Általánosságban nincs szükség az alkalmazottak munkaidejének rögzítésére, és sok esetben az időkövetés akár értelmetlen is lehet. Az időkövetés csupán egy a lehetséges megoldások közül. Ha nincs problémád ezen a téren, valószínűleg nincs szükséged időkövető szoftverre.
Az első lépés tehát az, hogy azonosítsd, milyen kihívásokkal szembesülsz az alkalmazottak kezelésében. Ha a KPI-k egyértelműek és teljesülnek, az időkövetés számodra nem biztos, hogy hasznos. A valóság azonban az, hogy a legtöbb szakmában nem olyan egyszerű minden munkafeladat minden aspektusát lefedő KPI-ket ismerni, majd ésszerű célokat kitűzni, mint ahogy sokan gondolják.
Nem, egyáltalán nem kötelező munkaidő-nyilvántartó szoftvert használni, de egy ilyen eszköz nagyban megkönnyítheti a munkát, csökkentheti a költségeket és minimalizálhatja a hibákat – különösen nagyobb szervezeteknél, ahol az időgazdálkodás könnyen rémálommá válhat.
Igen. Igaz, az ingyenes lehetőség nem mindenki számára ideális, de mindenképp életképes megoldás. Például a Jibble esetében a felhasználóink többsége soha nem fizet, mégis hozzáfér fontos időkövetési funkciókhoz, amelyek nagyban segítik az idő- és munkamenedzsmentet.
Az előbbi azt jelenti, hogy a szoftver nyomon követi az időt, míg az utóbbi a munkaidő-nyilvántartások elkészítését jelenti, de mivel szinte minden időkövető szoftver időkövetési adatokat ad ki munkaidő-nyilvántartásokba, és szinte minden munkaidő-nyilvántartó szoftver a nyomon követett időből nyeri az adatait, a gyakorlatban nincs különbség a kettő között.
Az időkövető szoftver egy tág fogalom, amely minden olyan szoftvert magában foglal, ami az időt követi, legyen szó irodai vagy helyszíni munkavállalókról. A munkaidő, és jelenléti nyilvántartó szoftver az időkövetés egy speciális típusa, és mivel a neve jelenlétre utal, elsősorban a különböző helyszíneken dolgozókra van szabva – irodai dolgozóknál általában nem használjuk az idő- és jelenlétkövető szoftvert.
Az alábbiakban néhány további kérdés és válasz található az idő- és jelenlétkövetésről.
Az, hogy rögzítsd-e az alkalmazottaid laptopképernyőjét, összetett kérdés, nincs rá egyszerű válasz. Számos tényezőt érdemes figyelembe venni, például a rögzítés célját, a vállalati szabályzatokat és az adott ország jogszabályait.
Bár a képernyőfelvétel előnyökkel járhat – például növelheti az átláthatóságot, a felelősségvállalást és a fókuszt –, fontos mérlegelni, hogy ez összhangban áll-e a cég alapértékeivel és céljaival.
Ha úgy döntesz, hogy rögzítesz, érdemes nyíltan és őszintén kommunikálni a csapattal: magyarázd el az okokat, emeld ki az előnyöket, és ami a legfontosabb, kérd a csapattagok önkéntes beleegyezését. Ez hozzájárul egy bizalmon alapuló, együttműködő munkakörnyezet kialakításához.
A Jibble-nél úgy gondoljuk, hogy a produktivitás növelésének legjobb módja a feladatok és projektek priorizálása, nem pedig a dolgozók állandó figyelése. Ugyanakkor elismerjük, hogy a képernyőfelvétel hasznos eszköz lehet, ezért opcionális funkcióként kínáljuk különböző igényekhez.
„Általánosságban elmondható, hogy a munkáltató nem kényszerítheti az alkalmazottat arra, hogy a saját mobiljára telepítsen egy időkövető alkalmazást, kivéve, ha ez kifejezetten szerepel a munkaszerződésben. Ugyanakkor a legtöbb esetben a munkáltató és a munkavállaló között szükség van bizonyos kompromisszumokra a jó munkakapcsolat érdekében, és általában elfogadhatónak számít, ha az alkalmazott a kérésnek eleget tesz és saját telefonját használja az időkövetéshez.
Igen, ha mikromenedzsmentté válik, de nem, ha az előnyöket jól kommunikálják – és ez azt jelenti, hogy az alkalmazottaknak világosan elmagyarázzák, hogyan segíti őket és a munkáltatót egyaránt.
Ha az alkalmazottak képernyőjét anélkül rögzíted, hogy tudnának róla, az valóban kémkedésre hajaz. Ugyanakkor az időkövető szoftvert ritkán használják így, és a helyesen végzett időkövetésnek egyáltalán nem szabad a kémkedés érzését keltenie.
Bár kevés a teljesen ingyenes munkaidő-nyilvántartó alkalmazás, a legtöbb bevételét a feláras, prémium funkciók értékesítéséből szerzi.
A kommunikáció és az elvárások tisztázása rendkívül fontos. Órabérben dolgozó munkavállalók esetén érdemes elmagyarázni, hogy az időkövetés éppúgy védi őket, mint a céget: így a munkavállalók korrektül kapnak fizetést, és a munkáltatók is tisztességesen fizetnek. Fix fizetésű dolgozóknál az elszámoltathatóság szükségességét érdemes hangsúlyozni. Azok a vezetők, akik nem tudják, mivel foglalkozik a csapatuk, általában nem jutnak messzire.
Általában nem sok értelme van nyomon követni az irodai munkát végző alkalmazottak jelenlétét, azaz azt, hogy hány órát töltenek az asztalnál, mert ez kevés gyakorlati haszonnal jár. Sokkal inkább érdemes követni, mire használják az idejüket: milyen tevékenységekre, projektekre vagy ügyfelekre. Enélkül a fajta alapvető elszámoltathatóság nélkül szinte lehetetlen hatékonyan irányítani a legtöbb irodai dolgozót.
