Inteligencia artificial para revolucionar el seguimiento de empleados

La crisis del COVID-19 ha transformado nuestra forma de trabajar, impulsando enormemente el trabajo a distancia. Con más empleados trabajando desde casa que nunca, la necesidad de una supervisión eficaz y eficiente nunca ha sido más crítica.

Los retos inherentes que supone supervisar a una plantilla dispersa han puesto de manifiesto las limitaciones de los métodos de gestión tradicionales. Como resultado, las organizaciones han recurrido cada vez más al software de control horario para navegar por estos terrenos inexplorados.

Las capacidades únicas de la inteligencia artificial para mejorar y supervisar el rendimiento de los empleados de forma inteligente la han posicionado como una herramienta vital en esta nueva realidad laboral.

El surgimiento de la inteligencia artificial ha traído cambios significativos en varios aspectos de la vida cotidiana, y el lugar de trabajo no es una excepción. La IA puede revolucionar la manera en la que gestionamos y registramos el desempeño de empleados.

Pero aunque estos cambios pueden traer varios beneficios, también generan preguntas cruciales acerca de la privacidad, de la confianza y del uso ético.

Una ventaja significativa de la IA es su capacidad para automatizar muchos de los aspectos del seguimiento de empleados. Las tareas que una vez requerían de intervención humana, como por ejemplo analizar el uso del ordenador, la navegación en internet y los registros de comunicación, ahora pueden ser realizadas sin esfuerzo alguno por la IA.

El consultor comercial de desempeño, Tollejo, señala un aumento en la popularidad de softwares de IA para el seguimiento de empleados, particularmente para los que trabajan desde casa. Al utilizar una tecnología de supervisión por IA, las organizaciones pueden recolectar un amplio rango de datos sobre los comportamientos de los empleados durante las horas de trabajo.

Esta gran cantidad de datos puede proporcionar información muy valiosa, ayudando a las organizaciones a detectar patrones o anomalías que podrían indicar problemas potenciales.

«Las ventas de software de seguimiento están en auge… El papel cada vez más destacado de la IA en el seguimiento de los empleados sitúa al sector en el centro del debate sobre la ética de la IA» – Tollejo

El valor de la IA se extiende más allá de la recopilación de datos. Los algoritmos sofisticados de la IA pueden estudiar los datos recopilados, analizar los patrones de comportamientos de los empleados y detectar actividades inusuales. Por ejemplo, estos algoritmos pueden identificar amenazas potenciales a la seguridad, incumplimientos de las políticas de la empresa o incluso acciones sospechosas como accesos no autorizados o fugas de datos.

«La IA analiza el comportamiento de los usuarios a lo largo del tiempo y detecta anomalías como ubicaciones de inicio de sesión inusuales, acceso excesivo a archivos o escalada de privilegios no autorizada. Al identificar estas sutiles desviaciones, la detección de amenazas mediante IA ayuda a prevenir los ataques internos antes de que se agraven» – Jason Miller, BitLyft

Esta identificación temprana de riesgos le permite a las empresas tomar medidas proactivas para minimizar el daño potencial. Al abordar ágilmente estas anomalías, las empresas pueden mejorar su postura de seguridad y proteger sus bienes.

“Es asombroso que las personas estén más entusiasmadas con la idea de que la IA los rescate del agotamiento que con la preocupación de que les quite su trabajo” – Adam Grant, autor, y profesor de psicología organizacional

El aprendizaje automático, o Machine learning, un subconjunto de la IA, puede profundizar en la productividad de los empleados. Al examinar el tiempo que los empleados le dedican a diferentes tareas o proyectos, la IA puede identificar las áreas de ineficiencia y sugerir mejoras.

Este tipo de análisis de datos puede aportar información valiosa que puede utilizarse con múltiples fines. Por ejemplo, las evaluaciones del rendimiento pueden mejorarse con datos concretos, los recursos pueden asignarse de forma más eficaz y el flujo de trabajo puede mejorarse para aumentar la eficacia general. El resultado final es un entorno de trabajo más ágil y productivo.

Algunas herramientas de seguimiento del tiempo basadas en IA, como Jibble, están desarrollando incluso chatbots y asistentes de seguimiento del tiempo con IA que pueden automatizar tareas repetitivas, responder a tus consultas al instante y ofrecer recomendaciones de productividad en tiempo real.

La IA no se utiliza únicamente para mejorar la eficiencia del flujo de trabajo o de reducir los riesgos de seguridad. También puede jugar un papel significativo en el manejo de la cultura del lugar de trabajo. Por ejemplo, la IA puede analizar los canales de comunicación de los empleados, como sus correos electrónicos, chats y publicaciones en redes sociales para medir el impacto emocional.

“Responder al sufrimiento de los empleados de manera oportuna mejora su bienestar, resiliencia, compromiso y lealtad… Con el reconocimiento de patrones mediante IA, probablemente será posible comenzar a preparar el apoyo necesario incluso antes de que el empleado se dé cuenta de que lo necesita” – Dr. Ace Simpson

Esto le permite a la IA detectar las señales de insatisfacción, estrés o conflictos interpersonales. Al identificar con tiempo estos asuntos, los empleadores pueden intervenir y proveer apoyo en donde más se necesita, promoviendo un entorno de trabajo más sano y mejorando el bienestar de los empleados.

