Genauso wie du für ein Bauprojekt sorgfältig die richtigen Werkzeuge und Materialien auswählst, brauchst du auch die richtigen Funktionen einer Zeiterfassungssoftware für das Bauwesen, um die Arbeitszeit und Ressourcen deines Teams effektiv zu verwalten.
Es gibt eine riesige Auswahl an Softwarelösungen zur Zeiterfassung, sodass die Auswahl der richtigen Lösung eine echte Herausforderung sein kann.
Um dir bei der Entscheidung zu helfen, stellen wir dir in diesem Artikel die wichtigsten Funktionen vor, über die eine solide Zeiterfassungssoftware für das Bauwesen verfügen sollte. Lass uns loslegen!
10 unverzichtbare Funktionen für eine Zeiterfassungssoftware für das Bauwesen
- Benutzerfreundlichkeit
- Barrierefreiheit auf Mobilgeräten
- Geofencing- und GPS-Tracking-Funktion
- Gesichtserkennung
- Projekt- und Aktivitätsverfolgung
- Berichte und Analysen
- Compliance-Funktionen
- App-Integrationen
- Offline-Zeiterfassung
- Skalierbarkeit und Anpassungsmöglichkeiten
1. Benutzerfreundlichkeit
Du hast schon genug zu tun, da brauchst du nicht noch ein kompliziertes Zeiterfassungssystem, das schwer zu lernen und noch schwerer zu nutzen ist. Was macht also eine benutzerfreundliche Zeiterfassungssoftware für die Baubranche aus?
Es kommt auf die Faktoren Einfachheit, Zugänglichkeit und intuitives Design an. Eine übersichtliche Benutzeroberfläche ist ein guter Anfang. Die Nutzer sollten wichtige Funktionen ohne umfangreiche Schulungen leicht finden und verwenden können. Die Zeiterfassung sollte ebenfalls relativ einfach und effizient sein, damit die Teammitglieder ihre Stunden mit nur wenigen Klicks erfassen können.
2. Barrierefreiheit auf Mobilgeräten
Flexibilität ist bei Bauprojekten an mehreren Standorten super wichtig. Du musst die Zeit erfassen und dein Team verwalten können, ohne an deinen Schreibtisch gebunden zu sein. Mit einer mobilen App zur Zeiterfassung kannst du den Projektfortschritt überwachen und Ressourcen von überall aus verwalten – egal, ob du vor Ort bist oder nicht.
3. Geofencing- und GPS-Tracking-Funktion
Die Geofencing– und GPS-Tracking-Funktion können das Management mehrerer Standorte grundlegend verändern. Mit Geofencing kannst du virtuelle Grenzen um die verschiedenen Baustellen erstellen, die du verwaltest. Die Mitarbeiter können ihre Zeit nur dann erfassen, wenn sie sich an autorisierten Standorten befinden, sodass du sicher sein kannst, dass alle dort sind, wo sie sein sollen.
Mit Hilfe der GPS-Tracking-Funktion hingegen kannst du den Standort deiner Mitarbeiter in Echtzeit verfolgen. So können Führungskräfte sicherstellen, dass Ressourcen effizient zugewiesen werden und die Mitarbeiter ihre Arbeitspläne einhalten. Diese Funktion ist besonders nützlich für die Überwachung von Bauprojekten an mehreren Standorten.
4. Gesichtserkennung
Die American Payroll Association schätzt, dass 75 % der US-Unternehmen durch „Buddy Punching” Geld verlieren. Das passiert, wenn ein Mitarbeiter für einen anderen ein- oder ausstempelt, der gar nicht da ist. Das kann verschiedene Gründe haben, zum Beispiel um Verspätungen zu vertuschen, eine längere Mittagspause zu machen oder früher zu gehen, ohne dass das jemand merkt.
In der Baubranche, wo große Teams auf mehrere Baustellen verteilt sind, kann dieses Problem noch kostspieliger sein. Um dieses Problem ein für alle Mal zu lösen, ist eine Zeiterfassungssoftware für die Baubranche mit Gesichtserkennung hilfreich.
Mit Gesichtserkennung erfasst und überprüft die Software das Gesicht des Mitarbeiters beim Ein- oder Ausstempeln. Dabei steht der Mitarbeiter vor einer Kamera, die seine Gesichtszüge scannt und mit einem im System gespeicherten Bild vergleicht. Wenn die Gesichtsdaten übereinstimmen, lässt das System das Ein- oder Ausstempeln zu und stellt sicher, dass nur autorisierte Personen ihre Arbeitszeiten erfassen.
5. Projekt- und Aktivitätsverfolgung
Wenn du ein Bauunternehmen hast, musst du genau wissen, wofür jede Stunde verwendet wird. Mit einer Zeiterfassungslösung kannst du Zeiteinträge bestimmten Projekten oder Tätigkeiten zuordnen. Indem du genau siehst, wofür die Arbeitsstunden aufgewendet werden, kannst du Ineffizienzen erkennen und deine Ressourcen besser auf die verschiedenen Standorte verteilen.
