Cara Memantau Karyawan Remote (Secara Beretika)

Cara kita bekerja sudah banyak berubah. Sekarang, kantor bisa berlokasi di ruang tamu, di meja kafe, atau bahkan di pantai (iya, ada juga yang kerja sambil dengar ombak!).

Sistem kerja seperti ini makin populer dari tahun ke tahun dan sepertinya akan tetap ada untuk waktu yang lama.

Kerja remote memang punya banyak keuntungan, tidak perlu commute, tidak ada dress code, dan fleksibilitas yang lebih baik untuk menyeimbangkan pekerjaan dan kehidupan pribadi. 

Tapi ini masih banyak tantangannya. Tantangan paling besar adalah menjaga visibilitas dan pengawasan. 

Jika tidak dikelola dengan baik, kerja remote bisa membuat pengawasan jadi longgar, membuka peluang penyalahgunaan kepercayaan, dan akhirnya merugikan perusahaan dari sisi waktu, biaya, maupun sumber daya.

Lalu, bagaimana cara memastikan karyawan tetap bekerja dengan efektif tanpa terasa mengontrol berlebihan? Apakah mungkin untuk memantau aktivitas kerja karyawan remote dengan cara yang etis dan tetap menghormati mereka?

Jawabannya sangat mungkin. Itulah yang akan kita bahas dalam artikel ini.

Apakah Pemantauan Karyawan Remote Sepenting Itu?

Mengelola tim remote memang tidak selalu mudah, apalagi bagi manajer.

Kalau tidak bisa melihat karyawan secara langsung, bagaimana bisa memastikan pekerjaan benar-benar berjalan, tugas selesai tepat waktu, dan produktivitas tetap konsisten?

Di sinilah pemantauan karyawan remote bisa membantu. Pemantauan tidak hanya memberi gambaran tentang kebiasaan kerja dan manajemen waktu. Tetapi ini juga membantu memahami progres proyek. 

Meskipun tidak wajib dilakukan, pemantauan bisa memberikan banyak manfaat untuk tim, seperti:

• Memastikan Akuntabilitas – Tanpa interaksi tatap muka, menilai apakah karyawan benar-benar bekerja sesuai ekspektasi jadi hal sulit. Alat monitoring membantu memverifikasi penyelesaian tugas dan deadline. Hasilnya, akuntabilitas tetap terjaga meski bekerja remote.
• Mengelola Beban Kerja – Dengan memahami aktivitas dan progres masing-masing karyawan, Anda bisa mendistribusikan tugas lebih merata, mencegah burnout, dan memastikan beban kerja tidak timpang.
• Mendukung Peninjauan Kinerja – Data pemantauan atau monitoring membuat penilaian kinerja jadi lebih objektif. Anda memiliki dasar untuk memberi feedback konstruktif atau mengapresiasi pencapaian karyawan.
• Meningkatkan Manajemen Proyek – Alat time tracking membantu pemantauan progres proyek, milestone, dan timeline. Ini mempermudah penyesuaian jadwal dan memastikan proyek tetap sesuai target.
• Meningkatkan Keamanan Siber – Software tracking juga bisa memantau dokumen terakses, aplikasi terpasang, dan situs yang dikunjungi. Hal ini membantu melindungi bisnis dari ancaman siber dan potensi kebocoran data.
• Memastikan Legalitas dan Kepatuhan – Catatan jam kerja dan penyelesaian tugas yang akurat bisa membantu memenuhi persyaratan regulasi serta melindungi perusahaan dari perselisihan di kemudian hari.

Namun, penting untuk diingat bahwa pemantauan punya risikonya tersendiri. Karyawan bisa merasa diawasi secara berlebihan. Hal ini bisa memengaruhi rasa percaya dan kepuasan kerja. Pemantauan terlalu ketat justru bisa menciptakan suasana kerja yang tidak sehat.

Karena itu, kuncinya adalah menemukan keseimbangan, melakukan pemantauan secukupnya untuk mendukung produktivitas tanpa melanggar privasi dan rasa percaya karyawan.

Apakah Memantau Karyawan Remote Legal Secara Hukum?

Di Indonesia, belum ada undang-undang yang secara spesifik mengatur kerja remote dan pemantauannya. Hal ini berarti status hukum langsung dari praktik pemantauan karyawan remote masih abu-abu dan bergantung pada aturan umum yang sudah ada.

