So verändert KI die Zeiterfassung

Von Asim Qureshi, CEO Jibble

Hey, ich bin Asim Qureshi, CEO und Mitbegründer von Jibble, einer cloudbasierten Zeiterfassungssoftware. Bevor ich Unternehmer wurde, war ich Investmentbanker – ich habe meine Position als Vice President bei Morgan Stanley aufgegeben und bin dann zu Credit Suisse gewechselt. Ich habe Physik studiert, interessiere mich sehr für das Thema künstliche Intelligenz und unterrichte meine drei Kinder zu Hause.

In diesem Artikel erzähle ich dir, wie KI gerade Zeiterfassungssysteme verändert und auf welche spannende Weise diese Technologie diesen Bereich aufmischen wird.

Übersicht

Künstliche Intelligenz (KI) verändert fast jeden Aspekt der Arbeitswelt, und die Zeiterfassung ist da keine Ausnahme.

Herkömmliche manuelle Erfassungsmethoden sind oft fehleranfällig, erfordern ständige Eingaben und können für Mitarbeiter wie eine zusätzliche lästige Pflicht empfunden werden. KI ändert das, indem sie die Zeiterfassung intelligenter, schneller und genauer als je zuvor macht.

Es ist verrückt, wie schnell sich KI in den letzten Jahren entwickelt hat, und noch spannender, sich vorzustellen, wie sehr sie noch wachsen wird. Von automatisierten Stundenzetteln bis hin zur vorausschauenden Planung ist KI nicht mehr nur eine Annehmlichkeit, sondern wird zu einem zentralen Werkzeug, um die Produktivität zu steigern und die Art und Weise, wie wir die Zeit erfassen, zu verbessern.

In diesem Artikel geht es um die folgenden Themen:

A desktop monitor and a laptop showing the time.

Foto von Markus Spiske auf Unsplash

Der aktuelle Stand der Zeiterfassung

Die Zeiterfassung basiert heute nicht mehr auf den üblichen Stundenzetteln und Stechuhren, die man früher an den Wänden von Büros gesehen hat. Moderne Unternehmen etnscheiden sich zunehmend für digitale Zeiterfassungssysteme und Softwaretools, die den Prozess automatisieren und Fehler reduzieren.

Der Aufstieg der hybriden Arbeit in den letzten Jahren hat den Bedarf an intelligenteren Systemen, die sich automatisch an digitale Arbeitsabläufe und Verhaltensweisen anpassen können, nur noch verstärkt.

Zeiterfassungssysteme können heute mit einem Klick die Zeit erfassen, Arbeitszeitnachweise automatisch ausfüllen, Standorte verfolgen, Urlaub verwalten und sogar detaillierte Berichte für die Lohnabrechnung und Compliance erstellen.

Das ist definitiv ein großer Fortschritt gegenüber den traditionellen Methoden, die wir früher gewohnt waren. Und mit der ständigen Weiterentwicklung der KI-Zeiterfassung ist der Prozess noch effizienter und intelligenter geworden.

Was ist KI-Zeiterfassung?

Wenn du von KI-Zeiterfassung sprichst, meinst du eine intelligentere, automatisiertere Methode zur Überwachung und Verwaltung von Arbeitszeiten.

Über die reine Zeiterfassung hinaus können KI-Zeiterfassungstools auch die Nutzung von Apps und Websites sowie Tastatur- oder Mausbewegungen im Hintergrund überwachen. Dadurch lassen sich detailliertere Erkenntnisse gewinnen, indem Muster und Ineffizienzen bei der Zeitnutzung analysiert werden, was zur Steigerung der Produktivität beiträgt, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.

Erfahre mehr in unserem ausführlichen Artikel zum Thema KI-Zeiterfassung.

Wie wird KI eingesetzt, um die Zeiterfassung zu verbessern? 

KI hat wirklich eine Menge dazu beigetragen, die Zeiterfassung zu automatisieren. Jetzt kannst du ein- und ausstempeln, ohne auch nur einen Knopf drücken zu müssen. Manche Programme verfügen sogar über eine Gesichtserkennungsfunktion, sodass du dich mit einem schnellen Selfie einstempeln kannst. Es ist wirklich erstaunlich, wie effizient die Zeiterfassung mittlerweile geworden ist.

Über die reine Automatisierung hinaus analysiert KI heute riesige Datenmengen und entwickelt kreative Lösungen. Sie kann denken, Entscheidungen treffen und Probleme lösen – und damit menschliche Fähigkeiten und Innovationen auf ein ganz neues Niveau heben.

