Die Gehaltsabrechnung. Das ist der Teil der Arbeit, den niemand auf seinem Instagram-Account postet. Man sieht keine Typen in Warnwesten, die sich vor dem Büro versammeln, um ein Selfie zu machen, weil die Gehaltsabrechnung fertig ist, oder?
Aber hier ist die Sache: Wenn du hier einen Fehler machst, wirst du dir wünschen, die Lohnabrechnung wäre der spannendste Teil deiner Woche. Versäumte Zahlungen, verärgerte Mitarbeiter und der Steuerberater, der dir im Nacken sitzt? Nicht gerade ein Grund zum Lachen.
In meinen über 15 Jahren in der Baubranche habe ich ein paar Lektionen darüber gelernt, wie man die Lohnabrechnung im Griff behält – die meisten davon auf die harte Tour. Glaub mir, wenn ich sage, dass ein gut funktionierendes Lohnabrechnungssystem genauso wichtig ist wie ein solides Fundament. Es sorgt für zufriedene Mitarbeiter, hält den Finanzbeamten bei Laune und du kannst jede Nacht ruhig schlafen.
Also, legen wir los. Verstehst du, wie Bauarbeiter bezahlt werden? Was genau machen Lohnbuchhaltungsdienste für die Baubranche, lohnen sie sich und wie können sie dir jede Menge Kopfzerbrechen ersparen? Lass uns loslegen.
In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:
- Was sind Lohnbuchhaltungsdienste für die Baubranche?
- Warum die Lohnbuchhaltung in der Baubranche so speziell ist
- Wer nutzt Lohnbuchhaltungsdienste für die Baubranche?
- Verwalten und Nachverfolgen der Arbeitszeiten
- Warum Compliance so wichtig ist
- Warum es bei der Lohnbuchhaltung um mehr geht als nur um die Vermeidung von Strafzahlungen
- Wie viel kosten Lohnbuchhaltungsdienste?
- Warum du Lohnbuchhaltungsdienste für die Baubranche in Betracht ziehen solltest
Was sind Lohnbuchhaltungsdienste für die Baubranche?
Stelle dir einmal folgendes Szenario vor: Es ist Freitag, die Jungs machen Feierabend, und dein Handy piept. Es ist David, dein Vorarbeiter, der fragt, warum auf seiner Gehaltsabrechnung zweimal Rentenbeiträge abgezogen wurden, aber die sechs Überstunden, die er letzten Samstag geschuftet hat, nicht bezahlt wurden.
Noch bevor du fertig geantwortet hast, kommt schon die nächste SMS. Diesmal ist es das Büro. „Hast du die Meldungen für das Finanzamt schon erledigt?“
Kommt dir das bekannt vor? Wenn nicht, hast du entweder eine super Lohnbuchhaltung oder dein Personalchef verdient eine Medaille.
Hier kann ein Lohnbuchhaltungsdienst für die Baubranche dein bester Freund werden. Eine solche Lösung erledigt den gesamten Verwaltungsaufwand, der mit der Lohnabrechnung verbunden ist: Auszahlung der Löhne, Abzug der Steuern und sogar die Überwachung der Rentenzahlungen und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Ein solcher Dienst kümmert sich um die Zahlen, damit du dich wieder auf das konzentrieren kannst, was du wirklich kannst – bauen.
Warum die Lohnbuchhaltung in der Baubranche so speziell ist
Wenn du schon mal versucht hast, die Lohnabrechnung im Baugewerbe selbst zu erledigen, weißt du, dass das ein ganz eigenes Fachgebiet ist. Du hast es nicht nur mit Angestellten zu tun, die von 9 bis 17 Uhr arbeiten. Du musst verschiedene Lohnsätze für unterschiedliche Tätigkeiten, Überstunden, Nachtschichten, Reise- und Werkzeugkosten berücksichtigen und dich mit ständig wechselnden Subunternehmern auseinandersetzen.
Einmal rief mich ein Subunternehmer an, weil seine Steuerabzüge nicht stimmten. Nach zwei Stunden Arbeit mit seiner Gehaltsabrechnung stellten wir fest, dass er sie mit der seines Bruders verwechselt hatte, der ebenfalls auf der Baustelle arbeitete.