Beberapa peraturan ketenagakerjaan masih relevan dan dapat dijadikan acuan dalam hubungan kerja, termasuk untuk karyawan remote:

• UU No. 13/2003 tentang Ketenagakerjaan: Menjadi dasar hukum hubungan kerja antara pekerja dan pengusaha, meskipun tidak secara khusus menyebut “remote working.”
• UU No. 6/2023 (Penetapan Perppu Cipta Kerja): Menyempurnakan UU Cipta Kerja yang mendukung fleksibilitas hubungan kerja dan memastikan hak-hak pekerja tetap dilindungi meski bekerja secara remote.
• PP No. 35/2021: Berlaku khusus untuk pegawai pemerintahan, tetapi prinsip-prinsipnya terkait perjanjian kerja sering dijadikan referensi dalam praktik kerja fleksibel di sektor swasta.

Pada intinya, berdasarkan UU Ketenagakerjaan, perusahaan dan karyawan wajib menetapkan perjanjian kerja secara jelas, termasuk jika ada pemantauan aktivitas kerja, agar tidak keluar dari ruang hukum ketenagakerjaan yang berlaku.

Meski begitu, pemantauan karyawan di Indonesia juga berkaitan dengan perlindungan data pribadi yang diatur dalam UU No. 27/2022. 

Undang-undang tersebut merupakan regulasi utama yang mengatur pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data pribadi, termasuk data karyawan di Indonesia. Beberapa hal penting dari UU PDP antara lain:

• Data pribadi hanya boleh diproses jika ada dasar hukum yang jelas (mis. persetujuan eksplisit, pelaksanaan kontrak, atau kepentingan sah), termasuk ketika memantau aktivitas kerja digital.
• Karyawan memiliki hak atas privasi dan kontrol terhadap data mereka.
• Perusahaan wajib menerapkan kebijakan perlindungan data yang aman, transparan, dan sesuai regulasi. 

Walaupun Indonesia belum punya aturan yang mengatur pemantauan karyawan remote secara spesifik, dari UU Ketenagakerjaan dan PDP bisa disimpulkan bahwa transparansi dan persetujuan adalah kunci. Lalu, ini harus dilakukan dalam batasan wajar dan proporsional, serta disimpan sesuai kebijakan perlindungan data.

Maka dari itu, agar pemantauan karyawan remote di Indonesia tidak menimbulkan risiko hukum, berikut beberapa hal yang perlu dilakukan perusahaan:

• Buat perjanjian kerja/kontrak yang jelas tentang pelacakan.
• Susun dan sosialisasikan kebijakan privasi data sesuai UU PDP.
• Mintalah persetujuan eksplisit dari karyawan sebelum memantau data pribadi.
• Pastikan pelacakan tetap proporsional dan relevan dengan kebutuhan bisnis.

Untuk kepastian yang akurat, pertimbangkan berkonsultasi dengan profesional hukum.

Haruskah Karyawan Remote Diberitahu Jika Mereka Dipantau?

Ya, harus. Di Indonesia, pemantauan aktivitas kerja karyawan dengan alat seperti software monitoring wajib diberitahukan karena termasuk pemrosesan data pribadi yang diatur dalam UU No. 27/2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP).

Beberapa poin penting dari UU PDP yang berkaitan dengan hal tersebut, yakni:

• Pasal 16: Data pribadi hanya boleh diproses jika ada dasar hukum yang jelas, seperti persetujuan eksplisit, pelaksanaan kontrak, atau kepentingan sah.
• Pasal 20 ayat (2) huruf a: Pengendali data pribadi (perusahaan) wajib menjelaskan tujuan dan jenis data yang diproses sebelum meminta persetujuan pemilik data (karyawan).
• Pasal 5–13: Subjek data pribadi (karyawan) punya hak atas privasi, akses, kontrol, dan hak untuk menarik kembali persetujuan.

Pada intinya, perusahaan tidak boleh memantau karyawan secara diam-diam. Karyawan harus tahu apa yang dipantau, untuk tujuan apa, dan memberikan persetujuan secara jelas.

Lebih lengkap dan akuratnya, sangat disarankan untuk berkonsultasi dengan pengacara.

Apa yang Diizinkan Perusahaan untuk Dipantau dalam Pengaturan Remote?

Di Indonesia, perusahaan boleh memantau dan menyimpan data tertentu selama relevan dengan pekerjaan dan mematuhi UU PDP No. 27/2022, terutama Pasal 16 (dasar hukum pemrosesan) dan Pasal 20 (kewajiban transparansi).

Data yang umumnya boleh dipantau dengan persetujuan karyawan, antara lain:

• Pergerakan keyboard
• Aktivitas internet, seperti situs web yang dikunjungi
• Aktivitas layar
• Waktu yang dihabiskan untuk tugas atau aplikasi tertentu
• Pelacakan GPS untuk verifikasi lokasi, terutama jika pekerjaan melibatkan perjalanan atau tugas di luar lokasi

Pada intinya, perusahaan boleh memantau aktivitas kerja, tapi harus transparan, meminta persetujuan, dan menjaga privasi sesuai UU PDP.

