Nincs általános szükség az alkalmazottak munkaidejének rögzítésére, és sok esetben az időrögzítés akár értelmetlen is lehet. Az időkövetés az egyik lehetséges megoldás a számos közül. Ha nincs problémája ezen a téren, akkor valószínűleg nincs szüksége időkövető megoldásra.
Az első lépés tehát az, hogy azonosítsa az alkalmazottak kezelésével kapcsolatos problémáit. Ha a KPI-ok egyértelműek és teljesülnek, akkor az időkövetés valószínűleg nem lesz hasznos az Ön számára. A valóság azonban az, hogy a legtöbb szakmában nem olyan egyszerű, mint sokan gondolják, ismerni az összes KPI-t, amely egy munkafeladat minden aspektusát lefedi, majd ésszerű KPI-okat meghatározni.
Nem, egyáltalán nem szükséges munkaidő-nyilvántartó szoftvert használni, de egy ilyen használata sokkal könnyebbé teheti az életet, ezáltal költségeket takaríthat meg és minimalizálhatja a hibákat, különösen nagyobb szervezetek esetében, ahol az időkezelés rémálommá válhat.
Igen. Igaz, az ingyenes opció nem fog mindenkinek működni, de abszolút életképes megoldás. Például a Jibble-lel felhasználóink túlnyomó többsége soha nem fizet egy fillért sem, és mégis élvezheti azokat a fontos időrögzítési funkciókat, amelyek nagyban hozzájárulnak az idő- és munkakezeléséhez.
Az előbbi azt jelenti, hogy a szoftver nyomon követi az időt, míg az utóbbi a munkaidő-nyilvántartások elkészítését jelenti, de mivel szinte minden időkövető szoftver időkövetési adatokat ad ki munkaidő-nyilvántartásokba, és szinte minden munkaidő-nyilvántartó szoftver a nyomon követett időből nyeri az adatait, a gyakorlatban nincs különbség a kettő között.
Az időkövető szoftver egy tág fogalom az időt nyomon követő szoftverekre, és használható irodai, valamint helyszíni alkalmazottak számára is. Az idő- és jelenlétkövetés az időkövetés egy alhalmaza, és az „jelenlét” szó alapján azt jelenti, hogy helyszíni alkalmazottaknak szól – irodai alkalmazottak számára általában nem használna idő- és jelenlétkövető szoftvert.
Íme néhány kérdés és válasz az idő- és jelenlétkövetésről.
Az, hogy rögzítse-e az alkalmazottak laptopjának képernyőjét, összetett kérdés, amelyre nincs egyszerű válasz. Számos tényezőt figyelembe kell vennie, például a rögzítés célját, a vállalat szabályzatait és eljárásait, valamint az Ön országának jogszabályait.
Bár a képernyőfelvételnek vannak potenciális előnyei, mint például az átláthatóság növelése, az elszámoltathatóság fokozása és a fókusz javítása, fontos mérlegelni, hogy ez összhangban van-e a vállalat alapvető értékeivel és céljaival.
Ha úgy dönt, hogy rögzíti a képernyő tartalmát, javasoljuk, hogy nyílt és őszinte kommunikációt folytasson csapatával. Magyarázza el az okokat, emelje ki az előnyöket, és ami a legfontosabb, kérje ki csapattagjai önkéntes hozzájárulását. Ez segít egy bizalmon alapuló és együttműködő munkakörnyezet kialakításában.
A Jibble-nél hiszünk abban, hogy a termelékenység növelésének legjobb módja a feladatok és projektek priorizálása, nem pedig az alkalmazottak egész napos megfigyelése. Azonban elismerjük, hogy a képernyőfelvétel értékes eszköz lehet, és opcionális funkcióként kínáljuk a különböző igények kielégítésére.
