Meine persönlichen Erfahrungen mit dem Thema Zeiterfassung als unerfahrener Ingenieur
Zeit ist zweifellos eine wertvolle Ressource; für einen Berater ist Zeit zudem ein wertvolles Gut. Während meiner zehnjährigen Karriere als Ingenieurberater wurden meine Arbeitszeiten mit Zeiterfassungssoftware und Stundenzettel-Apps erfasst. Die wöchentliche Einreichung von Stundenzetteln war bisher ein fester Bestandteil meiner Beratertätigkeit.
Wenn du mit diesen Konzepten nicht vertraut bist, möchte ich sie kurz erläutern. Mit einer Zeiterfassungssoftware kannst du deine Arbeitszeit erfassen.
Die geleisteten Arbeitsstunden werden über die Zeiterfassungssoftware erfasst.
Die Arbeitszeiten können für jedes Projekt bestimmten Phasen, Aufgaben und Aktivitäten zugeordnet werden. Aus diesen Daten werden Stundenzettel erstellt, die für die Lohnabrechnung unerlässlich sind.
Meine ersten Erfahrungen mit dem Thema Zeiterfassung waren interessant. Meine erste Vollzeitstelle hatte ich zufällig bei einem globalen Design-, Ingenieur- und Beratungsunternehmen. Im Rahmen der Einarbeitung absolvierte ich mehrere Schulungsmodule. Eines der Module befasste sich mit den Richtlinien für Anwesenheit und Urlaub und behandelte auch die Themen Zeiterfassung und Stundenzettel. Ich habe Folgendes gelernt:
- Die Mitarbeiter waren verpflichtet, alle für ihre Arbeit aufgewendeten Zeiten zu erfassen.
- Die Stundenzettel, auf denen die für die Arbeit aufgewendete Zeit vermerkt war, mussten wöchentlich eingereicht werden.
- Die Frist für die Einreichung der Stundenzettel war Freitag, 17:00 Uhr.
- Mir wurde gezeigt, wie ich über das Intranet-Portal des Unternehmens auf die Zeiterfassungs- und Stundenzettel-Software zugreifen konnte.
- Ich wurde angewiesen, mich für weitere Informationen zu Stundenzetteln, die für unseren Geschäftsbereich relevant sind, an meine Führungskraft zu wenden.
Wie erwartet, gab mir meine Führungskraft einen Überblick über die Zeiterfassungssysteme, indem sie mir demonstrierte, wie einfach es war, einige Zeiteinträge in ihrem Konto vorzunehmen. Es sah sicherlich einfach aus, als ich ihr dabei zusah, wie sie einige Zeiteinträge schnell erledigte, aber die Einreichung meiner eigenen Stundenzettel erwies sich als schwieriger.
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Was könnte ein Problem sein, wenn du dich noch nicht mit dem Thema Zeiterfassung auskennst?
Das waren einige der Probleme, mit denen ich bei der Einreichung meiner ersten Stundenzettel konfrontiert war:
- Die Zeiterfassungssoftware ließ nur eine Zeiterfassung auf die halbe Stunde genau zu, sodass ich meine Zeit nicht genau erfassen konnte.
- Ich war mir nicht sicher, welche Projektcodes ich für die Einarbeitung und Schulung verwenden sollte.
- Ich konnte mich nicht an meinen Organisationscode erinnern (ein Identifikationscode, der sich je nach Geschäftsbereich unterschied).
- Wenn ich versuchte, meine Arbeitszeit für bestimmte Projekte zu erfassen, wurden Fehlermeldungen angezeigt, dass ich nicht für diese Projekte autorisiert sei.
- Meine Führungskraft war nicht da, um mir zu helfen.
- Ich konnte weder im Internet noch im Firmenintranet relevante Richtlinien oder Unterlagen finden.
Heute erscheint das trivial, aber als junger Mitarbeiter, der neu in der Unternehmenswelt war, war das kein idealer Einstieg in die Themengebiete Zeiterfassung und Stundenzettel.
Wenn du Hilfe bei der Auswahl einer benutzerfreundlichen Software brauchst, schau dir unsere Liste der 6 besten Stundenzettel-Apps an.
Die erste Strategie zum Thema Zeiterfassung, die ich entwickelt habe
In den nächsten Jahren habe ich viel Erfahrung mit Zeiterfassungssystemen gesammelt. Ich habe die folgende Strategie entwickelt, die ich zum Ausfüllen meiner Stundenzettel verwendet habe:
- Notiere die geleistete Arbeit und die für Projekte und Aufgaben aufgewendete Zeit, sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist.
- Sammle, überprüfe und speichere diese Informationen am Ende jedes Tages.
- Diese Details übertrage ich dann am Freitag in meinen Stundenzettel.
Ich fand diesen Ansatz einfacher als die tägliche manuelle Eingabe meiner Zeiterfassungsdaten. Entschuldige meine Naivität, hätte ich doch nur gewusst, dass es Softwarelösungen zur Zeiterfassung gibt (die übrigens kostenlos erhältlich sind!), die den Zeiterfassungsprozess automatisieren.