Cara Memantau Karyawan Remote

Ada banyak cara untuk memantau karyawan remote. Anda bisa melacak jam kerja, meminta mereka mencatat lokasi saat mulai bekerja, meminta laporan progres secara rutin, atau menggunakan software monitoring. 

Masing-masing punya kelebihan dan kekurangan, jadi penting untuk memilih metode yang paling sesuai dengan kebutuhan tim Anda.

• Pelaporan Mandiri Karyawan: Pada metode ini, karyawan memberikan update rutin tentang progres dan pencapaian mereka. Bisa berupa laporan harian atau mingguan berisi apa yang sudah dikerjakan, hambatan yang dihadapi, dan rencana selanjutnya. Laporannya bisa dikirim lewat dokumen bersama atau platform chat internal. Metode ini membantu menumbuhkan rasa tanggung jawab, tetapi tetap bergantung pada kejujuran dan detail yang diberikan karyawan. Terkadang ini juga tidak memberi gambaran penuh soal produktivitas.

• Pengecekan dan Rapat Rutin: Pengecekan terjadwal, baik satu-satu maupun dalam rapat tim, membantu Anda keep up dengan progres kerja. Anda bisa menggunakan sesi ini untuk membahas progres, mengatasi kendala, memberikan arahan, dan meninjau tugas yang sudah selesai. Metode ini efektif untuk komunikasi dan koordinasi, terutama untuk tim yang membutuhkan arahan lebih sering.

• Software Time Tracking: Software time tracking membantu mencatat waktu yang dihabiskan karyawan pada setiap tugas atau proyek. Karyawan cukup menekan mulai dan stop saat mengerjakan sesuatu, lalu sistem akan mengumpulkan datanya. Hasil pemantauan ini berguna untuk melihat efisiensi kerja, memantau beban kerja, serta memastikan tugas diselesaikan sesuai kebutuhan.

• Software Monitoring Karyawan: Untuk pendekatan yang lebih menyeluruh, beberapa perusahaan menggunakan software manajemen karyawan remote. Alat ini memberikan wawasan detail tentang pola kerja, seperti penggunaan komputer, situs yang diakses, atau waktu terpakai untuk aplikasi tertentu. Beberapa juga menawarkan fitur tambahan seperti monitoring screenshot, pelacakan GPS, log aktivitas, hingga pencatatan pergerakan keyboard. Metode ini sangat membantu untuk memantau produktivitas dan menjaga keamanan informasi perusahaan, selama digunakan secara transparan dan tetap menghormati privasi karyawan.

Cara Memantau Karyawan Remote (Secara Beretika)

1. Tentukan apa yang ingin dilacak dan alasannya.

Sering kali perusahaan tergoda untuk mengumpulkan sebanyak mungkin data dari karyawan tanpa mempertimbangkan apakah data tersebut benar-benar dibutuhkan. 

Padahal, pengumpulan data yang berlebihan justru bisa menimbulkan masalah privasi dan kerumitan yang tidak perlu.

Karena itu, mulailah dengan menjelaskan tujuan Anda. Tanyakan pada diri sendiri: aspek mana dari pekerjaan karyawan yang perlu dipantau dan untuk apa? 

Misalnya, apakah Anda benar-benar perlu melacak lokasi? Jika pekerjaan karyawan menuntut mereka berada di lokasi tertentu, seperti kunjungan klien atau tugas lapangan, maka pelacakan GPS bisa relevan dan dapat dibenarkan.

Namun, jika tim bekerja dari rumah dan lokasi tidak memengaruhi pekerjaan mereka, pelacakan GPS justru bisa terasa mengganggu. Dalam situasi ini, lebih baik fokus pada metrik yang memang berkaitan dengan kinerja, seperti penyelesaian tugas, progres proyek, atau manajemen waktu.

Sebagai contoh, Jibble memiliki fitur monitoring screenshot, tetapi kami sendiri tidak menggunakannya untuk memantau tim. Kami lebih mengutamakan kualitas hasil kerja dan waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan tugas. 

Pendekatan ini mempermudah penilaian produktivitas dan memastikan staf per jam dibayar dengan lebih akurat. Sistemnya mirip seperti pengacara yang membebankan biaya berdasarkan waktu yang mereka gunakan.

Lalu, pertimbangkan juga dampak dari data yang dikumpulkan. Pemantauan karyawan remote harus dilakukan secara tepat sasaran dan tetap menghormati privasi karyawan.

Data apa pun yang dikumpulkan harus memiliki tujuan yang jelas dan benar-benar selaras dengan kebutuhan bisnis Anda.