Hätte ich damals einen ordentlichen Lohnbuchhaltungsdienst gehabt, hätte ich mir den Kopfzerbrechen – und einen Großteil meines Wochenendes – sparen können.
Foto von Charlie Fitzgibbon
Wer nutzt Lohnbuchhaltungsdienste für die Baubranche?
Hier die kurze Antwort: Jeder, der nicht die Hälfte seines Lebens damit verbringen will, Stundenzettel zu entwirren und Steuerfristen im Auge zu behalten.
Kleine Bauunternehmer? Damit gewinnen sie Zeit für die vielen anderen Aufgaben, die sie erledigen müssen. Große Bauunternehmen? Sie brauchen eine solche Lösung, um ihre Armee von Arbeitern (und ihre Buchhalter) bei Laune zu halten.
Selbst Entwickler, die glauben, dass sie „nichts zu tun haben“, profitieren davon. Denn nichts ruiniert die ROI-Tabelle schneller als Strafen für verspätete oder ungenaue Einreichungen.
Verwalten und Nachverfolgen der Arbeitszeiten
Wenn es einen Bereich gibt, in dem die Lohnabrechnung über Leben und Tod entscheidet, dann ist es die Zeiterfassung. Und glaub mir, der Versuch, dies ohne ein geeignetes System zu bewältigen, gleicht dem Verputzen von Wänden, bevor das Dach fertig ist – ein Chaos ist vorprogrammiert.
Ich habe mal ein paar Leiharbeiter für einen Job mit knappen Fristen eingestellt. Am ersten Tag schienen sie ziemlich motiviert zu sein. Am zweiten Tag fiel mir auf, dass einer von ihnen verdächtig viel Zeit damit verbrachte, „nach seinen Werkzeugen zu suchen“. Am dritten Tag hatten sie die Kunst perfektioniert, vor der Mittagspause zu verschwinden und kurz vor Feierabend wieder aufzutauchen.
Ohne ein ordentliches Zeiterfassungssystem hätten wir ihnen am Ende für einen Kurs im Nickerchenmachen im Lieferwagen bezahlt.
Deshalb können Tools wie Jibble dein Bauunternehmen enorm voranbringen. Mit einem solchen Tool kannst du genau erfassen, wer wann auf der Baustelle ist und wie lange die Leute arbeiten. Kein mühsames Entziffern verschmierter Stundenzettel oder Streit über Überstunden mehr.
Außerdem ersparst du dir unangenehme Anrufe beim Vorgesetzten oder Auftraggeber: „Ja, wegen David… bist du sicher, dass er diese Woche 50 Stunden gearbeitet hat? Wir haben ihn nämlich nur fünf Stunden lang gesehen.“
Warum Compliance so wichtig ist
Bei der Lohnabrechnung geht’s nicht nur darum, deine Leute bei Laune zu halten, sondern auch darum, den Fiskus bei Laune zu halten. Von Steuerabzügen über Renten bis hin zu Urlaubsgeld gibt’s jede Menge Vorschriften, die man beachten muss. Wenn du eine Meldung vergisst oder eine Zahlung vermasselst, können die Strafen härter sein als ein Zementblock an dem Tag, an dem du deine Sicherheitsschuhe vergessen hast.
Die Lohnabrechnung im Baugewerbe unterliegt mehr Vorschriften als die Rechnung eines Klempners für einen Sonntagsnotdienst. Es gibt automatische Rentenbeiträge, Urlaubsgeld und das sich ständig ändernde Wirrwarr der Arbeitsgesetze.
Und vergiss nicht den Datenschutz – denn wenn du die Daten deiner Mitarbeiter nicht schützt, stehen die Aufsichtsbehörden schneller vor deiner Tür, als du „Datenverstoß“ sagen kannst.
Ein einziger Fehler – sei es das Versäumen einer Abgabefrist, die falsche Berechnung von Abzügen oder das Vergessen, einen Subunternehmer beim Finanzamt anzumelden – und du steckst in Schwierigkeiten. Die Strafen häufen sich schnell, und der Finanzbeamte akzeptiert „Das wusste ich nicht“ nicht als Entschuldigung.
