Como cofundador y CEO de Jibble, una empresa de software de control horario, necesito saber qué hacen mis competidores. Eso significa que suelo investigar y/o jugar con sus productos (ya sabes, es parte del trabajo) para saber realmente lo que hay ahí fuera. Aquí te explico qué deberías buscar en tu próximo software de control horario.
La función más interesante que debería tener un software de control horario: reconocimiento facial
Si estás planificando adquirir un software de control horario, lo primero que DEBERÍAS averiguar es si ofrece reconocimiento facial avanzado. Se trata de una tecnología de software de control horario que utiliza los rasgos faciales de los empleados para verificar su identidad cuando fichan a la entrada o a la salida. Este método consiste en capturar una imagen de la cara del empleado y utilizar algoritmos para compararla con una imagen almacenada para confirmar su identidad. Está diseñado para funcionar a la perfección con el sistema de control horario, proporcionando una forma rápida y eficaz de registrar el tiempo sin necesidad de tarjetas físicas ni de introducir datos manualmente.
El problema que aborda la tecnología de reconocimiento facial es la posibilidad de que se produzcan robos de tiempo y fichajes por compañeros, es decir, que un empleado fiche a la entrada o a la salida por otro. Los métodos tradicionales de control horario, como las tarjetas de fichar o los códigos PIN, pueden compartirse fácilmente o utilizarse de forma indebida, lo que da lugar a registros horarios inexactos. Esto no solo afecta a la precisión de las nóminas, sino que también socava las prácticas laborales justas, creando un espacio para conductas deshonestas que pueden suponer un coste significativo para las empresas con el paso del tiempo.
El reconocimiento facial resuelve estos problemas garantizando que la persona que registra su entrada o salida es realmente el empleado que dice ser, lo que hace casi imposible falsificar los registros de asistencia. Este nivel de verificación añade seguridad e integridad al proceso de control horario, abordando directamente el problema del robo de tiempo. Además, agiliza el proceso de fichaje, reduciendo las colas en los terminales de fichaje y eliminando la necesidad de que los empleados lleven tarjetas de identificación o recuerden números PIN.
Más allá del reconocimiento facial: otras funciones clave
Ahora que ya hemos hablado de la función CLAVE a la que no puedes renunciar cuando busques un software de control horario, aquí tienes algunas funciones clave más que deberías tener en cuenta:
Geovallas
Las geovallas en el software de control horario son una función que utiliza la tecnología GPS para crear un límite virtual alrededor de una ubicación geográfica específica, como una oficina o un lugar de trabajo. Cuando los empleados entran o salen de esta área designada con sus smartphones u otros dispositivos con GPS, el software de control de asistencia registra automáticamente sus horas de entrada y salida. Este proceso es completamente automático y se basa en la ubicación geográfica del dispositivo del empleado para registrar el tiempo.
El problema que abordan las geovallas en el software de control horario es el reto de controlar con precisión el tiempo de los empleados que trabajan a distancia, en diferentes lugares o tienen ubicaciones de trabajo flexibles. Los métodos tradicionales de control del tiempo pueden ser difíciles de aplicar en estos casos, lo que da lugar a inexactitudes en los registros de tiempo. Esto puede dar lugar a discrepancias en las nóminas, una disminución de la productividad y una falta de responsabilidad, ya que no hay una manera fácil de verificar dónde y cuándo están trabajando los empleados sin imponer su privacidad o requerir engorrosos registros de entrada y salida.
Las geovallas resuelven estos problemas automatizando el proceso de forma precisa y no intrusiva. En cuanto un empleado entra o sale de la zona geovallada, sus horas de trabajo se registran automáticamente, proporcionando un registro claro y preciso de su tiempo de trabajo sin necesidad de fichar manualmente ni de supervisión. Esto no solo simplifica el control horario de los empleados que se desplazan o trabajan fuera de las oficinas tradicionales, sino que también proporciona a las empresas datos fiables para el análisis de las nóminas y la productividad. Todos salen ganando: los empleados disfrutan de una forma sencilla de registrar sus horas, y las empresas se benefician de la agilización de las operaciones y la mejora de la supervisión.
Integración fácil
Una integración sencilla del software de control horario significa que puede conectarse y compartir datos con otros sistemas empresariales, como nóminas, gestión de RR.HH. y herramientas de gestión de proyectos. Esto se hace a través de API (interfaces de programación de aplicaciones) o conectores preconstruidos que permiten que diferentes aplicaciones de software se comuniquen entre sí, todo ello sin necesidad de introducir datos manualmente.
El problema sin una integración sencilla es el esfuerzo manual necesario para transferir datos entre sistemas. Esto puede dar lugar a errores, como un procesamiento incorrecto de las nóminas, horas mal asignadas o registros de RR.HH. obsoletos. Al personal le lleva mucho tiempo corregirlos, y también puede causar retrasos en el procesamiento de las nóminas o imprecisiones en la facturación de los proyectos. Básicamente, sin una integración sencilla, la gestión del tiempo de los empleados se vuelve más complicada, propensa a errores e ineficaz.
La integración sencilla resuelve estos problemas automatizando el proceso de transferencia de datos, garantizando la precisión y ahorrando tiempo. Cuando el software de control horario se integra con otras herramientas empresariales, elimina la necesidad de introducir datos manualmente, reduce el riesgo de errores y garantiza que todos los sistemas estén actualizados con la información más reciente. Esto no sólo agiliza los procesos administrativos, sino que también proporciona información en tiempo real sobre los costes laborales, el progreso de los proyectos y la productividad de los empleados.
Con una integración sencilla, las empresas pueden operar de forma más eficiente, tomar decisiones informadas con mayor rapidez y centrarse en tareas más estratégicas en lugar de estancarse en la gestión de datos.
Compatibilidad multidispositivo
La compatibilidad multidispositivo significa que el software puede utilizarse en una gran variedad de dispositivos, como ordenadores de sobremesa, portátiles, tabletas y smartphones, independientemente de sus sistemas operativos. Esta opción garantiza que los empleados puedan registrar su tiempo y acceder al software desde cualquier dispositivo en el que estén trabajando, ya sea en la oficina, trabajando remotamente desde casa o sobre la marcha.
El problema de la falta de compatibilidad multidispositivo es la limitación que impone sobre cuándo y dónde pueden registrar su tiempo los empleados. Si el software solo funciona en un ordenador de sobremesa, por ejemplo, es posible que los empleados que trabajan a distancia o viajan con frecuencia no puedan registrar sus horas hasta que vuelvan a un entorno de escritorio. Este retraso puede hacer que se olviden de registrar las horas o que se registren de forma inexacta, lo que afecta a la exactitud de las nóminas y a la facturación de los proyectos. Además, puede desincentivar el registro puntual de las horas, provocando una acumulación de horas no registradas que tienen que actualizarse retroactivamente.
La compatibilidad multidispositivo resuelve estos problemas ofreciendo flexibilidad a los empleados, permitiéndoles registrar el tiempo mientras trabajan, independientemente de su ubicación o del dispositivo que estén utilizando. Este acceso inmediato reduce las posibilidades de inexactitudes y olvidos, garantizando un registro más fiable y actualizado de las horas de trabajo. Para los empresarios, significa tener acceso a datos en tiempo real sobre las horas de los empleados, lo que puede mejorar el procesamiento de las nóminas y la eficiencia operativa general.
Modo sin conexión
El modo sin conexión del software de control horario permite a los empleados registrar las horas de trabajo incluso cuando no están conectados a Internet. Esta función almacena los datos de entrada de tiempo localmente en el dispositivo cuando está desconectado. Entonces, una vez que el dispositivo se vuelve a conectar a la conexión a internet disponible, el software de control horario sincroniza automáticamente los datos almacenados con la base de datos principal del sistema.
El problema de no contar con un modo sin conexión es especialmente importante para los empleados que suelen encontrarse en zonas con un acceso a internet poco fiable o para los que viajan por trabajo. Sin la posibilidad de realizar un seguimiento del tiempo sin conexión, estos empleados pueden olvidarse de registrar las horas una vez que vuelven a estar conectados, lo que da lugar a registros de tiempo inexactos. Esto puede afectar a la exactitud de las nóminas, la facturación de los proyectos y la medición de la productividad. Además, supone una carga innecesaria para los empleados recordar volver atrás e introducir las horas manualmente, lo que puede resultar incómodo y propenso a errores.
El modo sin conexión resuelve estos problemas garantizando que el control horario sea continuo y preciso, independientemente de la disponibilidad de internet. Así, los empleados pueden registrar con confianza sus horas de trabajo en el momento, sabiendo que sus entradas se sincronizarán automáticamente más tarde. Esta función no solo mejora la precisión de los registros de tiempo, sino también el cumplimiento de las políticas de control horario por parte de los empleados. Elimina el estrés de tener que actualizar manualmente los registros y la posibilidad de que se produzcan errores, lo que hace que el proceso de control horario sea más fluido y fiable para todos los implicados.
Conclusión
Bien, para terminar, cuando busques un nuevo software de control horario, no se trata de elegir cualquier herramienta. Quieres algo que haga la vida más fácil a tu equipo y a ti, ¿verdad? Por eso es importante que busques una herramienta que ofrezca reconocimiento facial para mantener la transparencia, geovallas para saber quién está dónde, integración sencilla para no tener que hacer malabarismos entre aplicaciones, compatibilidad multidispositivo para trabajar desde cualquier lugar y, por supuesto, el modo sin conexión.
Y aquí viene lo bueno: Jibble ofrece todas estas funciones destacadas, ¿y adivina qué? Es totalmente gratuito. Así es, puedes conseguir todas estas funciones increíbles sin gastar un céntimo. Por lo tanto, si estás buscando una solución de control horario que tenga todas las funciones adecuadas para que la gestión del tiempo de tu equipo sea fácil, vale la pena echar un vistazo a Jibble: software de control del tiempo 100% GRATUITO.
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