La Mia Esperienza con il Time Tracking come Ingegnere alle Prime Armi
Il tempo è senza dubbio una risorsa preziosa; per un consulente, il tempo è anche un bene di grande valore. Durante la mia decennale carriera come consulente tecnico, le mie ore di lavoro sono state registrate utilizzando un software di time tracking e app per timesheet. La presentazione settimanale del foglio presenze è stata finora un pilastro della mia carriera di consulente.
Per chi non avesse familiarità con questi concetti, permettetemi di spiegare. Il software di time tracking consente di monitorare il tempo dedicato al lavoro. Le ore lavorate vengono registrate nel software di monitoraggio del tempo.
È possibile assegnare del tempo a fasi, attività e compiti specifici per ciascun progetto. Questi dati vengono utilizzati per generare i timesheet, documenti essenziali per l’elaborazione delle buste paga.
Il mio primo approccio al time tracking è stato interessante. Il mio primo lavoro a tempo pieno è stato presso una multinazionale specializzata in progettazione, ingegneria e consulenza. Durante il processo di inserimento ho seguito diversi moduli formativi. Uno di questi riguardava le politiche in materia di presenze e ferie e trattava anche il time tracking e i timesheet. Ho imparato quanto segue:
- I dipendenti erano tenuti a tracciare tutto il tempo dedicato alle attività lavorative.
- I timesheet che riportavano il tempo dedicato alle attività lavorative dovevano essere presentati su base settimanale.
- Il termine ultimo per la consegna dei timesheet era venerdì pomeriggio alle 17:00.
- Mi è stato insegnato come accedere al software di time tracking e ai timesheet tramite il portale intranet dell’azienda.
- Mi è stato indicato di rivolgermi al mio responsabile per ulteriori informazioni sui timesheet relativi al nostro reparto.
Come previsto, il mio responsabile mi ha fornito una panoramica dei sistemi di time tracking, dimostrandomi quanto fosse facile compilare alcune voci del foglio presenze sul suo account. Guardandolo compilare rapidamente alcune voci, mi è sembrato davvero facile, ma quando ho provato a compilare i miei timesheet ho avuto qualche difficoltà.
Foto di senivpetro su Freepik
Quale Potrebbe Essere il Problema se Sei Nuovo al Time Tracking?
Queste sono state alcune delle difficoltà che ho incontrato quando ho inviato i miei primi timesheet:
- Il software di time tracking consentiva solo di tracciare il tempo con un’approssimazione di mezz’ora, quindi non potevo monitorare il mio tempo con precisione.
- Non ero sicuro di quali codici di progetto utilizzare per l’onboarding e la formazione.
- Non riuscivo a ricordare il mio codice organizzativo (un codice identificativo diverso per ogni reparto).
- Quando ho provato a registrare il tempo per alcuni progetti, sono comparsi dei messaggi di errore che mi informavano che non ero autorizzato a lavorare su quei progetti.
- Il mio responsabile non era disponibile per aiutarmi.
- Non sono riuscito a trovare alcuna linea guida o documentazione utile su internet o sulla rete intranet aziendale.
Ora può sembrare banale, ma per un giovane dipendente alle prime armi nel mondo aziendale non è stato un approccio ideale ai sistemi di time trackinge ai timesheet.
Se hai bisogno di aiuto per scegliere un software facile da usare, consulta la nostra lista delle 6 Migliori App per Timesheet.
La Prima Strategia di Time Tracking che ho Sviluppato
Nei pochi anni successivi ho acquisito una notevole esperienza con i sistemi di monitoraggio del tempo. Ho sviluppato la seguente strategia che ho utilizzato per compilare i miei timesheet:
- Prendere nota del lavoro svolto e del tempo dedicato ai progetti e alle attività man mano che ciascuna attività viene completata.
- Raccogliere, controllare e salvare queste informazioni alla fine di ogni giornata.
- Trasferire questi dati quando si compila il timesheet il venerdì.
Ho trovato questo approccio più semplice rispetto all’inserimento manuale dei dati relativi al time tracking su base giornaliera. Perdona l’ingenuità, se solo avessi saputo che esisteva un software di time tracking (disponibile gratuitamente, aggiungerei!) che automatizzava il processo di monitoraggio del tempo.
