Trabajo remoto y nóminas:
8 Retos y soluciones para empresarios

Por Asim Qureshi, CEO Jibble

12 de abril de 2024

Hola, soy Asim Qureshi, director general y cofundador de Jibble, un software de control de presencia basado en la nube. Tengo muchos años de experiencia en la creación y ampliación de productos y equipos de software en diversos sectores y mercados y, antes de fundar Jibble, trabajé como vicepresidente en Morgan Stanley durante seis años. Me apasiona ayudar a las empresas a mejorar su productividad y rendimiento mediante prácticas inteligentes de gestión del tiempo.

Descripción general

El trabajo remoto se ha convertido en una tendencia predominante en el mundo laboral moderno, ofreciendo flexibilidad y comodidad tanto a los empleados como a las empresas. Sin embargo, la gestión de las nóminas de los empleados remotos presenta un conjunto único de retos para las empresas.

Desde el cumplimiento de las obligaciones fiscales hasta las políticas de trabajo a distancia, este artículo explora las complejidades asociadas a la gestión de nóminas del trabajo a distancia y ofrece soluciones para que los empresarios puedan superar estos retos con eficacia.

Este artículo abarca:

• Riesgos de gestionar mal la nómina de los empleados a distancia
• 8 Retos y soluciones para gestionar la nómina de empleados a distancia

8 Retos y soluciones para gestionar la nómina de empleados a distancia

Consideración nº 1: Conformidad de la remuneración con la legislación laboral

Los empresarios con trabajadores a distancia en varias jurisdicciones deben navegar por una maraña de leyes y normativas fiscales específicas de cada lugar. La legislación laboral, incluido el salario mínimo y las horas extraordinarias, sigue aplicándose a los trabajadores a distancia. Cada provincia o país puede tener tarifas únicas, así como requisitos fiscales y, en general, cuando los empleados realizan un trabajo a distancia, están sujetos inmediatamente a las leyes y normativas del lugar en el que trabajan. Esto puede exponer potencialmente a los empresarios a una serie de obligaciones y programas de prestaciones específicos de cada lugar, incluidos los requisitos relacionados con los permisos retribuidos, el salario mínimo, las declaraciones obligatorias, los diversos criterios de las declaraciones salariales, etc.

Por ejemplo, en en España el límite de horas extras en de 40 al año, dependiendo del tipo de jornada. Pero esto puede variar mucho según el país, en Francia por ejemplo el límite está en 220 horas y en otros países como Reino Unido o Dinamarca no tienen ningún limite. Por eso es muy importante comprobar siempre la normativa local y estatal.

Soluciones clave:

• Normalización de políticas: aunque las leyes nacionales pueden variar, los empresarios pueden plantearse establecer políticas normalizadas que cumplan o superen los requisitos de las normativas nacionales más estrictas. Este enfoque garantiza un cumplimiento coherente en todos los países o provincias y reduce la carga administrativa que supone el seguimiento y la gestión de las políticas específicas de cada estado.
• Estructuras de compensación flexibles: plantéate adoptar estructuras retributivas que puedan adaptarse a los distintos requisitos nacionales. Esto podría implicar implantar sistemas que permitan ajustar fácilmente las tarifas salariales, los cálculos de las horas extraordinarias y la acumulación de prestaciones en función de la normativa específica estatal aplicable a cada trabajador a distancia.
• Soluciones tecnológicas: utiliza soluciones tecnológicas que ayuden a gestionar el cumplimiento. Existen herramientas y plataformas de software que pueden ayudar a automatizar los cálculos de las nóminas, hacer un seguimiento de las horas trabajadas y garantizar que los trabajadores a distancia cobren de acuerdo con la normativa específica de su país o estado. Estas herramientas pueden reducir significativamente el riesgo de errores y agilizar los esfuerzos de cumplimiento.
• Incorporación específica para cada país o estado: al contratar trabajadores a distancia, plantéate personalizar el proceso de incorporación para cumplir los requisitos específicos de cada estado o país. Esto puede incluir proporcionar acuerdos o declaraciones de empleo específicos para garantizar el cumplimiento desde el primer día.
• Revisión del cumplimiento: para navegar por el variado panorama de normativas específicas de cada país, las empresas deben llevar a cabo una revisión exhaustiva del cumplimiento. Esto implica un examen cuidadoso de las leyes laborales de cada país, los requisitos de permisos retribuidos, las tarifas salariales mínimas y los criterios de declaración salarial. Este enfoque proactivo permite a los empresarios identificar las normativas específicas que se aplican a los trabajadores a distancia en cada sitio.

