Wraz ze wzrostem popularności pracy zdalnej firmy coraz częściej sięgają po oprogramowanie monitorujące, aby mieć oko na produktywność swoich pracowników.
W Stanach Zjednoczonych w 2024 r. wykorzystanie narzędzi do monitorowania pracowników gwałtownie wzrosło, a do 2032 r. rynek ma osiągnąć wartość 1,5 mld USD. Wzrost ten jest napędzany przez powszechne przyjęcie hybrydowych i zdalnych modeli pracy.
Co więcej, około 70% menedżerów przechowuje komunikację pracowników w celu oceny wydajności, podsycając to, co jest obecnie określane jako „paranoja produktywności” wśród kierownictwa.
A jednak niektórzy pracownicy wciąż znajdują sposoby na uniknięcie monitorowania i sprawianie wrażenia, że są bardziej produktywni niż w rzeczywistości. Tradycyjne metody, takie jak symulator ruchu myszki, zapobieganie wygaszaniu ekranu i fingowanie aktywności klawiatury pozostają popularne, ale nastąpiła też spora ewolucja.
Pracownicy wykorzystują teraz VPN do maskowania swojej aktywności online, manipulują oprogramowaniem do współpracy, aby wyglądać na aktywnych, a nawet wykorzystują AI do automatycznego generowania odpowiedzi lub zadań. Taktyki te sprawiają, że pracodawcom coraz trudniej jest odróżnić prawdziwą produktywność od sfingowanej.
Znamienny przykład miał miejsce niedawno, gdy amerykański bank Wells Fargo zwolnił kilkunastu pracowników, którzy zostali przyłapani na korzystaniu z symulatorów ruchu myszki w celu udawania produktywności. Sprawa ta wywołała dyskusję na temat skuteczności monitorowania pracowników i opłacalność pracy zdalnej w porównaniu z pracą w biurze.
W tym artykule zbadamy temat technik przechytrzania monitoringu przez pracowników, przyjrzymy się bliżej technologiom monitorowania oraz porozmawiamy na temat produktywności w warunkach pracy zdalnej i biurowej.
Spis treści:
- Na czym polega monitorowanie pracowników?
- Ograniczenia pracowniczego monitoringu
- Na czym polega oszukiwanie systemu monitorowania pracowników?
- Techniki wykorzystywane do przechytrzenia monitoringu
- Mit biurowej produktywności
- Skuteczne strategie monitoringu
- Czy możemy ufać monitoringowi w miejscu pracy?
Zdj.: Freepik
Na czym polega monitorowanie pracowników?
Monitorowanie pracowników to praktyka polegająca na kontrolowaniu i rejestrowaniu aktywności pracownika na służbowych urządzeniach i systemach. Może obejmować różne techniki, w tym rejestrowanie wizyt na stronach internetowych, wykonywanie zrzutów ekranu, przechwytywanie naciśnięć klawiszy, wiadomości e-mail, a nawet obrazu z kamerki internetowej.
Powody, dla których pracodawcy korzystają z tego oprogramowania, są różne, ale najczęstsze z nich to zwiększenie produktywności, zapobieganie naruszeniom bezpieczeństwa, identyfikacja potrzeb szkoleniowych i zapewnienie, że wynagrodzenie dokładnie odzwierciedla wykonaną pracę.
Oprogramowanie monitorujące znacznie ułatwia sprawdzenie, gdzie pracownik osiąga słabe wyniki i zidentyfikowanie obszarów wymagających poprawy. Inne zalety korzystania z oprogramowania monitorującego obejmują zwiększoną wydajność, bardziej sprawiedliwe oceny pracowników i zapobieganie wyciekom danym.
Ograniczenia pracowniczego monitoringu
Chociaż 78% amerykańskich pracodawców korzysta z oprogramowania monitorującego w celu poprawy efektywności i dokładnej oceny pracy, praktyka ta ma istotne ograniczenia. Należą do nich:
#1 Obawy o prywatność – oprogramowanie do monitorowania pracowników może potencjalnie dawać pracodawcom dostęp do wrażliwych danych, takich jak numery kont bankowych, prywatne wiadomości e-mail lub dokumentacja zdrowotna. Może to budzić poważne obawy o prywatność wśród pracowników. Zwiększa również prawdopodobieństwo, że te wrażliwe informacje mogą zostać ujawnione lub wykorzystane do nieuczciwych celów, jeśli komuś uda się uzyskać nieautoryzowany dostęp do systemu firmy. Dane osobowe muszą być ponadto przetwarzane i przechowywane zgodnie z RODO.
