Hur Man Övervakar Anställda på Distans (Etiskt)

Arbetsplatsen är inte vad den brukade vara. Idag kan ditt kontor vara direkt i ditt hem, på ett café eller till och med på stranden (ja, det finns folk som jobbar på stranden!).

Detta arbetssätt har blivit allt vanligare i Sverige. Studier från SCB och Eurofound visar att distans- och hybridarbete är etablerade inslag i arbetslivet och väntas fortsätta även framöver.

Distansarbete är bra, visst. Ingen pendling, ingen klädkod och flexibiliteten att balansera arbete med privatliv. Men det kommer också med sina egna utmaningar – den främsta är hur man upprätthåller tillsyn. Om det inte hanteras korrekt kan distansarbete potentiellt leda till missbruk av förtroende och kosta företag tid, pengar och resurser.

Så hur ser man till att anställda arbetar effektivt utan att vara påträngande? Och kan man övervaka distansanställda etiskt och respektfullt?

Jo, det går. Det är precis det vi ska ta upp i den här artikeln.

Foto av Thought Catalog via Unsplash

Är det verkligen nödvändigt att övervaka anställda på distans?

Distansarbete kan vara svårt att hantera, särskilt för chefer.

Om du inte kan se dina anställda fysiskt, hur kan du då säkerställa att arbetet blir gjort, att uppgifter slutförs i tid och att produktiviteten upprätthålls?

Att övervaka distansanställda kan överbrygga detta gap genom att ge insikter i arbetsvanor, hantering av tid och framsteg inom projekt. Även om det kanske inte är absolut nödvändigt kan det visa sig vara mycket fördelaktigt för ditt team:

• Säkerställ Ansvarsskyldighet – Utan personliga interaktioner är det svårare att se om anställda arbetar som förväntat. Övervakningsverktyg kan hjälpa dig att verifiera att uppgifter slutförs och tidsfrister hålls, vilket säkerställer ansvarsskyldighet även i en miljö på distans.
• Hantera Arbetsbelastning – Genom att spåra anställdas aktivitet och uppgiftsavslut kan du bättre förstå individuella arbetsbelastningar. Detta hjälper till att fördela uppgifter jämnare, förebygga utbrändhet och säkerställa att alla teammedlemmar bidrar rättvist.
• Stöd för Utvecklingssamtal – Detaljerad data gällande spårning kan vara en värdefull resurs för utvecklingssamtal. Det ger objektiva bevis på en anställds arbetsvanor och prestationer, som kan användas för att ge konstruktiv feedback eller erkänna prestationer.
• Förbättra Projektledning – Med verktyg för tidsregistrering kan du hålla koll på framsteg inom projekt, övervaka milstolpar och säkerställa att projekten är på rätt spår. Detta hjälper till att hantera tidsfrister, justera scheman och hålla projekten i linje med affärsmålen.
• Öka Cybersäkerheten – Programvara för övervakning kan hjälpa till att skydda ditt företag genom att övervaka sparade dokument, installerade appar och besökta webbplatser. Denna översikt hjälper till att skydda mot cyberbrottslighet, insiderhot och dataintrång.
• Säkerställ Laglighet och Efterlevnad – För juridiska syften och efterlevnad kan korrekta register över arbetstider, avslut av aktuella arbetsuppgifter och kommunikation hjälpa dig att uppfylla lagkrav och skydda ditt företag från potentiella tvister.

Övervakning av distansanställda kan utan tvekan vara fördelaktigt för företag. Men det har också sina nackdelar. Anställda kan känna att konstant övervakning inkräktar på deras integritet och kan påverka deras arbetstillfredsställelse. Överdriven övervakning kan också skapa en känsla av misstro mellan arbetsgivare och anställda.

Det är en balansgång. Att hitta rätt balans mellan effektiv övervakning och respekt för anställdas integritet är avgörande.

Är det ens lagligt att övervaka anställda på distans?

Övervakning av anställda är i Sverige inte generellt tillåten, utan får endast ske under tydliga förutsättningar. Arbetsgivaren måste ha ett sakligt och berättigat syfte, exempelvis IT-säkerhet eller skydd av verksamheten, och åtgärderna ska vara proportionerliga och nödvändiga.

Arbetsgivare måste följa dataskyddsförordningen (GDPR), arbetsrättsliga regler samt i förekommande fall samverka med fackliga organisationer. Anställda ska informeras i förväg om vilken övervakning som sker, varför den genomförs och hur personuppgifter behandlas. Kontinuerlig eller omfattande övervakning utan tydligt syfte är i regel inte tillåten.

Bör anställda på distans meddelas om att de övervakas?

