Seiring semakin populernya kerja remote, banyak perusahaan mulai beralih ke software pemantauan untuk mengawasi produktivitas karyawan mereka.
Namun, penghindaran pengawasan karyawan juga meningkat, karena beberapa pekerja menemukan cara curang agar tampak lebih produktif daripada yang sebenarnya.
Mulai dari menggunakan “mouse movers” untuk mensimulasikan aktivitas dan mencegah layar menjadi diam, hingga menggunakan ‘auto clicker’ untuk mensimulasikan pekerjaan, karyawan telah mengembangkan berbagai metode untuk menghindari sistem pemantauan.
Salah satu contoh penting terjadi baru-baru ini dalam kasus pemecatan lebih dari belasan karyawan Wells Fargo yang dilaporkan oleh Bloomberg. Kasus ini melibatkan karyawan yang tertangkap menggunakan teknologi mouse mover untuk memalsukan produktivitas.
Tren semacam ini memunculkan pertanyaan mengenai efektivitas pemantauan karyawan serta kelayakan kerja remote dibandingkan dengan kerja langsung di kantor.
Dalam artikel ini, kami membahas topik penghindaran pemantauan dan mencermati lebih dalam teknologi pemantauan, teknik penghindaran, dan produktivitas di lingkungan kerja remote dibandingkan dengan kantor.
Artikel ini mencakup::
- Apa itu Pemantauan Karyawan?
- Keterbatasan Pemantauan Karyawan
- Apa itu Penghindaran Pemantauan Karyawan?
- Teknik Penghindaran Pemantauan Karyawan
- Mitos Produktivitas di Kantor
- Strategi Pemantauan yang Efektif
- Bisakah Kita Mempercayai Pengawasan Tempat Kerja?
Gambar dari Freepik
Apa itu Pemantauan Karyawan?
Pemantauan karyawan adalah praktik pelacakan dan perekaman aktivitas karyawan pada perangkat dan sistem perusahaan. Ini dapat mencakup berbagai teknik termasuk pencatatan kunjungan situs web, perekaman tangkapan layar, pelacakan penekanan tombol, email, dan bahkan perekaman aktivitas melalui webcam.
Alasan pengusaha menggunakan software pemantauan sangat beragam, namun yang paling umum mencakup upaya untuk meningkatkan produktivitas, mencegah pelanggaran keamanan, mengidentifikasi kebutuhan pelatihan, serta memastikan bahwa gaji yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang telah diselesaikan.
Software ini memudahkan perusahaan untuk mengidentifikasi area dengan kinerja karyawan yang rendah dan menentukan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan. Manfaat lainnya termasuk peningkatan efisiensi operasional, evaluasi kinerja yang lebih objektif, dan pencegahan potensi kebocoran data atau pelanggaran keamanan.
Keterbatasan Pemantauan Karyawan
Survei ExpressVPN baru-baru ini tentang pengawasan karyawan menemukan bahwa 78% pengusaha menggunakan software pemantauan untuk meningkatkan efisiensi dan mengevaluasi kinerja. Namun, praktik ini memiliki beberapa keterbatasan yang perlu diperhatikan. Keterbatasan tersebut antara lain:
#1 Kekhawatiran Privasi – Software pemantauan karyawan berpotensi memberikan akses ke data sensitif, seperti rekening bank, email pribadi, atau catatan kesehatan. Hal ini dapat menimbulkan masalah privasi yang signifikan di antara karyawan. Hal ini juga meningkatkan kemungkinan bahwa informasi sensitif ini dapat terungkap atau digunakan untuk tujuan penipuan jika seseorang memperoleh akses ke sistem Anda.
#2 Pelanggaran Kepercayaan – Jika perusahaan tidak transparan atau tidak adil dalam cara mereka memantau karyawan, hal ini dapat merusak kepercayaan dan menurunkan moral karyawan terhadap manajemen. Rasa diawasi secara terus-menerus dan ketat dapat menciptakan tekanan psikologis, yang pada akhirnya berpotensi menurunkan kepuasan kerja serta meningkatkan tingkat pergantian staf.
#3 Masalah Hukum atau Kepatuhan – Perusahaan berisiko dituntut atas masalah privasi, pelanggaran data, persetujuan, dan diskriminasi jika mereka terbukti melanggar hukum. Pada tahun 2015, Intermex dituntut oleh seorang karyawan, Myrna Arias, karena memaksanya mengunduh aplikasi yang melacak pergerakannya bahkan di waktu luangnya. Ia kemudian dipecat setelah menghapusnya. Kasus tersebut akhirnya diselesaikan di luar pengadilan dan menyoroti konsekuensi hukum dari penggunaan software pemantauan.
