Gestion des congés payés : Guide complet

Tout savoir sur les congés payés

Written by Asim Qureshi
By Asim Qureshi, CEO Jibble

Bonjour, je suis Asim Qureshi, PDG et cofondateur de Jibble, un logiciel de gestion du temps et des présences basé sur le cloud. J’ai plusieurs années d’expérience dans la création et la mise à l’échelle de produits logiciels et d’équipes dans divers secteurs et marchés. Avant de fonder Jibble, j’ai travaillé comme vice-président chez Morgan Stanley pendant six ans. Ma passion est d’aider les entreprises à améliorer leur productivité et leurs performances grâce à des pratiques intelligentes de gestion du temps. Parlons du logiciel de gestion des congés payés et de la façon dont vous pouvez l’utiliser pour augmenter votre productivité.

Introduction

Tout le monde mérite une pause au travail. Quelques jours ou quelques semaines pour se détendre sans se soucier de terminer ce rapport à temps, d’atteindre les indicateurs de performance clés ou d’assister à ces réunions matinales vous permettront de vous sentir revigoré et bien reposé. La seule chose qui soit meilleure que de prendre ces quelques jours de congé, c’est d’être payé pour les prendre. Profitez donc de vos congés payés. Vous les avez mérités.

Les salariés apprécient certainement leurs congés payés (PTO). Mais ils ne sont pas les seuls. Les congés payés présentent également des avantages considérables pour les cadres et les employeurs. En fait, selon la Society for Human Resource Management, les organisations qui ont une bonne politique en matière de congés payés ont des employés plus créatifs et plus productifs, une meilleure rétention du personnel et un personnel en meilleure santé.

Pour bénéficier de ces avantages et tirer le meilleur parti des congés payés, vous devez comprendre ce qu’est le congé payé. Entrons donc dans le vif du sujet.

Qu’est ce qu’un congé payé (PTO) ?

Le Paid time-off (PTO) est une expression utilisée aux Etats-unis pour dire  »congés payés ». Il s’agit de tout type de congé pour lequel les employés sont rémunérés.

En gros, vous êtes payé pour ne pas travailler pendant quelques jours ou quelques semaines, selon la politique de votre entreprise en matière de congés payés. Ce que vous faites de ce temps libre vous appartient. Vous pouvez voyager, rendre visite à votre famille ou terminer votre liste de lecture sur Kindle sans vous soucier de la sécurité de votre emploi. Cela dit, le congé payé peut être utilisé de différentes manières. Examinons-les ci-dessous.

Types de congés payés

1.Vacances

Travailler pendant de longues périodes sans pause réduit la productivité. Le congé annuel est la solution idéale pour lutter contre l’épuisement professionnel. Les jours de vacances sont un type de congé payé qu’un employé peut prendre lorsqu’il a besoin d’une pause au travail. Mais ne laissez pas le nom limiter ce que vous pouvez faire avec vos jours de vacances. Vous pouvez passer vos jours de congé à la maison ou en compagnie de vos proches. Le nombre de jours de vacances varie d’une entreprise à l’autre mais sachez que le minimum selon le code du travail est de 2.5 jours par mois travaillé, ce qui équivaut à 30 jours ouvrables par an.

2. Temps personnel

Nous avons tous besoin de quelques heures ou de quelques jours pour effectuer des tâches personnelles et des courses. Il peut s’agir d’un rendez-vous de routine chez le médecin, d’un déménagement ou d’une réunion parents-professeurs à l’école de votre enfant. Vous pouvez l’utiliser à votre guise.

3. Congé maladie 

La plupart des types de congés payés exigent que les employés donnent un préavis, mais certaines absences sont impossibles à anticiper. Les congés de maladie entrent dans cette catégorie. Il est dû aux salariés qui ne sont pas en bonne santé, qui se remettent d’un accident ou qui doivent suivre un traitement. Certaines organisations étendent les congés de maladie aux employés dont les membres de la famille sont malades. Les organisations sont libres de structurer leur politique en matière de congés. Toutefois, selon le code du travail français, vous avez droit à des indemnités journalières versées par votre régime d’assurance. Ces indemnités sont égales à 50% de votre salaire journalier de base. Sous certaines conditions, votre employeur peut également verser des indemnités complémentaires.