Ho trovato dei modi per semplificare la compilazione dei miei timesheet, ad esempio:
- Copiare le voci del timesheet o delle note delle settimane o dei mesi precedenti. Ho dovuto prestare attenzione e assicurarmi di modificare i dettagli delle attività e dei compiti, quando necessario.
- Identificare in modo proattivo le aree in cui potrebbero verificarsi problemi nell’invio dei timesheet (ad esempio a causa di problemi amministrativi o quando si lavora fuori sede).
- Ricordare ai project manager che era necessario autorizzare il progetto o assegnare le risorse (cioè i soldi!) necessarie per il mio lavoro.
Esistono Diversi Approcci per Compilare i Timesheet?
Beh, sì. Ho avuto colleghi con approcci diversi alla compilazione dei fogli presenze. Solo pochi eletti registravano diligentemente le ore lavorate ogni giorno. Molti invece si affrettavano a compilare i timesheet all’ultimo minuto.
Foto di katemangostar su Freepik
Ho scoperto che la maggior parte dei dipendenti ritiene che i processi di monitoraggio del tempo, in particolare quelli manuali basati sui fogli presenze, siano onerosi, dispendiosi in termini di tempo e inutili. Spesso ho provato la stessa sensazione.
Mentre compilare i timesheet per un singolo progetto o attività a volte può sembrare un gioco da ragazzi, i periodi che coinvolgono più progetti con risultati diversi rendono il time tracking e la compilazione dei timesheet un’operazione ardua.
Cosa Potrebbe Causare Imprecisioni nei Dati del Time Tracking?
Ho scoperto che non è facile ottenere dati accurati sul time tracking. Nella mia esperienza, molti errori si insinuano nei sistemi manuali di monitoraggio del tempo. Tra questi vi sono:
- Dipendenza dall’onestà e dalla diligenza dei dipendenti nel tracciare il proprio tempo.
- Pigrizia dei dipendenti.
- I dipendenti dichiarano più ore di quelle effettivamente dedicate alle attività lavorative per sembrare impegnati e diligenti.
- Errori e refusi commessi dai dipendenti durante l’inserimento manuale dei dati.
- Manipolazione intenzionale del sistema, ad esempio, i dipendenti possono assegnare tempo a progetti o attività con budget elevati invece che a progetti con risorse finanziarie limitate.
- I dipendenti riservano tempo per attività amministrative, di formazione o di marketing anche se il lavoro è stato svolto sui progetti. I project manager o i responsabili possono istruire i dipendenti a mascherare i progetti in cattive condizioni finanziarie.
Alcune delle pratiche sopra descritte possono essere considerate fraudolente e avere implicazioni legali.
Sulla base di questi esempi, è possibile comprendere la difficoltà di accertare la qualità dei dati relativi al time tracking ottenuti dai sistemi di registrazione manuale delle presenze e quanto sia rischioso utilizzare tali dati per ricavare informazioni significative o come base per prendere decisioni aziendali.
Leggi l’articolo Tattiche di Elusione del Monitoraggio dei Dipendenti da Remoto.
Il Time Tracking è Davvero Efficiente?
Oltre alle imprecisioni, esistono anche delle inefficienze intrinseche nel processo di monitoraggio delle ore lavorative e di invio dei timesheet. Tra queste figurano:
- Il tempo impiegato per compilare i timesheet è considerato tempo amministrativo e non produttivo e (dal punto di vista aziendale) sarebbe meglio impiegare in attività produttive che vengono fatturate al cliente e generano ricavi.
- Ulteriore tempo viene dedicato alle richieste di rimborso spese, viaggi e alle richieste di ferie.
- I requisiti di doppio time tracking possono verificarsi quando un cliente o un progetto dispone di uno strumento di monitoraggio del tempo o di un timesheet separato, rendendo necessario registrare lo stesso lavoro su due sistemi diversi.
- In qualità di manager o responsabile, il tempo viene impiegato per impostare progetti e allocare risorse sulla piattaforma di time tracking, revisionare e approvare i timesheet dei propri subordinati, dei consulenti secondari e dei subappaltatori, oltre che per compilare il proprio timesheet.
Quindi… Perché Dobbiamo Monitorare il Tempo?
Mi ci è voluto un po’ di tempo (gioco di parole voluto) prima di comprendere il ruolo che il time tracking svolgeva all’interno di una società di consulenza ingegneristica. Ecco cosa ho imparato:
- In qualità di società di consulenza che svolge attività basate sulla conoscenza, i clienti pagavano per le nostre competenze e i nostri servizi e, in sostanza, pagavano per il nostro tempo.