#4 Keakuratan – Pemantauan karyawan mungkin tidak selalu akurat. Beberapa software bekerja dengan memantau penekanan tombol, log, atau kunjungan situs web tanpa konteks. Hal ini dapat menyebabkan budaya yang lebih mengutamakan kuantitas daripada kualitas dan mungkin tidak memberikan pandangan holistik tentang produktivitas karyawan. Selain itu, software pemantauan mungkin tidak selalu kompatibel dengan semua perangkat atau aplikasi.
#5 Sumber Daya dan Biaya – Penggunaan software pemantauan karyawan memerlukan biaya yang tinggi, terutama bagi bisnis skala kecil. Selain itu, implementasi software ini membutuhkan sumber daya tambahan, termasuk pelatihan bagi staf, serta investasi waktu untuk pemeliharaan dan pembaruan sistem secara berkelanjutan.
Lihat detail lengkap mengenai pro dan kontra pemantauan karyawan.
Apa itu Penghindaran Pemantauan Karyawan?
Penghindaran pemantauan secara sederhana didefinisikan sebagai upaya karyawan menggunakan software atau teknik manipulatif untuk menciptakan kesan bahwa mereka lebih produktif daripada kenyataannya. Kekhawatiran terhadap privasi dan pelanggaran kepercayaan sering kali mendorong sebagian karyawan untuk mencari cara menghindari pemantauan tersebut.
Menurut sebuah artikel dari Harvard Business Review yang membahas bagaimana pemantauan dapat mendorong pelanggaran aturan, pengawasan terhadap karyawan justru dapat meningkatkan kemungkinan mereka mencari cara untuk mengelak dari sistem tersebut.
Teknik Penghindaran Pemantauan Karyawan
Di bawah ini kami akan membahas beberapa strategi umum yang digunakan karyawan untuk menghindari pemantauan. Memahami teknik-teknik ini dapat mempermudah para pemberi kerja untuk meningkatkan produktivitas dan keamanan di organisasi mereka.
#1 Menggunakan”Mouse Movers”
Mouse Movers / Penggerak tetikus adalah perangkat kecil atau aplikasi software yang meniru gerakan mouse untuk mencegah komputer tidak aktif. Dengan meniru aktivitas, karyawan dapat memberikan kesan seolah-olah hadir dan bekerja, meskipun sebenarnya tidak. Terdapat dua jenis utama mouse mover atau penggerak tetikus. Jenis pertama adalah mouse mover berbasis perangkat keras, yaitu alat yang dicolokkan ke port USB dan menggoyangkan kursor secara halus untuk meniru gerakan tetikus, sehingga komputer tetap terlihat aktif. Jenis kedua adalah mouse mover berbasis software, yang diunduh ke komputer dan menghasilkan gerakan otomatis pada layar. Selain insiden yang melibatkan karyawan Wells Fargo, kasus penggunaan mouse mover juga sempat menjadi viral ketika seorang pekerja remote ketahuan memalsukan aktivitas kerjanya menggunakan aplikasi serupa—kasus ini kemudian ramai diperbincangkan di TikTok
#2 Menghapus Instalasi atau Menonaktifkan Software Pemantauan
Beberapa karyawan mungkin mencoba menghindari pemantauan dengan cara uninstall atau menonaktifkan software. Hal ini biasanya dilakukan dengan menggunakan hak akses administratif atau dengan mengeksploitasi kerentanan dalam so, yang secara efektif menghentikan proses pemantauan. Namun, meskipun berhasil, pencopotan pemasangan dapat meninggalkan file atau entri registri yang tersisa, yang dapat mengungkap tindakan karyawan.
#3 Menggunakan Monitor Ganda
Karyawan dapat menggunakan monitor ganda untuk menghindari pemantauan dengan tetap menampilkan aktivitas terkait pekerjaan di satu layar dan tugas pribadi atau yang tidak terkait pekerjaan di layar lain. Dengan cara ini, jika perusahaan menggunakan software pemantauan yang hanya mengambil tangkapan layar atau aktivitas dari satu monitor, mereka tidak akan dapat melihat gambaran lengkapnya. Namun, metode ini tidak akan efektif jika perusahaan menggunakan software pemantauan yang bekerja di dua monitor dan juga mencatat ketukan keyboard atau tingkat aktivitas.