2. Beri tahu karyawan bahwa mereka sedang dipantau.

Transparansi adalah kunci. Di Indonesia, praktik pelacakan karyawan harus disampaikan secara jelas karena termasuk dalam pemrosesan data pribadi. Artinya, Anda perlu menjelaskan apa yang dilacak, bagaimana data digunakan, dan untuk tujuan apa.

Selain memenuhi prinsip transparansi, memberi tahu karyawan juga membantu proses pemantauan terasa lebih wajar dan tidak seperti “mengawasi diam-diam”.” Anda tidak sedang melakukan hal ilegal, jadi tidak ada alasan untuk menyembunyikannya sejak awal.

Kebanyakan karyawan akan menghargai keterbukaan ini. Mereka dapat memahami bahwa pemantauan dilakukan untuk menjaga pekerjaan tetap on track, memastikan proyek selesai tepat waktu, dan menjaga akurasi data kerja. 

Jika ada yang merasa tidak nyaman atau punya kekhawatiran tertentu, bahas secara terbuka dan cari solusi untuk tetap menghormati privasi mereka tanpa mengorbankan kebutuhan bisnis.

Pada akhirnya, tujuannya adalah membangun kepercayaan dalam tim. Bersikap transparan tentang metode pemantauan adalah langkah penting untuk mencapainya.

3. Pilih software monitoring yang menjaga privasi.

Ada banyak software monitoring karyawan di luar sana, jadi Anda perlu berhati-hati saat memilihnya.

Tidak semua software monitoring dibuat dengan standar privasi yang sama. Mulailah dengan meninjau kebijakan privasi mereka untuk memastikan bahwa informasi mengenai bagaimana data karyawan dikumpulkan, digunakan, dan dilindungi dijelaskan dengan jelas.

Kebijakan privasi yang baik biasanya mencakup jenis data yang dikumpulkan, siapa yang memiliki akses, bagaimana data disimpan, dan berapa lama data disimpan.

Carilah software yang transparan dan memberikan jaminan kuat terkait perlindungan data dan privasi.

Penting juga untuk diingat bahwa pemantauan yang efektif tidak berarti melacak setiap aktivitas karyawan secara detail. Software terbaik biasanya menawarkan fitur yang dapat disesuaikan. Jadi, Anda bisa mengatur tingkat pemantauan sesuai kebutuhan.

Alat time tracking dan monitoring karyawan seperti Jibble memberikan fleksibilitas untuk mengatur parameter pelacakan. Jadi, Anda bisa fokus pada indikator kinerja utama tanpa mengambil data yang tidak perlu atau terlalu invasif.

4. Pastikan ada perlindungan untuk mencegah penyalahgunaan.

Saat memantau karyawan jarak jauh, penting untuk menetapkan perlindungan yang jelas agar alat tracking tidak disalahgunakan. Meskipun wajar jika data bisa membuka peluang penggunaan baru, Anda tetap harus berhati-hati tentang bagaimana dan kapan perlu melakukan pemantauan.

Pemantauan tidak boleh melewati jam kerja atau masuk ke ranah pribadi. Misalnya, saat cuti tahunan atau di luar jam kerja, hal tersebut dapat dianggap melanggar privasi.

Anda juga perlu memastikan data yang dikumpulkan dikelola dengan hati-hati. Ini berarti menyimpan data secara aman dan mengikuti standar atau persyaratan hukum yang relevan untuk industri Anda.

Sebagai contoh, data terenkripsi sebaiknya disimpan dalam sistem terpusat yang aman, dengan akses terbatas hanya untuk pihak yang memang membutuhkannya, seperti karyawan terkait dan manajer langsungnya. 

Sesuai praktik terbaik, data juga tidak boleh disimpan lebih lama dari yang diperlukan, biasanya hingga tiga tahun, tergantung kebutuhan bisnis dan regulasi yang berlaku.

Menjaga Keseimbangan dalam Pemantauan Karyawan Remote

Kerja remote sudah menjadi bagian dari cara kita bekerja, dan sepertinya akan terus bertahan. Karena itu, manajer dan perusahaan perlu menemukan keseimbangan antara memantau karyawan dan tetap menghormati privasi mereka. Tidak selalu mudah, tetapi sangat mungkin dilakukan.

Pemantauan yang baik penting untuk mengawasi kinerja, menjaga keamanan, dan mencapai tujuan bisnis. Namun, semuanya harus dilakukan secara bijak dan etis. Intinya adalah menerapkan praktik yang tetap menghormati ruang pribadi karyawan tanpa mengorbankan kebutuhan bisnis.

Dengan menetapkan pedoman yang jelas tentang apa yang dilacak dan alasannya, serta mengomunikasikan semuanya secara transparan kepada tim, Anda dapat menjaga keseimbangan tersebut. 

Hasilnya, lingkungan kerja remote yang lebih sehat, penuh kepercayaan, dan tetap produktif.

Semoga sukses!