Hier sind nur einige Beispiele dafür, wie KI die Zeiterfassung optimiert hat:

  • Produktivitätsüberwachung: KI-gestützte Tools können automatisch aktive und inaktive Zeiten, Tastatur- und Mausaktivitäten sowie die Nutzung von Anwendungen erfassen. Dadurch bekommst du einen besseren Einblick in die Arbeitszeitverteilung deiner Mitarbeiter und kannst Ineffizienzen erkennen, ohne auf aufdringliches Mikromanagement zurückgreifen zu müssen.
  • Leistungsanalyse: KI ermöglicht dir nicht nur die Erfassung von Produktivitätsdaten, sondern analysiert diese auch für dich. Durch die Analyse von Arbeitsabläufen, Projektzeitplänen und Aufgabenabschlussraten kann KI Engpässe identifizieren, den Output messen und sogar Anpassungen zur Effizienzsteigerung empfehlen.
  • Funktionsunterstützung: Die Arbeit mit Zeiterfassungssystemen kann je nach verwendeter Software komplex sein. Die Navigation durch bestimmte Funktionen kann schwierig sein, aber nicht, wenn du einfach die KI bitten kannst, eine Funktion für dich zu nutzen. Du kannst einen KI-Assistenten einfach bitten, Aufgaben für dich auszuführen, z. B. einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen, Erinnerungen einzustellen oder Zeiteinträge anzupassen.
  • Burnout am Arbeitsplatz reduzieren: KI kann Anzeichen von Burnout oder Überlastung erkennen, indem sie Trends bei Arbeitszeiten und Pausenzeiten analysiert. Sie kann genau feststellen, welche Teammitglieder regelmäßig länger arbeiten oder Pausen auslassen, was auf potenzielle Stressrisiken hindeutet. So können Führungskräfte proaktive Maßnahmen ergreifen, um eine gesündere Work-Life-Balance zu gewährleisten.

Da KI-basierte Funktionen immer mehr zum Standard werden, haben viele alte Zeitmessungsplattformen angefangen, sich als KI-gesteuerte Tools neu zu positionieren, um der steigenden Nachfrage nach intelligenten Zeitmessungslösungen gerecht zu werden.

Hier sind ein paar wichtige KI-gesteuerte Funktionen, die die Zeiterfassung von heute verändern:

1. Automatisierung von Stundenzetteln

Automatisierung ist nur eine der vielen Sachen, die KI gut kann. Und obwohl das schon lange vor KI möglich war, ist die Automatisierung jetzt dank künstlicher Intelligenz schlauer und anpassungsfähiger geworden.

Im Zusammenhang mit der Zeiterfassung kann KI mehr als nur Stunden protokollieren. Sie kann vorhersagen, erkennen und optimieren, wie Stundenzettel erstellt und genehmigt werden:

  • Vorausschauendes Ausfüllen – Wenn dein Team jeden Montagmorgen am selben Projekt arbeitet, kann KI diese Einträge automatisch für dich ausfüllen.
  • Erkennung von Anomalien – Hast du vergessen, dich abzumelden? KI erkennt Inaktivität und schlägt eine genaue Endzeit vor, um Fehler zu vermeiden.
  • Intelligente Genehmigungen – Anstatt jede Zeiterfassung manuell zu überprüfen, kann KI nur die Einträge hervorheben, die Aufmerksamkeit erfordern.

Das bedeutet weniger manuelle Korrekturen, bessere Compliance und viel weniger Spekulationen für Manager.

Viele Plattformen nutzen bereits KI, um die Zeiterfassung zu automatisieren. Das KI-Tool Timely läuft zum Beispiel passiv im Hintergrund und erfasst die gesamte Zeit, die ein Mitarbeiter für Aufgaben aufwendet, ohne dass der Benutzer einen Knopf drücken muss, um den Timer zu starten. Die Auto-Track-Funktion von Toggl Track hingegen füllt die Einträge in der Stundenzettel mit einer Aufzeichnung der App- und Browseraktivitäten.

2. Produktivitätsanalyse

Die Analyse der Produktivität ist eine Sache, aber umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen, die sie tatsächlich verbessern, ist eine andere. KI kann beides auf beeindruckende Weise leisten.