4. Jours fériés 

En France, il y’a 11 jours fériés chômés payés obligatoires selon l’article L.3133-1 du Code du travail. Ces jours fériés sont des jours de congé payés que les employés peuvent utiliser à leur guise et ils ne sont pas décomptés du soldes des jours de congé. D’autres organisations offrent un double salaire aux employés qui acceptent de travailler les jours fériés. N’oubliez pas que les politiques en matière de congés payés varient d’une organisation à l’autre et certains jours fériés ne sont pas obligatoires. N’oubliez donc pas de vérifier auprès des RH ou de consulter la politique de votre entreprise si vous ne savez pas quels sont les jours fériés reconnus par votre organisation.

5. Congé de maternité/paternité 

Le congé de maternité est un congé payé par la CPAM. le congé de maternité est divisé en deux parties, la durée prénatale est de 6 semaines et 10 semaines  pour la post-natal. Un total de 16 semaines pour les 2 premiers accouchements, et 26 semaines à partir du 3ème accouchement. Le congé de maternité est essentiel pour que la mère puisse profiter de son nouveau-né. 

Le congé de paternité est quant à lui d’une durée beaucoup moins importante. En effet, le père du nouveau-né profite d’une durée de 25 jours de congés payés par la sécurité sociale ainsi que de 3 jours de congé de naissance payés par l’employeur.

6. Congé de deuil

La mort fait partie du cycle de la vie humaine. Et lorsqu’elle frappe, les employés ont besoin d’un peu de temps pour pleurer leurs proches. La plupart des entreprises accordent aux employés qui ont perdu un membre de leur famille un congé de deuil rémunéré.

La durée de ce congé est comprise entre 1 et 14 jours. De même, l’employeur détermine le lien qu’un employé doit avoir avec la personne décédée pour avoir droit à un congé payé. Dans la plupart des cas, les salariés peuvent prétendre à un congé de deuil après avoir perdu un parent, un frère ou une sœur, un conjoint ou un enfant. Certaines organisations offrent également un congé payé aux parents qui perdent un enfant lors d’une fausse couche ou d’une naissance d’un enfant mort-né.

7. Vote 

Le vote est le devoir civique de chaque citoyen. L’employeur est tenu d’offrir au moins 4 heures consécutives aux électeurs pour qu’ils puissent aller voter. Dans certains cas, l’employé peut bénéficier de plus de  temps si par exemple il est inscrit dans un bureau de vote loin de son lieux de travail.

Les avantages d’avoir un congé payé

Une politique de congés payés bien conçue profite autant aux organisations qu’aux employés. Voici comment :

  • Minimise le risque de surmenage

Les congés payés sont la seule solution connue pour lutter contre l’épuisement professionnel des salariés. Mais comment savoir que vous ou vos employés avez besoin d’un congé ? Le moniteur d’inactivité de votre logiciel de suivi du temps vous mettra la puce à l’oreille lorsqu’il commencera à envoyer plus de rappels que d’habitude. Les feuilles de temps Jibble que vous utilisez pour suivre le temps seront votre deuxième indice. Vous remarquerez que votre personnel pointe moins d’heures ou qu’il travaille le même nombre d’heures mais fournit un travail de moindre qualité.

Ces signes d’épuisement professionnel sont universels. Dès que vous constatez une baisse des performances de vos employés, il est temps de les mettre en congé payé. Laissez vos employés se défouler sans craindre de perdre leur revenu. Ils ont mérité leur congé. Vos avantages prendront effet dès qu’ils reprendront le travail et que leur productivité montera en flèche. Après tout, il est prouvé que les congés payés améliorent la créativité et la productivité.

  • Meilleure gestion des absences

Deuxièmement, rien ne perturbe plus les activités de l’entreprise que les absences non planifiées. Heureusement, les demandes pour la plupart des types de congés sont placées des jours ou des semaines à l’avance. Vous pouvez utiliser un logiciel de suivi du temps doté d’une fonction de planification pour redistribuer le travail les jours où un employé est censé prendre son congé payé. Le contrôle des absences est un excellent moyen de garantir le bon fonctionnement de votre entreprise tout au long de l’année.