Ich habe Wege gefunden, das Ausfüllen meiner Stundenzettel zu vereinfachen, zum Beispiel:
- Einträge oder Notize aus Stundenzetteln der vergangenen Wochen oder Monate kopieren. Dabei musste ich darauf achten, dass ich die Details zu den Aufgaben und Tätigkeiten bei Bedarf änderte.
- Proaktives Erkennen von Bereichen, in denen es Probleme bei der Einreichung eines Stundenzettels geben könnte (z. B. aufgrund administrativer Probleme oder bei der Arbeit außerhalb des Büros).
- Den Projektleiter daran erinnern, dass Projektgenehmigungen oder Ressourcen (d. h. Geld!) für meine Arbeit bereitgestellt werden müssen.
Gibt es verschiedene Möglichkeiten, Stundenzettel auszufüllen?
Ja, ich hatte schon Kollegen, die ihre Stundenzettel ganz unterschiedlich ausgefüllt haben. Ein paar wenige haben ihre Zeit jeden Tag ganz genau notiert. Viele haben sich in letzter Minute beeilt, um ihre Stundenzettel fertigzustellen.
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Ich habe festgestellt, dass die meisten Mitarbeiter Zeiterfassung, vor allem das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln, als nervig, zeitraubend und unnötig empfinden. Mir geht es oft genauso.
Während das Ausfüllen von Stundenzetteln für ein einzelnes Projekt oder eine einzelne Aufgabe manchmal ein Kinderspiel ist, kann die Zeiterfassung und das Ausfüllen von Stundenzetteln bei mehreren Projekten mit unterschiedlichen Ergebnissen zu einer echten Herausforderung werden.
Was kann zu Ungenauigkeiten bei der Zeiterfassung führen?
Ich habe festgestellt, dass genaue Daten zur Zeiterfassung nicht ohne Weiteres verfügbar sind. Meiner Erfahrung nach schleichen sich bei manuellen Zeiterfassungssystemen viele Ungenauigkeiten ein. Dazu gehören die folgenden:
- Die Abhängigkeit von der Ehrlichkeit und Sorgfalt der Mitarbeiter bei der Zeiterfassung.
- Faulheit der Mitarbeiter.
- Mitarbeiter geben zu viel Zeit für ihre Tätigkeiten an, um beschäftigt zu wirken und den Eindruck zu erwecken, dass sie sich viel Mühe geben.
- Fehler, die Mitarbeiter bei der manuellen Dateneingabe machen.
- Absichtliche Manipulation des Systems, zum Beispiel indem Mitarbeiter Zeit für Projekte oder Aufgaben mit großem Budget statt für Projekte mit geringem Budget verbuchen.
- Mitarbeiter, die Zeit für Verwaltungs-, Schulungs- oder Marketingaktivitäten verbuchen, obwohl sie an Projekten gearbeitet haben. Projektmanager oder Vorgesetzte, die Mitarbeiter anweisen, Projekte in einer schlechten finanziellen Lage zu verschleiern.
Einige der oben beschriebenen Praktiken können als betrügerisch angesehen werden und rechtliche Konsequenzen haben.
Anhand dieser Beispiele wird deutlich, wie schwierig es ist, die Qualität von Daten aus manuellen Stundenzetteln zu überprüfen, und dass es riskant wäre, diese Daten für aussagekräftige Erkenntnisse oder als Grundlage für Geschäftsentscheidungen zu verwenden.
Mehr erfahren: Strategien zur Umgehung der Mitarbeiterüberwachung bei Remote-Arbeit.
Ist die Zeiterfassung wirklich effizient?
Neben Ungenauigkeiten gibt es auch Ineffizienzen bei der Zeiterfassung und der Einreichung von Stundenzetteln. Dazu gehören die folgenden Nachteile:
- Die Zeit, die für das Ausfüllen von Stundenzetteln aufgewendet wird, gilt als Verwaltungsaufwand und unproduktive Zeit und sollte (aus geschäftlicher Sicht) besser für produktive Arbeit genutzt werden, die dem Kunden in Rechnung gestellt wird und Einnahmen generiert.
- Zusätzliche Zeit wird für die Beantragung von Auslagen, Reisekosten und Urlaub aufgewendet.
- Es kann eine doppelte Zeiterfassung auftreten, wenn ein Kunde oder Projekt über ein eigenes Zeiterfassungstool oder eigene Stundenzettel verfügt, sodass dieselbe Arbeit in zwei verschiedenen Systemen erfasst werden mus
- Als Führungskraft oder Vorgesetzter verbringst du Zeit damit, Projekte einzurichten und Ressourcen auf der Zeiterfassungsplattform zuzuweisen, die Stundenzettel von Mitarbeitern, Subunternehmern und anderen Beratern zu überprüfen und zu genehmigen sowie deinen eigenen Stundenzettel auszufüllen.
Also… Warum müssen wir unsere Arbeitszeiten erfassen?
Es hat eine Weile gedauert, bis ich verstanden habe, wie wichtig das Thema Zeiterfassung in einem Ingenieurbüro ist. Dies sind meine Erkenntnisse:
- Als Beratungsfirma, die mit Know-how arbeitet, bezahlen Kunden für unsere Fähigkeiten und Dienstleistungen und im Grunde genommen für unsere Zeit.
- Mit den Daten aus der Zeiterfassung konnten wir den Kunden die tatsächlich für ihre Projekte aufgewendete Zeit in Rechnung stellen.
- Auf Basis der Zeiterfassung konnte ein Protokoll der geleisteten Arbeit und der dafür benötigten Zeit erstellt werden.
- Die Daten aus der Zeiterfassung helfen bei der Preisgestaltung für zukünftige Aufträge.
- Durch die Analyse der Zeiterfassungsdaten können Ineffizienzen in Arbeitsabläufen und Prozessen aufgedeckt werden.
- Die Daten aus der Zeiterfassung helfen beim Management und bei Entscheidungen über die Zuweisung von Ressourcen, die Ermittlung der Mitarbeiterproduktivität, die Projektbudgetierung und die Finanzprognosen.
Wie du siehst, sind Daten aus der Zeiterfassung verdammt nützlich. Allerdings sind nur dann genaue Daten aus der Zeiterfassung eine Voraussetzung für hervorragende Ergebnisse.
Wie können Unternehmen ihre Systeme und Prozesse zur Zeiterfassung verbessern?
Ich habe hier ein paar Strategien aufgeführt, die man nutzen kann, um das Zeitmanagement und die Zeiterfassung in einem Unternehmen zu verbessern:
- Entwickle einfache und einheitliche Prozesse für Zeiterfassungssysteme und sorge dafür, dass diese im ganzen Unternehmen konsequent umgesetzt werden.
- Biete angemessene Schulungen zu den Zeiterfassungsprozessen an. Die Prozesse und Richtlinien müssen gut dokumentiert und leicht zugänglich sein.
- Stelle sicher, dass das vom Unternehmen verwendete Zeiterfassungssystem den Mitarbeitern die Zeiterfassung erleichtert. Optionen wie Desktop-Zeiterfassung, webbasierte Zeiterfassung, mobile Zeiterfassung, GPS-Erfassung und automatisierte Lösungen sind dabei zu berücksichtigen.
- Schaffe eine offene Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitern. Bittet die Mitarbeiter um Feedback, wie das Zeiterfassungssystem, der Arbeitsablauf und die Benutzeroberfläche verbessert werden können, und geht auf Vorschläge der Mitarbeiter ein.
- Überprüf und aktualisiere den Zeiterfassungsprozess, um sicherzustellen, dass das System effizient ist und wie vorgesehen funktioniert.
- Schaffe Anreize für eine genaue Zeiterfassung, z. B. durch ein Belohnungssystem für Mitarbeiter, die ihre Zeit konsequent und genau erfassen.
- Erkläre, wie die Zeiterfassungsdaten vom Unternehmen genutzt werden, und betone, wie wichtig genaue Zeiterfassungsdaten für den finanziellen Erfolg des Unternehmens sind.
- Erkläre die Folgen einer ungenauen Zeiterfassung und weise darauf hin, dass ungenaue Zeiterfassungsdaten rechtliche Konsequenzen für die Mitarbeiter oder das Unternehmen haben können.
Weitere Tipps findest du in unserem Leitfaden: So nutzt du die Zeiterfassung in einer Beratungsfirma richtig.
Ist es für Berater wichtig, ihre Zeit zu erfassen?
Als Berater im Bereich Engineering finde ich die Zeiterfassung echt super. Ich nutze Zeiterfassungssoftware, um meinen Tag zu planen und meine Zeit gut einzuteilen.
Die Daten aus der Zeiterfassung helfen mir bei vielen Aufgaben, zum Beispiel bei der Abrechnung mit Kunden, der Bewertung der Auslastung, Produktivität und Effizienz meiner Mitarbeiter, der Zuweisung von Ressourcen und der Prognose des Ressourcenbedarfs sowie bei der Preisgestaltung, Angebotserstellung und Budgetierung von Aufträgen.
Sinnvolle Ergebnisse und Erkenntnisse hängen von der Verfügbarkeit genauer Daten aus der Zeiterfassung ab. In meinem Arbeitsumfeld war dies weitgehend davon abhängig, dass die Mitarbeiter genaue Angaben in ihren Stundenzetteln machten.
Dies stellt eine Herausforderung dar, da die Mitarbeiter die Zeiterfassung und das Ausfüllen von Stundenzetteln oft negativ wahrnehmen. Es liegt im Interesse eines Unternehmens, diese Wahrnehmung zu ändern.
Durch die Umsetzung von Strategien zur Verbesserung der Zeiterfassungssysteme eines Unternehmens und zur positiven Neudefinition der Wahrnehmung der Mitarbeiter können Unternehmen die vielen Vorteile eines effektiven Zeiterfassungssystems und produktiver Mitarbeiter nutzen.
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