Δεν είστε υποχρεωμένοι να καταγράφετε τις ώρες εργασίας των υπαλλήλων σας και σε πολλές περιπτώσεις η καταγραφή του χρόνου εργασίας μπορεί να είναι και περιττή. Η καταγραφή του χρόνου είναι μία από τις διαθέσιμες και πιθανές λύσεις. Εάν δεν σας χρειάζεται, τότε ίσως η λύση παρακολούθησης χρόνου δεν είναι για εσάς.
Έτσι, το πρώτο βήμα είναι να εντοπίσετε τα προβλήματα που θέλετε να λύσετε όσον αφορά τη διαχείριση των υπαλλήλων σας. Εάν οι δείκτες απόδοσης (KPIs) είναι ξεκάθαροι και οι στόχοι επιτυγχάνονται, τότε ίσως να μην χρειάζεστε ένα σύστημα για την παρακολούθηση του χρόνου. Ωστόσο, η πραγματικότητα είναι ότι στα περισσότερα επαγγέλματα η γνώση όλων των KPIs που καλύπτουν όλες τις πτυχές ενός εργασιακού έργου και στη συνέχεια ο καθορισμός λογικών KPIs δεν είναι μια τόσο εύκολη διαδικασία όπως όλοι νομίζουν.
Όχι, δεν είναι απαραίτητο να χρησιμοποιείτε λογισμικό ωρομέτρησης, αλλά η χρήση του θα μπορούσε να κάνει τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη: θα εξοικονομήσετε χρόνο και κόστος και θα ελαχιστοποιήσετε τα λάθη, ιδανικά για μεγαλύτερες επιχειρήσεις με πολλούς εργαζομένους όπου η διαχείριση του χρόνου μπορεί να γίνει εφιάλτης.
Ναι! Σίγουρα η δωρεάν επιλογή δεν θα λειτουργήσει για όλους, αλλά είναι μια απόλυτα βιώσιμη λύση. Για παράδειγμα, με το Jibble, η συντριπτική πλειονότητα των χρηστών μας δεν πληρώνει ποτέ ούτε ένα ευρώ και εξακολουθεί να απολαμβάνει όλες τις βασικές και σημαντικές λειτουργίες καταγραφής χρόνου εντελώς δωρεάν, που κάνουν μεγάλη διαφορά στη διαχείριση του χρόνου και της εργασίας.
Ουσιαστικά δεν έχουν καμία διαφορά. Το πρώτο παρακολουθεί τον χρόνο των εργαζομένων, ενώ το δεύτερο παρουσιάζει τα δεδομένα της εργασίας σε δελτία απασχόλησης. Όμως σχεδόν όλα τα λογισμικά παρακολούθησης χρόνου εξάγουν τα δεδομένα παρακολούθησης χρόνου σε δελτία απασχόλησης και σχεδόν όλα τα λογισμικά για δελτία απασχόλησης λαμβάνουν τα δεδομένα τους από την παρακολούθηση χρόνου.
Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου είναι ένας γενικός όρος για το λογισμικό που παρακολουθεί τον χρόνο και μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο για τους υπαλλήλους γραφείου όσο και για υπαλλήλους που εργάζονται εκτός γραφείου. Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου και παρουσίας είναι μια υποκατηγορία του λογισμικού παρακολούθησης χρόνου. Δεδομένου ότι η λέξη “παρουσία” υποδηλώνει φυσική παρουσία αφορά υπαλλήλους που εργάζονται εκτός γραφείου γιατί δεν θα χρησιμοποιούσατε λογισμικό παρακολούθησης χρόνου και παρουσίας για υπαλλήλους γραφείου.
Εδώ θα βρείτε ορισμένες ερωτήσεις και απαντήσεις σχετικά με την παρακολούθηση χρόνου και παρουσίας.
Το αν θα πρέπει ή όχι να καταγράφετε τις οθόνες των υπολογιστών των υπαλλήλων σας είναι ένα σύνθετο ερώτημα χωρίς απλή απάντηση. Υπάρχουν διάφοροι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη, όπως ο σκοπός της καταγραφής, οι πολιτικές και οι διαδικασίες της εταιρείας και η ισχύουσα νομοθεσία στη χώρα σας.
Παρόλο που η καταγραφή οθόνης μπορεί να έχει οφέλη, όπως η αύξηση της διαφάνειας, η αύξηση της υπευθυνότητας και η βελτίωση της συγκέντρωσης, είναι σημαντικό να εξετάσετε αν αυτό ευθυγραμμίζεται με τις βασικές αξίες και τους στόχους της εταιρείας σας.
Εάν αποφασίσετε να καταγράψετε περιεχόμενο οθόνης, σας συνιστούμε να έχετε ανοιχτή και ειλικρινή επικοινωνία με την ομάδα σας. Εξηγήστε τους λόγους, αναδείξτε τα οφέλη και, το σημαντικότερο, ζητήστε την εθελοντική συγκατάθεση των μελών της ομάδας σας. Αυτό θα συμβάλει στη δημιουργία ενός περιβάλλοντος εμπιστοσύνης και συνεργασίας.
Η φιλοσοφία του Jibble εστιάζει στην αύξηση της παραγωγικότητας με ιεράρχηση των εργασιών και των έργων και όχι στην παρακολούθηση των υπαλλήλων κατά διάρκεια της ημέρας. Ωστόσο, αναγνωρίζουμε ότι η καταγραφή οθόνης μπορεί να είναι ένα πολύτιμο εργαλείο και την προσφέρουμε ως προαιρετική λειτουργία για την κάλυψη διαφορετικών αναγκών.
Σε γενικές γραμμές, όχι, κανένας εργοδότης δεν μπορεί να υποχρεώσει έναν εργαζόμενο να χρησιμοποιεί μια εφαρμογή στο κινητό του, εκτός αν αυτό αναφέρεται ρητά στη σύμβαση εργασίας. Ωστόσο, στις περισσότερες περιπτώσεις, εργοδότης και εργαζόμενος χρειάζεται να επιδεικνύουν αμοιβαία κατανόηση και ευελιξία για να έχουν καλή εργασιακή σχέση. Έτσι ένας εργαζόμενος που απαντά στο κινητό του ή το χρησιμοποιεί για την παρακολούθηση του χρόνου, αν του ζητηθεί, αυτό συνήθως θεωρείται εύλογο και αποδεκτό.
Ναι, αν μετατραπεί σε παρακολούθηση σε υπερβολικό βαθμό, όχι αν τα οφέλη της επικοινωνηθούν σωστά, δηλαδή εξηγώντας πώς αυτή η διαδικασία βοηθάει τόσο τους ίδιους όσο και τον εργοδότη.
Αν καταγράφετε την οθόνη των υπαλλήλων σας χωρίς καν να τους το έχετε αναφέρει, τότε ναι, αυτό μοιάζει πολύ με κατασκοπεία. Όμως το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου σπάνια χρησιμοποιείται με αυτόν τον τρόπο και όταν η παρακολούθηση χρόνου εφαρμόζεται σωστά, δεν θα πρέπει να εμπεριέχει ίχνος κατασκοπείας.
Δεν υπάρχουν πολλές δωρεάν εφαρμογές για δελτία απασχόλησης, αλλά κάθε εφαρμογή για δελτία απασχόλησης αποκτά έσοδα χρεώνοντας για προαιρετικές αναβαθμίσεις.
Η επικοινωνία είναι πολύ σημαντική καθώς και ο καθορισμός των προσδοκιών. Για τους υπαλλήλους που αμείβονται με την ώρα, θα πρέπει να εξηγήσετε ότι η παρακολούθηση του χρόνου γίνεται τόσο την προστασία των ίδιων όσο και της εταιρείας. Η παρακολούθηση του χρόνου σημαίνει ότι οι εργαζόμενοι πληρώνονται δίκαια και οι εργοδότες πληρώνουν δίκαια. Για το προσωπικό που αμείβεται με σταθερό μισθό, θα πρέπει να εξηγήσετε την ανάγκη για λογοδοσία και υπευθυνότητα. Οι διευθυντές που δεν γνωρίζουν πάνω σε τι εργάζεται το προσωπικό τους δυσκολεύοντα να έχουν αποτελέσματα.
Σε γενικές γραμμές, δεν έχει νόημα να παρακολουθείτε την παρουσία των υπαλλήλων γραφείου, δηλαδή να παρακολουθείτε πόσες ώρες βρίσκονταν στο γραφείο τους, καθώς αυτό δεν προσφέρει και πολλά. Ωστόσο, αυτό που συχνά αξίζει να παρακολουθείτε είναι το πού πηγαίνουν οι ώρες, δηλαδή σε ποιες δραστηριότητες, έργα και πελάτες. Χωρίς αυτή τη βασική μορφή λογοδοσίας, είναι σχεδόν αδύνατο να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τους περισσότερους υπαλλήλους γραφείου.
Πράγματι, τα περισσότερα προσπαθούν να λύσουν το ίδιο πρόβλημα, δηλαδή να παρακολουθούν τον χρόνο των εργαζομένων. Ωστόσο, το καθένα εστιάζει σε διαφορετικές συνδέσεις λογισμικού, έχει άλλα δυνατά σημεία, διαφέρει στην τιμή και, ίσως το σημαντικότερο, το καθένα έχει διαφορετικό επίπεδα ποιότητας στην χρήση. Μια εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου που δυσκολεύει τους υπαλλήλους να παρακολουθούν τον χρόνο εργασίας τους, τελικά θα προκαλέσει πολύ περισσότερα προβλήματα από όσα έχει σκοπό να λύσει.
Ακολουθούν 5 βασικά στοιχεία που πρέπει να αναζητήσετε όταν επιλέγετε λογισμικό παρακολούθησης χρόνου:
- Αξιοποιήστε την εμπειρία των υπαρχόντων χρηστών, οπότε διαβάστε τις κριτικές.
- Ελέγξτε αν συνδέεται με εφαρμογές που χρησιμοποιείτε ήδη, ώστε να εξοικονομήσετε χρόνο για το συγχρονισμό εργαζομένων και δεδομένων.
- Αν δυσκολεύεστε να βρείτε δωρεάν δοκιμή και αν δεν σας την προτείνουν, αυτό δεν είναι καλό σημάδι. Αν πρόκειται για εξαιρετικό λογισμικό, οι δημιουργοί του θα θέλουν να το δοκιμάσετε.
- Επικοινωνήστε με την υποστήριξη πελατών μερικές φορές για να δείτε πώς λειτουργεί. Όταν προκύψει πρόβλημα, μια εξαιρετική υποστήριξη πελατών θα είναι σωτήρια οπότε μην την υποτιμάτε.
- Επιλέξτε μια εφαρμογή που επικεντρώνεται μόνο στην παρακολούθηση του χρόνου. Η εξειδίκευσή της σημαίνει ότι πιθανότατα θα κάνει πολύ καλύτερη δουλειά από μια γενική λύση HR.
Η παρακολούθηση του χρόνου των εργαζομένων δεν είναι παράνομη σε καμία χώρα στον κόσμο. Αντίθετα, σε πολλές, ίσως ακόμη και στις περισσότερες, ανεπτυγμένες χώρες η παρακολούθηση του χρόνου είναι υποχρεωτική από το νόμο με διάφορες μορφές, για να προστατεύονται οι εργαζόμενοι από την υπερεργασία και να εξασφαλίζεται η πληρωμή των υπερωριών. Όμως, λόγω έλλειψης ενημέρωσης, οι νόμοι αυτοί σπάνια εφαρμόζονται.
Μπορεί να είναι, αλλά δεν χρειάζεται να είναι. Αν παρακολουθείτε την παρουσία, αυτό είναι απαραίτητο για να διασφαλίσετε ότι οι εργαζόμενοι είναι στην ώρα τους ή ότι γίνεται σωστά η μισθοδοσία. Αν παρακολουθείτε τον χρόνο των υπαλλήλων γραφείου καταγράφοντας τις οθόνες τους, αυτό αγγίζει τα όρια της μικροδιαχείρισης. Αντίθετα, η καταγραφή γενικών δραστηριοτήτων αφορά απλώς τη γνώση του πού αξιοποιούνται οι ανθρώπινοι πόροι σας και είναι συνήθως απαραίτητη για τη διοίκηση.
Από το 2022, η Tesla χρησιμοποιεί το Jibble για την παρακολούθηση χρόνου των εργαζομένων.
Η μικροδιαχείριση των υπαλλήλων σε σημείο που να καταγράφονται οι οθόνες τους δεν είναι παλιομοδίτικη, επειδή πρόκειται για μια σχετικά νέα πρακτική. Αλλά η ιδέα του να γνωρίζετε ακριβώς κάθε λεπτομέρεια για το τι κάνει το προσωπικό σας είναι όντως παλιομοδίτικη και δεν “λειτουργεί”. Ωστόσο, η χρήση μιας εφαρμογής παρακολούθησης παρουσίας ή ενός λογισμικού παρακολούθησης χρόνου για να έχετε μια συνολική εικόνα του πού πηγαίνουν οι ώρες των υπαλλήλων σας αποτελεί ουσιαστικό μέρος της αποτελεσματικής διαχείρισης.
Οι εργοδότες θα πρέπει να πείσουν τους υπαλλήλους τους για τη σημασία της χρήσης ενός λογισμικού παρακολούθησης χρόνου εργασίας. Δεν πρόκειται για μικροδιαχείριση ή κατασκοπεία, αλλά για να διασφαλιστεί ότι η κατανομή του φόρτου εργασίας είναι επαρκής και για να εντοπιστούν και να αποτραπούν σοβαρές περιπτώσεις επαγγελματικής εξουθένωσης. Για παράδειγμα, οι διευθυντές θα μπορούσαν να παρατηρήσουν ότι ο υπάλληλός τους δυσκολεύεται να ολοκληρώσει τα καθήκοντά του ή ξοδεύει περισσότερο χρόνο χωρίς ουσιαστική πρόοδο, τότε μπορεί να θελήσουν να συζητήσουν μαζί του ή να του προσφέρουν κάποια άδεια για να ανακάμψει.
Η παρακολούθηση του χρόνου είναι όντως μια μεγάλη αγορά. Εκτιμούμε ότι η τρέχουσα αξία όλων των επιχειρήσεων λογισμικού παρακολούθησης χρόνου είναι περίπου 100 δισεκατομμύρια δολάρια και θα άξιζε απόλυτα για την Google (Alphabet) αν μπορούσε να καταλάβει το 1/3 αυτής της αγοράς.
Αλλά η παρακολούθηση χρόνου δεν αποτελεί μέρος της εστίασης της Google αφού δεν θα ταίριαζε καλά στην τρέχουσα γκάμα προϊόντων της. Η παρακολούθηση χρόνου είναι στην πραγματικότητα ένας πολύ ευρύς χώρος που εξυπηρετείται καλύτερα από εξειδικευμένους παίκτες που στοχεύουν σε διαφορετικά τμήματα της αγοράς. Η Google δεν μπορεί να κάνει τα πάντα και έτσι τελικά θα ήταν πολύ δύσκολο να κερδίσει αυτό το 1/3 της αγοράς ενώ έχει πιο ενδιαφέροντα πράγματα για να επικεντρωθεί.
Ο όρος PTO χρησιμοποιείται στην Αμερική και σημαίνει Paid Time Off , δηλαδή Αμειβόμενη Άδεια. Στην Ελλάδα, αυτό απλώς ονομάζεται «άδεια με αποδοχές». Έτσι, ένα λογισμικό διαχείρισης PTO είναι ουσιαστικά ένα λογισμικό διαχείρισης αδειών.
Ναι, υπάρχει και ονομάζεται Jibble. Το Jibble είναι 100% ΔΩΡΕΑΝ για τη συντριπτική πλειονότητα των επιχειρήσεων που το χρησιμοποιούν. Δεν πληρώνουν ποτέ ούτε ένα ευρώ, δεν χρειάζεται ποτέ να εισάγουν στοιχεία πιστωτικής κάρτας και μπορούν να διακόψουν τη χρήση ανά πάσα στιγμή.
Όχι απαραίτητα, για μικρές ομάδες με πολύ βασικές ανάγκες ίσως αρκεί μόνο μια εφαρμογή υπολογισμού ωρών εργασίας.
Θα παρακολουθείτε τις δικές σας ώρες και θα χρησιμοποιείτε την εφαρμογή για να υπολογίζετε τον συνολικό αριθμό των ωρών για τη μισθοδοσία. Δεν χρειάζεται καν να δημιουργήσετε λογαριασμό.
Θα μπορούσατε επίσης να εκτυπώνετε πρότυπα δελτίων απασχόλησης όπου θα καταγράφονται οι ώρες εργασίας.