Plantilla de correo para solicitar vacaciones o permiso

Un correo de solicitud de vacaciones o permiso es un mensaje formal que un empleado envía a su supervisor o al departamento de RR. HH. para informar sobre una próxima ausencia laboral.

Incluye la duración de la ausencia, el motivo y la forma en la que se gestionarán las responsabilidades durante ese periodo.

Este tipo de correos ayuda a los empleados a comunicar sus planes de forma clara, a la vez que permite a la empresa organizarse. Además, sirve como registro escrito para RR. HH., garantizando que las políticas de permisos se apliquen de manera coherente.

Enviar un correo claro y cortés demuestra profesionalidad y respeto por las políticas de la empresa. También da tiempo a los responsables para organizar la carga de trabajo, planificar coberturas y garantizar el buen funcionamiento del equipo.

Para los empleados, ayuda a evitar malentendidos y fomenta una relación laboral positiva. Además, al realizar la solicitud por escrito, queda documentada, lo cual es útil para el control de nóminas y el seguimiento de asistencia.

Estos correos por  lo general, debe incluir los siguientes elementos:

• Fechas del permiso: día de inicio y de regreso.
• Motivo (opcional): breve explicación sobre los motivos de la ausencia
• Traspaso de tareas: mención a las personas que cubrirán las responsabilidades clave.
• Agradecimiento: una frase de agradecimiento por la comprensión y flexibilidad.
• Información de contacto: en caso de que sea necesario contactar de forma urgente.

Lo ideal es enviarlo con al menos 15 días hábiles de antelación respecto a las fechas solicitadas. Notificarlo con tiempo permite a tu responsable reorganizar la carga de trabajo y evitar interrupciones en los proyectos en marcha.

Aunque un mensaje breve puede servir para informar a tu responsable, lo recomendable es hacerlo mediante un correo formal al que le puedas hacer un seguimiento apropiado. Esto garantiza que la solicitud quede registrada y sea procesada correctamente por RR. HH.

Una vez aprobada, tu responsable o el departamento de RR. HH. pueden enviarte una carta o comunicación de aprobación del permiso para confirmar las fechas autorizadas.

Sí. En España, por ejemplo, el Estatuto de los Trabajadores establece un mínimo de 30 días naturales de vacaciones al año, que incluyen fines de semana y festivos, lo que significa que una semana de vacaciones se contabiliza como 7 días aunque solo se trabajen 5 días laborables. Esto se traduce en 2,5 días naturales por mes trabajado. Por otro lado, si hablamos de días laborables, normalmente 22 al año, solo se cuentan los días que corresponderían a jornadas laborales, lo que equivale a 1,8 días laborables por mes trabajado.

El Estatuto de los Trabajadores regula distintos tipos de ausencias laborales que no implican pérdida de salario, como los permisos retribuidos y las vacaciones anuales, mientras que los permisos no retribuidos (como el permiso parental de ocho semanas) deben solicitarse y aprobarse por la empresa.

En cambio, los permisos retribuidos permiten a los empleados ausentarse por motivos personales o familiares específicos, manteniendo su salario habitual, y se reflejan en el horario laboral, contribuyendo a la conciliación entre la vida personal y profesional.

Estos permisos, regulados en el artículo 37 del Estatuto, incluyen, por ejemplo, el permiso parental, y su duración puede ser ampliada por convenios colectivos. No se consideran permisos retribuidos los días festivos, ya que no requieren aviso ni justificación previa. Conocer los tipos de permisos y su normativa es clave tanto para los empleados como para los responsables de RRHH, especialmente ante los cambios previstos para 2025.