Általánosságban elmondható, hogy egy munkáltató nem kényszerítheti az alkalmazottat arra, hogy az alkalmazott mobiltelefonján alkalmazást használjon, kivéve, ha ez kifejezetten szerepel a szerződésben. Azonban a legtöbb esetben a munkáltatónak és az alkalmazottnak bizonyos szintű kompromisszumra van szüksége a jó munkakapcsolat fenntartásához, és az, hogy egy alkalmazott válaszol a mobiljára, vagy kérésre használja az időkövetésre, általában ésszerűnek tekinthető.
Igen, ha mikroidőkövetéssé válik; nem, ha az előnyeit jól kommunikálják, és ez a kommunikáció azt jelenti, hogy elmagyarázzák az alkalmazottaknak, hogyan segíti ez mind az alkalmazottat, mind a munkáltatót.
Ha anélkül rögzíti az alkalmazottak képernyőjét, hogy szólni nekik, igen, az nagyon is kémkedésnek tűnik. Azonban az időkövető szoftvereket ritkán használják így, és a helyesen végzett időkövetésnek még csak nyomokban sem szabad tartalmaznia kémkedést.
Nincs sok ingyenes munkaidő-nyilvántartó alkalmazás, de minden munkaidő-nyilvántartó alkalmazás opcionális frissítésekért díjat számít fel.
A kommunikáció rendkívül fontos, akárcsak az elvárások meghatározása. Az órabérben fizetett munkatársaknak el kell magyarázni, hogy az időkövetés ugyanannyira őket védi, mint a céget. Az időkövetés azt jelenti, hogy az alkalmazottak tisztességesen kapnak fizetést, és a munkáltatók is tisztességesen fizetnek. A fix fizetésű munkatársaknak el kell magyarázni az elszámoltathatóság szükségességét. Azok a vezetők, akik nincsenek tisztában azzal, hogy munkatársaik min dolgoznak, általában nem jutnak messzire.
Általában véve nem sok értelme van az irodai alkalmazottak jelenlétének nyomon követésének, azaz annak, hogy hány órát töltöttek az asztaluknál, mivel ez keveset ér el. Azonban gyakran érdemes nyomon követni, hogy hova mennek az órák, azaz a tevékenységeket, projekteket és/vagy ügyfeleket. Ilyen alapvető elszámoltathatóság nélkül szinte lehetetlen a legtöbb irodai alkalmazott hatékony irányítása.
A legtöbb valóban ugyanazt a problémát próbálja megoldani, azaz az alkalmazottak idejének nyomon követését. Azonban mindegyiknek megvan a maga fókusza, különböző szoftverintegrációi, erősségei, ára, és talán a legfontosabb, mindegyiknek eltérő a megvalósítási szintje – egy olyan időkövető alkalmazás, amely megnehezíti az alkalmazottak számára az idő tényleges nyomon követését, végső soron sokkal több problémát fog okozni, mint amennyit megold.
Íme 5 kulcsfontosságú dolog, amit egy időkövető megoldásban keresni kell:
- Használja ki a meglévő felhasználók tapasztalatait, ezért nézze meg a véleményeket.
- Ha integrálható azokkal az alkalmazásokkal, amelyeket már használ, sok időt takaríthat meg az alkalmazottak és az adatok szinkronizálásával.
- Ha nehezen jut ingyenes próbaverzióhoz, sőt, ha nem is kínálnak Önnek ingyenes próbaverziót, az már intő jel. Ha nagyszerű szoftverről van szó, akkor azt akarják majd, hogy kipróbálja.
- Vegye fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálattal néhányszor, hogy tesztelje őket. Amikor bajba kerül, a kiváló ügyfélszolgálat életmentő lehet, ne becsülje alá.
- Válasszon olyan alkalmazást, amely kizárólag időkövetéssel foglalkozik; a specializációja valószínűleg sokkal jobb munkát eredményez, mint az általános HR megoldások.