Consideración nº 2: Método de remuneración de los empleados a distancia

• Pagar a trabajadores a distancia del mismo país: cuando se trata de pagar a trabajadores a distancia en del mismo país, las empresas disponen de varias opciones, como el depósito directo, los cheques emitidos por proveedores de servicios de nóminas y el uso de aplicaciones o servicios de nóminas como PayPal. Un servicio de nóminas existente para el equipo in situ suele ofrecer también una solución para gestionar los pagos a los empleados a distancia.
• Pagar a los trabajadores a distancia en el extranjero: aunque muchos de los mismos métodos de pago pueden aplicarse a los equipos remotos internacionales, es esencial tener en cuenta dos factores importantes. En primer lugar, es aconsejable revisar las comisiones bancarias internacionales asociadas a las transferencias de fondos. En ocasiones, estas comisiones pueden ser bastante considerables, superando a menudo los 30 $ por transacción, lo que puede no ser la opción más rentable. En segundo lugar, los empresarios no deben pasar por alto el impacto de los tipos de cambio internacionales. Los empleados internacionales pueden experimentar una disminución de sus ingresos una vez que su parte se convierte a su moneda local. Además, los bancos y otros servicios de nóminas pueden imponer comisiones significativas para cubrir los gastos relacionados con el cambio de divisas, lo que aumenta aún más los costes globales

Soluciones clave:

Soluciones para pagar para trabajadores a distancia del país:

• Servicios de nóminas optimizados: utiliza proveedores de servicios de nóminas que ofrezcan soluciones integradas tanto para empleados presenciales como remotos. Esto garantiza la coherencia y la eficacia en el procesamiento de las nóminas. Asegúrate de que el proveedor elegido admite varios métodos de pago, incluidos el depósito directo y las opciones de pago electrónico.
• Software de nóminas completo: invierte en un software de nóminas potente que pueda gestionar los pagos a los trabajadores remotos fácilmente. Busca un software que ofrezca funciones de depósito directo seguro, admita múltiples métodos de pago y permita una fácil personalización para cumplir los requisitos de cada provincia o región.
• Comunicación transparente: mantén canales de comunicación abiertos con los trabajadores a distancia en relación con sus métodos de pago preferidos. Busca su opinión y ten en cuenta sus preferencias en el marco de las opciones de pago aplicables.

Soluciones de pago para trabajadores a distancia en el extranjero:

• Evalúa los proveedores de pagos: investiga los proveedores de pagos internacionales y los bancos para identificar opciones rentables para las transferencias de fondos. Compara las comisiones por transacción y los tipos de conversión de divisas para seleccionar la solución más favorable tanto para el empresario como para el trabajador a distancia.
• Cuentas en moneda local: plantéate abrir cuentas en moneda local en los países donde tengas trabajadores internacionales a distancia. Esto te permite pagar a los empleados en su moneda local, reduciendo el impacto de las fluctuaciones de los tipos de cambio y las comisiones asociadas.
• Frecuencia de pago: explora opciones de pagos menos frecuentes para minimizar los costes de transacción. Por ejemplo, haz pagos mensuales en lugar de transferencias semanales, si esto es factible para tu equipo internacional a distancia.
• Planifica con antelación: planifica los calendarios de pago con antelación para que haya tiempo para las transferencias de fondos y las conversiones de divisas. Evita las transacciones de última hora para evitar transferencias precipitadas y costosas.
• Gestión del cambio de divisas: emplea servicios especializados de cambio de divisas que ofrezcan tarifas competitivas y comisiones más bajas que los bancos tradicionales. Estos servicios pueden ayudar a optimizar la conversión de divisas y reducir los costes generales.
• Políticas de reembolso: aplica políticas claras de reembolso de las comisiones de transacción en que incurran los trabajadores a distancia al recibir los pagos. Algunas empresas optan por cubrir estas comisiones para asegurarse de que los empleados reciben sus ingresos íntegros.
• Revisión periódica: supervisa continuamente la eficacia y rentabilidad de tus métodos de pago internacionales. Reevalúa periódicamente a los proveedores y explora nuevas opciones a medida que evoluciona el panorama financiero.