Otro papel crucial del software de seguimiento de empleados por IA es asegurar el cumplimiento de distintas regulaciones, políticas de empresa y estándares éticos. Las herramientas de IA pueden escanear automáticamente las comunicaciones de los empleados, los documentos o las transacciones e identificar cualquier tipo de incumplimiento.

«La IA puede supervisar las comunicaciones internas (correos electrónicos, mensajes de chat, transcripciones de llamadas) para detectar lenguaje que indique un posible comportamiento poco ético o no conforme. Mediante el análisis del sentimiento (tono, emoción) y la intención (significado detrás de las palabras), estos sistemas señalan las comunicaciones que los supervisores humanos deben revisar» – Monitoreo automatizado del cumplimiento legal mediante IA: 20 avances (2025)

La IA tiene un valor evidente en ayudar a las compañías a mantener una buena posición legal y ética. Con alertas e informes automáticos, las empresas pueden abordar situaciones con agilidad, reduciendo así el riesgo de incumplimiento y la posibilidad de daños por disputas legales.

El aumento en el trabajo remoto le ha otorgado a la IA un papel crucial en el seguimiento de empleados. Al mantener un seguimiento de la hora en la que los empleados remotos inician y cierran sesión, calcular las horas de trabajo activo y evaluar la productividad general, la IA ayuda en asegurar la rendición de cuentas incluso en una configuración remota de trabajo.

«En una encuesta realizada el año pasado, el proveedor de privacidad y seguridad en línea ExpressVPN afirmó haber descubierto que el 61% de las empresas utilizan análisis basados en inteligencia artificial para realizar un seguimiento y evaluar el rendimiento de sus empleados» – Computerworld

Gestionar los equipos remotos puede plantear retos particulares, pero la IA puede ayudar a cerrar esta brecha. Le permite a las compañías mantener un alto grado de supervisión, garantizando que los empleados remotos se mantengan productivos y responsables.

La IA no solo registra y evalúa el desempeño de los empleados, también puede jugar un papel decisivo en el desarrollo de los empleados. Al proporcionar retroalimentación y recomendaciones personalizadas, la IA puede sugerir cursos de entrenamiento o de coaching específicos basados en datos del desempeño individual.

«La IA puede proporcionar comentarios personalizados, ayudar a los empleados a manejar situaciones complejas y ofrecer orientación adaptada a las necesidades y estilos de aprendizaje individuales… Sus capacidades de empatía, síntesis y personalización la convierten en una herramienta poderosa para el coaching y la tutoría» – Ethan Mollick, Financial Times

Al identificar las áreas que deberían mejorar, la IA puede fomentar un cultivo de habilidades y el desarrollo personal. El resultado final es una fuerza laboral más eficaz, ya que los empleados pueden trabajar en sus debilidades y mejorar sus fortalezas.

A medida que las funciones de seguimiento del tiempo basadas en la IA se generalizan, los programas tradicionales de supervisión de empleados se están reinventando como soluciones de seguimiento impulsadas por la IA para satisfacer la creciente demanda de herramientas adaptativas e inteligentes de gestión del tiempo de los empleados.

Herramientas como Timely, Toggl Track, TimeCamp y TrackingTime ofrecen ahora hojas de horas impulsadas por la IA que pueden capturar automáticamente la actividad digital y los patrones de trabajo, lo que rellena automáticamente las entradas de tiempo en las hojas de horas de los empleados, reduciendo las fricciones y aumentando la precisión en los informes de tiempo.

Otras plataformas, como DeskTime, utilizan la IA para supervisar el uso de aplicaciones y pantallas por parte de los empleados con el fin de etiquetar su comportamiento como productivo o improductivo, lo que ayuda a los empleadores a identificar patrones de flujo de trabajo. Por su parte, herramientas de seguimiento del tiempo como WebWork han aprovechado la IA para analizar los datos de asistencia de los empleados, las ausencias y los patrones de permisos con el fin de optimizar el rendimiento de los empleados en el lugar de trabajo.

Además, muchas herramientas cuentan con reconocimiento facial basado en IA, geolocalización y seguimiento del tiempo mediante GPS para garantizar una gestión fiable de la asistencia de los empleados en equipos móviles o remotos.

A pesar de su gran potencial, el monitoreo de empleados por la IA tiene muchos retos. Lograr un equilibrio adecuado entre aumentar la productividad y respetar la privacidad es un asunto delicado. Las empresas que llegan a mantener este equilibrio prosperarán, mientras que las que fallen corren el riesgo de quedar obsoletas.

Las organizaciones deberían establecer pautas claras del uso de la IA y comunicarlas de manera transparente a sus empleados. Este diálogo abierto ayudar a mantener la confianza y fomentar un ambiente laboral positivo, a pesar del aumento de la vigilancia.

«La supervisión mediante IA también puede infringir el sentido de autonomía y libertad de los empleados en el lugar de trabajo… Los empleadores deben encontrar el equilibrio entre utilizar la IA para optimizar las operaciones y respetar la privacidad y los derechos de sus empleados» – Layman Litigation

Sin embargo, la tarea de generar este equilibrio no es únicamente una responsabilidad de las propias organizaciones. La industria en su conjunto debe participar en el debate y ayudar a darle una forma a las políticas apropiadas para implementar la IA en el trabajo.

Nos encontramos en un punto que definirá la confianza de nuestros empleados y su interacción con la gestión de la IA. Si nos equivocamos en esto, la industria podría tardar años en reconstruir la confianza.