#4 Memalsukan Timesheet
Salah satu cara yang paling umum dilakukan karyawan untuk menghindari pengawasan adalah dengan memanipulasi timesheet agar tampak seolah-olah mereka telah bekerja lebih lama dari yang seharusnya. Hal ini dapat dilakukan secara manual atau dengan menggunakan software. Namun, perusahaan dapat mendeteksi hal ini dengan menggunakan software yang mendeteksi pola yang tidak biasa dalam entri timesheet sehingga alat manipulasi otomatis menjadi kurang efektif.
#5 Menggunakan Perangkat yang Berbeda
Jika perusahaan mengeluarkan perangkat kerja, beberapa karyawan dapat menghindari pelacakan dengan menggunakan perangkat pribadi mereka untuk bekerja. Hal ini menciptakan titik buta bagi perusahaan yang hanya mengandalkan software pemantauan yang terpasang di mesin perusahaan. Akibatnya, software pemantauan yang terpasang di perangkat perusahaan mungkin tidak dapat menangkap cakupan penuh aktivitas karyawan.
#6 Menjalankan Mesin Virtual (Virtual Machine)
Menjalankan Mesin Virtual (Virtual Machine atau VM) memungkinkan karyawan menciptakan lingkungan sistem operasi yang terpisah di dalam komputer mereka. Dengan cara ini, mereka dapat secara efektif “memisahkan” aktivitas kerja dari sistem utama, menggunakan VM untuk menjalankan tugas-tugas yang dipantau, sambil melakukan aktivitas lain yang tidak terkait pekerjaan di luar VM guna menghindari deteksi. Namun, perusahaan yang cermat dapat menggunakan alat pemantauan canggih yang mampu menembus isolasi VM dan melacak alokasi sumber daya di seluruh sistem, sehingga strategi ini tidak selalu efektif.
#7 Membiarkan Jendela yang Tidak Aktif Tetap Terbuka
Karyawan juga dapat menghindari pemantauan dengan membiarkan jendela yang tidak aktif terbuka, seperti pengolah kata atau lembar kerja. Hal ini dapat menciptakan ilusi pekerjaan aktif karena software pemantauan mungkin hanya mendeteksi jendela yang terbuka tanpa mengenali bahwa tidak ada pekerjaan aktif yang sedang dilakukan. Namun, pengamatan yang lebih cermat sering kali mengungkap kurangnya aktivitas dalam aplikasi tersebut. Pengusaha yang cerdas dapat memanfaatkan fitur pemantauan tambahan yang melacak pergerakan kursor, log penekanan tombol, atau bahkan perubahan dokumen untuk mengidentifikasi upaya penipuan ini.
Mitos Produktivitas di Kantor
Dengan begitu banyak karyawan yang menggunakan teknik penghindaran pemantauan, tidak mengherankan jika banyak perusahaan menganggap kantor adalah lingkungan terbaik untuk menjaga produktivitas karyawan.
Faktanya, menurut laporan Omnipresent dan PerchPeek mengenai perilaku kerja remote, lebih dari separuh manajer menganggap karyawan perlu berada di kantor untuk berkolaborasi dengan kolega dan menyelesaikan pekerjaan mereka, sementara 44% mengatakan kantor penting untuk meningkatkan produktivitas karena berbagai alasan.
Salah satu faktor utamanya adalah kurangnya pengawasan yang dirasakan dalam lingkungan kerja remote, yang menyebabkan beberapa manajer percaya bahwa karyawan kurang bertanggung jawab saat bekerja dari rumah. Selain itu, kekhawatiran tentang menjaga budaya tim yang kohesif dan memfasilitasi interaksi spontan memainkan peran penting dalam preferensi untuk bekerja di kantor.
Namun, persepsi ini mungkin tidak selalu akurat. Teknologi modern telah meningkatkan produktivitas kerja remote secara signifikan. Berbagai alat seperti Zoom, Google Meet, software pemantauan, dan platform manajemen proyek telah memungkinkan kolaborasi secara efisien dan dari mana saja. Meskipun akan selalu ada orang yang berusaha menghindari tanggung jawab mereka saat manajer tidak ada, berada di kantor tidak serta-merta menjamin produktivitas yang lebih tinggi.Faktanya, banyak karyawan melaporkan bahwa saat bekerja dari rumah, mereka tidak terganggu oleh rekan kerja dan kebisingan lingkungan kantor.
