Explorez les stratégies de fraude des employés à l'ère du travail à distance

La surveillance des employés consiste à suivre et à enregistrer l’activité des employés sur les appareils et les systèmes de l’entreprise. Il peut s’agir de diverses techniques, notamment l’enregistrement des visites de sites web, des captures d’écran, des frappes au clavier, des courriels et même de l’activité des webcams.

Les raisons pour lesquelles les employeurs utilisent ce logiciel varient, mais les plus fréquentes sont l’augmentation de la productivité, la prévention des failles de sécurité, l’identification des besoins en formation et la garantie que la rémunération reflète fidèlement le travail accompli.

Les logiciels de surveillance permettent de voir d’un seul coup d’œil les points faibles d’un employé et d’identifier les améliorations à apporter. L’utilisation d’un logiciel de surveillance présente d’autres avantages, notamment une efficacité accrue, des évaluations plus équitables des employés et la prévention des fuites de sécurité.

Bien que 96% des employeurs utilisent des logiciels de surveillance pour améliorer l’efficacité et évaluer précisément les performances, cette pratique présente des limites notables. En voici quelques-unes :

#1 Préoccupations en matière de protection de la vie privée – Les logiciels de surveillance des employés peuvent potentiellement vous donner accès à des données sensibles telles que les comptes bancaires, les courriels privés ou les dossiers de santé. Cela peut soulever d’importantes préoccupations en matière de protection de la vie privée chez les employés. Cela augmente également la possibilité que ces informations sensibles soient exposées ou utilisées à des fins frauduleuses si quelqu’un a pu obtenir un accès non autorisé à votre système.

#2 Manque de confiance – Si les entreprises ne sont pas transparentes ou équitables dans la manière dont elles surveillent leurs employés, cela peut naturellement diminuer la confiance et le moral des employés envers leurs employeurs. Si les employés ont l’impression d’être constamment surveillés et micro-gérés, il peut en résulter une baisse de la satisfaction au travail et un taux de rotation élevé.

#3 Questions juridiques ou de conformité – Les entreprises risquent d’être poursuivies en justice pour des problèmes de confidentialité, de violation de données, de consentement et de discrimination si elles sont en infraction avec la loi. En 2015, Intermex a été poursuivie en justice par une employée, Myrna Arias, pour l’avoir forcée à télécharger une application qui suivait ses déplacements même pendant son temps libre. Elle a ensuite été licenciée après avoir désinstallé l’application. L’affaire a finalement été réglée à l’amiable et a mis en lumière les ramifications juridiques de l’utilisation d’un logiciel de surveillance.

#4 Précision – La surveillance des employés n’est pas toujours précise. Certains logiciels surveillent les frappes au clavier, les journaux ou les visites de sites web sans tenir compte du contexte. Cela peut entraîner une culture où la quantité est privilégiée par rapport à la qualité et ne pas donner une vision globale de la productivité des employés. Par ailleurs, les logiciels de surveillance ne sont pas toujours compatibles avec tous les appareils ou applications.

#5 Ressources et coûts – L’utilisation d’un logiciel de surveillance des employés peut s’avérer coûteuse, en particulier pour les petites entreprises. Il peut également nécessiter des ressources importantes et exiger des entreprises qu’elles forment du personnel supplémentaire et qu’elles investissent du temps dans la maintenance et les mises à jour permanentes.

On parle de fraude à la surveillance lorsque les employés utilisent des logiciels et des techniques de manipulation pour paraître plus productifs qu’ils ne le sont en réalité. Les préoccupations relatives à la protection de la vie privée et à l’abus de confiance peuvent entraîner certains employés à tenter de se soustraire à la surveillance. 

Nous examinons ci-dessous quelques-unes des stratégies fréquentes utilisées par les employés pour échapper à la surveillance. La compréhension de ces techniques peut permettre aux employeurs d’améliorer plus facilement la productivité et la sécurité de leur entreprise.

#1 Utiliser des déplaceurs de souris

Les déplaceurs de souris sont de petits appareils ou des applications logicielles qui imitent les mouvements de la souris afin d’empêcher l’ordinateur de rester inactif. En imitant l’activité, les employés peuvent donner l’impression d’être présents et de travailler, même s’ils ne le sont pas. Il existe deux principaux types de déplaceurs de souris. Il s’agit des déplaceurs de souris matériels, qui se branchent sur un port USB et agitent subtilement le curseur et imitent les mouvements de la souris pour éviter que l’ordinateur ne reste inactif. Il y a ensuite les déplaceurs de souris logiciels, qui sont téléchargés sur l’ordinateur et génèrent des mouvements automatisés.