Wenn du weißt, wie der Zeitaufwand auf die verschiedenen Aufgaben verteilt ist, kannst du nicht nur Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren, sondern auch die Kosten besser kontrollieren.
6. Berichte und Analysen
Ohne detaillierte und aussagekräftige Berichte bist du bei der Zeiterfassung auf dem Holzweg. Robuste Berichtsfunktionen sind entscheidend für das Verständnis von Arbeitskosten, Projektleistung und Ressourcennutzung.
Eine gute Softwarelösungen zur Zeiterfassung für das Bauwesen sollte anpassbare Berichte bieten, mit denen sich Daten einfach erstellen und visualisieren lassen. Klare und intuitive Berichte mit Diagrammen und Grafiken helfen dir, Ausgabentrends und Ineffizienzen schnell zu erkennen.
7. Compliance-Funktionen
Das richtige Tool für die Zeiterfassung sollte Überstunden, Ruhezeiten und Pausen automatisch erfassen und dir dabei helfen, die Arbeitsgesetze für das Baugewerbe in deiner Region einzuhalten. Außerdem solltest du damit individuelle Stundensätze und Zahlungsregeln festlegen können, um die Einhaltung der lokalen Lohnvorschriften sicherzustellen.
Diese Funktion ist nicht nur wichtig, um dein Unternehmen vor möglichen rechtlichen Problemen und Strafen zu schützen, sondern auch, um eine faire Behandlung deiner Mitarbeiter zu gewährleisten.
8. App-Integrationen
Wenn du mehrere Apps in deinem Arbeitsablauf hast, solltest du am besten eine Zeiterfassungssoftware wählen, die sich nahtlos in diese integrieren lässt. Durch die Integration mit Microsoft Teams oder Slack können Mitarbeiter direkt aus ihrer Messaging-App ein- und ausstempeln, während die Kompatibilität mit Buchhaltungstools wie Xero oder QuickBooks eine nahtlose Datenübertragung für eine genaue Abrechnung gewährleistet.
Diese Integrationen reduzieren Reibungsverluste im Arbeitsablauf, steigern die Effizienz und sorgen für eine gute Organisation deines Teams. Seien wir ehrlich: Niemand möchte ständig zwischen mehreren Apps hin- und herwechseln müssen.
9. Offline-Zeiterfassung
Wenn dein Team oft in abgelegenen Gegenden mit schwacher Internetverbindung arbeitet, ist die Offline-Zeiterfassungsfuktion ein echter Lebensretter. Damit können deine Mitarbeiter ihre Stunden und Aktivitäten auch dann erfassen, wenn sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Sobald sie wieder online sind, werden alle aufgezeichneten Daten automatisch mit dem Hauptsystem synchronisiert. So gehen keine Zeiteinträge verloren, was eine genaue Abrechnung und Projektverwaltung ermöglicht.
10. Skalierbarkeit und Anpassungsmöglichkeiten
Wenn du eine Zeiterfassungssoftware für das Bauwesen suchst, denk nicht nur an deine aktuellen Bedürfnisse, sondern auch an die Zukunft. Wenn dein Unternehmen wächst und mehr Projekte übernimmt, sollte die Lösung problemlos skalierbar sein und zusätzliche Standorte und Teams verwalten können, ohne an Effizienz zu verlieren – je mehr Nutzer sie aufnehmen kann, desto besser. Außerdem sollte die Software Anpassungsmöglichkeiten bieten, wie das Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern oder Workflows, die auf deine individuellen Abläufe zugeschnitten sind.
Wenn du nach einer skalierbaren Zeiterfassungslösung suchst, die dein Budget nicht sprengt, ist Jibble eine gute Wahl. Diese Zeiterfassungssoftware ist 100% KOSTENLOS für eine unbegrenzte Anzahl an Nutzern und damit eine ideale Option für Unternehmen jeder Größe.
Wie findest du die richtige Zeiterfassungssoftware für dein Unternehmen?
Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen an die Zeiterfassung. Deshalb ist es wichtig, eine Lösung zu finden, die zu deinem Unternehmen passt. Betrachte diese Liste von Funktionen eher als Richtlinie und nicht als allgemeingültige Regel. Welche Funktionen deine Zeiterfassungssoftware haben sollte, hängt ganz vom Arbeitsablauf deines Teams und der Komplexität deiner Projekte ab.
Allerdings ist es hilfreich, die richtigen Tools zur Hand zu haben, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Je besser die Software auf dein Unternehmen zugeschnitten ist, desto einfacher ist es, den Überblick zu behalten, die Arbeitskosten zu verwalten und Projekte erfolgreich abzuschließen.
Sobald du die richtige Zeiterfassungssoftware für dein Unternehmen ausgewählt hast, kannst du mit der Implementierung beginnen. Hier erfährst du, wie du eine Zeiterfassungssoftware im Bauwesen erfolgreich implementierst.