Consideración nº 3: Impuestos y trabajadores a distancia

Los empresarios deducen los impuestos sobre la renta basándose principalmente en el lugar donde el trabajador desempeña sus funciones, que suele ser su lugar físico de trabajo. En algunos casos, el lugar de residencia del trabajador también puede entrar en juego como factor secundario. En algunos casos existen acuerdos de reciprocidad entre países, que permiten la retención de impuestos en un solo país, lo que puede resultar ventajoso. Sin embargo, cabe señalar que estos acuerdos sólo existen en menos de la mitad de los países.

A la hora de gestionar los impuestos de los trabajadores a distancia, los factores clave a tener en cuenta son la clasificación de los empleados y sus respectivas ubicaciones.

• Impuestos para empleados a distancia en otras regiones o provincias: en general, al pagar a un empleado a distancia, los empresarios son responsables de los impuestos locales de la región en la que esté establecido el empleado. Si resulta que el empleado a distancia trabaja en la misma región en la que está registrada la empresa, tendrá que retener el impuesto sobre la renta y pagar los impuestos laborales aplicables en esa región. En algunos casos, los empresarios también pueden tener que retener el impuesto local sobre la renta de sus nóminas. En tal caso, si los empleados a distancia están dispersos por distintas regiones, la empresa debe darse de alta en las agencias tributarias (regionales y posiblemente locales) de cada región donde tenga empleados a distancia. También podría ser necesario darse de alta en las agencias de trabajo/desempleo de esos lugares. En consecuencia, los empresarios estarían obligados a retener impuestos de acuerdo con la legislación fiscal de cada región donde estén radicados los empleados. Por ejemplo, si una empresa, con sede en la Región A, contrata a un empleado a distancia en la Región B, tendrá que cumplir la normativa fiscal y las leyes laborales de la Región B.
• Impuestos para empleados a distancia en otros países: contratar y pagar a trabajadores a distancia en distintos países presenta retos únicos. Normalmente es más sencillo contratar empleados a distancia de países donde la empresa ya está establecida. La mayoría de los países exigirán al empresario que establezca una sucursal local de la empresa dentro de sus fronteras. Entonces, el empresario tendría que cumplir todas las leyes laborales locales, incluido el salario mínimo y las prestaciones, para los miembros del equipo remoto en ese país. Esta complejidad es la razón por la que los candidatos internacionales suelen ser contratados como empleados por cuenta ajena y no como empleados de la empresa a tiempo completo. Una vez que se dan de alta como empresarios autónomos o trabajadores por cuenta propia, asumen la responsabilidad de gestionar sus obligaciones fiscales internacionales.

Soluciones clave:

• Actualiza regularmente la información de los empleados: controla dónde trabajan tus empleados remotos y actualiza su información fiscal en consecuencia.
• Actualiza las políticas de nóminas: revisa y actualiza periódicamente las políticas y procedimientos de nómina de tu organización para reflejar los cambios en las leyes y normativas fiscales. Asegúrate de que todos los empleados y contratistas tienen acceso a estas políticas para que puedan consultarlas cuando las necesiten.
• Integración tecnológica: invierte en un software de nóminas y de control horario que pueda integrarse con varias ubicaciones y cumplir la normativa fiscal local. Las soluciones de nóminas modernas pueden calcular automáticamente los impuestos en función de la ubicación del empleado y generar nóminas precisas. Varios programas de nóminas pueden calcular y retener automáticamente los impuestos en función del lugar de trabajo del empleado, lo que simplifica el proceso y reduce el riesgo de errores.
• Externalizar las nóminas: plantéate la posibilidad de externalizar las nóminas a expertos que puedan gestionar el cumplimiento fiscal en varios países o regiones.
• Consulta con un profesional fiscal: busca asesoramiento jurídico o expertos en RR.HH. con experiencia en cumplimiento de la legislación en varios lugares para navegar por las complejidades de las distintas normativas. Busca la orientación de un experto fiscal o contador público especializado en cumplimiento fiscal internacional para asegurarte de que tu empresa cumple todas las leyes pertinentes.
• Documenta y mantén registros: mantén registros detallados de todas las actividades relacionadas con las nóminas, incluidas las declaraciones de impuestos, las clasificaciones de los empleados y los registros de pagos. Una documentación adecuada puede servir como prueba de cumplimiento en caso de auditorías o disputas legales. Aplica prácticas sólidas de mantenimiento de registros para garantizar la precisión y la transparencia.