  • Conformité juridique 

Lors du recrutement, les entreprises font valoir les avantages sociaux comme une incitation. Toutefois, certains types de congés payés ne sont pas des initiatives de l’entreprise. Ils sont imposés par la loi. Par exemple, la loi française exige que les organisations offrent aux nouveaux parents un congé parental rémunéré. Il est important de se familiariser avec ces lois afin de réduire le risque de non-conformité.

Quelles sont les méthodes de calcul des congés payés ? 

Un programme d’avantages sociaux typique comprend plusieurs types de jours de congés payés regroupés en un seul. Certains s’accumulent dès que le salarié signe sa lettre de nomination. D’autres sont basés sur les heures travaillées et les années de service dans l’entreprise. Comment les entreprises peuvent-elles calculer avec précision le nombre de jours de congés payés de chaque employé ?

Voici les méthodes les plus courantes de calcul des congés payés :

1.Nombre de jours définis

La plupart des entreprises demandent à leurs employés de travailler pendant une période d’essai déterminée avant que les avantages liés au congé payé ne commencent à s’accumuler. Une fois la période d’essai terminée, l’employé dispose d’un nombre spécifique de jours qu’il peut prendre quand il le souhaite. Toutefois, le congé payé est soumis à des politiques qui permettent aux organisations de disposer d’un personnel tout au long de l’année. Par exemple, la plupart des entreprises limitent le nombre de jours de vacances qu’un employé peut prendre à la fois. D’autres exigent que les employés fassent leur demande de congés payés plusieurs semaines à l’avance.

Ce type de congé est de loin le plus facile à calculer. Tout ce dont vous avez besoin, c’est de registres de présence et de feuilles de temps précis. Une fois que l’employé a terminé sa période d’essai, il peut introduire sa demande de congé payé. Vous pouvez suivre le nombre de jours de congés payés pris par chaque employé à l’aide de l’outil de suivi des présences de Jibble.

2. Congés accumulés

Une deuxième méthode consiste à calculer les droits à congés payés en fonction du nombre d’heures travaillées par le salarié. Selon cette méthode, les salariés accumulent des droits aux congés payés pour chaque heure travaillée. Ils peuvent prendre leurs congés une fois qu’ils ont atteint le nombre d’heures spécifié.

Les congés accumulés sont relativement difficiles à suivre et à calculer manuellement. Mais ne vous inquiétez pas, j’ai la solution idéale pour vous. Vous pouvez utiliser des solutions de gestion des congés payés  avec un logiciel de feuille de temps pour générer des enregistrements des heures de vos employés. De cette façon, vous saurez combien de jours de congés payés chaque employé a accumulés avant même qu’il ne fasse sa demande de congé.

3. Report des jours de congés 

Enfin, les salariés bénéficient d’un nombre déterminé de jours de congés payés chaque année. Certains épuisent leur congé payé, mais il n’est pas rare qu’il leur reste quelques jours. Certaines entreprises ont mis en place une politique « d’utilisation ou de perte ». Dans le cadre de cette politique, le salarié perd tous les jours de congé non utilisés à la fin de l’année. Aucun calcul de report n’est nécessaire dans le cadre de cette politique.

D’autres entreprises reportent les jours de congé non utilisés à l’année suivante, tandis que d’autres encore versent les jours de congé non utilisés en plus du salaire normal. Le calcul de ces indemnités de report est un jeu d’enfant avec les logiciels de suivi du temps dotés de fonctionnalités de feuilles de temps et de paie. Ces logiciels peuvent être utilisés conjointement avec un bon outil de suivi des congés payés. Si vous ne savez pas par où commencer, consultez ce guide sur le choix du meilleur outil de gestion des congés pour votre entreprise.

Conclusion

En conclusion, le congé est un avantage important pour les employés. Avec une bonne offre de prise de congés, les employés peuvent atteindre un équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les avantages du congé compensatoire se répercutent sur les organisations. Des employés bien reposés sont plus productifs et mieux à même de résoudre les problèmes au travail. En outre, offrir des congés payés est un moyen stratégique d’attirer et de conserver les meilleurs employés. Pour tirer le meilleur parti du droit au repos, envisagez de vous procurer un outil de gestion des congés afin d’automatiser l’ensemble du processus.