Az alkalmazottak munkaidejének nyomon követése a világ egyetlen joghatóságában sem illegális. Sőt, sok, talán még a legtöbb fejlett országban is valamilyen formában törvény írja elő az időkövetést, hogy megvédje az alkalmazottakat a túlmunkától és biztosítsa a túlórák kifizetését, de a tudatosság hiánya miatt az ilyen törvényeket ritkán érvényesítik.
Lehet, de nem feltétlenül kell annak lennie. Ha a jelenlétet követi nyomon, akkor ez szükséges ahhoz, hogy az alkalmazottak időben legyenek, vagy hogy a bérszámfejtés helyes legyen. Ha az irodai dolgozók idejét rögzíti képernyőfelvétellel, az már a mikromenedzsment határát súrolja. A széles körű tevékenységek rögzítése csupán arról szól, hogy tisztában legyen azzal, hol vannak bevetve az emberi erőforrásai, és ez általában elengedhetetlen a vezetés számára.
2022 óta a Tesla a Jibble-t használja az alkalmazottak munkaidejének nyomon követésére.
Az alkalmazottak mikromenedzselése odáig, hogy a képernyőjüket rögzítik, nem régimódi, mert ez viszonylag új innováció, de az a koncepció, hogy pontosan tudjuk, mit csinálnak a munkatársai, valóban régimódi. Ez már nem működik. Azonban egy alkalmazotti jelenléti alkalmazás vagy időkövető használata annak széles körű megértésére, hogy hova mennek az alkalmazottak órái, a hatékony menedzsment alapvető része.
A munkáltatóknak meg kell győzniük alkalmazottaikat a munkaidő-követő használatának fontosságáról. Ez nem azért van, hogy mikromenedzseljék vagy kémkedjenek utánuk, hanem azért, hogy biztosítsák a megfelelő munkaterhelés elosztását, és azonosítsák és megelőzzék a súlyos kiégési eseteket. Például a vezetők észrevehetik, hogy alkalmazottjuk nehezen teljesíti a feladatokat, vagy több időt tölt, de kevés vagy semmilyen előrelépés nélkül, ekkor érdemes lehet beszélgetni velük, vagy felajánlani nekik némi szabadidőt a felépülésre.
Az időkövetés valóban nagy üzlet. Becsléseink szerint az összes időkövető szoftvervállalkozás jelenlegi értéke 100 milliárd dollár körül mozog, és a Google Alphabet számára abszolút megérné, ha ennek 1/3-át meg tudná szerezni.
Az időkövetés azonban nem része a Google fókuszának, nem illeszkedne jól a jelenlegi termékkínálatába, és az időkövetés valójában egy nagyon széles terület, amelyet a legjobban a különböző szegmenseket célzó niche szereplők szolgálnak ki. A Google nem tehet meg mindent, és így végső soron nagyon nehéz lenne a Google számára megszerezni azt az 1/3-os piaci részesedést, vagy akár megközelíteni azt, és vannak számukra érdekesebb dolgok, amelyekre összpontosíthatnak.
A PTO a Paid Time Off (fizetett szabadidő) rövidítése, a világ nagy része az Egyesült Államokon kívül „szabadságnak” nevezi. Így a PTO követő szoftver ugyanaz, mint egy szabadságkövető szoftver.
Igen, létezik, és Jibble a neve. A Jibble 100%-ban INGYENES a legtöbb vállalkozás számára, akik használják, soha nem fizetnek egy fillért sem, soha nem kell bankkártyaadatokat megadniuk, és bármikor lemondhatják.
Nem feltétlenül, kis csapatok számára, nagyon alapvető igényekkel, egy munkaidő-kalkulátor valószínűleg minden, amire szüksége van.
Ön nyomon követné saját óráit, és a kalkulátor segítségével kiszámolná a bérszámfejtési órák teljes számát. Még fiókot sem kell létrehoznia.
Kinyomtathatna munkaidő-nyilvántartó sablonokat, ahol rögzítenék az időt.