I Sverige kräver dataskyddsregler och arbetsrätt i regel att arbetsgivare informerar anställda om övervakning, oavsett om de arbetar på plats eller på distans. Reglerna kan dock variera beroende på typ av övervakning och sammanhang. Arbetsgivare måste till exempel informera anställda om användning av verktyg som programvara för övervakning eller annan teknisk kontroll.

För att kontrollera vilka regler som gäller i Sverige för att informera anställda om övervakning är det en god idé att ta del av gällande arbetsrätt, dataskyddslagstiftning och vid behov rådfråga juridisk expertis.

”Arbetsgivare måste kunna motivera varför övervakning sker, informera de anställda i förväg och säkerställa att åtgärderna inte går längre än nödvändigt.” – Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

Vad får arbetsgivare övervaka i en arbetsmiljö på distans?

Arbetsgivare får övervaka olika typer av data för att säkerställa produktivitet och efterlevnad av företagets policyer. Denna typ av data kan inkludera:

• Tangenttryckningar
• Aktiviteter på nätet, som besökta webbplatser
• Skärmaktivitet
• Tid spenderad på specifika uppgifter eller applikationer
• GPS-spårning för verifiering av plats, särskilt om arbetet involverar resor eller arbete utanför kontoret

Det är viktigt att notera att anställda endast kan övervakas under arbetstid. Insamlingen av data är också underkastad federala och statliga lagar för att skydda anställdas integritet.

Sätt att övervaka anställda på distans

Det finns många sätt att övervaka distansanställda, du kan spåra deras arbetstider, låta dem logga sina platser när de stämplar in, kräva att de gör regelbundna självrapporter om sitt arbetsframsteg, eller gå den mer omfattande vägen att använda en programvara för övervakning av anställda. Var och en av dessa metoder har sina för- och nackdelar, så var noga med att välja en som passar ditt team.

• Självrapportering från Anställda: Självrapportering kräver att anställda ger regelbundna uppdateringar om sitt arbetsframsteg och prestationer. Anställda kan bli ombedda att lämna in dagliga eller veckovisa rapporter om vad de har arbetat med, deras framsteg och eventuella hinder de möter. Detta kan göras via delade dokument eller meddelandeplattformar. Denna metod främjar en känsla av ansvar men kommer mestadels att förlita sig på anställdas ärlighet och noggrannhet. Den kanske inte heller ger en fullständig bild av produktiviteten.

• Regelbundna Avstämningar och Möten: Schemalagda möten och avstämningar håller dig uppdaterad om anställdas framsteg och ger möjligheter till feedback. Du kan sätta upp återkommande möten för individuella avstämningar eller teamuppdateringar. Använd dessa sessioner för att diskutera framsteg, ta upp problem och granska slutförda uppgifter.

• Programvara för Tidsregistrering: Tidsregistreringsprogramvara registrerar hur mycket tid anställda spenderar på olika uppgifter eller projekt. Anställda loggar in i programvaran för att starta och stoppa tidtagare för olika uppgifter. Programvaran spårar sedan tid spenderad på olika aktiviteter, som du kan granska för att säkerställa att arbetet utförs effektivt.

• Programvara för Övervakning av Anställda på Distans: För ett mer omfattande tillvägagångssätt vänder sig många företag till programvara för hantering av distansanställda. Dessa verktyg ger detaljerade insikter i anställdas arbetsvanor genom att spåra aktiviteter som datoranvändning, webbplatsbesök och tid spenderad på olika uppgifter. Vissa erbjuder även funktioner som övervakning via skärmdumpar, GPS-spårning, aktivitetsloggar och spårning av tangenttryckning. Denna metod kan vara särskilt användbar för att säkerställa produktivitet och skydda känslig företagsinformation.

Hur man övervakar anställda på distans (etiskt)

1. Bestäm vad du vill övervaka och varför.

Det kan vara frestande att samla in all data du kan från dina anställda utan att tänka så mycket på om du verkligen behöver den. Men urskillningslös datainsamling kan leda till onödiga komplikationer och integritetsproblem.

För att förhindra detta, börja med att definiera dina mål. Fråga dig själv vilka specifika aspekter av dina anställdas arbete du behöver övervaka och varför. Till exempel, behöver du spåra deras plats? Om anställda måste vara på en specifik plats för sitt jobb, som att delta i kundmöten eller besöka olika platser, då kan GPS-spårning vara användbart och berättigat.

Men om ditt team arbetar hemifrån och plats inte är en kritisk faktor för deras uppgifter, då kan GPS-spårning vara onödigt och påträngande. Fokusera istället på mätvärden som är mer relevanta för deras prestationer, som avslut av aktuella arbetsuppgifter, framsteg inom projekt eller hantering av tid.