#2 Désinstaller ou désactiver les logiciels de surveillance

Certains employés peuvent tenter de contourner la surveillance en désinstallant ou en désactivant des logiciels. Cela se fait généralement en utilisant des privilèges administratifs ou en exploitant des vulnérabilités dans le logiciel, ce qui permet d’arrêter efficacement le processus de surveillance. Cependant, même si elle réussit, la désinstallation peut laisser des fichiers résiduels ou des entrées de registre, qui peuvent révéler les actions de l’employé.

#3 Utilisation de doubles moniteurs

Les employés peuvent utiliser des moniteurs doubles pour échapper à la surveillance en laissant les activités professionnelles sur un écran et les tâches personnelles ou non professionnelles sur un autre. De cette façon, si les entreprises utilisent un logiciel de surveillance qui ne saisit que des captures d’écran ou l’activité d’un seul moniteur, elles n’auront pas une vue d’ensemble. En revanche, cette méthode sera inefficace si les entreprises utilisent un logiciel de surveillance qui fonctionne sur deux écrans et enregistre également les frappes de clavier ou les niveaux d’activité.

#4 Falsification des feuilles de temps

L’une des méthodes les plus fréquentes utilisées par les employés pour tenter d’échapper à la surveillance consiste à falsifier les feuilles de temps pour faire croire qu’ils ont travaillé plus longtemps qu’ils ne l’ont fait. Cela peut se faire manuellement ou à l’aide d’un logiciel. Toutefois, les entreprises peuvent détecter ces manipulations à l’aide d’un logiciel qui détecte des schémas inhabituels dans les entrées des feuilles de temps, ce qui rend les outils de manipulation automatisés moins efficaces.

#5 Utiliser des appareils différents

Si les entreprises fournissent des appareils de travail, certains employés peuvent éviter le suivi en utilisant leurs appareils personnels pour travailler. Cela crée un angle mort pour les entreprises qui s’appuient uniquement sur des logiciels de surveillance installés sur les machines de l’entreprise. Par conséquent, les logiciels de surveillance installés sur les appareils de l’entreprise risquent de ne pas saisir toute l’étendue des activités d’un employé.

#6 Utiliser une machine virtuelle

L’utilisation d’une machine virtuelle (VM) permet aux employés de créer un environnement de système d’exploitation distinct au sein de leur ordinateur. Ils peuvent avec efficacité « cloisonner » leur travail en utilisant la machine virtuelle pour des tâches surveillées tout en se livrant à des activités non professionnelles sur le système principal et échapper ainsi à la détection. Toutefois, les entreprises avisées peuvent utiliser des logiciels de surveillance capables de voir à travers le voile de la machine virtuelle et de suivre l’allocation des ressources sur l’ensemble du système.

#7 Garder des fenêtres inactives ouvertes

Les employés peuvent également échapper à la surveillance en laissant ouvertes des fenêtres inactives, telles que des traitements de texte ou des feuilles de calcul. Cela peut donner l’illusion d’un travail actif, car le logiciel de surveillance peut ne surveiller que la fenêtre ouverte sans reconnaître qu’aucun travail actif n’est en cours. Cependant, un examen plus approfondi révèle souvent un manque d’activité dans ces applications. Les employeurs avisés peuvent utiliser des fonctions de surveillance supplémentaires qui suivent le mouvement du curseur, les journaux de frappe ou même les modifications apportées aux documents afin d’identifier ces tentatives de tromperie.

Avec autant d’employés qui utilisent des techniques d’évasion en matière de surveillance, il n’est pas surprenant que de nombreuses entreprises pensent que le bureau est le meilleur environnement pour garder les employés productifs.

En fait, 56 % des dirigeants estiment que l’organisation actuelle des entreprises n’est pas suffisamment adaptée au télétravail, tandis que 60% d’entre eux déclarent que le bureau est important pour accroître la productivité. Les raisons de cette situation sont diverses.

L’un des principaux facteurs est la sensation d’un manque de surveillance dans les environnements de travail à distance, ce qui amène certains responsables à penser que les employés sont moins responsables lorsqu’ils travaillent à domicile. De plus, les préoccupations concernant le maintien d’une culture d’équipe cohésive et la facilitation des interactions spontanées jouent un rôle important dans cette préférence pour le travail au bureau.

