Hola, soy Asim Qureshi, el CEO y cofundador de Jibble, un software de tiempo y asistencia basado en la nube. Tengo muchos años de experiencia construyendo y escalando productos de software y equipos a través de varias industrias y mercados y, antes de fundar Jibble, trabajé como VP en Morgan Stanley durante seis años. Me apasiona ayudar a las empresas a mejorar la productividad y el rendimiento a través de prácticas inteligentes de gestión del tiempo.
Descripción general
Los tiempos han cambiado, y con ellos el lugar de trabajo. Hoy en día, los empleados esperan más flexibilidad en su trabajo. Para algunos, esto significa trabajar completamente desde casa, pero para la mayoría, se trata de un entorno de trabajo híbrido.
Para 2023, las estadísticas revelan que el 12,7% de los empleados a tiempo completo han adoptado un acuerdo de trabajo remoto, mientras que un porcentaje aún mayor, el 28,2%, ha adoptado el modelo de trabajo híbrido. En este panorama dinámico, adaptarse al cambio no es solo una opción para los directivos; es una actitud de liderazgo esencial. El éxito de un entorno de trabajo híbrido depende de la eficacia con la que los directivos puedan afrontar los retos únicos que plantea y, al mismo tiempo, aprovechar sus ventajas.
En este artículo, exploramos seis formas indispensables de gestionar mejor un entorno de trabajo híbrido. Estas ofrecen algunas orientaciones para ayudarte a ti y a tu equipo no solo a adaptaros a un entorno de trabajo híbrido, sino a prosperar en él.
¿Qué es un entorno de trabajo híbrido?
Un entorno de trabajo híbrido es básicamente un acuerdo de trabajo que combina el trabajo a distancia y el trabajo en la oficina. En esta configuración, los empleados tienen la flexibilidad de trabajar desde casa o desde otros lugares remotos durante una parte de su semana laboral y acudir a la oficina los días restantes.
Muchas empresas han adoptado políticas de trabajo híbrido para sus empleados. Los empleados de Disney implementaron una semana laboral de cuatro días este 2023, y que el CEO Bob Iger enfatizó la importancia de la presencia física para la creatividad y la colaboración. Amazon, por su parte, estableció que sus empleados trabajaran desde su sede al menos tres días a la semana.
El objetivo de un entorno de trabajo híbrido es equilibrar las ventajas del trabajo a distancia, como la flexibilidad y la reducción del tiempo de desplazamiento, con las ventajas de la colaboración en la oficina y las interacciones cara a cara con compañeros y supervisores. Este enfoque permite a las organizaciones y a los empleados adaptarse a los cambios en las preferencias laborales y optimizar la productividad y la satisfacción en el trabajo.
6 formas de gestionar mejor un entorno de trabajo híbrido
- Desarrollar una política de lugar de trabajo híbrido
- Establecer expectativas y objetivos claros
- Proporcionar los recursos y la asistencia adecuados
- Aprovechar las herramientas de gestión de proyectos
- Utilizar las reuniones de forma estratégica
- Promover la inclusión y la retroalimentación
1. Desarrollar una política de lugar de trabajo híbrido
Para empezar con buen pie, es esencial crear una política de trabajo híbrido bien definida. Esta política debería abordar aspectos como las horas de trabajo, los criterios de elegibilidad para el trabajo a distancia, las normas de comunicación y la seguridad de los datos.
- Horario de trabajo: especifica el número de días a la semana que los empleados pueden trabajar a distancia, si procede, para mantener un equilibrio entre la presencia en la oficina y a distancia.
- Elegibilidad para el trabajo a distancia: define claramente los criterios que deben cumplir los empleados para poder optar al trabajo híbrido, teniendo en cuenta las funciones del puesto, el rendimiento y los requisitos específicos. ¿Pueden los empleados elegir su modalidad de trabajo o está sujeta a la aprobación de la dirección?
- Comunicación: establece canales de comunicación preferidos (por ejemplo, correo electrónico, mensajería instantánea, videoconferencia) para diferentes tipos de interacciones y asegúrate de que todos los empleados están familiarizados con ellos. También puedes establecer expectativas de tiempo de respuesta a los mensajes durante el horario laboral para mantener una comunicación rápida y eficiente.
- Seguridad de los datos: detalla las medidas de protección de datos, incluidas las directrices para el tratamiento de información sensible y el uso de redes seguras. Aplica las mejores prácticas para salvaguardar los datos de la empresa mientras se trabaja a distancia, como el uso de VPN y la autenticación de dos factores.
Garantizar la transparencia en estas áreas ayudará a los empleados a entender sus responsabilidades y facilitará una coordinación fluida entre los equipos remotos y los de la oficina.
2. Establece expectativas y objetivos claros
En un entorno de trabajo híbrido, es vital definir expectativas y objetivos claros para cada miembro del equipo. Esto incluye esbozar resultados concretos, plazos y parámetros de rendimiento. Cuando los empleados saben lo que se espera de ellos, es más probable que se concentren y se mantengan motivados, independientemente de dónde trabajen. Comunica periódicamente estas expectativas y proporciona feedback para asegurarte de que todos permanecen alineados con los objetivos de la organización.
3. Aprovecha las herramientas de gestión de proyectos y del tiempo
Cuando los miembros de un equipo trabajan desde distintos lugares, gestionar eficazmente los proyectos y el tiempo se convierte en algo esencial. Utiliza herramientas de gestión de proyectos y del tiempo que te permitan controlar fácilmente las tareas, los plazos y el progreso.