Ich werde nie vergessen, wie die Einhaltung von Vorschriften mir einmal fast ein Projekt ruiniert hätte. Das war vor ein paar Jahren, und wir steckten mitten in einem Projekt mit einer knappen Frist (ich weiß, welches Projekt hat keine knappen Fristen?).
Zufällig fiel das Geschäftsjahresende des Hauptauftragnehmers mitten in das Programm, und welchen Standort wollten die Wirtschaftsprüfer besuchen? Natürlich den von mir. Es stellte sich heraus, dass die Personalabteilung die Steuerabzüge eines einzigen Subunternehmers nicht bearbeitet hatte.
Was folgte, war ein Chaos aus Nachzahlungen, Strafen und einigen sehr unangenehmen Telefonaten.
Foto von Charlie Fitzgibbon
Warum es bei der Lohnbuchhaltung um mehr geht als nur um die Vermeidung von Strafzahlungen
Es ist verlockend, die Einhaltung von Vorschriften als bloße Pflichtübung zu betrachten. Aber es geht um viel mehr – nämlich um den Schutz deines Unternehmens oder Projekts. Und hier sind die Gründe:
- Vermeidung finanzieller Verluste – Verspätete Einreichungen, falsche Steuerabzüge oder versäumte Rentenbeiträge können zu hohen Geldstrafen führen. Für kleine Unternehmen können diese Strafen existenzbedrohend sein. Selbst für größere Unternehmen können sie den Cashflow beeinträchtigen und das Unternehmen unnötig belasten.
- Schutz des guten Rufs – Die Baubranche ist ein kleines Dorf. Gerüchte verbreiten sich schnell, und wenn du als Auftragnehmer bekannt bist, der nicht pünktlich bezahlt, sich nicht an die Regeln hält oder sich nicht um seine Mitarbeiter kümmert, kann dich das zukünftige Aufträge kosten. Compliance zeigt, dass du professionell und vertrauenswürdig bist und Wert darauf legst, deine Arbeit ordentlich zu erledigen.
- Den Fiskus bei Laune halten – Seien wir ehrlich: Niemand möchte, dass der Fiskus in seinen Büchern herumschnüffelt. Die Einhaltung der Vorschriften bedeutet, dass alles mit rechten Dingen zugeht und die gefürchtete Steuerprüfung vermieden wird. Und wenn du schon einmal mit Steuerprüfern zu tun hattest, weißt du, dass man diese Erfahrung besser vermeiden sollte.
Wie viel kosten Lohnbuchhaltungsdienste?
Hier kommt der Clou: Diese Dienste sind viel günstiger, als du denkst. Die meisten Dienste berechnen eine Pauschalgebühr oder einen Preis pro Mitarbeiter. Für kleine Unternehmen sind das etwa 2 bis 15 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Größere Unternehmen zahlen etwas mehr, aber wenn man bedenkt, wie viel Zeit und Stress man sich spart, ist es meiner Meinung nach jeden Cent wert.
Und vergessen wir nicht die Kosten, die entstehen, wenn man keine Lohnbuchhaltungsdienste nutzt. Verärgerte Mitarbeiter, Bußgelder wegen Nichteinhaltung von Vorschriften und ein hoher Verwaltungsaufwand können sich schnell summieren. Wenn man also darüber nachdenkt, ist ein Lohnbuchhaltungsdienst weniger eine Ausgabe als vielmehr eine Versicherung.
Warum du Lohnbuchhaltungsdienste für die Baubranche in Betracht ziehen solltest
Sagen wir es mal so: Wenn du immer noch versuchst, die Gehaltsabrechnung intern zu erledigen, spielst du mit dem Feuer. Ein guter Lohnbuchhaltungsdienst spart dir nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für zufriedene Mitarbeiter, ordentliche Bücher und reibungslose Projekte. Und mal ehrlich, du hast Besseres zu tun, als über Stundenzettel zu streiten oder Steuerabkürzungen zu entschlüsseln.
Egal, ob du ein Zwei-Mann-Team leitest oder mehrere Standorte verwaltest, tu dir selbst einen Gefallen und investiere in einen guten Lohnbuchhaltungsdienst. Dein zukünftiges Ich wird es dir danken – und deine Mitarbeiter auch.