Toutefois, cette perception n’est pas toujours exacte. Les technologies modernes ont considérablement amélioré la productivité du travail à distance. Des logiciels tels que Zoom, Google Meet, des logiciels de surveillance et des plateformes de gestion de projet ont permis de collaborer efficacement et depuis pratiquement n’importe quel endroit. Même s’il y aura toujours des personnes qui tenteront d’échapper à leurs responsabilités lorsque le responsable n’est pas là, le fait d’être au bureau ne garantit pas intrinsèquement une plus grande productivité. En fait, de nombreux employés déclarent qu’ils sont moins distraits par leurs collègues et par l’environnement de bureau souvent bruyant lorsqu’ils travaillent à domicile.

En effet, 75 % des employés ont déclaré qu’ils étaient tout aussi productifs à la maison, voire plus, tandis qu’une étude a révélé que l’on serait distrait environ 15 fois par heure au bureau, ce qui équivaut à une interruption toutes les 4 minutes.

Les recherches indiquent que la perception du travail à distance par les responsables influence considérablement la productivité des employés. Une étude publiée dans la National Library of Medicine a révélé que lorsque les responsables considèrent le travail à distance comme efficace, il a tendance à mieux réussir. De plus, les responsables qui entretiennent des contacts réguliers avec leurs employés à distance sont plus susceptibles de reconnaître les avantages du travail à distance.

Ainsi, si le succès du travail à distance dépend en grande partie des responsables, comment les entreprises peuvent-elles s’assurer que les employés sont productifs, quel que soit l’endroit où ils se trouvent? Voici quelques techniques de surveillance efficaces qui permettent d’éviter l’évasion des employés:

#1 Surveillez l’activité

La surveillance de l’activité permet de suivre les temps d’activité et d’inactivité, en enregistrant les frappes au clavier et les mouvements de la souris pour évaluer l’engagement. La combinaison de ces caractéristiques fait qu’il est difficile pour les employés d’échapper à la surveillance en fournissant un aperçu plus holistique de leurs activités, de sorte qu’il est difficile pour eux de simplement paraître actifs sans réellement accomplir leurs tâches. En saisissant et en analysant continuellement ces données, les responsables peuvent rapidement identifier tout écart ou période d’inactivité, ce qui garantit des niveaux de responsabilité et de productivité plus élevés.

#2 Faites des captures d’écran

Ces logiciels permettent de saisir des captures d’écran périodiques ou des enregistrements vidéo des écrans des employés afin de vérifier visuellement leurs activités professionnelles. Ces captures d’écran sont ensuite enregistrées et rendues accessibles aux employeurs pour examen et analyse plus approfondie. Des outils tels que l’outil de surveillance par capture d’écran des employés de Jibble saisissent des captures d’écran en temps réel sur tous les écrans actifs, ce qui procure une vue détaillée des membres de votre équipe, même les plus multitâches.

3# Utilisez un logiciel de suivi du temps ponctuel

Vous pouvez également garder un œil sur la productivité de vos employés en suivant le temps qu’ils consacrent à diverses tâches. Certains logiciels peuvent également automatiser les feuilles de temps, et enregistrer les heures sur différents appareils tels que les ordinateurs de bureau, les mobiles et le web.

#4 Utilisez des outils de gestion de projet

Des plateformes comme Trello et Asana peuvent faciliter l’attribution des tâches, la détermination des délais et le suivi de l’avancement des projets en temps réel. Ces logiciels garantissent que les employés mettent régulièrement à jour leurs progrès sur les activités professionnelles.

#5 Fixez des objectifs

En fixant des objectifs et des KPI réalistes, il peut être beaucoup plus facile pour les employeurs de mesurer la productivité, de suivre les performances, d’identifier les problèmes et de motiver les membres du personnel.

Compte tenu de la fréquence des tentatives de fraude de la part des employés, certaines entreprises peuvent s’interroger sur la nécessité de mettre en place des systèmes de surveillance. S’il existe de nombreuses façons pour les employés d’échapper à la surveillance, celles-ci peuvent être facilement mises au jour grâce à la mise en place de systèmes de surveillance adéquats.

Les systèmes de surveillance efficaces peuvent combiner deux fonctions pour empêcher les employés d’exploiter une faille dans le système.

Toutefois, pour encourager la confiance au sein de l’entreprise, il est essentiel de communiquer ouvertement sur la mise en place d’un système de surveillance des employés.

Cette approche peut décourager les employés de tenter de contourner la surveillance.

Une stratégie comprenant un retour d’information régulier, la reconnaissance des bonnes performances et le maintien d’une politique de surveillance transparente peut encore améliorer la productivité et le moral des employés.