Faktanya, 90% karyawan mengatakan bahwa mereka sama produktifnya di rumah, jika tidak lebih, sementara 74% mengatakan bahwa generasi milenial dan Gen Z mengganggu di tempat kerja.
Penelitian menunjukkan bahwa persepsi manajer terhadap kerja remote secara signifikan memengaruhi tingkat produktivitas karyawan. Sebuah studi yang diterbitkan oleh National Library of Medicine menemukan bahwa ketika manajer memandang kerja remote sebagai pendekatan yang efektif, implementasinya cenderung memberikan hasil yang lebih positif. Selain itu, manajer yang menjaga komunikasi rutin dengan karyawan remote umumnya lebih mampu mengenali dan menghargai manfaat dari model kerja ini.
Strategi Pemantauan yang Efektif
Jadi, jika keberhasilan kerja remote sangat bergantung pada manajer, bagaimana perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan tetap produktif di mana pun lokasinya? Berikut ini beberapa teknik pemantauan efektif yang membantu menghindari penghindaran karyawan:
#1 Pemantauan Aktivitas
Pemantauan aktivitas mencakup pelacakan waktu aktif dan tidak aktif, serta perekaman penekanan tombol dan gerakan mouse untuk mengukur tingkat keterlibatan karyawan. Kombinasi fitur-fitur ini memberikan gambaran menyeluruh tentang aktivitas pengguna, sehingga mempersulit karyawan untuk menghindari pengawasan atau sekadar tampak aktif tanpa benar-benar menyelesaikan tugas. Dengan terus-menerus mengumpulkan dan menganalisis data tersebut, manajer dapat dengan cepat mendeteksi ketidaksesuaian atau periode tidak aktif, yang pada akhirnya membantu meningkatkan akuntabilitas dan produktivitas kerja.
#2 Rekaman Layar
Alat-alat ini dapat mengambil tangkapan layar atau rekaman video layar karyawan secara berkala untuk memeriksa aktivitas kerja mereka secara visual. Tangkapan layar ini kemudian disimpan dan disediakan bagi para pemberi kerja untuk ditinjau dan dianalisis nanti. Alat-alat seperti alat pemantauan tangkapan layar karyawan milik Jibble menangkap semua layar yang aktif secara real-time, memberikan tampilan yang komprehensif bahkan untuk anggota tim yang paling banyak mengerjakan banyak tugas.
#3 Software Pelacakan Waktu
Anda juga dapat memantau produktivitas karyawan dengan melacak berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk berbagai tugas. Beberapa alat juga dapat mengotomatiskan timesheet dan mencatat jam kerja di berbagai platform, seperti desktop, seluler, dan web.
#4 Alat Manajemen Proyek
Alat manajemen proyek seperti Asana dan Trello kini mengintegrasikan kecerdasan buatan (AI) untuk menghadirkan analisis prediktif dan otomatisasi cerdas. Pembaruan ini memungkinkan sistem untuk memperkirakan jadwal proyek secara lebih akurat, menetapkan tugas secara otomatis berdasarkan ketersediaan dan keahlian karyawan, serta mengidentifikasi potensi hambatan sebelum berdampak pada produktivitas.
#5 Tetapkan Target
Menetapkan target dan KPI yang realistis dapat memudahkan pemberi kerja untuk mengukur produktivitas, melacak kinerja, mengidentifikasi masalah, dan memotivasi anggota staf.
Bisakah Kita Mempercayai Pengawasan Tempat Kerja?
Mengingat maraknya penghindaran karyawan, beberapa perusahaan mungkin mempertanyakan nilai keseluruhan dari penerapan sistem pemantauan. Meskipun mungkin ada banyak cara yang dilakukan karyawan untuk menghindari pemantauan, hal ini dapat dengan mudah terungkap dengan adanya sistem pemantauan yang tepat.
Sistem pemantauan yang efektif dapat menggabungkan dua fitur untuk mencegah karyawan memanfaatkan celah dalam sistem.
Namun, untuk meningkatkan kepercayaan dalam organisasi, sangat penting untuk mengomunikasikan secara terbuka tentang penerapan pemantauan karyawan.
Pendekatan ini dapat mencegah karyawan untuk mencoba menghindari pemantauan.
Strategi yang mencakup feedback rutin, pengakuan atas kinerja yang baik, dan mempertahankan kebijakan pemantauan yang transparan dapat lebih meningkatkan produktivitas dan moral.
Artikel Terkait:
6 Alasan Kenapa Karyawan Tetap Membutuhkan Timesheet