Nimm zum Beispiel die KI-Zeiterfassungsfunktion von WebWork. Sie protokolliert nicht nur Arbeitszeiten, sondern überwacht auch aktiv Arbeitsmuster, Gerätenutzung und Aktivitätsniveaus. Durch die Verfolgung von Tastenanschlägen, Mausklicks und Plattformnutzung liefert sie ein genaues Bild davon, wie die Zeit verbracht wird.

Aber WebWork geht über die reine Überwachung hinaus. Die KI analysiert selbstständig Arbeitsabläufe, erkennt Ineffizienzen und entwickelt personalisierte Produktivitätsstrategien.

Tools wie Clockify haben ebenfalls KI-Technologie implementiert, um mit Dashboards Echtzeit-Einblicke in die Produktivität der Mitarbeiter anzuzeigen. Außerdem gibt es die KI „Memory” von Timely, die aus historischen Mustern lernt und sich mit der Zeit verbessert.

Auch Jibble steigt in die KI-gesteuerte Produktivitätsoptimierung ein, indem es erweiterte Funktionen zur Überwachung der Tastatur- und Mausaktivitäten sowie der App- und Website-Nutzung entwickelt. Das Ziel? Ineffizienzen zu identifizieren und Managern tiefere Einblicke in die Arbeitsgewohnheiten zu geben.

3. Work-Life-Balance-Überwachung

Es ist schwer, von außen zu erkennen, ob jemand in deinem Team kurz vor einem Burnout steht.

Laut einem Bericht von Forbes zum Thema Burnout am Arbeitsplatz im Jahr 2025 hat Burnout am Arbeitsplatz in diesem Jahr deutlich zugenommen.

Mit KI wird es einfacher und genauer, Burnout-Risiken zu erkennen. Durch die Analyse von Arbeitszeiten, Überstundentrends und Aktivitätsmustern kann KI schnell Mitarbeiter identifizieren, die möglicherweise überlastet sind. Auf manchen Plattformen kannst du sogar einfache Fragen stellen wie:

  • „Wer hat diesen Monat am meisten gearbeitet?“
  • „Wer ist nach Feierabend immer online?“
  • „Wer ist nicht ausgelastet und könnte mehr Aufgaben übernehmen?“

Diese Infos helfen Managern dabei, die Arbeitslast neu zu verteilen, angemessene Pausen zu fördern und eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten.

4. Intelligente Unterstützung

Brauchst du einen Bericht, eine Leistungsbewertung oder musst du E-Mails zu Veranstaltungen verschicken? Nein, dafür brauchst du keinen Assistenten mehr. Du kannst KI nutzen!

Zeiterfassungstools haben jetzt KI-gesteuerte Assistenten, die in Sekundenschnelle detaillierte Berichte erstellen, Zusammenfassungen erstellen und sogar Leistungsbewertungen entwerfen können.

Diese Berichte basieren auf den Zeitdaten, die du bereits in der App hast, sodass sie immer aktuell und relevant sind.

Bei manchen Zeiterfassungsplattformen kannst du dem Assistenten sogar Fragen stellen wie „Wer hat diese Woche die meisten Überstunden gemacht?“ oder „Zeig mir die Produktivitätstrends vom letzten Monat“ und bekommst sofort Antworten.

Außerdem kann KI wiederkehrende Aufgaben wie Terminplanung, das Versenden von Erinnerungen und sogar die Vorhersage zukünftiger Arbeitsauslastungstrends automatisieren.

Was sind die Vorteile der KI-Zeiterfassung?

Warum solltest du dich überhaupt mit dem Thema KI beschäftigen? Ganz einfach: Wenn du KI nicht nutzt, wirst du weit hinter denen zurückbleiben, die dies tun.

Die Verwendung von KI für die Zeiterfassung bietet so viele Vorteile, hier sind nur einige davon:

Höhere Genauigkeit

Durch einen weniger manuellen Ansatz bei der Zeiterfassung eliminiert KI menschliche Fehler, die bei der manuellen Zeiterfassung entstehen, und sorgt so für konsistentere und zuverlässigere Daten. Das verringert auch das Risiko von Arbeitszeitdiebstahl und stellt sicher, dass die Mitarbeiter fair für ihre Arbeit bezahlt werden.

Bessere Mitarbeitererfahrung

Schluss mit vergessenen Zeiterfassungseinträgen und Schluss mit Spekulationen. KI-Funktionen wie automatische Erinnerungen, vorausschauende Eingaben und Gesichtserkennung machen die Zeiterfassung für alle schnell und stressfrei.