#2 Naruszenie zaufania – jeśli firmy nie informują uczciwie o sposobie monitorowania pracowników, może to w naturalny sposób zmniejszyć zaufanie i morale wśród załogi. Jeśli pracownicy czują, że są stale pod nadzorem i mikrozarządzani, może to ostatecznie doprowadzić do zmniejszenia satysfakcji z pracy i wysokiej rotacji personelu.
#3 Kwestie prawne – pracodawcy są narażeni na potencjalne ryzyko prawne związane z naruszeniem prywatności, naruszeniem danych i roszczeniami dotyczącymi dyskryminacji, jeśli praktyki monitorowania nie są starannie zarządzane. Polskie prawo dopuszcza monitorowanie pracowników, ale wymaga, aby zostali oni należycie poinformowanie o celach i sposobie prowadzenia takiego monitoringu.
#4 Dokładność – monitorowanie pracowników nie zawsze jest dokładne. Niektóre programy monitorują naciśnięcia klawiszy, logi lub wizyty na stronach internetowych bez niezbędnego kontekstu. Może to prowadzić do powstania kultury pracy, w której ilość jest przedkładana nad jakość, a monitoring nie daje całościowego obrazu produktywności pracowników. Co więcej, oprogramowanie monitorujące nie zawsze jest kompatybilne z każdym urządzeniem lub aplikacją.
Na czym polega oszukiwanie systemu monitorowania pracowników?
Oszukiwanie systemu monitorowania polega na tym, że pracownicy używają programów i technik manipulacyjnych, aby wyglądać na bardziej produktywnych, niż są w rzeczywistości.
Obawy o prywatność i naruszenie zaufania mogą prowadzić do tego, że niektórzy pracownicy próbują unikać kontroli prowadzonej przez pracodawcę. Według Harvard Business Review monitorowanie pracowników zwiększa prawdopodobieństwo, że będą szukać sposobów na łamanie zasad i regulaminu pracy.
Techniki wykorzystywane do przechytrzenia monitoringu
Poniżej przedstawiamy niektóre z powszechnych strategii stosowanych przez pracowników w celu obejścia systemu monitorowania. Zrozumienie tych technik może ułatwić pracodawcom poprawę produktywności i bezpieczeństwa w ich organizacjach.
#1 Korzystanie z symulatorów ruchu myszki
Symulatory myszki to małe urządzenia lub aplikacje, które naśladują ruch myszy, aby zapobiec bezczynności komputera. Naśladując aktywność, pracownicy mogą sprawiać wrażenie, że są obecni i pracują, nawet jeśli tak nie jest.
Istnieją dwa główne typy symulatorów. Pierwszy z nich to fizyczne urządzenie, które podłącza się do portu USB, a ono subtelnie porusza kursorem i imituje ruch myszy. Istnieją również aplikacje i programy do automatycznego poruszania myszą.
Oprócz wspomnianego incydentu z Wells Fargo, inny przypadek dotyczył pracującej zdalnie kobiety, która została przyłapana na używaniu aplikacji poruszającej myszką do symulowania aktywności. Incydent ten zyskał szeroki rozgłos po tym, jak stał się viralem na TikToku.
#2 Odinstalowanie lub dezaktywowanie oprogramowania monitorującego
Niektórzy pracownicy mogą próbować obejść monitorowanie, po prostu odinstalowując lub dezaktywując oprogramowanie monitorujące.
Zwykle odbywa się to przy użyciu uprawnień administratora lub poprzez wykorzystanie luk w zabezpieczeniach, skutecznie zatrzymując proces monitorowania. Jednak nawet w przypadku powodzenia tej metody, po odinstalowaniu programu w systemie mogą pozostać pliki lub wpisy w rejestrze, które wciąż ujawniają działania pracownika.
#3 Używanie dwóch monitorów
Pracownicy mogą korzystać z dwóch monitorów, aby oszukać kontrolę aktywności, wyświetlając okna związane z pracą na jednym ekranie, a zadania osobiste lub niezwiązane z pracą na drugim.
