Hur Man Övervakar Anställda på Distans (Etiskt)

Arbetsplatsen är inte längre vad den en gång var. I dag kan ditt kontor finnas hemma, på ett café eller till och med på stranden (ja, det finns faktiskt människor som jobbar från stranden!).

Det här arbetssättet har blivit allt mer populärt genom åren och är inte på väg att försvinna. Faktum är att cirka 46% av sysselsatta personer i åldern 20–64 år uppgav 2024 att de arbetat hemifrån i någon utsträckning, vilket inkluderar både deltids- och heltidsarbete hemifrån, enligt Statistikmyndigheten SCB. Det innebär att nästan hälften av alla arbetande vuxna i Sverige jobbar hemifrån ibland eller regelbundet.

Distansarbete har många fördelar. Ingen pendling, inga klädkoder och större flexibilitet att balansera arbete och privatliv. Men det medför också sina egna utmaningar – den största är hur man följer upp arbetet. Om distansarbete inte hanteras på rätt sätt kan det leda till missbruk av förtroende och kosta företag både tid, pengar och resurser.

Så hur säkerställer man egentligen att medarbetare arbetar effektivt utan att vara kontrollerande? Och går det att följa upp distansarbetande medarbetare på ett etiskt och respektfullt sätt?

Svaret är ja. Och det är precis det vi kommer att ta upp i den här artikeln.

Är Det Verkligen Nödvändigt att Övervaka Anställda på Distans?

Distansarbete kan vara svårt att hantera, särskilt för chefer.

Om du inte kan se dina anställda fysiskt, hur kan du då säkerställa att arbetet blir gjort, att uppgifter slutförs i tid och att produktiviteten upprätthålls?

Att övervaka distansanställda kan minska den här osäkerheten genom att ge insikter i arbetsvanor, hantering av tid och framsteg inom projekt. Även om det kanske inte är absolut nödvändigt kan det visa sig vara mycket fördelaktigt för ditt team:

• Säkerställ Ansvarstagande – Utan personliga interaktioner är det svårare att se om anställda arbetar som förväntat. Övervakningsverktyg kan hjälpa dig att verifiera att uppgifter slutförs och tidsfrister hålls, så att ansvarstagandet upprätthålls även i en distansmiljö.
• Hantera Arbetsbelastning – Genom att spåra anställdas aktivitet och slutförande av arbetsuppgifter kan du bättre förstå individuella arbetsbelastningar. Detta hjälper till att fördela uppgifter jämnare, förebygga utbrändhet och säkerställa att alla teammedlemmar bidrar rättvist.
• Stöd för Utvecklingssamtal – Detaljerad spårningsdata kan vara en värdefull resurs för utvecklingssamtal. Det ger objektivt underlag för en anställds arbetsvanor och prestationer, som kan användas för att ge konstruktiv återkoppling eller erkänna prestationer.
• Förbättra Projektledning – Med verktyg för tidsregistrering kan du hålla koll på framsteg inom projekt, övervaka milstolpar och säkerställa att projekten är på rätt spår. Detta hjälper till att hantera tidsfrister, justera scheman och hålla projekten i linje med affärsmålen.
• Öka Cybersäkerheten – Programvara för övervakning kan hjälpa till att skydda ditt företag genom att övervaka sparade dokument, installerade appar och besökta webbplatser. Denna översikt hjälper till att skydda mot cyberbrottslighet, insiderhot och dataintrång.
• Säkerställ Laglighet och Efterlevnad – För juridiska syften och efterlevnad kan korrekta register över arbetstider, slutförda arbetsuppgifter och kommunikation hjälpa dig att uppfylla lagkrav och skydda ditt företag från potentiella tvister.

Övervakning av distansanställda kan utan tvekan vara fördelaktigt för företag. Men det har också sina nackdelar. Anställda kan känna att konstant övervakning inkräktar på deras integritet och kan påverka deras arbetstillfredsställelse. Överdriven övervakning kan också skapa en känsla av misstro mellan arbetsgivare och anställda.

Det är en balansgång. Att hitta rätt balans mellan effektiv övervakning och respekt för anställdas integritet är avgörande.

Är Det Ens Lagligt att Övervaka Anställda på Distans?

Övervakning av anställda är i Sverige starkt reglerad och endast tillåten under vissa förutsättningar. Arbetsgivaren måste ha ett sakligt och berättigat syfte, exempelvis IT-säkerhet eller skydd av verksamheten, och åtgärderna ska vara proportionerliga och nödvändiga.

Arbetsgivare måste följa dataskyddsförordningen (GDPR), arbetsrättsliga regler samt i förekommande fall samverka med fackliga organisationer. Anställda ska informeras i förväg om vilken övervakning som sker, varför den genomförs och hur personuppgifter behandlas. Kontinuerlig eller omfattande övervakning utan tydligt syfte är i regel inte tillåten.

Bör Anställda på Distans Meddelas om att De Övervakas?

I Sverige kräver dataskyddsregler och arbetsrätt i regel att arbetsgivare informerar anställda om övervakning, oavsett om de arbetar på plats eller på distans. Reglerna kan dock variera beroende på typ av övervakning och sammanhang. Arbetsgivare måste till exempel informera anställda om användning av verktyg som programvara för övervakning eller annan teknisk kontroll.

För att kontrollera vilka regler som gäller i Sverige för att informera anställda om övervakning är det en god idé att ta del av gällande arbetsrätt, dataskyddslagstiftning och vid behov rådfråga juridisk expertis.

”Arbetsgivare måste kunna motivera varför övervakning sker, informera de anställda i förväg och säkerställa att åtgärderna inte går längre än nödvändigt.” – Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

Vad får Arbetsgivare Övervaka i En Arbetsmiljö på Distans?

Arbetsgivare får övervaka olika typer av data för att säkerställa produktivitet och efterlevnad av företagets policyer. Denna typ av data kan inkludera:

• Tangenttryckningar
• Aktiviteter på nätet, som besökta webbplatser
• Skärmaktivitet
• Tid som läggs på specifika uppgifter eller applikationer
• GPS-spårning för verifiering av plats, särskilt om arbetet involverar resor eller arbete utanför kontoret

Det är viktigt att notera att anställda endast kan övervakas under arbetstid. Insamlingen av data är också underkastad lagar för att skydda anställdas integritet.

Sätt att Övervaka Anställda på Distans

Det finns många sätt att övervaka distansanställda. Du kan spåra deras arbetstider, låta dem logga sina platser när de stämplar in, kräva att de gör regelbundna självrapporter om sitt arbetsframsteg och resultat, eller gå den mer omfattande vägen att använda en programvara för övervakning av anställda. Var och en av dessa metoder har sina för- och nackdelar, så var noga med att välja en som passar ditt team.

• Självrapportering från Anställda: Självrapportering kräver att anställda ger regelbundna uppdateringar om sitt arbetsframsteg och prestationer. Anställda kan bli ombedda att lämna in dagliga eller veckovisa rapporter om vad de har arbetat med, vilka framsteg de gjort och eventuella hinder de möter. Detta kan göras via delade dokument eller meddelandetjänster. Denna metod främjar en känsla av ansvar men bygger till stor del på anställdas ärlighet och noggrannhet. Metoden ger inte alltid en fullständig bild av produktiviteten.

• Regelbundna Avstämningar och Möten: Schemalagda möten och avstämningar håller dig uppdaterad om anställdas framsteg och ger möjligheter till återkoppling. Du kan sätta upp återkommande möten för individuella avstämningar eller teamuppdateringar. Använd dessa sessioner för att diskutera framsteg, ta upp problem och granska slutförda uppgifter.

• Programvara för Tidsregistrering: Tidsregistreringsprogramvara registrerar hur mycket tid anställda lägger på olika uppgifter eller projekt. Anställda loggar in i programvaran för att starta och stoppa tidmätning för olika uppgifter. Programvaran spårar sedan hur mycket tid som läggs på olika aktiviteter, som du kan granska för att säkerställa att arbetet utförs effektivt.

• Programvara för Övervakning av Anställda på Distans: För ett mer omfattande tillvägagångssätt vänder sig många företag till programvara för hantering av distansanställda. Dessa verktyg ger detaljerade insikter i anställdas arbetsvanor genom att spåra aktiviteter som datoranvändning, webbplatsbesök och hur mycket tid som läggs på olika uppgifter. Vissa erbjuder även funktioner som övervakning via skärmdumpar, GPS-spårning, aktivitetsloggar och spårning av tangenttryckning. Denna metod kan vara särskilt användbar för att säkerställa produktivitet och skydda känslig företagsinformation.

Hur Man Övervakar Anställda på Distans (Etiskt)

1. Bestäm vad du vill övervaka och varför.

Det kan vara frestande att samla in all data du kan från dina anställda utan att tänka så mycket på om du verkligen behöver den informationen. Men urskillningslös datainsamling kan leda till onödiga komplikationer och integritetsproblem.

För att förhindra detta, börja med att definiera dina mål. Fråga dig själv vilka specifika aspekter av dina anställdas arbete du behöver övervaka och varför. Till exempel, behöver du spåra deras plats? Om anställda måste vara på en specifik plats för sitt jobb, som att delta i kundmöten eller besöka olika platser, då kan GPS-spårning vara användbart och berättigat.

Men om ditt team arbetar hemifrån och plats inte är en kritisk faktor för deras uppgifter, då kan GPS-spårning vara onödigt och påträngande. Fokusera istället på mätvärden som är mer relevanta för deras prestationer, som slutförande av arbetsuppgifter, framsteg inom projekt eller hantering av tid.

