No hace falta ser un genio para calcular el pago de horas extra.
Según El Ministerio de Trabajo y Economía Social, los empleados tienen derecho a una retribución monetaria por las horas extra cuando trabajan más de un número determinado de horas por semana. Pero las disposiciones específicas para el pago de horas extras puede variar en función de la clasificación laboral, ya que los empleados por horas y los asalariados suelen recibir un trato diferente.
En las siguientes secciones, explicaré todos los pasos para calcular el pago de horas extras, tanto para los empleados por horas como para los asalariados, mostrando ejemplos prácticos para cada escenario. Tanto si eres el propietario de una empresa y quieres cumplir con la normativa laboral como si eres un empleado y quieres asegurarte de que recibes una remuneración justa, esta guía exhaustiva te proporcionará las herramientas y los conocimientos necesarios para gestionar con confianza el pago de las horas extras.
Este artículo hablaremos de
- ¿Qué es el pago de horas extras?
- ¿Qué empleados están exentos del pago de horas extras?
- ¿Cómo calcular el pago de horas extras para los empleados con contrato por hora?
- Ejemplo de cómo calcular el pago para los empleados por horas
- ¿Cómo calcular el pago de horas extras para los empleados asalariados?
- Ejemplo de cómo calcular el pago para los empleados asalariados
- Consideraciones especiales para los empleados a destajo
- Cómo gestionar las horas extras de una forma más eficaz
¿Qué es el pago de horas extras?
El pago de horas extras se refiere a la remuneración adicional que se le otorga a un empleado por trabajar más de las horas acordadas, que normalmente están establecidas por las leyes laborales o por el empleador. Es una clase de incentivo económico destinado a compensar a los empleados por su esfuerzo y su dedicación adicional cuando trabajan más de las horas normales en una semana laboral o en un día laboral.
La tarifa de las horas extras usualmente es mayor que la tarifa de las horas regulares. Normalmente, en España la tarifa de las horas extras es de un 75% adicional al valor de la hora de la jornada ordinaria para cualquier cantidad de horas que exceda las 40 semanales. Por ejemplo, si la tarifa ordinaria de un empleado es de 7,50 €, deberían recibir 13,12 € por hora extra de trabajo.
La remuneración de las horas extras tiene una doble finalidad. En primer lugar, motiva a los empresarios a gestionar mejor su plantilla contratando más personal cuando es necesario, en lugar de sobrecargar de trabajo a los empleados actuales. En segundo lugar, garantiza que los empleados reciban una compensación justa por el tiempo extra que dedican a su trabajo.
¿Qué empleados están exentos del pago de horas extras?
Es importante aclarar que el pago de horas extras varía dependiendo de la comunidad autónoma, de la industria y del tipo de trabajo. No todos los empleados tienen derecho a horas extras y las reglas específicas a las que está sometido pueden diferir.
El Ministerio de Trabajo y Economía Social postula ciertas restricciones para los empleados que quieren trabajar horas extras. En primer lugar, se aclara que no está permitido trabajar más de 80 horas extra al año.
Existen, además, las siguientes restricciones para estos diferentes tipos de empleados, para los cuales no les está permitido trabajar horas extras:
- Empleados a tiempo parcial
- Empleados con contrato de formación en alternancia.
- Empleados con contrato de formación para la obtención de prácticas profesionales.
- Empleados nocturnos.
Adicionalmente, se especifica que no se compensarán las horas extras que hayan sido intercambiadas por descansos en los cuatro meses siguientes a su realización o que estén destinadas a prevenir o reparar daños extraordinarios y urgentes.
¿Cómo calcular el pago de horas extras para los empleados con contrato por horas?
Calcular el pago de horas extra para los empleados con contrato por horas es relativamente sencillo. Los empleados por horas reciben una tarifa fija por hora por el número de horas en una semana laboral acordada, pero tienen derecho a un pago por horas extra si trabajan más de las horas acordadas. A continuación se explica cómo calcular el pago de horas extras para los empleados por horas:
Paso n.1 Determina la tarifa estándar por hora y el umbral de horas extra
Averigua cuánto gana el empleado por hora en su horario laboral normal (tarifa estándar por hora). Revisa también la cantidad de horas que deben trabajar en una semana para que puedan reclamar pago por horas extra (umbral de horas extras). En España, el pago de horas extras normalmente inicia a partir de 40 horas a la semana.
