Le timbrature tra colleghi avvengono quando un dipendente timbra il cartellino per un altro, spesso per coprire il suo ritardo, la sua uscita anticipata o la sua assenza dal lavoro. Si tratta di una forma subdola di furto di tempo che compromette i fogli presenze, gonfia i costi salariali e mina silenziosamente la produttività e la fiducia sul posto di lavoro.
È un problema più grave di quanto la maggior parte delle persone pensi. Ma come avvengono le timbrature tra colleghi? E come si può porre fine alle timbrature tra colleghi una volta per tutte?
Entriamo nel vivo.
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Le Timbrature tra Colleghi Sono Illegali?
Sì, le timbrature tra colleghi possono essere considerato un furto di ore di lavoro o una frode salariale, il che significa che può sconfinare nel territorio dell’illegalità.
In risposta alle timbrature tra colleghi, sono presenti un insieme di norme civili che permettono il datore di lavoro di agire sul piano disciplinare (multe, sospensioni, licenziamento), o sul piano penale nei casi più gravi. L’art. 640, c. 2 n. 1 c.p definisce truffa aggravata il caso in cui un dipendente, con l’inganno, riceve la propria retribuzione senza svolgere effettivamente la prestazione lavorativa.
Come Avvengono le Timbrature tra Colleghi?
Le timbrature tra colleghi spesso iniziano come un favore “innocuo”: un lavoratore timbra il cartellino per un altro che è in ritardo, esce prima o salta il lavoro. Può avvenire condividendo badge, PIN o password ed è più facile con sistemi di rilevazione delle presenze obsoleti. Una volta iniziato, può diventare rapidamente un’abitudine costosa per l’azienda.
Individuare le timbrature tra colleghi non è sempre facile, ma ci sono alcuni segnali rivelatori, come ad esempio:
- Dipendenti che timbrano l’entrata o l’uscita sempre insieme
- Modifiche frequenti ai cartellini orari che coinvolgono le stesse persone
- Registri delle presenze identici per dipendenti diversi
Quali Sono i Modi Efficaci per Fermare le Timbrature tra Colleghi?
Ci sono diverse cose che puoi fare per impedire efficacemente il fenomeno delle timbrature tra colleghi sul posto di lavoro. Ecco alcuni metodi comprovati:
1. Crea una politica chiara contro il furto di tempo
Definisci chiaramente cosa si intende per timbrature tra colleghi, perché non è consentito e quali sono le conseguenze in caso di violazione delle regole. Assicurati che tutti i dipendenti comprendano la politica fin dal primo giorno. Puoi presentare questa politica durante il processo di onboarding, includerla nel manuale del dipendente e far firmare al personale un modulo di accettazione.
2. Effettua controlli regolari
Controlla regolarmente i registri delle presenze per individuare attività sospette, come più dipendenti che timbrano l’entrata dallo stesso dispositivo, timbrature identiche o modifiche frequenti ai cartellini. Controlli regolari dimostrano ai dipendenti che le presenze sono monitorate attentamente, scoraggiando qualsiasi tentativo di aggirare il sistema.
3. Usa un software di time tracking con funzioni di sicurezza
I fogli presenze manuali e i tradizionali timbratori sono facili da manipolare. Ecco perché conviene passare a sistemi di monitoraggio del tempo più sofisticati. Non utilizzare un software di time tracking qualsiasi, ma scegline uno dotato di funzioni di sicurezza in grado di impedire efficacemente il fenomeno delle timbrature tra colleghi.
Queste funzionalità includono:
- Riconoscimento facciale – I sistemi di time tracking con riconoscimento facciale confermano l’identità del dipendente tramite una scansione facciale, assicurando che solo la persona indicata possa timbrare l’entrata. Ciò elimina efficacemente la possibilità che un collega timbri il cartellino al posto suo.
- Localizzazione GPS – Grazie alla localizzazione GPS, è possibile registrare la posizione esatta delle timbrature di entrata e di uscita. Ciò impedisce a qualcuno di timbrare da remoto o al di fuori del luogo di lavoro e garantisce che le presenze vengano registrate solo quando i dipendenti sono effettivamente sul posto.
- Autenticazione tramite impronta digitale – Verifica l’identità utilizzando dati biometrici univoci. Un’impronta digitale non può essere condivisa o falsificata facilmente, rendendola uno dei modi più sicuri per prevenire le timbrature tra colleghi.
Sei Pronto a Fermare Definitivamente le Timbrature tra Colleghi?
La timbrature tra colleghi possono sembrare un piccolo favore tra dipendenti, ma possono causare grossi problemi alle aziende. La buona notizia è che con gli strumenti giusti, politiche adeguate e una comunicazione chiara è possibile prevenirle del tutto. Rendendo il monitoraggio delle presenze imparziale, accurato e trasparente, tutti ne traggono vantaggio e l’ambiente di lavoro può funzionare in modo più efficiente. Spero che questa breve guida ti abbia fornito consigli utili e pratici per risolvere definitivamente il problema delle timbrature tra colleghi.