Consideración nº 4: Gestión de las horas de trabajo y la productividad

Supervisar las horas de trabajo y la productividad de los empleados remotos puede ser un reto, sobre todo si trabajan en zonas horarias diferentes y con horarios distintos, lo que puede dar lugar a inexactitudes en las nóminas o a disputas. Verificar las horas de trabajo de los empleados a distancia, sobre todo en el caso de funciones sin supervisión directa, requiere un seguimiento preciso del tiempo. Esto es crucial para calcular los salarios, las horas extraordinarias y el cumplimiento de la legislación laboral. Implantar soluciones eficaces de control horario es esencial para mantener la precisión de las nóminas.

Soluciones clave:

• Reuniones periódicas: programa reuniones periódicas de control con los empleados remotos para hablar de sus tareas, progresos y cualquier obstáculo que puedan encontrar.
• Métricas de rendimiento basadas en los resultados: céntrate en las métricas de rendimiento basadas en los resultados en lugar de microgestionar las horas de trabajo. Evalúa a los empleados en función de los resultados y los logros, no del número de horas trabajadas.
• Herramientas de control horario: implementa software o aplicaciones de control horario que permitan a los empleados registrar sus horas de trabajo con precisión. Estas herramientas pueden proporcionar transparencia y responsabilidad, garantizando el cumplimiento de las leyes laborales, y también pueden ayudar a los directivos a controlar la productividad de los empleados.

Consideración nº 5: Clasificación de los empleados

La categorización de los empleados a distancia es fundamental para determinar las prestaciones a las que tienen derecho, conforme a la normativa nacional y local. Aunque la legislación nacional dicta si un empleado está exento o no, corresponde a los empresarios clasificar a los empleados como a tiempo completo, a tiempo parcial o temporales. Para mantener la claridad y la coherencia, los empresarios deben definir claramente estas clasificaciones laborales en su política. Una clasificación precisa garantiza que los empleados reciban las prestaciones que les corresponden, como la seguridad social y la cobertura sanitaria, de conformidad con las leyes nacionales y locales.

Es crucial clasificar con precisión a los trabajadores a distancia como empleados o contratistas independientes. Los empleados a distancia a tiempo completo trabajan exclusivamente desde casa y entran en la clasificación de empleados. Los empresarios suelen definir la jornada completa como el trabajo de 35 a 40 horas semanales, y los empleados no exentos pueden tener derecho al pago de horas extraordinarias si trabajan más allá de este límite. Los contratistas independientes a distancia, sin embargo, trabajan de forma autónoma para una empresa y tienen flexibilidad para fijar sus tarifas y horarios. A menudo se les contrata para proyectos concretos, como el desarrollo de sitios web. Una clasificación errónea puede acarrear problemas legales y sanciones fiscales.

Además, exentos y no exentos son clasificaciones distintas de empleados. Los empleados exentos suelen ser asalariados y no tienen derecho al pago de horas extraordinarias por trabajar más de 40 horas semanales. Por el contrario, los empleados no exentos reciben salarios por horas y pueden tener derecho al pago de horas extraordinarias.

Soluciones clave:

• Mantente al día sobre los criterios de clasificación de los empleados: asegúrate de estar siempre al tanto de los elementos clave que diferencian a los empleados y sus categorizaciones, si son contratistas independientes o empleados, exentos o no exentos dependerá de estas características y puede cambiar con el tiempo y según el país. Ciertas actualizaciones pueden hacer que los empleados dejen de ser elegibles para determinadas categorías, por lo que mantenerse informado es crucial.
• Crear un proceso coherente de evaluación de las clasificaciones: establece un método claro y uniforme de evaluación de las categorías de empleados para garantizar el cumplimiento legal y la coherencia interna. Desarrolla una política integral de clasificación de empleados que guíe tus evaluaciones de clasificación para las nuevas contrataciones y proporcione revisiones periódicas para mantener la precisión. Documenta minuciosamente este proceso para apoyar a tu organización en caso de auditoría.
• Garantizar la redacción profesional de los contratos de trabajo: los contratos de trabajo deben ser exhaustivos y describir las funciones del trabajador, la estructura de pagos y los plazos pertinentes. Sin embargo, el contrato por sí solo no determina las categorías de los trabajadores; también contribuyen factores como la situación salarial.