Vi har en funktion för skärmdumpar på Jibble men ironiskt nog använder vi den inte för att övervaka vårt team. Istället fokuserar vi mer på kvaliteten på deras resultat och mängden tid de spenderar på sina uppgifter. Detta gör det enklare att bedöma produktivitet och säkerställer att vi betalar vår timanställda personal mer korrekt. Det gör också anställda ansvariga för sin tid, på samma sätt som en advokat skulle redovisa sin tid om de fakturerade en klient.

Överväg påverkan av den data du planerar att samla in. Övervakning av distansanställda bör vara ändamålsenlig och respektera anställdas integritet.

All data du samlar in bör tjäna ett tydligt syfte och vara i linje med dina affärsmål.

2. Låt anställda veta att de övervakas.

Även om detta kanske inte är juridiskt nödvändigt i de flesta stater, rekommenderas det absolut att informera dina anställda om att de övervakas, vad du kommer att övervaka och vad denna data kommer att användas till.

Detta säkerställer inte bara att anställda förstår orsakerna bakom övervakningsrutinerna utan det får också hela övervakningssaken att kännas mindre lömsk! Du gör inget olagligt trots allt så varför dölja det från början?

De flesta anställda kommer att uppskatta ärligheten och förstå att övervakning är ett verktyg för att säkerställa att projekt håller tidplanen och att tidsfrister uppfylls. Om anställda uttrycker oro eller obehag, ta upp det öppet och arbeta för att hitta en balans som respekterar deras integritet samtidigt som affärsmålen uppnås.

Kom ihåg, du vill bygga förtroende med ditt team. Att vara transparent med dina övervakningsmetoder är ett steg i rätt riktning.

3. Välj en programvara för övervakning som värdesätter integritet.

Det finns ett hav av programvara för övervakning av anställda där ute men du måste vara försiktig med vilken du väljer.

All programvara för övervakning är inte skapad lika, och vissa kan ha tvivelaktiga rutiner gällande integritet. Börja med att granska programvarans integritetspolicy för att säkerställa att den tydligt beskriver hur anställdas data samlas in, används och skyddas. En bra integritetspolicy bör detaljera vilken data som samlas in, vem som har tillgång till den, hur den lagras och hur länge den behålls. Leta efter programvara som erbjuder transparens och ger försäkringar om dataskydd och integritet.

Effektiv övervakning betyder inte att du måste spåra varje aspekt av dina anställdas aktiviteter. Den bästa programvaran erbjuder anpassningsbara funktioner som låter dig skräddarsy övervakningsnivån efter dina specifika behov. Verktyg för tidrapportering och övervakning av anställda som Jibble ger flexibilitet i att sätta upp spårningsparametrar och gränser, så att du kan fokusera på nyckeltal utan att överskrida onödiga integritetsintrång.

4. Säkerställ skyddsåtgärder för att förhindra missbruk.

När det gäller att övervaka distansanställda är det viktigt att sätta upp starka skyddsåtgärder för att förhindra missbruk av spårnings- och övervakningsverktyg. Även om det är naturligt för människor att tänka på nya sätt att använda data, måste du vara försiktig med hur och när du övervakar dina anställda. Övervakning bör inte sträcka sig utanför arbetstid eller inkräkta på personlig tid, som under semester, eftersom detta kan ses som ett intrång i privatlivet.

Du måste också hantera data med försiktighet. Detta innebär att lagra data säkert och följa juridiska krav specifika för olika branscher.

Till exempel bör krypterad data lagras i ett säkert, centraliserat system med tillgång begränsad till endast nödvändiga individer, som de anställda som övervakas och deras direkta chef. Enligt bästa praxis bör denna data inte behållas längre än nödvändigt, ofta upp till tre år, beroende på juridiska och affärsmässiga krav.

Avslutande tankar

Distansarbete är här för att stanna. Och chefer och arbetsgivare kommer att behöva balansera på den fina linjen mellan övervakning av distansanställda och integritetsintrång. Det är ingen lätt uppgift men det är görbart.

Effektiv övervakning är viktigt för att övervaka prestationer, upprätthålla säkerhet och uppnå affärsmål, men det måste göras genomtänkt och etiskt. Nyckeln är att implementera övervakningsrutiner som respekterar anställdas personliga utrymme samtidigt som affärsmålen uppfylls.

Genom att sätta tydliga riktlinjer för vad som kommer att övervakas och varför, och genom att kommunicera dessa rutiner transparent till ditt team, kan du navigera denna fina linje och bygga en tillitsfull och produktiv arbetsmiljö på distans.

Lycka till!