk jam reguler, lembur, dan cuti berbayar. Jenis jam ini dijadikan dasar perhitungan total pendapatan karyawan.
- Jam Reguler: Total jam kerja standar, tidak termasuk lembur.
- Jam Lembur: Total jam kerja ekstra yang dihitung berdasarkan ambang batas yang telah ditetapkan, lalu dikategorikan sesuai jenisnya.
- Upah Lembur: Upah yang berlaku untuk setiap jenis lembur, dihitung berdasarkan nilai pengali yang telah ditetapkan.
- Cuti Berbayar: Total jam yang menjadi jatah cuti karyawan.
- Tarif yang Dapat Ditagih: Tarif per jam yang dihitung berdasarkan tarif yang telah ditetapkan.
- Jumlah yang Dapat Ditagih: Jumlah total jam kerja karyawan yang dapat ditagih, dikalikan dengan tarif per jam.
- Pertama Masuk & Terakhir Keluar: Jam karyawan clock in untuk pertama kalinya (pertama masuk) dan clock out untuk terakhir kalinya (terakhir keluar) dalam satu hari.
- Mulai & Selesai Istirahat: Jam karyawan mulai dan selesai beristirahat yang dikategorikan berdasarkan jenis istirahat.
-
Daftar entri waktu (Entri waktu mentah)
Daftar entri waktu biasanya menguraikan entri waktu setiap karyawan. Berikut detail umum yang disertakan:
- Tanggal: Tanggal waktu yang terlacak.
- Nama Lengkap & Kode Anggota: Nama dan kode karyawan dari entri waktu yang terlacak.
- Manajer & Kode Manajer: Nama manajer karyawan serta kodenya.
- Jenis Entri: Jenis pencatatan waktu, seperti clock in, clock out, dan istirahat.
- Waktu & Durasi: Waktu tepatnya entri dibuat serta jumlah waktu yang terkait dengan entri tersebut.
- Istirahat & Jenisnya: Nama dan jenis istirahat yang diambil, seperti istirahat berbayar dan tidak berbayar.
- Proyek & Kode Proyek: Proyek yang dipilih saat mencatat waktu, serta kodenya.
- Lokasi Proyek: Nama lokasi yang ditetapkan untuk proyek.
- Aktivitas & Kode Aktivitas: Aktivitas yang dipilih saat mencatat waktu, serta kodenya.
- Klien & Kode Klien: Klien yang dipilih saat mencatat waktu, serta kodenya
- Jumlah yang Dapat Ditagih: Jumlah yang dapat ditagih untuk entri waktu tersebut, dikalikan dengan tarif per jam.
- Catatan: Komen atau catatan yang ditambahkan ke entri waktu.
- Perangkat Clock In & Namanya: Jenis perangkat yang digunakan karyawan, serta nama atau pengenal perangkat.
- Lokasi & Alamat Clock In: Nama dan alamat lokasi karyawan selama mencatat waktu.
- Pencatat & Kode Pencatat: Pengguna yang membuat entri waktu, serta kodenya.
- Dibuat pada: Tanggal dan jam entri waktu dibuat untuk pertama kalinya.
- Terakhir Diedit oleh & Terakhir Diedit pada: Pengguna yang mengedit entri waktu, serta tanggal & jam entri tersebut diedit terakhir kalinya.
- Peran: Peran pengguna yang membuat entri waktu, seperti pemilik, admin, manajer, atau anggota.
- Jabatan: Jabatan karyawan di organisasi.
- Selfie Diambil: Menandakan pengambilan selfie saat proses pencatatan waktu.
- Mode Offline: Menandakan waktu yang tercatat saat jaringan perangkat sedang offline.
- Ditandai: Entri waktu telah ditandai atau perlu ditinjau lebih lanjut karena alasan seperti pelanggaran jam istirahat atau data wajah tidak cocok.
- Zona Waktu: Zona waktu entri yang tercatat
- Jibble Out Otomatis: Menandakan clock out yang tercatat secara otomatis.
- Mode Aplikasi Ponsel: Menandakan mode yang berlaku saat entri waktu dicatat lewat aplikasi ponsel, seperti mode pribadi atau kios.
- Nama Jadwal Kerja: Nama jadwal kerja karyawan.