Vi har en funktion för skärmdumpar på Jibble men intressant nog använder vi den inte för att övervaka vårt team. Istället fokuserar vi mer på kvaliteten på deras resultat och mängden tid de spenderar på sina uppgifter. Detta gör det enklare att bedöma produktivitet och säkerställer att vi betalar vår timanställda personal mer korrekt. Det gör också anställda ansvariga för sin tid, på samma sätt som en advokat skulle redovisa sin tid om de fakturerade en klient.

Överväg påverkan av den data du planerar att samla in. Övervakning av distansanställda bör vara ändamålsenlig och respektera anställdas integritet.

All data du samlar in bör tjäna ett tydligt syfte och vara i linje med dina affärsmål.

2. Låt anställda veta att de övervakas.

Även om detta kanske inte är juridiskt nödvändigt rekommenderas det absolut att informera dina anställda om att de övervakas, vad du kommer att övervaka och vad informationen kommer att användas till.

Detta säkerställer inte bara att anställda förstår orsakerna bakom övervakningsrutinerna utan det får också hela övervakningen att upplevas som mindre misstänkt! Öppenhet minskar risken för missförstånd och bygger förtroende. Därför är det bättre att vara tydlig från början.

De flesta anställda kommer att uppskatta ärligheten och förstå att övervakning är ett verktyg för att säkerställa att projekt håller tidplanen och att tidsfrister uppfylls. Om anställda uttrycker oro eller obehag, ta upp det öppet och arbeta för att hitta en balans som respekterar deras integritet samtidigt som affärsmålen uppnås.

Kom ihåg, du vill bygga förtroende med ditt team. Att vara transparent med dina övervakningsmetoder är ett steg i rätt riktning.

3. Välj en programvara för övervakning som värdesätter integritet.

Det finns ett hav av programvara för övervakning av anställda där ute men du måste vara försiktig med vilken du väljer.

Alla övervakningsprogram är inte likvärdiga och vissa kan ha tvivelaktiga rutiner gällande integritet. Börja med att granska programvarans integritetspolicy för att säkerställa att den tydligt beskriver hur anställdas data samlas in, används och skyddas. En bra integritetspolicy bör beskriva i detalj vilken data som samlas in, vem som har tillgång till den, hur den lagras och hur länge den behålls. Leta efter programvara som erbjuder transparens och ger försäkringar om dataskydd och integritet.

Effektiv övervakning betyder inte att du måste spåra varje aspekt av dina anställdas aktiviteter. Den bästa programvaran erbjuder anpassningsbara funktioner som låter dig skräddarsy övervakningsnivån efter dina specifika behov. Till exempel erbjuder verktyg för tidrapportering och övervakning av anställda, såsom Jibble flexibilitet i att sätta upp spårningsparametrar och gränser, så att du kan fokusera på nyckeltal utan att överskrida onödiga integritetsintrång.

4. Säkerställ skyddsåtgärder för att förhindra missbruk.

När det gäller att övervaka distansanställda är det viktigt att sätta upp starka skyddsåtgärder för att förhindra missbruk av spårnings- och övervakningsverktyg. Även om det är naturligt för människor att tänka på nya sätt att använda data, måste du vara försiktig med hur och när du övervakar dina anställda. Övervakning bör inte sträcka sig utanför arbetstid eller inkräkta på personlig tid, som under semester eller annan ledighet, eftersom detta kan ses som ett intrång i privatlivet.

Du måste också hantera data med försiktighet. Detta innebär att lagra data säkert och följa juridiska krav som gäller för olika branscher.

Till exempel bör krypterad data lagras i ett säkert, centraliserat system med tillgång begränsad till endast nödvändiga individer, som de anställda som övervakas och deras direkta chef. Enligt bästa praxis bör denna data inte behållas längre än nödvändigt, ofta upp till tre år, beroende på juridiska och affärsmässiga krav.

Att Hitta Den Rätta Balansen Vid Övervakning av Anställda på Distans

Distansarbete är här för att stanna. Och chefer och arbetsgivare kommer att behöva balansera mellan övervakning av distansanställda och integritetsintrång. Det är ingen lätt uppgift men det är görbart.

Effektiv övervakning är viktigt för att följa upp prestationer, upprätthålla säkerhet och uppnå affärsmål, men det måste göras genomtänkt och etiskt. Nyckeln är att implementera övervakningsrutiner som respekterar anställdas personliga utrymme samtidigt som affärsmålen uppfylls.

Genom att sätta tydliga riktlinjer för vad som kommer att övervakas och varför, och genom att kommunicera dessa rutiner transparent till ditt team, kan du navigera denna fina linje och bygga en tillitsfull och produktiv arbetsmiljö på distans.

Lycka till!