- I dati relativi del time tracking ci hanno permesso di fatturare ai clienti il tempo effettivamente dedicato ai loro progetti.
- È possibile creare un registro delle attività svolte e del tempo impiegato per completarle tramite il time tracking.
- I dati relativi al time tracking aiutano a stabilire il prezzo dei lavori futuri.
- Le inefficienze nei flussi di lavoro e nei processi possono essere individuate analizzando i dati relativi al monitoraggio del tempo.
- I dati del time tracking aiutano nella gestione e nel processo decisionale relativo all’allocazione delle risorse, alla determinazione della produttività dei dipendenti, alla definizione del budget dei progetti e alle previsioni finanziarie.
Come puoi vedere, i dati relativi al time tracking sono estremamente utili; tuttavia, per ottenere ottimi risultati è fondamentale che tali dati siano accurati.
Come Migliorano le Aziende i Loro Sistemi e Processi di Time Tracking?
Ho delineato qui diverse strategie che possono essere utilizzate per migliorare i processi di gestione e monitoraggio del tempo di un’organizzazione:
- Sviluppare processi semplici e standardizzati per i sistemi di time tracking e garantire che questi siano implementati in modo coerente in tutta l’organizzazione.
- Fornire una formazione adeguata sui processi di time tracking. I processi e le linee guida devono essere ben documentati e facilmente accessibili.
- Accertarsi che il sistema di time tracking utilizzato dall’organizzazione consenta ai dipendenti di monitorare facilmente il tempo. Opzioni quali il time tracking su desktop, il time tracking basato sul web, il time tracking su mobile, il tracciamento GPS e le soluzioni automatizzate sono funzionalità da prendere in considerazione.
- Stabilire una comunicazione aperta tra l’organizzazione e i suoi dipendenti. Richiedere ai dipendenti un feedback su come migliorare il sistema di monitoraggio del tempo, il flusso di lavoro, l’interfaccia utente ed essere disponibile ad accogliere i loro suggerimenti.
- Rivedere e aggiornare il processo di monitoraggio del tempo, per garantire che il sistema sia efficiente e funzioni come previsto.
- Incentivare il time tracking, ad esempio istituendo un sistema di ricompense per i dipendenti che registrano il proprio orario in modo costante e accurato.
- Spiega come vengono utilizzati i dati del time tracking dall’organizzazione e sottolinea l’importanza di dati accurati per il successo finanziario dell’organizzazione.
- Spiega le conseguenze di un monitoraggio impreciso e sottolinea che potrebbero esserci conseguenze legali per i dipendenti o l’organizzazione a causa di dati imprecisi del time tracking.
Per ulteriori suggerimenti, leggi la nostra guida su L’Uso Corretto del Time Tracking in Una Società di Consulenza.
Il Time Tracking è Importante per i Consulenti?
Ho scoperto che il monitoraggio del tempo è uno strumento prezioso per un consulente tecnico. Ho utilizzato un software di time tracking per pianificare la mia giornata e organizzare il mio tempo in modo efficace.
I dati relativi al time tracking possono essere utili per numerose attività, tra cui la fatturazione ai clienti, la valutazione di utilizzo, della produttività e dell’efficienza dei dipendenti, l’assistenza nell’allocazione delle risorse e nella previsione della domanda di risorse, la determinazione dei prezzi, la presentazione di offerte e la definizione del budget per il lavoro.
Risultati significativi e approfondimenti dipendono dalla disponibilità di dati accurati del time tracking; nel mio ambiente di lavoro, ciò dipendeva in gran parte dalla registrazione e dall’acquisizione di informazioni accurate sui timesheet da parte dei dipendenti.
Questo rappresenta una sfida, spesso i dipendenti hanno una percezione negativa del time tracking e della compilazione dei timesheet. È nell’interesse dell’organizzazione cambiare questa percezione.
L’implementazione di strategie volte a migliorare i sistemi di monitoraggio del tempo di un’organizzazione e a ridefinire in modo positivo la percezione dei dipendenti consentirà alle organizzazioni di trarre numerosi vantaggi da un sistema di time tracking efficace e da dipendenti produttivi.
Articoli Correlati:
