6 Tips Mengelola Sistem Hybrid Agar Pekerjaan Makin Efisien

Wajah dunia kerja sudah banyak berubah. Tren yang berkembang membawa perubahan drastis pada cara orang memandang karier mereka. Fenomena ini terlihat dari makin banyaknya pekerja yang mengejar fleksibilitas penuh dalam mengatur waktu dan lokasi kerjanya. Namun, sistem hybrid menjadi pilihan yang paling diminati oleh banyak kalangan.

Di Indonesia, minat terhadap kerja remote meningkat drastis selama lima tahun terakhir. Melalui survei “Decoding Global Talent 2024 Tren Mobilitas Kerja” yang dilansir Tempo, antusiasme pekerja lokal untuk mengadopsi sistem ini terlihat sangat tinggi. Jika pada 2020 hanya sekitar 55 persen yang berminat, angka pekerja yang memilih kerja remote meroket tajam hingga 71 persen pada 2023.

Tren ini pun diperkuat oleh temuan terbaru JLL Indonesia mengenai mobilitas kerja. Sebanyak 87% karyawan korporasi di tanah air kini menjalankan mandat RTO atau skema kerja hybrid terstruktur. Angka ini tercatat hampir dua kali lipat lebih tinggi dibandingkan rata-rata negara lain di kawasan Asia Pasifik.

Dalam lanskap yang dinamis ini, kemampuan beradaptasi sudah menjadi syarat mutlak bagi seorang manajer. Skill tersebut wajib dikuasai agar tetap kompetitif.

Pasalnya, keberhasilan sistem hybrid sangat bergantung pada cara manajer menghadapi tantangan unik di dalamnya. Manajer harus selalu sigap mengambil peluang dari berbagai keuntungan yang ada bagi tim.

Oleh karena itu, saya akan merangkum enam cara efektif mengelola sistem hybrid agar operasional tim tetap berjalan lancar.

Apa Itu Kerja Hybrid?

Pada dasarnya, sistem kerja hybrid adalah kombinasi antara bekerja remote dan di kantor. Dalam sistem ini, karyawan memiliki fleksibilitas untuk bekerja dari rumah atau lokasi lain selama beberapa hari dalam seminggu. Sisa harinya, mereka akan datang ke kantor untuk bekerja bareng tim.

Banyak perusahaan besar telah menerapkan kebijakan ini untuk merespons perubahan gaya hidup karyawan.

Salah satunya adalah perusahaan asuransi AXA Indonesia yang menerapkan sistem smart working untuk mendukung fleksibilitas karyawannya. Model kerja hybrid ini dirancang guna menyeimbangkan produktivitas dengan kesejahteraan serta kesehatan mental tenaga kerja.

Kebijakan ini mewajibkan karyawan untuk datang ke kantor selama tiga hari. Dua hari sisanya, karyawan diberikan kebebasan penuh untuk bekerja dari rumah. Aturan ini diterapkan agar kolaborasi tatap muka tetap terjaga dengan baik.

Sistem hybrid hadir sebagai solusi jalan tengah yang ideal. Karyawan tidak perlu setiap hari berjuang menembus kemacetan. Mereka pun punya lebih banyak waktu dan energi. Meski begitu, hubungan emosional dan kreativitas tetap terjaga melalui interaksi tatap muka secara berkala.

Penerapan skema ini membantu perusahaan dan karyawan tetap produktif. Kepuasan kerja pun meningkat karena sistem tersebut sangat relevan dengan kebutuhan dunia kerja masa kini.

Foto oleh Luke Peter di Unsplash

1. Susun kebijakan sistem hybrid yang jelas

Langkah paling penting tentu dengan membuat aturan sistem hybrid yang berlaku di perusahaan. Kebijakan ini harus mencakup berbagai aspek mendasar. Anda perlu menentukan jam kerja, kriteria kelayakan, dan cara berkomunikasi. Jangan lupa sertakan juga aturan mengenai keamanan data.

Pertimbangkan beberapa poin berikut sebelum menerapkan kerja hybrid:

• Jam Kerja: Tentukan jumlah hari kerja remote yang diperbolehkan dalam seminggu. Tujuannya agar keseimbangan antara kehadiran di kantor dan fleksibilitas di rumah tetap terjaga. 
• Kriteria Kelayakan: Definisikan dengan jelas siapa saja yang boleh bekerja hybrid. Pertimbangkan peran, performa, serta kebutuhan spesifik tim. Anda juga perlu mempertegas apakah karyawan bebas memilih jadwalnya sendiri atau harus mendapat persetujuan manajer terlebih dahulu.
• Komunikasi: Sepakati saluran komunikasi yang akan digunakan (misalnya, email, pesan instan, konferensi video). Tetapkan juga ekspektasi waktu respons agar koordinasi tetap cepat dan efisien meski tim bekerja dari lokasi berbeda. 
• Keamanan Data: Berikan panduan lengkap mengenai perlindungan informasi sensitif. Pastikan setiap karyawan menggunakan jaringan yang aman, seperti VPN dan autentikasi dua faktor (2FA). Langkah ini sangat penting untuk menjaga data perusahaan saat bekerja di luar kantor.

Kejelasan di setiap poin tersebut membantu karyawan memahami tanggung jawab mereka. Koordinasi antara tim yang ada di kantor dan tim yang sedang remote pun menjadi jauh lebih mudah.

2. Tetapkan ekspektasi dan tujuan yang jelas

Dalam sistem kerja hybrid, setiap anggota tim harus tahu persis apa yang diharapkan dari mereka. Anda perlu menyusun rencana kerja yang detail. Tentukan deliverable, deadline, serta indikator penilaian kinerja (KPI) yang spesifik.

Karyawan cenderung lebih fokus bekerja saat memahami tugasnya dengan jelas, baik ketika berada di kantor maupun dari rumah.

Maka dari itu, komunikasikan ekspektasi ini secara rutin. Sesi feedback yang membangun juga sangat diperlukan. Dengan begitu, seluruh anggota tim tetap sejalan dalam mencapai tujuan besar perusahaan.

3. Fasilitasi tim dengan sumber daya yang memadai

Bantu tim Anda mencapai hasil terbaik. Pastikan mereka memiliki fasilitas penunjang kerja hybrid. Fasilitas ini bisa berupa laptop, kursi ergonomis, atau lisensi software yang dibutuhkan saat WFH.

Beradaptasi dengan aplikasi atau software baru mungkin merepotkan bagi sebagian orang. Oleh karena itu, perusahaan bisa mengadakan sesi training agar semua anggota tim terbiasa menggunakan tool kolaborasi, manajemen proyek, dan komunikasi.

Selain itu, siapkan tim tech support atau narahubung khusus. Kehadiran mereka sangat membantu dalam memberikan solusi cepat bagi setiap pertanyaan teknis yang muncul di tengah pekerjaan.

4. Manfaatkan alat manajemen proyek dan waktu

Manajemen waktu dan proyek sangatlah penting bagi tim yang bekerja dari berbagai lokasi. Dengan begitu, gunakanlah tool yang bisa untuk memantau tugas, deadline, dan progres kerja secara real-time.

Ada banyak pilihan aplikasi yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan tim Anda. Contohnya, software time tracking karyawan remote dari Jibble.

Aplikasi ini tidak hanya menawarkan fitur time tracker proyek biasa. Selain mencatat waktu pengerjaan tugas atau proyek tertentu, karyawan bisa mengaksesnya dari perangkat apa pun.

Dengan kemudahan ini, anggota tim bisa pakai alatnya di kantor, rumah, maupun saat sedang di perjalanan. Manajer proyek dan pimpinan tim pun lebih mudah memantau progres. Anda juga bisa mengevaluasi alokasi sumber daya sekaligus mengambil keputusan tepat agar proyek tetap berjalan sesuai rencana.

5. Laksanakan rapat secara strategis

Pernahkah Anda terjebak dalam rapat yang terasa sangat lama sampai bingung apa sebenarnya yang sedang dibahas? Kita tentu ingin menghindari hal semacam itu.

Dalam sistem hybrid, Anda harus memanfaatkan waktu rapat dengan sangat efektif. Susun agenda yang jelas, undang hanya anggota tim yang benar-benar relevan, dan patuhi jadwal yang ada. Pastikan semua peserta tetap terlibat aktif.

Pertimbangkan juga perbedaan zona waktu saat menyusun jadwal. Koordinasi antar tim perlu diperhatikan agar tetap masuk dalam jam kerja masing-masing.

Batasi durasi rapat dan tetap fokus pada topik utama agar tidak buang-buang waktu. Anda juga bisa merekam sesi rapat bagi rekan yang berhalangan hadir. Alhasil, transparansi terjaga. Semua orang pun mendapatkan informasi yang sama.

6. Kedepankan inklusivitas dan sesi feedback

Membangun budaya kerja yang positif dan inklusif memerlukan komunikasi dua arah yang rutin. Anda perlu menyediakan wadah untuk berdialog secara terbuka.

Dorong setiap karyawan untuk berani membagikan pengalaman, kekhawatiran, maupun saran mereka.

Lalu, aktif minta masukan soal efektivitas model kerja hybrid yang sedang berjalan.

Jika ada masalah yang muncul, segera cari solusinya. Karyawan yang merasa didengar dan dihargai cenderung lebih bersemangat serta loyal terhadap pekerjaan maupun perusahaan.

Apa Kelebihan dan Kekurangan Sistem Hybrid?

Seperti sistem lainnya, model kerja hybrid punya sisi positif dan tantangan tersendiri. Anda perlu menimbang keduanya dengan cermat untuk menentukan apakah model ini memang cocok untuk organisasi.

Untuk itu, pelajari kelebihan dan kekurangannya di bawah ini:

Kelebihan

• Fleksibilitas dan Work-Life Balance: Karyawan punya kebebasan untuk memilih kapan dan di mana mereka bekerja. Hal ini menciptakan work-life balance yang lebih baik. Fleksibilitas ini terbukti bisa mengurangi tingkat stres, meningkatkan kepuasan kerja, dan pada akhirnya mendongkrak performa karyawan.
• Menarik dan Mempertahankan Talenta: Perusahaan tampak lebih unggul jika menerapkan sistem hybrid. Banyak pekerja menyukai kebebasan dalam menentukan lokasi kerja mereka. Dengan strategi ini, perusahaan bisa menarik talenta terbaik serta menjaga loyalitas tim.
• Mengurangi biaya operasional: Sistem ini bisa menghemat pengeluaran dalam jumlah besar, baik bagi perusahaan maupun karyawan. Kantor yang tidak terlalu penuh berarti biaya sewa dan tagihan listrik bisa dikurangi. Di sisi lain, karyawan tidak perlu keluar ongkos banyak. Mereka bahkan mungkin bisa menghemat biaya tempat tinggal jika pindah ke area dengan biaya hidup yang lebih terjangkau.

Kekurangan

• Risiko Keamanan Siber Meningkat: Bekerja dari berbagai lokasi dengan perangkat berbeda memperlebar celah keamanan data. Jaringan internet rumah maupun perangkat pribadi biasanya tidak memiliki proteksi seketat infrastruktur di kantor. Jadi, lebih rentan dibobol peretas. Guna meminimalkan risiko tersebut, perusahaan perlu menerapkan langkah keamanan siber yang kuat sekaligus melatih karyawan agar lebih waspada.
• Tantangan dalam komunikasi dan kolaborasi: Model kerja fleksibel sangat bagus untuk produktivitas individu. Namun, sistem ini terkadang menghambat kerja sama tim. Tidaklah mudah menjaga kelancaran komunikasi antara karyawan di rumah dan kantor. Miskomunikasi lebih rentan terjadi. Dampaknya bisa berupa proyek molor atau tidak jelasnya pembagian tanggung jawab.
• Masalah Onboarding dan Pelatihan: Memperkenalkan budaya perusahaan serta memberikan onboarding bagi anggota baru cenderung lebih sulit dalam sistem hybrid. Proses adaptasi jarak jauh sering kali kehilangan sentuhan personal dan interaksi tatap muka yang biasanya membantu karyawan baru membaur lebih cepat dengan tim.

Kunci Keberhasilan Sistem Hybrid

Model hybrid working telah menjadi bagian dari masa depan. Sistem ini telah mengubah cara kita bekerja. Baik perusahaan maupun karyawan dapat merasakan berbagai keuntungan dari sistem hybrid.

Fleksibilitas tinggi, peningkatan kepuasan kerja, akses ke talenta berkualitas yang lebih luas, serta penghematan biaya operasional merupakan beberapa contohnya.

Namun, keberhasilan penerapannya memerlukan perencanaan matang, komunikasi lancar, serta antisipasi terhadap berbagai tantangan yang mungkin muncul.

Dengan menerapkan enam tips di atas, perusahaan bisa menciptakan lingkungan kerja yang harmonis. Potensi karyawan yang bekerja di kantor maupun dari rumah pun sama-sama optimal.