Consideración nº 6: Administración de prestaciones

Los empresarios a menudo tienen que elegir las prestaciones adecuadas para una plantilla remota, teniendo en cuenta factores como el presupuesto, las obligaciones legales y las preferencias de los empleados que pueden afectar a la nómina. Estas prestaciones pueden incluir ofertas básicas como seguro médico y planes de jubilación, así como otras opcionales como programas de bienestar, tiempo libre remunerado, horarios flexibles, oportunidades de aprendizaje y programas de asistencia al empleado. Además, las empresas deben tener en cuenta las prestaciones especializadas adaptadas a los empleados remotos, como equipos de oficina en casa, subvenciones de Internet, afiliaciones a espacios de coworking, dietas de viaje o ayudas para el traslado.

No debe suponerse que las redes de seguros médicos, que suelen estar vinculadas a regiones geográficas concretas, cubran automáticamente a los empleados remotos en nuevas zonas. Las prestaciones por desempleo pueden ser complejas cuando intervienen varios gobiernos. Los responsables de RR.HH. deben evaluar las solicitudes y asegurarse de que se presentan correctamente, teniendo en cuenta los distintos requisitos de cada lugar. Las leyes locales añaden otra capa de complejidad, abarcando diversas áreas como las prestaciones de los empleados, las normativas médicas, las leyes salariales y los programas locales de discapacidad.

Soluciones clave:

• Consulta a los proveedores de prestaciones: trabaja en estrecha colaboración con los proveedores de prestaciones para garantizar que los empleados remotos tengan acceso a las mismas prestaciones que el personal de la oficina.
• Simplifica la inscripción a las prestaciones: comunica claramente las opciones de prestaciones y proporciona procesos de inscripción sencillos a distancia. Da prioridad a las prestaciones que sean significativas, accesibles y beneficiosas para todos los empleados, independientemente de su lugar de trabajo.
• Ajusta tus procesos para cubrir las prestaciones: implementa procesos y sistemas adecuados para administrar y hacer un seguimiento eficaz de las prestaciones, a fin de garantizar que tus prestaciones se ajustan a las leyes y normativas de los países y regiones donde se encuentran tus empleados.
• Consulta a un asesor jurídico: buscar asesoramiento jurídico con experiencia en legislación laboral y cumplimiento de la normativa sobre trabajo a distancia puede ser muy valioso. Los profesionales jurídicos pueden orientarte sobre cómo alinear tus políticas de trabajo a distancia con las leyes de cada país o región donde se encuentren tus empleados. Pueden ayudarte a comprender los matices de las distintas normativas y a garantizar que tus políticas sean conformes.
• Educación de los empleados: los empleados remotos deben ser educados sobre las leyes y reglamentos laborales que se aplican a su ubicación específica. Esto incluye informarles sobre sus derechos, como el pago de horas extraordinarias o el derecho a baja por enfermedad remunerada, en función de su lugar de trabajo. Proporcionar información clara puede ayudar a los empleados a comprender sus derechos y evitar malentendidos.

Consideración nº 7: Nómina y seguridad de los datos

Una cuestión clave para las organizaciones que trabajan a distancia es proteger la información confidencial de las nóminas. A medida que los empleados trabajan desde distintos lugares, aumenta la posibilidad de que se produzcan filtraciones de datos y accesos no autorizados. Los entornos de trabajo remotos son objetivos atractivos para los ciberdelincuentes que buscan vulnerabilidades en los sistemas de nóminas. El fraude en las nóminas, que implica cambios no autorizados o cuentas falsas, plantea riesgos financieros y de reputación. Los ciberataques como el phishing y el ransomware agravan los problemas de seguridad de las nóminas. El trabajo a distancia implica a menudo la transmisión y almacenamiento de datos sensibles de empresas y clientes. Los empresarios deben asegurarse de que los empleados a distancia siguen prácticas de ciberseguridad sólidas para protegerse de las violaciones de datos y de la privacidad.