Paso n.2 Calcula el número de horas extra de trabajo
Resta el número de horas regulares en la semana laboral del total de horas de trabajo de un empleado en una semana laboral para determinar la cantidad de horas extras. Por ejemplo, si un empleado trabajó 45 horas en una semana, las horas extra serían 45 – 40 = 5 horas.
Paso n.3 Determina la tarifa de horas extras
Generalmente, la tarifa de horas para horas extras es 1.75 veces la tarifa de horas laborales regulares. Sin embargo, consulta una vez más las leyes laborales o las políticas de la compañía para confirmar cuál es la tarifa correcta. En algunas situaciones, la tarifa es el doble (2x) de la regular, como en días festivos o en algunos días laborales específicos.
Paso n.4 Calcula el pago de horas extras
Para calcular el pago de horas extras, multiplica la cantidad de horas extras trabajadas por la tarifa de horas extras. Utiliza la siguiente fórmula:
Pago de horas extras = Horas extras x Tarifa de horas extras.
Paso n.5 Suma el pago de horas extras al sueldo
Suma el pago de horas extras al sueldo normal del empleado para que los ingresos adicionales se reflejen en sus ingresos brutos totales. Los ingresos brutos son el valor que un empleado recibe antes de la deducción de impuestos, entre otras.
Ejemplo de cómo calcular el pago para los empleados por horas
Pongamos el siguiente ejemplo: un empleado gana 15 $ la hora, y la tarifa de horas extras es 1.5 veces la tarifa estándar. A lo largo de una semana laboral específica, el empleado trabajó 45 horas.
- Tarifa estándar: 7,5 €
- Tarifa de horas extras: 7,5 € x 1.5 = 11,25 € por hora extra
- Horas extras: 45 – 40 (umbral de horas extra) = 5 horas
- Pago de horas extras: 5 horas x 11,25 € = 56,25 €
Sus ingresos brutos totales de la semana serían:
Sueldo regular (40 horas x 7,5 €) + Pago de horas extras = 300 € + 56,25 € = 356,25 €
Ten en cuenta que el pago de horas extras está sujeto a los impuestos y otras deducciones, por lo que la cifra que el empleado recibirá puede ser menor que los ingresos brutos.
¿Cómo calcular el pago de horas extra para los empleados asalariados?
Calcular el pago de horas extras para los empleados asalariados puede ser un poco más complicado. Los empleados asalariados reciben un salario fijo, sin importar cuantas horas hayan trabajado. Sin embargo, aún así pueden ser elegibles para recibir un pago de horas extras en ciertas circunstancias, especialmente si están clasificados como empleados no exentos según las leyes laborales.
Así es como se calcula el pago de horas extras para los empleados asalariados.
Paso n.1 Determina la jornada semanal estándar
La jornada semanal estándar según el Ministerio de Trabajo y Economía Social es de 40 horas. Si la jornada semanal estándar es diferente para la compañía, asegúrate de usar el valor específico.
Paso n.2 Calcula la tarifa estándar por hora
Para calcular el pago de horas extra para los asalariados es indispensable primero averiguar cuál es la tarifa estándar por hora. Esto se hace dividiendo su salario semanal por la cantidad de horas de la jornada laboral estándar.
Por ejemplo, si el salario semanal es de 500 € y la jornada semanal estándar es de 40 horas, entonces la tarifa estándar sería 500 € / 40 = 12,5 € por hora.
Paso n.3 Determina la cantidad de horas extras
Resta la jornada semanal estándar del total de horas de trabajo para averiguar la cantidad de horas extra.
Por ejemplo, si un empleado trabajó 45 horas en una semana, la cantidad de horas extras sería 45 – 40 = 5 horas.
Paso n.4 Calcula el pago de horas extras
Para calcular el pago de horas extras, multiplica la cantidad de horas extras por la tarifa estándar por hora, y luego multiplica este valor por la tarifa de horas extras. Hay excepciones, pero normalmente la tarifa de horas extras es 1.75 el valor de la tarifa estándar.
Paso n.5 Suma el pago de horas extras al salario
Finalmente, suma la cifra que calculaste para el pago de horas extras al salario semanal del empleado para determinar sus ingresos totales en esa semana.
Ejemplo de cómo calcular el pago para los empleados asalariados
Supongamos que tenemos una empleada asalariada que se llama Sara. Ella gana 500 € a la semana y está clasificada como una empleada no exenta. La jornada semanal estándar de la empresa es de 40 horas, y la tarifa de horas extras es de 1.75 el valor de la tarifa estándar.
- Calcula la tarifa estándar por hora
El salario estándar de Sara es de 500 €. Para averiguar la tarifa estándar por hora, necesitamos dividir este valor por las horas de la jornada semanal estándar:
Tarifa estándar por hora = Salario semanal / Horas de la jornada semanal estándar
Tarifa estándar por hora = 500 € / 40 horas = 12,5 € por hora
- Determina la cantidad de horas extras
Supongamos que Sara trabajó 48 horas en una semana específica.
Horas extras = Total de horas de trabajo – Horas de la jornada semanal estándar
Horas extras = 48 horas – 40 horas = 8 horas
- Calcula el pago de horas extras
Debido a que la tarifa estándar de Sara es de 12,5 € por hora, podemos calcular su pago de horas extras de esta manera:
Pago de horas extras = Horas extras x (Tarifa estándar x Tarifa de horas extras)
Pago de horas extras = 8 horas x (12,5 € x 1.75) = 8 horas x 21,87 € = 175 €
- Ingresos totales de la semana
Para averiguar las ingresos totales de Sara en esta semana, debemos sumar su salario semanal al valor calculado del pago de horas extras:
Ingresos totales = Salario semanal + Pago de horas extras
Ingresos totales = 500 € + 175 € = 675 €
En este ejemplo, los ingresos totales de Sara en esta semana, en la que trabajó 48 horas, sería de 675 €, comprendido su salario semanal y el pago de las 8 horas extras que trabajó.
Consideraciones especiales para los empleados a destajo
Los empleados a destajo son trabajadores que son compensados por la cantidad de unidades o piezas que producen en vez de un salario en base a las horas o a un salario. Calcular las horas extras de un empleado a destajo requiere consideraciones especiales debido a las características de su estructura de compensación por producto.
A diferencia de los empleados por hora, los ingresos de los empleados a destajo fluctúan dependiendo de su productividad. Para calcular el pago de horas extras para los empleados a destajo, primero debes determinar su tarifa estándar por hora. Divide sus ingresos totales, incluyendo los ingresos a destajo, por el total de horas de trabajo en una semana laboral. Esta tarifa estándar será utilizada como base para calcular el pago de horas extras.
Una vez hayas determinado su tarifa estándar por hora, puedes seguir el resto de los pasos para calcular el pago de horas extras para los empleados con contrato por horas.
Cómo gestionar las horas extras de una forma más eficaz
Gestionar eficazmente las horas extras es fundamental para mantener un entorno de trabajo equilibrado y productivo. En primer lugar, es importante evaluar si las horas extras son realmente necesarias. Anima a tus empleados a priorizar las tareas y delegar eficazmente para evitar la sobrecarga de trabajo. Cuando las horas extras sean inevitables, fija unas directrices claras para su aprobación y comunícalas con transparencia al equipo.
Considera implementar un software de registro de horas. Esta herramienta puede proporcionarte información valiosa sobre cómo el tiempo se está invirtiendo en tareas y proyectos. Permite un cálculo preciso de las horas extras, identifica patrones recurrentes y ayuda a mejorar la comunicación y la rendición de cuentas. Con datos en tiempo real, los supervisores puede intervenir rápidamente y tomar decisiones para garantizar una mejor distribución del trabajo y el bienestar de los empleados.
Al fomentar la comunicación clara y optimizar la distribución del trabajo con la ayuda de un software de registro de horas, podrás garantizar una gestión eficaz e ideal de las horas extras y que los empleados se sientan apoyados y valorados.