W ten sposób, jeśli firma używa programu monitorującego, które przechwytuje zrzuty ekranu lub aktywność tylko z jednego monitora, nie wszystko zostanie nagrane. Metoda ta będzie jednak nieskuteczna, jeśli firmy korzystają z programu, który widzi oba monitory, a do tego rejestruje naciśnięcia klawiszy lub poziomy aktywności.
#4 Fałszowanie kart czasu pracy
Jednym z najczęstszych sposobów, w jaki pracownicy próbują uniknąć monitorowania, jest manipulowanie kartami czasu pracy, aby wyglądało na to, że pracowali dłużej niż w rzeczywistości. Takich manipulacji dokonują zwykle ręcznie lub za pomocą oprogramowania.
Firmy mogą jednak dość łatwo wykryć takie oszustwa, korzystając z programu identyfikującego nietypowe wzorce we wpisach ewidencji czasu pracy, Dzięki temu zautomatyzowane narzędzia do manipulowania kartami czasu pracy stają się mniej skuteczne.
#5 Korzystanie z różnych urządzeń
Jeśli firmy wydają pracownikom urządzenia służbowe, niektórzy mogą unikać monitoringu, używając swoich osobistych urządzeń do pracy. Gdy firma polega wyłącznie na oprogramowaniu monitorującym zainstalowanym na komputerach służbowych, mogą w tej sytuacji nie uchwycić pełnego zakresu działań pracownika.
#6 Uruchamianie maszyny wirtualnej
Wykorzystanie maszyny wirtualnej pozwala pracownikom na stworzenie oddzielnego środowiska systemu operacyjnego na swoim komputerze. Mogą skutecznie „odgrodzić” swoją pracę, używając maszyny wirtualnej do monitorowanych zadań roboczych, jednocześnie angażując się w działania niezwiązane z pracą w głównym systemie i unikając wykrycia.
Jednak doświadczone firmy korzystają z narzędzi monitorujących, które potrafią zajrzeć za zasłonę maszyny wirtualnej i nadzorować alokację zasobów w całym systemie.
#7 Pozostawianie otwartych okien
Pracownicy mogą również unikać monitorowania poprzez pozostawianie otwartych okien, takich jak edytory tekstu lub arkusze kalkulacyjne. Stwarzają w ten sposób iluzję aktywnej pracy, ponieważ oprogramowanie monitorujące wykrywa tylko otwarte okno, nie rozpoznając, że nie jest wykonywana żadna faktyczna praca.
Doświadczeni pracodawcy mogą wykorzystać dodatkowe funkcje monitorowania, które rejestrują ruch kursora, naciśnięcia klawiszy, a nawet zmiany w dokumentach, aby zidentyfikować te próby oszustwa.
Mit biurowej produktywności
Przy tak wielu pracownikach stosujących techniki unikania monitorowania, nic dziwnego, że wiele firm uważa biuro za najlepsze środowisko do utrzymania produktywności pracowników.
W rzeczywistości ponad połowa amerykańskich menedżerów uważa, że pracownicy muszą przebywać w biurze, aby należycie współpracować z kolegami i wykonywać swoją pracę, podczas gdy 44% stwierdziło, że biuro jest ważne dla zwiększenia produktywności z różnych powodów.
Jednym z głównych czynników jest postrzegany brak nadzoru w środowisku pracy zdalnej, co prowadzi niektórych menedżerów do przekonania, że pracownicy mniej się starają podczas pracy w domu. Ponadto, obawy o utrzymanie spójnej kultury i spontaniczność interakcji odgrywają znaczącą rolę w preferowaniu pracy w biurze.
Takie myślenie nie zawsze jest jednak trafne. Nowoczesne technologie znacznie zwiększyły wydajność pracy zdalnej. Narzędzia takie jak Zoom, Google Meet, oprogramowanie monitorujące i platformy do zarządzania projektami umożliwiły efektywną współpracę z praktycznie dowolnego miejsca.
Chociaż zawsze znajdą się osoby, które będą próbowały unikać swoich obowiązków, gdy kierownika nie ma w pobliżu, przebywanie w biurze samo w sobie nie gwarantuje wyższej produktywności. W rzeczywistości wielu pracowników twierdzi, że pracując w domu, są mniej rozpraszani przez współpracowników i często hałaśliwe środowisko biurowe.