Además, el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos supone un reto añadido en los entornos de trabajo remotos. Las organizaciones deben maniobrar a través de un intrincado panorama de leyes y normas, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ) de la Unión Europea. El trabajo a distancia también introduce complejidades adicionales en relación con la ubicación de los datos y las transferencias internacionales de datos.

Soluciones clave:

• Educa a tus empleados: educa a los empleados remotos en las mejores prácticas de ciberseguridad, incluida la gestión de contraseñas y el manejo seguro de datos confidenciales, e imparte formación completa a los empleados sobre la normativa de protección de datos.
• Invierte en tecnología: invierte en herramientas tecnológicas seguras y fiables para el trabajo a distancia, como técnicas de encriptación, cortafuegos, autenticación multifactor, plataforma de colaboración, software antivirus y redes privadas virtuales (VPN) seguras.
• Evalúa y actualiza tus procesos de nómina: evalúa los procedimientos de nómina, revisa tus políticas de privacidad y establece directrices claras para el tratamiento de datos sensibles, el almacenamiento seguro de documentos y los protocolos de intercambio de datos.
• Añade una capa de comunicación: comunica a tus empleados remotos el uso de los datos y las medidas de protección, y obtén su consentimiento.

Consideración nº 8: Reembolso de gastos a los empleados

Determinar a qué gastos relacionados con el trabajo tienen derecho los empleados remotos y cómo reembolsárselos puede ser un reto. Los empresarios necesitan políticas que aborden gastos como el equipamiento de la oficina en casa, los costes de Internet y las facturas de servicios públicos. En los últimos años, varios empleados han presentado demandas contra sus empresas por no reembolsarles los gastos del trabajo a distancia, incluyendo Amazon y Visa.

Algunos países exigen que los empresarios reembolsen a los empleados únicamente los gastos esenciales. Los criterios específicos para determinar lo que se considera esencial pueden estar sujetos a interpretación, pero, en general, las leyes definen los gastos esenciales como los necesarios para que los empleados cumplan con sus responsabilidades laborales. Normalmente, si un empleado opta voluntariamente por trabajar a distancia, estos gastos pueden no considerarse esenciales. Sin embargo, si toda tu organización trabaja a distancia, ya sea a tiempo completo o parcial, estos gastos se considerarían esenciales para que tus empleados puedan desempeñar eficazmente sus funciones laborales.

Es importante destacar que no existen directivas internacionales que aborden específicamente los gastos relacionados con el trabajo a distancia. No obstante, algunos países han promulgado leyes que obligan a los empresarios a compensar a los empleados por cualquier gasto relacionado con el trabajo que se considere «necesario».

Soluciones clave:

• Políticas de gastos: un enfoque eficaz para gestionar los reembolsos de gastos del trabajo a distancia es establecer una política formal por escrito dentro de tu organización. Esta política debe definir claramente qué gastos se pueden reembolsar y debe incluir los reembolsos legalmente obligatorios para los empleados.
• Cumplimiento específico local: mantente informado sobre las leyes y requisitos de reembolso específicos locales, ya que pueden variar significativamente. Contrata a un asesor jurídico o a expertos en cumplimiento para asegurarte de que tus políticas cumplen las leyes de cada región en la que se encuentran tus empleados remotos.
• Revisión periódica de las políticas: revisa y actualiza continuamente tus políticas de reembolso de gastos para adaptarlas a los cambios en las leyes, las necesidades de los empleados y la evolución de la dinámica del trabajo a distancia. Este enfoque proactivo ayuda a mantener el cumplimiento y alinea las políticas con las mejores prácticas

Conclusiones

La gestión de las nóminas de los empleados a distancia exige estrategias proactivas y el cumplimiento de los requisitos legales y administrativos. Los empresarios deben dar prioridad al cumplimiento fiscal, establecer políticas sólidas de trabajo a distancia, hacer un seguimiento eficaz de las horas de trabajo y la productividad, y garantizar el cumplimiento de las prestaciones de los empleados.

Implementando estas soluciones, las empresas pueden superar con éxito los retos asociados a la gestión de nóminas de trabajo remoto y crear una experiencia de trabajo remoto sin fisuras para sus empleados.