En el mercado hay un montón de herramientas que se pueden adaptar a las necesidades específicas de tu equipo y un buen ejemplo es Jibble. Esta aplicación ofrece un control horario basado en proyectos que permite a los empleados registrar las horas dedicadas a tareas o proyectos concretos. Por su parte, los gerentes de proyecto y los jefes de equipo podrán supervisar el progreso del proyecto, evaluar la asignación de recursos y tomar decisiones informadas para mantener los proyectos en marcha.
4. Proporcionar recursos y asistencia adecuados
Prepara a tu equipo para el éxito asegurándote de que dispone de las herramientas y recursos necesarios para destacar en un entorno de trabajo híbrido. Esto podría incluir el suministro de portátiles, equipos ergonómicos y licencias de software para trabajadores remotos.
Para algunos miembros del equipo, la introducción de nuevas herramientas y programas puede resultar abrumadora. Para evitarlo, ofrece sesiones de formación exhaustivas para que todos se familiaricen con las herramientas que utilizas para la colaboración, la gestión de proyectos y la comunicación. Por otra parte, nunca es mala idea contar con un equipo de asistencia técnica o con una persona que te ayude con cualquier problema técnico o pregunta que pueda surgir.
5. Utilizar las reuniones estratégicamente
¿Conoces esas reuniones que parecen eternas y te dejan preguntándote qué acaba de pasar? Sí, evitémoslas.
En un entorno de trabajo híbrido, es fundamental aprovechar al máximo el tiempo de reunión. Establece objetivos claros, invita únicamente a los miembros del equipo necesarios y respeta el horario. Mantén la participación de todos, tanto si se unen desde la oficina como a través de una videollamada.
Ten en cuenta las distintas zonas horarias a la hora de programar las reuniones para adaptarlas al horario laboral de cada uno en la medida en que sea posible. Para evitar que las reuniones se conviertan en una pérdida de tiempo, limita su duración y mantente centrado en el tema. Plantéate grabar las reuniones para los que no hayan podido asistir, fomentar la transparencia y mantener a todo el mundo informado.
6. Promover la inclusión y la retroalimentación
Para fomentar una cultura de trabajo positiva e integradora, prioriza la comunicación y los circuitos de retroalimentación. Crea canales de diálogo abierto y anima a los empleados a compartir sus experiencias, preocupaciones y sugerencias.
Busca activamente opiniones sobre la eficacia del modelo de trabajo híbrido y aborda con prontitud cualquier problema que surja. Los empleados que se sienten escuchados y valorados tienen más probabilidades de comprometerse con su trabajo y con la organización.
¿Cuáles son los pros y los contras de un entorno de trabajo híbrido?
Como cualquier otro sistema de trabajo, un entorno de trabajo híbrido tiene sus propias ventajas e inconvenientes. Es importante sopesarlas cuidadosamente para determinar si es la opción adecuada para tu organización.
Pros
- Flexibilidad y equilibrio entre trabajo y vida privada: Una de las principales ventajas de un entorno de trabajo híbrido es la flexibilidad que ofrece a los empleados. Tienen la libertad de elegir cuándo y dónde trabajan, lo que permite un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. Esta flexibilidad puede reducir el estrés, aumentar la satisfacción en el trabajo y, en última instancia, mejorar el rendimiento laboral.
- Captación y retención del talento: ofrecer un modelo híbrido hace que tu empresa destaque en el mercado laboral. A la gente le encanta la libertad de elegir dónde trabajar. Te ayudará a atraer a los mejores talentos y a mantener contento y leal a tu equipo actual.
- Reducción de los gastos de operación: adoptar un sistema híbrido puede ahorrar mucho dinero tanto a los empleados como a las empresas. Menos espacio de oficina significa menos alquiler y facturas de servicios. Los empleados, por su parte, pueden ahorrarse los gastos de desplazamiento e incluso los de vivienda si se trasladan a zonas con un coste de la vida más bajo.
Contras
- Mayor riesgo de ciberataques: cuando los empleados trabajan desde distintos lugares y dispositivos, aumenta el riesgo de ciberataques y violaciones de datos. Las redes domésticas y los dispositivos personales pueden no tener el mismo nivel de seguridad que la infraestructura de la oficina de la empresa. Esto crea vulnerabilidades potenciales que los ciberdelincuentes podrían explotar. Las empresas tendrán que aplicar medidas de ciberseguridad sólidas y formar adecuadamente a los empleados para mitigar estos riesgos.
- Retos de comunicación y colaboración: aunque el trabajo híbrido es fantástico para la productividad individual, puede plantear algunos obstáculos en cuanto al trabajo en equipo. Mantener una comunicación y colaboración efectivas entre los empleados remotos y los de la oficina puede ser complicado. Es más probable que se produzcan fallos de comunicación, que provoquen retrasos en los plazos de los proyectos e incluso una falta de claridad en las tareas y responsabilidades.
- Problemas de incorporación y formación: introducir a los nuevos empleados en la cultura de la empresa y proporcionarles la formación adecuada puede resultar más difícil en un entorno de trabajo híbrido. Los procesos de incorporación y formación a distancia pueden carecer del toque personal y las interacciones cara a cara que pueden ayudar a los nuevos empleados a integrarse sin problemas en el equipo.
En resumen
El trabajo híbrido ha llegado para quedarse. Este modelo de trabajo representa un cambio transformador en nuestra forma de trabajar y aporta numerosas ventajas a empleados y empresarios. Ofrece flexibilidad, mayor satisfacción laboral, acceso a una reserva de talento más amplia y oportunidades de ahorro.
Sin embargo, su aplicación con éxito requiere una cuidadosa planificación, comunicación y consideración de los posibles retos. Aplicando las seis estrategias clave analizadas en este artículo, las empresas pueden fomentar un entorno de trabajo próspero y armonioso que optimice el potencial tanto del trabajo en la oficina como del trabajo a distancia.