W rzeczywistości 90% amerykańskich pracowników stwierdziło, że są tak samo produktywni w domu, jeśli nie bardziej, podczas gdy 74% stwierdziło, że millenialsi i pokolenie Z są rozproszeni w pracy.
Analizy wskazują, że postrzeganie pracy zdalnej przez menedżerów znacząco wpływa na produktywność pracowników. Badanie opublikowane w National Library of Medicine wykazało, że gdy menedżerowie postrzegają pracę zdalną jako efektywną, wskaźnik sukcesu wzrasta. Ponadto menedżerowie, którzy utrzymują regularny kontakt ze swoimi pracownikami zdalnymi, częściej dostrzegają korzyści płynące z pracy zdalnej.
Skuteczne strategie monitoringu
Jeśli więc sukces pracy zdalnej zależy w dużej mierze od menedżerów, w jaki sposób firmy mogą sprawić, by pracownicy byli produktywni niezależnie od lokalizacji? Oto kilka skutecznych technik monitorowania, które pomagają uniknąć uchylania się od pracy:
#1 Monitorowanie aktywności
Monitorowanie aktywności rejestruje zarówno czas aktywnej pracy, jak i bezczynności, zapisując naciśnięcia klawiszy i ruchy myszy w celu oceny zaangażowania. Połączenie tych funkcji utrudnia pracownikom manipulację i zapewnia bardziej całościowy wgląd w działania, zapobiegając fingowaniu aktywności bez faktycznego wykonywania zadań.
Dzięki ciągłemu przechwytywaniu i analizowaniu tych danych, menedżerowie mogą szybko zidentyfikować wszelkie rozbieżności lub okresy braku aktywności, zapewniając wyższy poziom odpowiedzialności i produktywności.
#2 Nagrywanie ekranu
Narzędzia z tą funkcją mogą przechwytywać zrzuty ekranu lub nagrania wideo z ekranów pracowników, aby wizualnie zweryfikować ich aktywność zawodową. Te zrzuty ekranu są następnie przechowywane i udostępniane pracodawcom do przeglądu i dalszej analizy.
Aplikacje, takie jak program do monitorowania komputera pracownika Jibble, przechwytują zrzuty ekranu w czasie rzeczywistym na wszystkich aktywnych ekranach, zapewniając kompleksowy widok nawet najbardziej wielozadaniowych członków zespołu.
#3 Program do ewidencji czasu pracy
Produktywność pracowników można monitorować także poprzez rejestrowanie czasu poświęcanego na różne zadania. Niektóre narzędzia mogą automatyzować karty czasu pracy i rejestrować godziny na różnych platformach, takich jak programy komputerowe, aplikacje mobilne i przeglądarki internetowe.
#4 Narzędzia do zarządzania projektami
Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Asana i Trello, wykorzystują sztuczną inteligencję, aby zapewnić analitykę predykcyjną i inteligentną automatyzację.
Ulepszenia te pozwalają narzędziom prognozować harmonogramy projektów, automatycznie przydzielać zadania na podstawie dostępności i umiejętności pracowników, a nawet identyfikować potencjalne wąskie gardła, zanim zdążą negatywnie wpłynąć na produktywność.
#5 Wyznaczanie celów
Wyznaczanie celów i realistycznych wskaźników KPI może znacznie ułatwić pracodawcom mierzenie produktywności, monitorowanie wyników, identyfikowanie problemów i motywowanie pracowników.
Czy możemy ufać monitoringowi w miejscu pracy?
Biorąc pod uwagę powszechność prób manipulacji, niektóre firmy mogą kwestionować ogólną wartość wdrażania systemów monitorowania. Chociaż może istnieć wiele sposobów, w jakie pracownicy próbują uniknąć wykrycia, można je łatwo ujawnić, wdrażając odpowiednie systemy.
Skuteczne systemy monitorowania łączą co najmniej dwie funkcje, aby uniemożliwić pracownikom wykorzystanie luki w systemie.
Należy przy tym pamiętać, że kluczowe znaczenie ma otwarta komunikacja na temat wdrażania monitorowania pracowników. Takie podejście zniechęca pracowników do podejmowania prób obejścia monitoringu.
Strategia, która obejmuje regularny feedback, nagradzanie dobrych wyników i utrzymywanie przejrzystej polityki monitorowania, może dodatkowo zwiększyć produktywność i morale.