Geringerer Verwaltungsaufwand

Jede Minute, die du bei der Verwaltung sparst, kannst du in wertvollere Arbeit investieren. Deshalb kann KI so wertvoll sein. Sie kann sich um sich wiederholende Aufgaben wie das Ausfüllen von Stundenzetteln, das Genehmigen von Arbeitszeiten und das Erstellen von Berichten kümmern und so Manager und die Personalabteilung von langweiligen manuellen Prozessen befreien.

Verbesserte Sicherheit und Betrugserkennung

Mit der KI-Zeiterfassung kann das System verdächtige Zeitprotokolle, wie ausgelassene Pausen oder unrealistische Arbeitszeiten, automatisch markieren und so das Risiko von Betrug bei Stundenzetteln verringern. Außerdem hilft es Unternehmen dabei, die Arbeitsgesetze einzuhalten, indem es sicherstellt, dass die richtigen Pausenzeiten und maximalen Arbeitszeitgrenzen eingehalten werden.

Einschränkungen der KI-Zeiterfassung

Wie alles andere hat auch die Zeiterfassung mit KI ihre Grenzen und Nachteile, die es zu beachten gilt.

Abhängigkeit

Je nachdem, wie man es sieht, kann KI zu einer übermäßigen Abhängigkeit führen. Wenn man sich zu sehr auf automatisierte Prozesse verlässt, kann das dazu führen, dass Teams Fehler übersehen, den Kontext ignorieren oder die Fähigkeit verlieren, Aufgaben bei Bedarf manuell zu verwalten. Deshalb ist es nach wie vor wichtig, ein Gleichgewicht zwischen KI und menschlicher Kontrolle zu wahren.

Ungenaue Kontextinformationen

Die Produktivität allein anhand der in einer Zeiterfassungs-App aufgezeichneten Aktivitäten zu beurteilen, ist nicht immer aussagekräftig. So kann ein Mitarbeiter beispielsweise als „inaktiv” erscheinen, weil er gerade Brainstorming betreibt, an einem Telefonat teilnimmt oder Aufgaben offline erledigt – also Tätigkeiten ausführt, die keine Tastenanschläge oder Mausklicks erfordern. Dieser Mangel an Kontextinformationen kann zu unfairen Leistungsbewertungen, Fehlinterpretationen von Arbeitsmustern und unnötigem Druck auf die Mitarbeiter führen.

Ethische und rechtliche Risiken

Der Einsatz von KI am Arbeitsplatz wirft wichtige Fragen zu Datenschutz, Einwilligung und Datensicherheit auf. Tracking-Funktionen – vor allem solche, die Gesichtserkennung oder Standortdaten nutzen – müssen mit dem Arbeitsrecht und Datenschutzbestimmungen (wie der Datenschutz-Grundverordnung) klarkommen. Missbrauch oder mangelnde Transparenz können zu ernsthaften rechtlichen Konsequenzen führen und das Vertrauen der Mitarbeiter untergraben.

Abschließende Gedanken

Bei der Zukunft der Arbeit geht es nicht nur darum, wann wir arbeiten, sondern auch, wie clever wir diese Zeit verfolgen und optimieren.

Da sich KI immer weiter entwickelt, können wir davon ausgehen, dass Zeiterfassungssysteme noch intuitiver werden, Arbeitsgewohnheiten vorhersagen, Verwaltungsaufwand reduzieren und Echtzeit-Einblicke bieten, die bessere Entscheidungen ermöglichen.

KI ist definitiv etwas, worauf man sich freuen kann. Durch den Einsatz KI-gestützter Lösungen können sich Unternehmen und Einzelpersonen weniger auf sich wiederholende Aufgaben konzentrieren und sich mehr auf die sinnvolle Arbeit konzentrieren, die Wachstum und Innovation vorantreibt.

Bei Jibble wissen wir das Potenzial von KI für die Zeiterfassung voll und ganz zu schätzen. Genau deshalb haben wir in intelligente, KI-gestützte Funktionen investiert, die die Zeiterfassung einfacher, schneller und aufschlussreicher machen – für Teams jeder Größe.

Von intelligenten Vorschlägen für Stundenzettel bis hin zu Echtzeit-Einblicken in die Produktivität arbeiten wir ständig daran, Unternehmen dabei zu helfen, mehr aus jeder Minute herauszuholen.

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