Valóban, a legtöbb megoldás alapvetően ugyanazt a problémát próbálja kezelni, vagyis az alkalmazottak idejének nyomon követését. Ugyanakkor mindegyik másra helyezi a hangsúlyt, különböző szoftverintegrációkat kínál, eltérő erősségekkel és árkategóriákkal rendelkezik, és talán a legfontosabb: más a kivitelezés minősége is. Egy időkövető alkalmazás, amely megnehezíti az alkalmazottak számára az idő rögzítését, végül több problémát okoz, mint amennyit megold.
Íme 5 kulcsfontosságú dolog, amit egy időkövető megoldásban keresni kell:
-
Támaszkodj más felhasználók tapasztalataira – nézd meg a véleményeket és értékeléseket.
-
Integráció meglévő alkalmazásokkal – ha a szoftver összekapcsolható a már használt appjaiddal, rengeteg időt és adatmozgatást spórolhatsz.
-
Ingyenes próba elérhetősége – ha nehéz hozzáférni a próba verzióhoz, vagy nem kínálják fel, az intő jel lehet. A jó szoftver mindenkit szeretne kipróbáltatni.
-
Teszteld az ügyfélszolgálatot – vedd fel velük a kapcsolatot néhányszor. Ha baj van, a gyors és segítőkész ügyfélszolgálat életmentő lehet.
-
Válassz fókuszált appot – egy csak időkövetésre készült alkalmazás valószínűleg sokkal jobb munkát végez, mint egy általános HR megoldás.
Az alkalmazottak munkaidejének követése jogszerű minden országban. Sőt, sok – talán a legtöbb – fejlett országban bizonyos formában jogszabály írja elő az időkövetést, hogy megvédjék a munkavállalókat a túlterheléstől, és biztosítsák, hogy a túlórát megfelelően kifizessék. A törvények létezését azonban sok helyen a tudatlanság miatt ritkán érvényesítik.
Lehet, de nem feltétlenül. Ha a jelenlétet követed, például hogy az alkalmazottak időben érkezzenek, vagy a bérszámfejtést pontosan végezd, ez szükséges. Az irodai dolgozók időkövetésénél a képernyőik folyamatos figyelése már a mikromenedzsment határát súrolja. Az általános tevékenységek nyomon követése viszont csupán arról szól, hogy tudd, az emberi erőforrásaid hol vannak lekötve, és ez a menedzsment szempontjából általában elengedhetetlen.
2022 óta a Tesla a Jibble-t használja az alkalmazottak munkaidejének nyomon követésére.
Az alkalmazottak mikromenedzselése odáig, hogy a képernyőjüket folyamatosan rögzítik, nem számít „régi vágásúnak”, hiszen ez viszonylag új megoldás. Az viszont, hogy minden apró részletet pontosan tudni akarsz a munkatársaid tevékenységeiről, valóban régi felfogás, és ma már nem működik. Ugyanakkor az alkalmazottak jelenlétét vagy munkaidejét nyomon követő appok és időkövetők használata, amely szélesebb képet ad arról, mire használják az idejüket, az effektív menedzsment alapvető része.
A munkáltatóknak meg kell győzniük alkalmazottaikat arról, miért fontos egy munkaidő-követő használata. Nem az a cél, hogy mikromenedzseljék vagy kémkedjenek utánuk, hanem hogy biztosítsák az egyenletes munkaterhelést, és felismerjék, illetve megelőzzék a súlyos kiégést. Például a vezetők észrevehetik, ha egy alkalmazott nehezen végez el feladatokat, vagy sok időt tölt velük, de kevés előrelépést ér el; ilyenkor érdemes lehet beszélni vele, vagy felajánlani némi szabadidőt a regenerálódáshoz.
Az időkövetés valóban nagy üzlet. Becsléseink szerint az összes időkövető szoftver piaci értéke jelenleg körülbelül 100 milliárd dollár, így az Alphabetnek (a Google anyavállalatának) nagyon megérné, ha ennek akár egyharmadát megszerezné.
Ugyanakkor az időkövetés nem része a Google fókuszának, és nem illeszkedne jól a jelenlegi termékportfóliójába. Ráadásul az időkövetés egy nagyon széles terület, amelyet leginkább a különböző szegmensekre fókuszáló, specializált szereplők tudnak jól kiszolgálni. A Google nem tud mindent lefedni, így végső soron nagyon nehéz lenne megszerezniük a piac egyharmadát, vagy akár csak ahhoz közel kerülni. Inkább olyan területekre koncentrálnak, amelyeket érdekesebbnek tartanak.
A PTO a „Paid Time Off”, azaz fizetett szabadság rövidítése; a világ legtöbb részén (az USA-n kívül) ezt egyszerűen szabadságnak hívják. Így a PTO követő szoftver lényegében ugyanaz, mint a szabadságkezelő szoftver.
Igen, létezik, és a neve Jibble. A Jibble a felhasználó vállalkozások túlnyomó többsége számára teljesen ingyenes: soha nem kell fizetniük, nem kell bankkártya adatokat megadniuk, és bármikor lemondhatják a szolgáltatást.
Nem feltétlenül, kis csapatok számára, nagyon alapvető igényekkel, egy munkaidő-kalkulátor valószínűleg minden, amire szüksége van.
Ebben az esetben magad követnéd az óráidat, és a számítóprogram segítségével számolnád ki a bérszámfejtéshez szükséges összes munkaórát. Még csak fiókot sem kell létrehozni hozzá.
Munkaidő-nyilvántartó sablonokat is nyomtathatsz, és ezekre vezetheted az időt.